Deadline là gì? Đâu là bí quyết giúp bạn hoàn thành deadline

 

1. Deadline là gì?

Deadline là thời gian kết thúc, được dùng để đề cập thời gian cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ hoặc công việc được giao. Hiện nay, thuật ngữ deadline được sử dụng hầu hết trong mọi ngành nghề nhằm để thúc đẩy nhân viên hoàn thành đúng tiến độ công việc. Cũng chính từ lý do này, mà việc chậm deadline và chạy deadline đang trở thành nỗi sợ của bất kỳ người nào mỗi khi được gọi tên. 

Bởi chậm deadline có nghĩa là bạn đã không hoàn thành công việc được giao đúng thời điểm theo quy định trước đó, dẫn đến việc chậm tiến độ và phải cần thêm thời gian hay cần phải tăng ca liên tục để thực hiện công việc đó. Chậm deadline là một điều tiêu cực và nỗi ám ảnh mà chắc hẳn bất kỳ ai cũng không muốn bản thân bị rơi vào một tình cảnh trớ trêu như thế.

>> Xem thêm: Đối phó với những thay đổi bất ngờ trong công việc

2. Vậy chạy deadline có phải là áp lực?

Thường thì deadline được các nhân viên ví như một cơn ác mộng vậy và có các yếu tố tác động xấu đến tinh thần của họ. Tuy nhiên bên cạnh những mặt “không tốt” như thế thì deadline cũng đem đến những chức năng hữu dụng nhất định của nó dành cho công việc của bạn, đặc biệt là với những người có ý chí tiến thủ thì deadline cũng giống như một động lực, là mục tiêu giúp bạn có thể theo dõi và thực hiện các công việc của mình theo đúng kế hoạch đề ra một cách chuẩn xác nhất; nó giúp bạn tạo được sự tin tưởng chính các giữa đối tác với sự uy tín của bản thân, giúp cấp trên có thể  thấy rõ được sự hiệu quả trong các công việc giao cho bạn và biến nó trở thành “bàn đạp” triển khái các bước tiến phát triển sự nghiệp của bản thân trong tương lai. Ngoài ra, với những người làm quản lý, hay điều hành công việc thì  deadline cũng chính là “vũ khí” tâm lý mà họ có thể dùng để thúc đẩy các nhân viên của mình làm việc tích cực và đem lại hiệu quả tốt hơn.

>> Xem thêm: 6 thói quen làm việc hiệu quả

3. Hoàn thành deadline đúng hạn, đâu là phương pháp đúng nhất?

Trên thực tế, việc thiết lập deadline không hợp lý cùng với sự trì hoãn, khả năng kém trong việc quản lý thời gian của bản thân, và các yếu tố khác cũng là những tác nhân có thể khiến rất nhiều các bộ phận của doanh nghiệp không thể hoàn thành được đúng tiến độ của công việc như mong đợi. Vì thế để có thể đảm bảo rằng deadline mà bạn xây dựng trước đó có thể giúp mang đến kết quả tốt nhất, thì cũng có thể cân nhắc nên thực hiện theo một số những phương pháp sau:

– Kế hoạch rõ ràng và chi tiết:

Đối với từng giai đoạn của công việc, bạn cần phải vạch rõ được kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn với khung thời gian cho từng công việc ấy. Việc lên kế hoạch rõ ràng và chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát các công việc của bản thân để đạt được một kết quả tối ưu nhất. Ngoài ra, nếu trường hợp mà bạn có quá nhiều các deadline phải hoàn thành trong cùng một khoảng thời gian thì hãy sắp xếp các deadline ấy theo một thứ tự ưu tiên để hoàn thành trước nhé.

– Quyết tâm cao nhất, liên tục cố gắng:

Hãy nghĩ luôn rằng, deadline là một cuộc đua và nếu dừng lại thì bạn sẽ là kẻ thất bại. Vì vậy hãy luôn duy trì tinh thần làm việc cương quyết và không ngừng nỗ lực để hoàn thiện bản thân hơn nữa trong công việc nhé.

– Sắp xếp thời gian:

Trước khi thực hiện công việc đó, bạn nên đưa ra một khung thời gian hợp lý cho công việc ấy nhằm đảm bảo có thể hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất. Tuy nhiên, cũng đừng vì thế mà ép mình vào một khung thời gian quá khó để thực hiện, như bạn không thể lên kế hoạch 3 ngày cho việc hoàn thành khối lượng công việc 30 ngày đươc, điều này sẽ dễ khiến bạn bỏ cuộc ngay từ ngày đầu tiên và vẫn chẳng thể hoàn thành được dealine theo đúng kế hoạch được.

– Nên ghi chú và bật thông báo:

Việc ghi chú lại và thông báo các công việc cần phải làm trong một khung thời gian nào đó, điều này sẽ giúp bạn đảm bảo được việc bạn sẽ thực hiện công việc đó theo đúng lộ trình. Đây cũng như là một hình thực tự nhắc nhở bản thân cần phải tập trung vào công việc hơn.

– Tìm đội ngũ và công cụ phù hợp với các kế hoạch được giao:

Trường hợp nếu công việc của bạn cần phải làm việc đội nhóm hay yêu cầu cần sự sự hỗ trợ của một bộ phận nào đó, thì ngoài việc bạn cần phải nhanh chóng liên lạc với họ nhanh nhất thì trước khi liên lạc với họ hãy thử tìm hiểu xem họ có phải là những đồng đội phù hợp nhất với bạn không, và hãy học cách lắng nghe các ý kiến của những đồng đội ấy để cùng nhau tìm ra phương pháp giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất nhé.

– Yêu cầu trợ giúp:

Trong quá trình thực hiện công việc, chắc chắn sẽ không tránh khỏi được những phát sinh ngoài dự đoán và có thể vượt ngoài tầm kiểm soát của bạn, nếu thế thì cũng đừng chần chừ gì khi kêu gọi hay yêu cầu sự trợ giúp của mọi người nhé. Mọi sự trợ giúp nhanh chóng và kịp thời sẽ luôn giúp bạn hạn chế được tối đa nhất những rủi ro khi bạn không thể hoàn thành công việc đấy kịp theo tiến độ.

– Áp dụng đúng các chính sách phạt – thưởng hợp lý

Để có thể phát huy tính được tối đa tính hiệu quả cao nhất của deadline cũng như việc hoàn thành công việc một cách đúng tiến độ nhất, bạn nên tuân thủ và thực hiện theo đúng các chính sách thưởng và phạt của doanh nghiệp, điều này sẽ giúp bạn có trách nhiệm hơn với các công việc của mình cũng như một cách giúp bạn có thể thực hiện một cách hợp lý nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực của mỗi nhân viên.

>>> Bên cạnh việc chạy dealine thì những chuỗi ngày đi làm của chúng ta chính là gắn bó với những công việc văn phòng và giờ hành chính. Và đã bao giờ bạn tự băn khoăn giờ hành chính là gì? Giải pháp làm việc hiệu quả trong giờ hành chính hay chưa? Hãy tìm hiểu thêm nhé!

Việc làm quản trị kinh doanh

4. Một số những “sai lầm” khi thực hiện deadline mà bạn cần chú ý

Tại sao lập kế hoạch thực hiện deadline nhưng vẫn liên tục rơi vào tình trạng chậm deadline. Đây chắc chắn là rất nhiều câu hỏi mà bạn quan tâm, vậy đâu là sai lầm mà mọi người đang gặp phải, cùng tìm hiểu một số những nguyên nhân đó ngay sau đây nhé:

– “Chồng chéo” các Deadline:

Thông thường thì mỗi ở công việc mà bạn được giao thì cũng sẽ có thời gian thực hiện và hoàn thành khác nhau. Tuy nhiên, thì đôi lúc chúng ta cũng không thể tránh khỏi được việc chồng chéo các công việc liền một lúc với nhau, đặc biệt là vào những giai đoạn cao điểm. Bởi thể, để có thể tránh được tình trạng này bạn nên học cách ghi chú lại thông tin những công việc buộc phải thực hiện trong ngày theo một hệ thống thời gian nhất định để có thể có những sự điều chỉnh hợp lý hay có thể đề xuất được sự hỗ trợ kịp thời nếu chẳng may khối lượng công việc quá lớn mà thời gian thực hiện lại quá ít.

– Tạo ra deadline không thực tế:

Việc giao các dealine của người quản lý phải luôn đi cùng với các điều kiện thực tế và khả năng của nhân viên đó. Trường hợp nếu bị quản lý giao dealine trong một thời gian quá ngắn hay vượt quá khả năng của bạn, thì bắt buộc bạn sẽ phải làm tăng ca và phải dồn hết sự tập trung vào nó, nên đôi khi nó có thể dẫn đến việc quá sức, tâm lý bị gò bó, chán nản và muốn bỏ cuộc, trong khi kết quả của công việc lại không thể được như mong muốn.

– Không chia giai đoạn cho Deadline:

Đây sẽ là một sai lầm nếu như bạn không chia các công việc của mình ra thành nhiều các giai đoạn khác nhau để có thể dễ dàng thực hiện, điều này sẽ khiến bạn dễ mất sự kiểm soát tiến độ của công việc cũng như khả năng trong việc đánh giá khả năng làm việc của bản thân. Bởi thế, việc chia các công việc thành nhiều những giai đoạn nhỏ khác nhau sẽ giúp cho deadline của bạn diễn ra theo đúng tiến độ và giúp bạn trong việc hệ thống lại công việc nhằm đánh giá, phân phối sức lực, tài nguyên hợp lý hơn.

–Deadline không dành cho những công việc cần sự kiên nhẫn:

Đối với những công việc cần sự trau chuốt hay việc tỉ mỉ để hoàn thiện một cách tốt nhất, thì việc tạo ra deadline là không cần thiết, bởi việc tạo ra deadline sẽ dễ khiến bạn bị áp lực mà có khi kết quả của công việc đó vẫn không thể hoàn thành một cách tốt nhất.

– Rập khuôn theo người khác:

Việc đặt ra deadline và cố gắng đưa bản thân rập khuôn theo cách làm việc của người khác sẽ đẩy chính bạn vào thất bại một cách nhanh nhất. Tất nhiên, việc học hỏi cách làm của một người đi trước là đúng, tuy nhiên nó không phải cách mà bạn cố gắng biến bản thân mình thành chính họ. Bởi thế, hãy thực hiện công việc đó theo đúng khả năng của bản thân mình nhé.

Trên đây là một số những chia sẻ về một số vấn đề cơ bản về deadline, hy vọng rằng sau những kiến thức được chia sẻ trong bài viết đã có thể trả lời cho bạn deadline là gì, giúp bạn có thể hiểu thêm về nghệ thuật “chạy deadline” như thế nào để hiểu quả nhất, từ đó có thể xây dựng được những kế hoạch làm việc và học tập hiệu một cách hiệu quả nhất nhé! Cảm ơn các bạn vì đã dành thời gian quan tâm theo dõi bài viết này.

Việc làm it phần mềm