Cách viết e-mail xin thực tập chuẩn dành cho sinh viên

1. Tại sao sinh viên cần viết e-mail xin thực tập chuẩn?

Chắc hẳn có nhiều bạn sinh viên đã từng đặt ra câu hỏi này và loay hoay không biết phải làm sao để viết được một e-mail xin thực tập. Sau đây, tôi sẽ phân tích một vài lý do tại sao sinh viên cần viết e-mail xin thực tập chuẩn gửi đến các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.

E-mail xin thực tập chính là lời chào đầu tiên của bạn gửi đến nơi muốn thực tập và có lẽ cũng là lần đầu tiên bạn viết nó để gửi cho một người, một tổ chức nào đó xa lạ và chẳng có liên kết gì với mình. Vì vậy, việc viết e-mail thực tập chuẩn sẽ tạo được những ấn tượng tốt đẹp lúc ban đầu của doanh nghiệp đối với bạn. Phía doanh nghiệp sẽ nhận thấy bạn là người có thái độ nghiêm túc với công việc và cẩn trọng trong mỗi hành động của mình, điều này sẽ giúp ích bạn rất nhiều khi đến gặp mặt trực tiếp người phụ trách việc thực tập hay người đứng đầu bộ phận nhân sự, bởi vì trước lúc gặp, họ đã có thiện cảm với bạn thì khi gặp mọi chuyện sẽ diễn ra tốt đẹp và thuận lợi, kể cả trong quá trình thực tập sau này.

Những e-mail được viết chỉn chu, cẩn thận sẽ được đánh giá cao hơn và bạn sẽ có cơ hội được chọn để thực tập tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức sẽ loại ngay những e-mail không được viết cẩn thận và xuề xòa. Khi nhận được một e-mail sơ sài xin thực tập, họ sẽ cảm thấy mình không được tôn trọng và loại bỏ ngay khi mới đọc lướt qua, điều này sẽ gây bất lợi cho bản thân người xin thực tập.

Mỗi một lần viết e-mail thực tập chuẩn sẽ là một lần luyện tập viết e-mail gửi CV hoặc đơn xin việc online để ứng tuyển cho công việc của bạn sau này. Việc biết cách viết một e-mail gửi CV để ứng tuyển cũng rất quan trọng vì lúc này, bạn đang tìm một công việc vừa phù hợp với sở trường, vừa để ổn định cuộc sống của mình chứ không phải để đi thực tập nên bạn không được phép hời hợt với việc này. Để có thể viết e-mail gửi CV ứng tuyển thật tốt thì trước đó bạn cần tự rèn luyện mình thông qua những lần viết e-mail xin thực tập.

2. Cách viết e-mail xin thực tập chuẩn dành cho sinh viên

Để có một e-mail xin thực tập chuẩn, các bạn sinh viên có thể làm theo cách bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị viết e-mail xin thực tập

Đầu tiên, bạn cần tìm hiểu các thông tin về công ty, đơn vị bạn muốn xin thực tập, ghé thăm fanpage, website của họ, tìm hiểu về các dịch vụ và sản phẩm của họ, qua đó nắm được các thông tin và sử dụng nó trong e-mail, điều này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với các công ty vì họ thấy được sự đầu tư tìm hiểu của bạn chu đáo, cẩn thận như thế nào. Đồng thời, bạn nên tìm hiểu rõ thông tin đâu là người nhận thư của mình, tránh gửi nhầm bộ phận, gửi nhầm người.

Tiếp theo, bạn cần sử dụng e-mail chuyên nghiệp, để tìm một công việc hay để xin thực tập thì trước tiên bạn cần lập một email để phòng trong các trường hợp, một số công việc cần đòi hỏi CV ứng tuyển hay nhận xét thực tập qua e-mail nên bạn cần có một e-mail nghiêm túc, chỉn chu để liên lạc với doanh nghiệp.

Cách gửi mail xin việc không thể thiếu bằng việc bắt đầu từ email bạn chọn gửi đi cũng phải thể hiện được tính chuyên nghiệp và nghiêm túc. Đầu tiên bạn nên chuẩn bị một email với tên và địa chỉ thân thiện, không sử dụng teencode trong tên e-mail, sử dụng các ký tự khó hiểu, vô nghĩa, không cần thiết như kizzyongez121@gmail.com, 123asdjdalong@gmail.com,... Việc sử dụng e-mail như vậy sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu nghiêm túc và không coi trọng hoạt động thực tập của mình.

Hãy dùng một địa chỉ email với tên cá nhân + tên trường, tên ngành, qua địa chỉ email người nhận có thể biết cơ bản được các thông tin về tên bạn, địa chỉ, trường học hoặc chuyên nghành bạn đang theo học, ví dụ như: lethanhnga.it@gmail.com, thanhnga.fithou@gmail.com,...

Tiêu đề e-mail cần làm nổi bật lên vấn đề bạn đang đề cập. Hãy làm quen với cách đặt tiêu đề e-mail nói lên luôn vấn đề, trước khi đọc email, hộp thư đến sẽ hiển thị tiêu đề của e-mail tới, do đó hãy tận dụng nó để đưa vào đó là thông tin chính của email, đừng bao giờ bỏ trống phần quan trọng này.

Bạn có thể sử dụng một số tiêu đề như: Thư xin ứng tuyển thực tập vị trí nhân viên kinh doanh, Xin thực tập vị trí marketing tại công ty, Thư xin được thực tập tại công ty,…

>> Tìm hiểu thêm: Công việc cộng tác viên viết bài seo giúp sinh viên kiếm bội tiền

Bước 2: Viết phần mở đầu e-mail

Ở bước này, bạn cần làm được những điều sau:

- Xin gửi lời chào lịch sự: Để tuân thủ quy chuẩn của một mẫu email, trước hết cần có phần chào lịch sự. Có nhiều cách để bắt đầu email nhưng trong trường hợp này, chúng ta nên sử dụng cách chào trang trọng như: Em chào Anh/Chị, Kính gửi Anh/Chị, hoặc Kính gửi + “Họ tên người nhận”. Xin tránh sử dụng các câu chào dành cho bạn bè như “chào bạn”, “xin chào”, “Hello”,…

- Giới thiệu bản thân: Bạn cần cho người nhận e-mail biết mình là ai, vì đang là sinh viên nên bạn có thể sử dụng cách xưng là "Em", các thông tin công ty muốn biết là tên tuổi, quê quán, trường học của bạn, chuyên ngành theo học là gì, bạn là sinh viên năm mấy. Tương tự,bạn có thể thực hiện việc này khi gửi mẫu cv ứng tuyển ngay sau khi thực tập thành công. Bạn có thể tìm hiểu phần hồ sơ xin việc để nắm rõ những giấy tờ phải chuẩn bị.

- Trình bày nội dung ngắn gọn: Bạn có thể bắt đầu bằng cách bạn biết đến công ty, được người nào đó giới thiệu hay qua tìm hiểu trên mạng internet, mạng xã hội, lý do muốn thực tập tại công ty, qua những thông tin bạn tìm hiểu được về công ty họ, nên bày tỏ sự thích thú với công việc tại công ty, về các hoạt động của công ty. Bên cạnh đó, bạn cần nêu thời gian bạn có thể thực tập (thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tập, số giờ bạn có thể làm trong một tuần), lưu ý là bạn phải có sự sắp xếp phù hợp với lịch học và đảm bảo tính linh hoạt của chúng, và nêu mục tiêu của quá trình thực tập như: kĩ năng, kinh nghiệm sẽ học được; cần thực tập để đủ điều kiện tốt nghiệp.

Một email xin thực tập không cần trình bày quá dài và nhiều thông tin, bạn có thể bỏ qua các phần như thời gian đi thực tập, kinh nghiệm và năng lực của bạn, nếu công ty chấp nhận thư xin thực tập của bạn hãy đưa ra các thông tin chi tiết này trong những lần trao đổi sau.

Xem thêm: Các mẫu giấy xác nhận thực tập cho sinh viên

Bước 3: Viết phần nội dung e-mail

Ở bước này, các bạn sinh viên cần ghi rõ những vấn đề sau:

- Năng lực và kinh nghiệm của bản thân: Bạn hãy chia sẻ thẳng thắn và trung thực về những nghiên cứu khoa học, bài luận bạn làm tại trường đại học, các kĩ năng phù hợp với vị trí thực tập mà bạn có, nêu cách bạn sẽ đóng góp cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức để tạo dựng sự tin tưởng với nhà tuyển dụng.

- Những kết quả trong học tập và các hoạt động ngoại khóa: Nếu bạn có thành tích trong nghiên cứu khoa học hoặc đã tham gia các hoạt động ngoại khóa và có chứng chỉ xác thực, hãy cung cấp thông tin chi tiết. Bạn không cần đi sâu vào những vấn đề này để tránh làm khiến các nhà tuyển dụng phân tâm.

Xem ngay: Mức lương thực tập sinh

Bước 4: Viết phần kết thúc

Ở phần kết thúc, bạn cần làm được những điều sau:

- Ghi rõ thời điểm liên lạc lại: Hãy nêu rõ về thời gian và phương thức mà bạn liên lạc với nhà tuyển dụng để cập nhật tình trạng ứng tuyển của mình.

- Kết thúc email bằng chữ ký: Phần cuối email xin thử việc nên để lại dòng cảm ơn và sử dụng chữ ký với các thông tin của mình là họ tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ liên hệ, email cá nhân.

Trên đây là cách viết email xin thực tập, bạn có thể áp dụng để viết một e-mail chuyên nghiệp, chỉn chu, tạo được thiện cảm và sự tin tưởng của nhà tuyển dụng dù họ chưa từng gặp bạn trực tiếp. Việc biết cách viết e-mail xin thực tập chuẩn sẽ giúp ích rất nhiều cho việc bạn ứng tuyển vào các công việc khác trong tương lai.

Xem thêm các mẫu báo cáo thực tập chuẩn