Định luật Parkinson - Kim chỉ nam giúp bạn tận dụng thời gian

1. Đi tìm câu trả lời cho “Định luật Parkinson là gì?”

Nhắc tới định luật Parkinson chính là nhắc tới câu nói: “Work expands so as to fill the time available for its completion.” Giải thích sang tiếng Việt thì câu này có thể hiểu như sau: “Công việc sẽ luôn tự mở rộng ra để có thể lấp đầy khoảng thời gian dành cho nó”. Vậy, điều này có ý nghĩa là gì?

Thời còn đi học và cắp sách tới trường, bạn có thời hạn 1 tuần để có thể hoàn thành tiểu luận của mình. Thế nhưng, chỉ đến khi màn đêm của ngày chủ nhật bao trùm khắp không gian thì bạn mới bắt tây cho việc viết tiểu luận của mình. Và dĩ nhiên, một buổi làm tiểu luận xuyên đêm đã được diễn ra và bạn chỉ muốn ngất luôn ngay sau khi nộp nó vào sáng thứ 2. 

Khi đã rời xa mái trường, bắt đầu quá trình trưởng thành với việc đi làm tại các công ty, doanh nghiệp. Deadline được xem là kẻ thù với bạn. Và dĩ nhiên, lúc này, lịch sử được lặp lại với việc chỉ đến hạn chót bạn mới có động lực để hoàn thành công việc của mình. 

Bạn đã từng rơi vào trường hợp này hay chưa? Hay đơn giản là đã biết tới những ví dụ cụ thể ở xung quanh mình? Chắc chắn là ai trong số chúng ta cũng đã từng trải nghiệm hay chứng kiến những trường hợp tương tự được nêu ra ở trên. Thực tế là bạn có cả một thời gian dài đằng đẵng để thực hiện công việc đó, thế nhưng, bạn lại rơi vào trạng thái nhàn nhã, hưởng thụ trong thời gian đầu và đến khi sát nút thì lại vắt chân lên cổ hoạt động một cách hết công suất. Lý do là tại sao? Chuyện gì đã xảy ra với chúng ta?

Những trường hợp này chính là ví dụ điển hình được nói đến trong định luật Parkinson. Nó ám chỉ cách chúng ta sử dụng thời gian với khối lượng công việc tương ứng cũng như cái cách mà hệ thống quan liêu hoạt động trong các tổ chức hiện nay. 

Xem thêm: Deadline việc làm it khó khăn và thử thách, nâng cao giá trị bản thân

2. Sự ra đời của định luật Parkinson

Định luật Parkinson được đặt theo tên của nhà sử học đã phát hiện ra và khái quát lại, đó chính là ông Cyril Parkinson, người Anh. Điều khiến ông đưa ra được định luật này chính là nhờ sự quan sát một cách khá tỉ mỉ của mình với hệ thống quan liêu của nước Anh. Nhà sử học này đã nhận ra được một điều rằng, việc mở rộng hệ thống tổ chức cũng như hoạt động của bộ máy cơ quan Nhà nước không đồng nghĩa với việc hiệu quả công việc cũng sẽ được tăng lên mà ngược lại là kém đi rất nhiều. 

Tiếp đó, ông Cyril Parkinson quan sát và ứng dụng vào các trường hợp khác nữa, kết quả thu được cũng không quá khác biệt so với sự hoạt động của bộ máy tổ chức quan liêu thời điểm đó. Ông nhận ra rằng, khi một thứ gì đó càng tăng lên thì hiệu quả sẽ có sự giảm xuống. Điều này có ý nghĩa là gì?

Nếu như thông thường, một công việc đơn giản được thực hiện một cách nhanh hơn so với một công việc phức tạp và có độ khó cao hơn.Với kết quả mà nhà sử học người Anh thu nhận được thì bất kể công việc đơn giản hay phức tạp đều sẽ tự động tăng lên để có thể lấp đầy được khoảng thời gian dành cho nó. Có nghĩa là thay vì bạn làm nó trong một thời gian ngắn hơn thì bạn sẽ thực hiện nó trong đúng thời gian cho phép được đề ra. Trong khi đó, nếu bạn dành thời gian cho việc đó ngắn đi thì việc thực hiện cũng sẽ đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. 

Chính quan niệm, định luật này đã phản ánh việc các nhà quản lý thường quan tâm đến sự chăm chỉ cũng như số giờ mà nhân viên phải làm việc thay vì quan tâm đến hiệu suất cũng như kết quả mà họ đạt được. Vì thế, các nhân viên thường xuyên tăng ca lại nhận được những phần thưởng từ quản lý vì số giờ mà họ đã bỏ ra để thực hiện công việc được giao.

Vì tính đúng đắn cũng như việc phản ánh sự thật một cách chính xác nhau vậy đã giúp cho định luật Parkinson trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Định luật này đã được dịch ra nhiều ngôn ngữ khác nhau. Đặc biệt, nó cực kỳ phổ biến và có sức ảnh hưởng tại Liên Xô.

Việc làm quản lý điều hành

3. Ứng dụng định luật Parkinson như thế nào?

Nếu như dựa vào định luật Parkinson thì ta có thể nhận thấy rằng, việc áp đặt thời gian quy định càng ngắn thì hiệu quả công việc cũng sẽ được nâng cao hơn rất nhiều. Đây có thể được xem là “mặt trái” của định luật Parkinson và chúng ta hoàn toàn có thể áp dụng để thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất.

Dưới đây sẽ là một vài mẹo mà các bạn có thể áp dụng cho chính bản thân mình dựa trên định luật Parkinson.

- Không sử dụng sạc trong quá trình làm việc với máy tính

Trong thời buổi hiện đại, việc sử dụng máy tính, laptop rất phổ biến. Ví thế, với công việc được giao và bạn dự đoán nó không quá khó thì không nên sử dụng sạc trong quá trình thực hiện. Hãy đặt ra mục tiêu cho mình với việc phải hoàn thành trước khi máy tính hết pin. Động lực này sẽ giúp bạn tập trung và hoạt động được hết công suất nhằm hoàn thành công việc trước khi laptop sập nguồn và mọi thứ của bạn đi tong.

- Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là phương pháp mà khi bạn áp dụng nó thì bạn sẽ phải chia nhỏ khối lượng công việc của mình thành từng phần khác nhau. Quan trọng là bạn cần lên kế hoạch thời gian cụ thể để hoàn thành công việc đó. 

- Nhận thức được kết quả với việc hoàn thành công việc sớm

Thay vì sử dụng đúng lượng thời gian quy định dành cho việc đó thì tại sao bạn không cố gắng hoàn thành nó sớm hơn dự kiến. Việc này giúp bạn có thể thảnh thơi để thư giãn hay làm những công việc khác của chính mình. Thậm chí, bạn sẽ có thêm thời gian để sửa nếu như không may trong quá trình làm gặp một vài sai sót gì đó. 

Tham khảo thêm: Bí quyết làm việc hiệu quả được đúc rút, chia sẻ trên timviec365.vn

- Tự tống tiền chính mình

Hãy tự đặt ra các mức phạt cho bản thân mình với việc làm quá thời gian quy định hay dành nhiều thời gian cho một việc mà sự cần thiết cho điều đó là không cần. Tuy nhiên, bạn nên để ra một phức phạt kha khá, không nên thấp quá, điều này sẽ khiến bạn “đau ví” và phải tự chỉnh đốn lại bản thân mình. 

- Dành một khoảng thời gian cố định cho những việc nhỏ

Đơn giản như việc trả lời mail chẳng hạn, bạn dành 30 phút mỗi ngày để làm nó. Tuy nhiên, con số ấy có thể tăng lên bởi vì bạn phải trăn trở cho từng email một. Vì thế, cách tốt nhất là hãy dành 30 phút đó vào cuối ngày, bạn sẽ thấy công việc trả lời email trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều.

- Đặt ra thời hạn cứng cho bản thân

Công việc sẽ luôn luôn đến với bạn và bạn sẽ có những định hướng cụ thể của mình. Hãy đặt ra một thời hạn cứng cho bản thân và lên kế hoạch cụ thể trong khoảng thời gian đó. Ví dụ như lựa chọn một chương trình truyền hình kéo dài trong 4 - 8 tuần làm mốc. Và thiết lập một kế hoạch của chính mình trong khoảng thời gian đó. 

Định luật Parkinson đã phản ánh một cách chính xác về cách mà chúng ta thực hiện công việc cũng như sử dụng thời gian cho những công việc đó. Không chỉ vậy, đây còn là định luật phản ánh đúng bản chất của bộ máy quan liêu không chỉ những năm trước đây mà ở cả thời điểm hiện tại. 

“Công việc sẽ luôn tự mở rộng ra để chiếm lấy khoảng thời gian dành cho nó. Tuy nhiên, nếu như chúng ta dành ít thời gian thực hiện hơn thì hiệu quả cũng sẽ được cải thiện hơn.”

Trên đây là những chia sẻ về định luật Parkinson. Mong rằng, qua đây, các bạn đã hiểu được định luật Parkinson là gì và áp dụng định luật này một cách hiệu quả nhất.