Tìm hiểu hóa đơn là gì và phân loại các hình thức hóa đơn

1. Hóa đơn là gì? 

1.1. Khái niệm

Hóa đơn chắc hẳn không còn là khái niệm xa lạ với mọi người bởi trong những giao dịch, mua bán hàng ngày thường xuyên xuất hiện cụm từ này. Dù quen thuộc nhưng không phải ai cũng hiểu rõ ngọn ngành từ a đến “zét” về những thông tin liên quan và vẫn mơ hồ trước câu hỏi "hóa đơn là gì". 

Hóa đơn là giấy tờ dùng để yêu cầu thanh toán các mặt hàng mà số lượng sản phẩm và đơn giá sẽ được liệt kê chi tiết ở trong tờ hóa đơn đó. Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn là chứng từ do người bán lập ra với nhiệm vụ ghi nhận thông tin sản phẩm, cung ứng dịch vụ theo đúng quy định mà pháp luật ban hành.

Về cơ bản, khi lập một chứng từ hóa đơn thì cần đảm bảo những yếu tố sau: 

- Loại hóa đơn 

- Ký hiệu của mẫu hóa đơn và mẫu số hóa đơn 

- Tên loại hóa đơn 

- Số thứ tự của hóa đơn 

- Tên, địa chỉ và mã số thuế (người bán và người mua) 

- Tên loại hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền (ghi bằng số và bằng chữ)

- Ký và ghi rõ họ tên (người mua, người bán) và dấu người bán (nếu có)

- Ngày lập hóa đơn

- Tên của địa chỉ nhận in hóa đơn

Đây là các yêu cầu mà một hoá đơn cần tuân thủ. Tuy nhiên trong một số trường hợp ngoại lệ thì không nhất thiết phải có đầy đủ toàn bộ những nội dung vừa nêu. 

1.2. Các loại hóa đơn 

Có nhiều loại hóa đơn nhằm phục vụ cho những hình thức mua bán, giao dịch khác nhau nhưng về cơ bản hóa đơn sẽ được phân thành 3 loại như sau: 

1.2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng 

Đây là loại hóa đơn dành cho các tổ chức dùng để khai báo và tính toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động bao gồm: bán các loại mặt hàng, cung ứng dịch vụ nội địa; vận tải quốc tế; xuất hàng hóa ra nước ngoài và các trường hợp được coi như xuất khẩu. 

1.2.2. Hóa đơn bán hàng 

Có thể nói đây là loại hóa đơn phổ biến nhất. Loại hóa đơn này sẽ được dùng cho các đối tượng sau: 

- Cá nhân, tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo cách thức trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan cùng những trường hợp được coi là xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài. 

- Cá nhân, tổ chức trong khu phi thuế quan khi bán sản phẩm, cung ứng dịch vụ vào nội địa hoặc khi bán sản phẩm, cung ứng dịch vụ giữa các cá nhân, tổ chức trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn được ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.

1.2.3. Các loại hóa đơn khác

Một số loại hoá đơn khác bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,... Ngoài ra còn có phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,... Hình thức cũng như nội dung của loại hóa đơn này sẽ được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Các kiểu hình thức hóa đơn 

Hóa đơn sẽ được phân chia làm 3 loại hình thức như sau: 

2.1. Hóa đơn tự in 

Hóa đơn tự in được hiểu là loại hóa đơn do chính các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác để phục vụ cho việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Theo điều luật thì các doanh nghiệp hợp pháp trong các khu công nghiệp, khu chế xuất,... hay các đơn vị công lập kinh doanh theo quy định sẽ được tự in hóa đơn kể từ khi có mã số thuế. 

Đối với các tổ chức, cá nhân kinh doanh (ngoại trừ các trường hợp doanh nghiệp vừa nêu trên) nếu tự in hóa đơn sẽ phục vụ cho việc buôn bán thì phải đáp ứng các điều kiện sau: 

- Được cấp mã số thuế 

- Có doanh thu bán hàng 

- Không bị phạt về các vi phạm pháp luật liên quan đến thuế theo quy định của Bộ Tài Chính trong vòng 365 ngày liên tiếp tính từ ngày có thông báo phát hành hóa đơn tự in.

- Cần có hệ thống thiết bị đầy đủ để phục vụ cho việc tự in và lập hóa đơn 

- Có phần mềm bán hàng hóa gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo rằng việc in và lập hóa đơn chỉ được thực hiện khi nghiệp vụ kế toán phát sinh. 

Một lưu ý nữa đó là các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tự in hóa đơn phải bảo đảm tuân thủ nguyên tắc chung đó là mỗi số hóa đơn chỉ được lập 1 lần. Số lượng liên hoá đơn sẽ được phụ thuộc vào yêu cầu sử dụng cụ thể của nghiệp vụ bán hàng. 

2.2. Hóa đơn đặt in 

Hóa đơn đặt in là hình thức hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng và phục vụ cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp/bán cho các đơn vị kinh doanh.

Một số những quy định của Bộ Tài Chính về các đối tượng kinh doanh được tự đặt in hóa đơn: 

- Các doanh nghiệp mới thành lập từ khi Thông tư 39/2024/TT-BTC chính thức có hiệu lực thi hành đồng thời có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng. Yêu cầu là doanh nghiệp sản xuất dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ở thời điểm thông báo phát hành hóa đơn. Nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì sẽ được tạo hóa đơn đặt in nhằm phục vụ cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị kinh doanh không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế thì sẽ được tạo hóa đơn đặt in để phục vụ các hoạt động kinh doanh.

- Cục Thuế được tạo hóa đơn đặt in để cấp/bán cho các đơn vị kinh doanh, lưu ý là cần tuân thủ theo đúng quy định pháp luật.

2.3. Hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Hóa đơn này được các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra nhằm phục vụ cho việc ghi nhận thông tin bán hàng, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Điều này bao gồm cả trường hợp khởi tạo từ máy tính tiền khi có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Có 2 loại hóa đơn điện tử gồm:

- Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này sẽ do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Là loại hoá đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Trên đây là những thông tin hữu ích về khái niệm hóa đơn. Hy vọng sau khi tìm hiểu xong bài viết này, các độc giả sẽ không còn băn khoăn hay cảm thấy mơ hồ về câu hỏi “hóa đơn là gì". Đừng quên theo dõi trang để cập nhật nhiều kiến thức mới mẻ nhé.