Bạn đã biết chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel chưa?

1. Tại sao có thao tác chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel?

Nếu bạn làm nhân viên hành chính văn phòng chắc hẳn điều này đã không còn quá xa lạ với bạn nữa. Thế nhưng, với những bạn mới làm việc liên quan đến giấy tờ, hay những bạn lần đầu tìm hiểu về excel chắc chắn vẫn còn bỡ ngỡ về vấn đề này. Các bạn chắc chắn sẽ bật ra trong đầu một câu hỏi to đùng khi nhìn thấy tiêu đề bài viết này: “Tại sao tôi lại phải chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel?”

Trong quá trình làm việc lâu dài, các bạn chắc chắn sẽ tìm ra được câu trả lời. Nhưng để các bạn không sốt ruột nữa thì Hoàng Nga sẽ trả lời luôn. Thông thường, khi gõ bất kì một văn bản nào đó, hay một đoạn tin nhắn, ghi chú nào đấy, chúng ta chỉ cần sử dụng tổ hợp phím “Caps Lock + chữ cái mà bạn muốn viết hoa”, hoặc tổ hợp phím “Shift + chữ cái” là có thể chuyển đổi qua lại chữ thường sang chữ hoa. Muốn đổi chữ hoa về chữ thường thì chỉ việc xóa chữ hoa đó đi là xong. 

Thế nhưng, với một số trường hợp đặc biệt, bạn sẽ phải tải một hoặc nhiều tập tin Excel về máy tính. Trong tập Excel này chứa rất nhiều dữ liệu, có một số vấn đề bị lỗi hoặc viết chưa đúng định dạng và bạn muốn chuyển các chữ hoa sang chữ thường. Nếu như áp dụng cách cơ bản như vừa nêu, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian cho thao tác này. Giả sử, trong file Excel đó có hơn 1000 chữ cái đều viết in hoa toàn bộ tên của sinh viên trong trường học, bạn sẽ phải mất thời gian xóa từng chữ cái ấy và lọ mọ gõ lại cho đúng cách trình bày. Có khi, bạn mất cả 1 ngày công mới làm hết đống việc đơn giản ấy. Thật quá tốn thời gian và công sức! Bạn còn bao nhiêu việc quan trọng khác phải làm. Ngồi gõ như vậy thì đến bao giờ?

May thay, Excel vẫn cung cấp một số thủ thuật để chúng ta có thể hạn chế thời gian ngồi gõ từng chữ cái như vậy. Tiếc là không có nhiều bạn phát hiện ra các thủ thuật này nên vẫn làm việc theo cách thủ công. Vì thế, bạn đúng là một người may mắn khi đã nhấn vào đọc bài viết này đấy. Biết thêm kiến thức mới cũng chẳng thừa đúng không nào? Mà đây còn là một trong số những thủ thuật hay ho của Excel nữa, dân văn phòng thì không được bỏ qua Excel rồi.

>> Xem thêm: Cách chèn ảnh vào Excel

2. Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel bằng cách nhập hàm

Đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách chuyển chữ hoa sang chữ thường bằng phương pháp nhập hàm ngay trên ứng dụng Microsoft Excel. Chúng ta có: UPPER, LOWER, PROPER - ba hàm cơ bản hay được dùng trong Excel để đổi chữ hoa sang chữ thường. Mỗi hàm đều chứa những chức năng riêng, nhằm hỗ trợ người gõ máy thực hiện các công việc đánh máy nhanh hơn.

Cụ thể:

- Hàm UPPER: giúp người đánh máy chuyển tất tần tật các chữ thường thành chữ cái in hoa.

- Hàm LOWER: giúp người đánh máy chuyển tất tần tật các chữ in hoa thành chữ thường (ngược lại so với hàm UPPER).

- Hàm PROPER: giúp người đánh máy chuyển tất tần tật các chữ cái đầu tiên trong mỗi từ được viết thường thành chữ cái in hoa. Hàm này hay được nhiều dân văn phòng sử dụng khi chuyển tên. Có thể dễ dàng bắt gặp tên người hay bị viết in hoa tất cả các chữ cái trong file Excel. Lúc đó, trong một từ viết họ và tên đệm, tên chính của người nào đó, các bạn gõ máy sẽ phải giữ nguyên chữ cái đầu mỗi từ được in hoa, những chữ in hoa còn lại phải chuyển sang chữ thường. Chẳng hạn: “HOÀNG NGÂN TRANG” sẽ được đổi thành “Hoàng Ngân Trang”. 

2.1. Sử dụng hàm UPPER

Trước khi đi vào tìm hiểu sâu hơn về phương thức chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel, chúng ta hãy thử biến đổi ngược lại, chuyển chữ thường sang chữ hoa. Nếu bạn cảm thấy mục này khá mất thời gian và muốn tiến thẳng đến vấn đề chính như ở tiêu đề đã đề cập, hãy chuyển sang mục 2.2. Nhưng nếu muốn hình dung dễ hơn, hãy đọc bài theo tuần tự. Đề phòng trường hợp các bạn chuyển đổi nhầm, chuyển đổi sai thì chúng ta có thể sử dụng hàm UPPER để nhập lại. Các bước thực hiện diễn ra theo trình tự thế này:

- Bước 1: Đổi một từ hoặc cụm từ viết chữ thường sang chữ hoa để làm mẫu

Khi thực hiện các thao tác mới trong Excel, để không bị mất những tài liệu gốc, chúng ta thường thực hiện các thao tác mới ở một cột khác. Tương tự như vậy, với hàm UPPER, việc đầu tiên các bạn cần làm là chèn một cột/hàng phụ chứa nội dung mà bạn đang có dự định chuyển đổi. Nếu như bảng Excel của bạn vẫn còn thừa khoảng trống, bạn có thể lấy ngay một cột/hàng trống cạnh đó để đỡ phải chèn. Giả sử cột phụ này là A2, còn cột chứa chữ cái thường mà bạn muốn chuyển đổi là B2. A2 lúc này là ô trống, B2 có chữ “nga”. Tiếp theo, tại ô A2, các bạn hãy nhập hàm theo công thức: =UPPER (B2). Sau khi bấm Enter, bạn sẽ nhận được chữ “NGA” ở cột A2.

- Bước 2: Sao chép chữ thường sang chữ hoa

Khi đã được một hàm nhập công thức mẫu như vậy rồi, chúng ta sẽ tiến hành sao chép với những ô còn lại trong cùng cột A2 đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần nhấp vào điểm nằm ở phía dưới cùng, góc bên phải của ô trống A2 cho đến khi hiển thị dấu (+) màu đen và khung viền ô trống đổi thành màu xanh lá cây. Giữ nguyên ô trống đó và kéo sâu xuống đến ô bạn muốn, thả chuột ra và chúng ta sẽ được một cột A2 toàn chữ in hoa. Nếu bạn muốn điền hàm này vào tất cả những ô còn lại, kéo dài đến tận cuối bảng thì bạn chỉ cần lướt chuột đến chữ “fill handle”.

- Bước 3: Hoàn chỉnh lại bảng cũ trong file Excel

Cuối cùng, bạn hãy sao chép cột A2 vừa rồi bằng sự hỗ trợ của tổ hợp phím “Ctrl + C”. Chọn ô đầu tiên trong cột B2 mà bạn muốn sao chép, nhấp chuột phải và chọn biểu tượng Values (V) ở dưới mục Paste Options. Ấn tiếp Delete và chọn Entire column trong mục Delete. Nhấn xong phím OK, bạn sẽ được một cột B2 toàn những chữ in hoa và chữ thường đã biến mất. 

>> Xem thêm: Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong sheet Excel

2.2. Sử dụng hàm LOWER

Đến cách chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel rồi đây! Để các bạn dễ hình dung hơn, mình lại lấy ví dụ tiếp nhé. Chẳng hạn, vẫn với cột ở trên, chúng ta có B2 ghi “NGA” viết in hoa toàn bộ chữ cái nhé.

Hiện tại, ô A2 là ô phụ, chúng ta có thể ghi công thức hàm như sau: =LOWER(B2). Ngay lập tức, ô A2 sẽ hiện ra chữ “nga” viết thường. Nếu bạn chẳng may lỡ nhập sai, bạn có thể sửa lại công thức này bằng cách chuyển chữ “LOWER” thành “UPPER” là mọi thứ lại chuyển về trạng thái cũ. 

2.3. Sử dụng hàm PROPER

Đây là công thức bổ sung thêm cho các bạn muốn chuyển tên. Khi bạn muốn giữ nguyên chữ cái đầu được viết hoa và những chữ cái còn lại trong từ hay cụm từ đó viết thường, chúng ta có thể dùng hàm PROPER. Công thức là: =PROPER(vị trí ô trống). Ví dụ: =PROPER (B2). Ngay lập tức, ô B2 đang ghi là "HOÀNG NGA" sẽ hiện ra ở ô A2 dạng như này "Hoàng Nga".

Một điều lưu ý nhỏ mà các bạn cần nhớ là thao tác này chỉ sử dụng cho các chữ cái được viết in hoa, không dành cho những chữ viết thường. Vì chữ cái viết thường không có định dạng in hoa ngay từ đầu nên không thể giữ chữ cái đầu tiên in hoa.

3. Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel bằng Microsoft Word

Nếu bạn cảm thấy công thức trên thật phiền phức và muốn đơn giản hơn, tránh bị thao tác nhầm thì hãy sử dụng tùy chọn đặc biệt của Microsoft Word. Các bước cần làm bao gồm:

- Chọn cột có các chữ mang định dạng sẵn trong file gốc. Sao chép cột đó bằng thao tác copy.

- Mở file Word mới và dán cột mà bạn đã vừa sao chép bằng tổ hợp phím “Ctrl + V” hoặc nhấn phím Paste sau khi nhấp chuột bên phải.

- Di chuyển chuột sao cho bôi đen đúng các chữ mà bạn muốn chuyển đổi.

- Trong mục HOME, bạn nhấn vào mục Font ở biểu tượng “Aa” và nhấp vào phần Change Case. Tại đây, bạn sẽ có 5 mục tương ứng để lựa chọn tùy theo mục đích của mình. Đó là: Sentence case, lowercase (chuyển chữ hoa sang chữ thường), UPPERCASE (chuyển chữ thường sang chữ hoa), Capitalize Each Word (viết hoa mỗi chữ cái đầu tiên) và tOGGLE cASE (chữ cái đầu tiên viết in thường). Hoặc để nhanh chóng hơn thì bạn có thể sử dụng thêm phím tổ hợp: “Shift + F3”.

- Cuối cùng, sao chép bảng đã chuyển đổi ở Word vào bảng cần chuyển đổi ở Excel là bạn đã chuyển chữ hoa sang chữ thường xong rồi.

4. Chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel bằng Unikey

Sử dụng Unikey cũng cho ra kết quả tương tự, các bước làm cũng gần giống những thao tác đã thực hiện Microsoft Word. Sau khi bôi đen được đoạn chữ mà bạn muốn chuyển, hãy ấn vào “Copy”. Nhấn tiếp chuột phải lần thứ hai để vào biểu tượng Unikey và chọn Công cụ. Ngay lập tức, giao diện Unikey Toolkit se hiện ra. Cả hai phần “Nguồn” và “Đích”, các bạn hãy để chế độ “Unicode”. Còn phần Lựa chọn thì nhập tùy chọn mà bạn muốn. Các tùy chọn ở đây gồm: Sang chữ hoa, Sang chữ thường, Loại bỏ dấu, Không dùng rich text, Dùng bộ font tối thiểu. Nhớ chọn “Chuyển mã” để xác nhận thao tác nhé. Khi lựa chọn xong thao tác cần thiết, dán lại bảng này vào file Excel.

Tìm việc làm nhanh

Tưởng như vấn đề chuyển chữ hoa sang chữ thường trong Excel là một vấn đề đơn giản nhưng thực ra, không ít người vẫn chưa hiểu rõ về thao tác này. Mong rằng, sau khi các bạn đã đọc bài viết của Hoàng Nga, các bạn sẽ hiểu rõ hơn về công việc này. Đối với các bạn làm việc Hành chính văn phòng, biết được càng nhiều thủ thuật trong Excel bao nhiêu thì bạn càng làm việc tốt bấy nhiêu.