Hướng dẫn cách gửi Mail cho thầy cô chuẩn nhất bạn nên biết

Thông thường việc viết mail, gửi mail cho thầy cô sẽ khiến bạn phải đầu tư về cả thời gian, công sức hơn rất nhiều, nó không đơn giản là việc gửi tin nhắn cho bạn bè. Đặc biệt, vấn đề học tập lại luôn cần được quan tâm, nó chính là nền tảng vững chắc cho việc làm tương lai của mỗi bạn. Chính vì thế mà mỗi bạn cần phải tự ý thức được việc tương tác với giáo viên thường xuyên hơn để kịp thời trao đổi tình hình học tập. Khi gửi mail cho giáo viên bạn cần phải đảm bảo ngắn gọn, đúng ngữ pháp, hãy cùng cách gửi mail cùng một số vấn đề cần quan tâm đến khi gửi mail cho thầy cô.

1. Bạn nên tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu

Cũng giống như việc gửi mail cho một nhà tuyển dụng nào đó, đối với việc gửi mail cho thầy cô bạn cũng nên tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu nếu như không muốn mình bị “bơ” đi. Đặc biệt cần phải tuân thủ nguyên tắc lịch sự và tôn trọng giáo viên khi gửi email.

1.1. Tạo ấn tượng bằng việc kiểm tra chắc chắn về câu hỏi

Thông thường giáo viên sẽ cung cấp các tài liệu học tập cần thiết cho học sinh vào mỗi buổi đầu tiên. Những vấn đề, thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong đống tài liệu đó. Tuy thầy cô luôn khuyến khích học sinh, sinh viên của mình hỏi và đưa ra những vấn đề không hiểu thế nhưng sẽ thật khó chịu khi học sinh đó lại đưa ra câu hỏi mà trong tài liệu đã giải đáp. Điều này sẽ khiến cho mọi giáo viên cảm thấy bạn là người không nghiêm túc, muốn đùa cợt hoặc chưa chịu đọc, nghiên cứu tài liệu đã hỏi.

Chính vì thế trước khi bạn thắc mắc hay đặt ra bất kỳ một câu hỏi nào thì nên đọc tài liệu và nghiên cứu kỹ về nó, sau đó mới đưa ra câu hỏi. Bạn cũng có thể nói rõ trong mail vấn đề mà mình gặp phải ở chỗ nào của tài liệu. Chứng minh cho thầy cô biết bạn đã đọc tài liệu và thật sự chưa hiểu về vấn đề nào đó.

Xem thêm: Kiểm tra kỹ CV xin việc của mình trước khi gửi đến nhà tuyển dụng, giúp ứng viên có thêm cơ hội trúng tuyển 

1.2. Nên sử dụng tài khoản email học tập của mình

Có thể một ngày giáo viên của bạn sẽ nhận được hàng trăm mail khác nhau, trong đó có cả mail của học sinh cũng có cả những mail rác. Nếu như bạn sử dụng tài khoản mail không đúng của mình, rất có thể họ sẽ nghĩ đó là tin nhắn rác và quên luôn.

Trong trường hợp này, tốt nhất nên sử dụng các mail mang tên chính mình, hoặc nếu như có mail của nhà trường cung cấp, mail chung của lớp thì bạn nên sử dụng nó. Như vậy giáo viên sẽ nhận ra và trông địa chỉ mail cũng chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

1.3. Tiêu đề mail thu hút

Nếu như bạn là người hay sử dụng mail, hay gửi mail thì sẽ nhận ra nếu như không có tiêu đề sẽ rất khó phán đoán nội dung mail gửi là gì. Đôi khi vì bận rộn công việc không có thời gian để đọc hết các mail trong hộp thư đến.

Để tránh trường hợp quên, bỏ sót của giáo viên, tốt nhất bạn nên có một tiêu đề mail thu hút, để họ biết luôn nội dung chính, mục đích bạn muốn nói trong thư là gì.

Ví dụ bạn có thể viết tiêu đề như: Bài tập nhóm 3 lớp 12A Trường THPT abc” hoặc “Đề cương khóa luận tốt nghiệp”,… cách đặt tiêu đề này sẽ thu hút sự quan tâm của mọi giáo viên hơn đó.

1.4. Chào hỏi bằng chức danh, tên của giáo viên

Thông thường học sinh, sinh viên đều quên mất việc chào hỏi giáo viên mà bạn thường nôn nóng đi thẳng vào vấn đề mà bạn đang gặp phải. Đây là một lỗi khá nhỏ nhưng lại gây ra ảnh hưởng tương đối lớn đó nhé. Chính vì thế mà đừng quên việc chào hỏi thầy cô trong mail.

Hãy bắt đầu bằng việc “kính gửi thầy giáo Trần Văn A” hoặc “kính gửi thạc sĩ Trần Văn A” theo sau luôn là một dấu phẩy nhé. (Nếu như bạn không thân thiết với giáo viên cho lắm thì hãy nhớ ghi đủ cả họ và tên của giáo viên nhé).

Việc làm giáo viên

2. Cách soạn nội dung email gửi thầy cô

2.1. Nhắc cho họ nhớ bạn là ai?

Một thầy cô sẽ có đảm nhận giảng dạy rất nhiều lớp khác nhau, trung bình có khoảng 40 – 50 người/lớp. Chính vì thế mà họ sẽ có rất nhiều học sinh cần phải theo dõi. Chính vì thế mà bạn cần phải nhắc cho giáo viên của mình nhớ bạn là ai. Hãy cho họ biết tên bạn, lớp bạn học. Ví dụ như: “Học sinh: Nguyễn Thị B, lớp 12A1, trường THPT abc”.

2.2. Không được lạc để trong nội dung mail

Bạn đừng nghĩ thầy cô của mình rảnh rỗi, không có việc gì làm nhé. Thực ra họ rất bận rộn với giáo án hàng ngày. Chính vì thế mà bạn đừng nói lan man, dài dòng trong mail. Hãy đi thẳng vào vấn đề và bỏ qua các chi tiết không liên quan đến công việc của mình. Trình bày càng ngắn gọn càng tốt nhé.

Ví dụ như: “Em có một thắc mắc về bài tập Toán mà thầy đã giao cho chúng em vào hôm thứ bảy vừa rồi. Thầy muốn chúng em làm theo nhóm hay làm cá nhân ạ?”, hoặc “Em có một câu hỏi về bài tập môn văn cô giao hôm qua….”

2.3. Cố gắng viết thành câu hoàn chỉnh

Như cũng đã nói trong các phần trên việc bạn viết thư, viết mail gửi cho giáo viên sẽ không hề giống với việc bạn nhắn tin gửi bạn bè hay viết một bài đăng trên facebook. Khi viết cho thầy cô, bạn nên sử dụng các câu hoàn chỉnh như vậy vừa thể hiện sự chuyên nghiệp lại vừa thể hiện tôn trọng với thầy cô của mình.

Ví dụ như: khi nói trực tiếp bạn có thể nói rằng “buổi học thật tuyệt, buổi học thật hay,…” thế nhưng khi trình bày trong mail bạn nên viết hoàn chỉnh: “trong buổi học Toán vừa rồi, thầy đã đem đến cho em một bài giảng hay và rất dễ hiểu.”

2.4. Tập trung nhiều hơn vào giọng điệu

Các bạn học sinh, sinh viên khi viết mail gửi thầy cô thường quên mất giọng điệu cần thể hiện. Khi bạn liên hệ với giáo viên của mình lần đầu tiên, hãy cố gắng giữ giọng điệu chuyên nghiệp. Điều này có nghĩa là trong mail bạn không nên đưa các biểu tượng cảm xúc.

2.5. Đưa ra yêu cầu một cách lịch sự nhất

Bạn là người chủ động nhờ vả và đang cần đến sự giúp đỡ của giáo viên. Vì thế mà tránh đòi hỏi quá đáng, đòi hỏi một cách mất lịch sự nhé. Hãy đặt vị trí của bạn vào giáo viên khi thấy học sinh của mình yêu cầu một cách thái quá, mất lịch sự đương nhiên bạn cũng sẽ không chấp nhận yêu cầu đó. Điều này chỉ bất lợi cho bạn mà thôi, vì thế mà hãy thật lịch sự, khéo léo khi nhờ giáo viên giúp đỡ nhé.

Đưa ra vấn đề của mình giống như một lời thỉnh cầu giáo viên có thể chấp nhận hoặc không. Ví dụ như: “Bài tập nhóm lần này quả thật khó, nhóm em đã rất vất vả trong việc tìm tài liệu, thế nhưng vẫn chưa thể đáp ứng về thời gian nộp bài, thầy có thể cho nhóm em thêm thời gian làm bài này không?”

2.6. Sử dụng dấu câu, viết hoa hợp lý

Thông thường việc nhắn tin tán gẫu với bạn bè bạn không cần quá chú ý đến dấu câu, hoặc viết hoa. Thế nhưng khi gửi mail cho thầy cô tốt nhất hãy đảm bảo về việc dấu chấm, dấu phẩy và viết hoa chính xác. Thầy cô là một người cực kỳ để ý đến những vấn đề đó, vì thế mà bạn nên cẩn thận hơn để tránh gây ra sự khó chịu cho người đọc.

3. Một số lưu ý trước khi gửi mail cho thầy cô

3.1. Đọc lại toàn bộ nội dung mail vừa viết

Cho dù làm việc gì cũng thế, bạn nên kiểm tra lại hay đọc lại toàn bộ nội dung email mình mới viết xem đó đã được hay chưa? Còn sai hay thừa thiếu chỗ nào hay không? Việc kiểm tra lại như vậy sẽ không tốn quá nhiều thời gian nhưng bạn cũng nên tập thói làm việc cẩn thận, tỉ mỉ đi nhé.

3.2. Đọc lại mail dưới quan điểm giáo viên

Bên cạnh đó cũng đừng quên việc đọc lại email dưới quan điểm của một giáo viên. Tuy không cần đòi hỏi những yêu cầu quá khắt khe, thế nhưng bạn cũng cần phải hiểu và đảm bảo yêu cầu ngắn gọn, súc tích trong nội dung thư của mình.

3.3. Đừng quên một lời chào

Đến phần cuối này thì chắc chắn bạn đã đi gần hết chặng đường, đừng để một sơ suất nhỏ của mình mà tạo ấn tượng không mấy tốt đẹp với thầy cô. Khi bạn đã có một mở đầu khá xuân sẻ và trang trọng thì đến khi kết thúc nội dung thư cũng nên thể hiện như vậy nhé.  Hãy gửi một lời cảm ơn, lời chào đến thầy cô của mình, đây là một điều cực kỳ cần thiết mà bạn không được quên.

3.4. Hãy kiểm tra hộp thư sau 1 đến vài ngày gửi thành công

Sau khi gửi thành công email của mình và chắc rằng nó đã đến tay được thầy cô, bạn không nên nóng lòng giục họ xem mail hay làm phiền họ. Hãy kiểm tra lại hộp thư đến của mình từ 1 – 2 ngày sau khi gửi thành công để xem giáo viên có phản hồi lại hay không. Trong khoảng 1 tuần mà chưa nhận lại được mail thì bạn hãy gửi thêm một mail khác để tránh việc thầy cô quên hoặc nó đã “lạc trôi” đi tận đâu rồi.

3.5. Cần phải xác nhận thư trả lời

Ngay khi nhận được thư phản hồi của thầy cô, tốt nhất bạn nên phản hồi lại hoặc xác nhận việc mình đã nhận được mail. Việc này không phức tạp, cũng không tốn thời gian, chỉ là thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tôn trọng với giáo viên của mình. Bạn có thể trả lời là “em đã nhận được phản hồi của thầy” hoặc “em cảm ơn thầy”.

Trên đây chính là toàn bộ cách gửi mail cho thầy cô mà chúng tôi muốn hướng dẫn cho bạn biết. Qua bài viết này bạn có thể tự tin gửi một email lịch sự và chuẩn nhất đến giáo viên của mình rồi đó.