Có thể bạn chưa biết cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel!

1. Mục đích, nhu cầu sử dụng Excel

Excel là một phần mềm tin học văn phòng dạng các bảng tính hỗ trợ các hàm giúp các bạn trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu, việc sử dụng Microsoft Excel giúp cho việc tính toán theo các hàm hay việc trình bày các mẫu bảng sẽ nhanh và trình bày khoa học hơn chẳng hạn như mẫu bảng lương chi tiết cá nhân. Việc sử dụng Excel được phổ cập ngay khi còn học các cấp bậc THPT, THCS cũng như nếu các bạn biết các hàm tính toán, cách sử dụng chúng thì công việc của bạn sẽ được xử lý nhanh chóng hơn. Và trong quá trình làm việc thì nhiều loại công việc phải dùng tới Excel như công cụ làm việc chính như làm báo cáo thống kê hay một vài công việc khác.

Việc sử dụng Excel với mục đích được sử dụng như công cụ giúp cho người dùng ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel, ta có thể làm quen với Excel thông qua bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.

>>> Bạn đọc mới làm quen với Excel có thể xem thêm ngay: Cách ẩn cột trong Excel? ẩn những cột dữ liệu chưa thao tác hay chưa dùng đến gây khó tập trung vào những cột cần tập trung. 

Ngoài với việc được tích hợp vào các công cụ phân tích và tìm kiếm khiến cho Excel có khá nhiều tiện ích với người sử dụng. Gần như ai cũng có nhu cầu sử dụng Excel trong quá trình học tập và làm việc, phần mềm Excel gần như trở thành phần mềm thông dụng trong cuộc sống của mỗi người. Không chỉ riêng gì Excel mà trong tin học văn phòng gồm những gì như là các công cụ phần mềm khác cũng đem lại nhiều lợi ích chẳng hạn như Microsoft Word, Powerpoint, Outlook, Google Slides, Google Scholar, Google Drive,...

Những công cụ của Excel hỗ trợ người dùng trên nhiều phương diện và những tính năng đa dạng ngày càng cho phép người sử dụng khá nhiều tiện ích và một trong số đó là việc lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel mà người dùng hay gặp phải. Cùng tìm hiểu cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel qua những cách sau đây.

2. Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong cùng 1 bảng tính Excel

Trong quá trình sử dụng hay nhập dữ liệu vào bảng trong Excel có thể nhập trùng dữ liệu hay nhập thông tin nhiều lần khiến việc quản lý dữ liệu xảy ra sai sót. Chính vì vậy bạn cần thực hiện việc lọc dữ liệu để không bị nhầm lẫn. Việc lọc dữ liệu giúp cho người dùng có thể thống kê chính xác những dữ liệu trong file cũng như thuận tiện hơn trong việc kiểm soát trùng lặp hay nắm bắt được những dữ liệu có thể xuất hiện nhiều lần trong cùng một bảng tính.

Nhằm đưa tới cho người dùng trải nghiệm tốt nhất thì hệ điều hành đã đưa ra những cách để người dùng có thể lọc dữ liệu. Tuy nhiên nó lại có khá nhiều cách thực hiện cũng như phân loại ra là cách lọc trong cùng 1 sheet hay cách lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong Excel khác nhau.

Nếu bạn muốn kiểm tra về việc dữ liệu bị trùng hay không trong cùng 1 sheet thì bạn có thể thực hiện theo các thao tác sau:

Bước 1: Đầu tiên đề tìm và lọc những dữ liệu trùng nhau trong excel các bạn hãy chọn vùng dữ liệu cần lọc;

Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn hãy vào Data và click Remove Duplicates;

Bước 3: Sau đó sẽ xuất hiện hộp thoại Remove Duplicates và bạn click vào Select All để lọc chọn tất cả các trường;

- Select All: Chọn tất cả trường của bảng tính;

- Unselect All : Hủy chọn tất cả các trường của bảng tính, ngoài ra bạn cũng có thể chọn những trường riêng nếu muốn lọc thông tin theo yêu cầu riêng;

Bước 4: Cuối cùng chỉ cần click OK là xong, nó sẽ hiện cho bạn 1 hộp thoại thông báo đã loại bỏ được bao nhiêu dữ liệu trùng và bao nhiêu dữ liệu còn lại;

- Duplicate : dữ liệu trùng lặp

- Unique: những dữ liệu còn lại

Sau khi thực hiện trong bạn sẽ được kết quả trả về và để test lại, bạn có thể vào bảng tính và kiểm tra, tất cả dữ liệu trùng lặp sẽ bị biến mất, kết quả bạn nhận được sau khi thực hiện xong 4 bước để tìm và lọc giá trị dữ liệu trùng nhau trong file Excel các bạn sẽ nhận được kết quả là các tên trùng lặp sẽ bị biến mất.

3. Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 bảng tính Excel

Trong quá trình sử dụng Excel chắc không ai còn lạ với việc bạn có thể sử dụng nhiều sheet trong cùng 1 file, tuy nhiên khi lưu dữ liệu cũng như phân loại thì có thể xảy ra việc 2 dữ liệu, thông tin trong 2 bảng có thể giống nhau.Để tiện cho việc thống kê thì người dùng cần lọc chính xác ra những dữ liệu trùng nhau trong 2 bảng tính khác nhau.

Thông thường thì để lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 bảng tính Excel thì người lọc cần sử dụng đến hàm lọc để lọc thông tin chứ không thể dùng cách thông thường khi muốn lọc cùng 1 sheet dữ liệu. Hàm thường sử dụng để lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 bảng tính Excel đó là hàm VLOOKUP. Đầu tiên bạn cần thực hiện việc kiểm tra dữ liệu trùng nhau và công thức để kiểm tra dữ liệu trùng đó là: =VLOOKUP(Sheet1!B5;Sheet2!$B$4:$G$33;1;0)

Trong đó: + Sheet1!B5 là ô B5 trong Sheet1 cần kiểm tra dữ liệu trùng;

                 + Sheet2!$B$4:$G$33 là vùng dữ liệu cần kiểm tra dữ liệu trùng nhau trong Sheet 2;

                 + 1 là cột mà các bạn muốn hàm Vlookup trả về trong vùng dữ liệu cần kiểm tra;

                 + 0 là kiểu tìm kiếm chính xác của hàm Vlookup;

Cụ thể các bước cần thực hiện đó là:

- Bước 1: Trong sheet 1 bạn sẽ click vào ô đầu tiên để nhập những kết quả trùng, sau đó bạn nhấn vào “tab Formulas” và lựa chọn mục “Insert Function”;

- Bước 2: Tiếp đó, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại của “Insert Function” và trong đó, bạn sẽ tìm đến “Lookup & Reference” tại phần “Or select a category” bởi thực chất hàm Vlookup thuộc vào nhóm hàm tìm kiếm và sau đó, bạn kéo xuống phía dưới và sẽ thấy hàm Vlookup rồi nhấn vào OK;

- Bước 3: màn hình sẽ hiển thị phần hộp thoại “Function Arguments” và bạn sẽ thực hiện nhập các vùng dữ liệu cụ thể cho từng yếu tố tại đó, sau đó tại phần “Lookup_value” thì bạn chỉ cần click chuột vào sheet 1 sau đó click tiếp vào ô mà bạn muốn kiểm tra, ví dụ như ô số C3 thì ô “Lookup_value” sẽ ngay lập tức hiển thị “sheet!C3”;

- Bước 4: tại phần “Table_array” bạn sẽ tiếp tục nhấn vào sheet 2 rồi lựa chọn toàn bộ cùng dữ liệu trùng nhau cần phải tiến hành kiểm tra và trên màn hình sẽ hiển thị “sheet2!C2:E11” (trong đó C2:E11 là ví dụ cho vùng dữ liệu của bạn);

Đây là cách tạo ra hàm VLOOKUP thủ công mà bạn có thể thực hiện trên thanh công cụ nếu bạn không nhớ cách gõ hàm, như vậy nếu dữ liệu trùng thì hàm sẽ trả về chính dữ liệu trùng đó, nếu dữ liệu không trùng thì hàm sẽ trả về lỗi #N/A.

Bài viết đã cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến cách lọc dữ liệu trùng nhau trong excel cùng những thông tin liên quan như mục đích, nhu cầu cũng như từng bước thực hiện đối với lọc dữ liệu trong cùng 1 sheet hay 2 sheet khác nhau. Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với bạn đọc và giúp bạn có thể lọc dữ liệu với mong muốn của bản thân, nếu thấy thông tin bổ ích hãy nhớ theo dõi thường xuyên và cập nhập thật nhiều thông tin bổ ích khác nhé. Thân ái!