Những điều bạn cần biết về báo cáo nội bộ chấm công

1. Báo cáo nội bộ chấm công nhân viên

 Trong bản báo cáo nội bộ chấm công của nhân viên thông thường sẽ có những yếu tố sau:

- Thời gian quy định giờ làm việc

- Những quy định về việc ra vào trong công ty

- Nội quy trong quá trình làm việc

- Đăng ký lịch nghỉ phép

- Lịch báo cáo nhiệm vụ 

- Hình thức xử lý các vi phạm quy định đã nêu

Trên là những yếu tố cơ bản mà thường được sử dụng trong các công ty, tổ chức với mong muốn có thể kiểm soát nhân sự một cách có hệ thống nhất.

2. Những nội dung báo cáo nội bộ chấm công

 Việc châm công, điểm danh trước các ca/ giờ làm là công việc mà các nhân viên trong các phòng ban hiện nay đều đã trở thành một thói quen thường nhật. Vậy hiện nay có những hình thức chấm công nào phổ biến mà chúng ta cần nên biết?

2.1. Những cách thức báo cáo nội bộ chấm công

 Quy định chấm công thường được các công ty, doanh nghiệp thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, có thể sử dụng trên các nền tảng tự phát triển hoặc mua các nền tảng, các thiết bị đang có sẵn trên ngoài thị trường.

2.1.1. Báo cáo nội bộ chấm công bằng thẻ giấy

 Cách chấm công này có thể sử dụng bằng máy chấm công thẻ giấy hoặc bằng bảng excel in sẵn 31 ô tương đương với tối đa 31 ngày trong một tháng. Bằng cách dùng máy chấm công bằng giấy thì nhân viên sẽ đưa giấy vào máy và hệ thống sẽ tích ngày, giờ ra vào công ty theo các ca. Trên tờ giấy sẽ được chia sẵn các cột giờ vào, giờ ra tương ứng với các ngày mà nhân viên đi làm.

- Ưu điểm của hình thức này: là không phải sử dụng vân tay, thẻ từ, giảm thiểu chi phí cho việc cung cấp các thiết bị để phục vụ cho việc chấm công; thuận tiện cho doanh nghiệp cũng như nhân viên vì không mất quá nhiều thao tác để cài đặt sử dụng; có thể dễ dàng di chuyển máy đến các vị trí mà không cần lắp đạt,...

- Bên cạnh đó nhược điểm của hình thức này chính là: thẻ giấy nhân viên luôn phải giữ gìn một cách cẩn thận thì máy mới có thể nhận diện được cho các lần tiếp theo; quá trình tổng hợp thông tin dữ liệu để báo cáo nội bộ chấm công được thực hiện bằng cách thủ công nên dễ xảy ra sai sót,...việc chấm công này giờ đây chỉ phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng nhân sự không quá nhiều.

2.1.2. Báo cáo nội bộ chấm công bằng vân tay

 Đây là hình thức chấm công phổ biến của đa số các công ty trên thị trường hiện nay, vì việc chấm công sẽ sử dụng máy chấm công vân tay với mức giá thành khá rẻ và dễ dàng thao tác. Máy chấm công bằng vân tay sử dụng phương pháp sinh trắc học để xác định danh tính của mỗi người qua mỗi một lần quét mã.

- Ưu điểm của máy quét này đầu tiên phải kể đến thiết kế nhỏ gọn, giá thành hợp lý, hạn chế tình trạng gian lận trong quá trình chấm công, mức độ chính xác cao…

- Tuy nhiên hình thức này vẫn còn xuất hiện một số nhược điểm mà đến nay vẫn chưa khắc phục đó chính là khó nhận diện vân tay nếu như trời mưa hoặc lạnh, hay những người thường xuyên chảy mồ hôi tay sẽ khó mà hoàn thành thao chấm công đúng giờ,...

2.1.3. Báo cáo nội bộ chấm công bằng khuôn mặt

 Cách thức sử dụng máy chấm công bằng khuôn mặt có độ chính xác cao, thực tế đây không phải là phát minh quá mới khi sản phẩm được ra đời dựa trên những ưu điểm của máy chấm công sinh trắc học và chỉ nhận được những khuôn mặt nhất định được lưu sẵn trên thiết bị.

- Ưu điểm của báo cáo nội bộ chấm công này gần như giải quyết được phần lớn các vấn đề của các hình thức chấm công khác gặp phải. Tốc độ quét nhanh nhạy, độ chính xác cao, kết nối thông minh, dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu lên đám mây lưu trữ, thuận tiện cho việc kiểm tra thông tin,...

- Tuy nhiên loại hình này vẫn còn một số bất cập, đặc biệt như trong tình hình dịch bệnh hiện nay, mọi người dân khi ra khỏi nhà yêu cầu bắt buộc phải đeo khẩu trang khiến cho việc nhận diện khuôn mặt trở nên khó khăn hơn, bên cạnh đó không thể loại trừ việc chấm công chậm do lỗi từ hệ thống do quá trình đồng bộ dữ liệu,..

2.1.4. Báo cáo chấm công nội bộ bằng hình thức online

 Đây là hình thức chấm công được các nhà nghiên cứu, các công ty công nghệ đang đầu tư rất nhiều tài chính cũng như tiềm lực để nghiên cứu và phát triển rộng rãi ra thị trường. Vì khi chấm công bằng khuôn mặt, sử dụng trí tuệ nhân tạo AI sẽ đem lại tỉ lệ chính xác rất cao. Sản phẩm chỉ cần có thiết bị công nghệ có kết nối mạng internet là có thể hoàn thành bước chấm công của mình.

- Ưu điểm lớn nhất đó chính là việc nhân sự không cần thao tác quá nhiều bước hay phải xếp hàng lần lượt để quét qua các loại máy chấm công. Việc đơn giản cần làm đó chính là sở hữu một thiết bị thông minh có kết nối mạng, mọi công việc còn lại sẽ được hệ thống xử lý.

- Nhược điểm của phương thức này đó chính là đòi hỏi các nhân sự luôn phải đảm bảo thiết bị của mình kết nối mạng. Ngoài ra, khi nhân viên thực hiện việc báo cáo chấm công nội bộ theo cách này, họ cần đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách tinh tế nhằm đạt hiệu quả tối đa. Phương pháp này thường được áp dụng phổ biến trong các công ty công nghệ với đội ngũ nhân sự trẻ. 

2.2. Những nội dung liên quan đến báo cáo nội bộ chấm công 

 Bên cạnh những hình thức chấm công để xác định giờ check-in, check-out của nhân viên thì báo cáo nội bộ chấm công còn giúp đánh giá, ghi nhận những phần việc liên quan như

2.2.1. Nội dung về tổng hợp ngày công và chốt ngày công

 Ngày chốt công và tổng hợp công theo tháng được quy định tuỳ vào từng cơ quan, tổ chức. Không có quy định chung về ngày chốt công cho các công ty, nhưng thường ngày chốt công sẽ rơi vào từ ngày 17 đến ngày 24 hàng tháng. 

 Công việc báo cáo chấm công nội bộ sẽ được tổng hợp và gửi cho nhân viên để theo dõi đúng ngành công của mình không và nếu có sai sót sẽ phản hồi ngay lại với các phòng ban phụ trách để xử lý kịp thời.

2.2.2. Các quy định xử phạt với báo cáo chấm công nội bộ

 Các nhân viên đi làm nhưng quên chấm công hay bổ sung chấm công đúng theo thời hạn quy định sẽ bị coi như không công. Việc chấm công bằng các thiết bị, ứng dụng,... mà hệ thống báo lỗi thì phải liên hệ ngay với phòng ban phụ trách để tránh trường hợp nhân viên đi làm mà không được chấm công. Mức phạt sẽ do các công ty quy định khác nhau nhưng hầu hết sẽ bị trừ thẳng vào lương cứng.

Cần thông báo ngay với quản lý trực tiếp hoặc cấp trên về những vấn đề liên quan đến báo cáo chấm công nội bộ, nhằm đảm bảo nhân viên không bị ảnh hưởng bởi những lỗi không mong muốn. 

 Trên đây là những phân tích liên quan đến báo cáo nội bộ chấm công dành cho các công ty, tập đoàn mà bạn có thể tham khảo để áp dụng. Hãy xem bài viết trên của timviec365.vn để tìm được hình thức báo cáo nội bộ chấm công phù hợp nhất nhé.