Job specification là gì? Hướng dẫn cách viết bản mô tả JD

1. Lời đáp chính xác về “Job Specification là gì?”

Có lẽ nhắc đến Job Specification thì sẽ có rất nhiều người chưa nắm bắt được về thuật ngữ này. Nhưng nếu nhắc đến JD thì lại là sự quen thuộc đối với bất kỳ ứng viên nào đã và đang tìm kiếm việc làm cho bản thân. 

Job Specification - hay JD đó là một bản mô tả công việc dưới dạng văn bản với mục đích liệt kê chi tiết về các nhiệm vụ, phẩm chất, kỹ năng mà ứng viên cần có khi ứng tuyển tại một vị trí làm việc mong muốn. Hay như Job Specification còn thể hiện về chính các lợi ích mà người tìm việc sẽ có được khi hoàn tất các nhiệm vụ được giao phó, những phúc phù hợp với công sức khi gia nhập doanh nghiệp. 

Hay đơn giản hơn thì bản tiêu chuẩn mô tả công việc là một trong những kết quả sẽ thu được từ việc phân tích công việc tổ chức. 

+ Phân tích có nghĩa là quá trình thu thập các tài liệu, sự đánh giá có hệ thống với những thông tin quan trong và liên quan tới nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức giúp làm rõ bản chất từng công việc đó. 

+ Bên cạnh đó tiêu chuẩn thực hiện công việc còn là một hệ thống chi tiết về các chỉ tiêu hay như tiêu chí phản ánh yêu cầu số lượng, chất lượng có liên quan với nhiệm vụ được quy định tại bản mô tả công việc. 

Tìm hiểu thêm: Việc làm Trưởng phòng nhân sự

2. Cách thể hiện về một bản Job Specification tiêu chuẩn

Đối với mỗi một doanh nghiệp khác nhau thì Job Specification cũng sẽ được thể hiện dưới nhiều dạng khác biệt, chẳng có bất kỳ một quy chuẩn chung được áp dụng bắt buộc nào. Chắc hẳn sẽ có doanh nghiệp lựa chọn việc xây dựng đậm chất hệ thống cho từng công việc riêng. Nhưng có nơi sẽ ngược lại chỉ giao hẹn thông qua miệng hay như sử dụng điều kiện nhất thời giữa người lãnh đạo với người cấp dưới mà thôi.

Tuy nhiên, nếu bản tiêu chuẩn thực hiện công việc khi được diễn đạt bằng câu chữ sẽ giúp kiểm soát doanh nghiệp tốt hơn là lời nói. Hơn nữa thông qua đó cũng là phương tiện thuận lợi hơn cho việc trao đổi hay tái hiện thông tin phân cấp. 

3. Gợi ý về cách viết Job Specification - JD chuẩn xác

Nếu bạn muốn hoàn thiện về một bản mô tả công việc tiêu chuẩn thì việc viết sẽ cần tới sự chuẩn bị thời gian và công sức đầu tư khá lớn. 

- Thực hiện Download các template trước từ đó có thể tham khảo bộ khung cho văn bản của mình. 

- Điền các tên công việc chi tiết nhất ví dụ như là việc làm Marketing Manager, Quản lý bán hàng, Nhân viên hành chính,...

- Đưa ra vắn tắt sơ lược về vị trí công việc với vài dòng ngắn nhất. 

- Tiếp đó là liệt kê chi tiết về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của người nhân viên đối với vị trí công việc. 

- Đưa ra các kỹ năng hay là phẩm chất cần giúp ứng viên có thể trúng tuyển vào vị trí. 

- Cần nêu rõ thêm về công việc dưới sự phân công và tiếp nhận sự chỉ đạo từ ai. 

Đáng chú ý hơn với Job Specification đó là việc bạn cần check lại tính chính xác với người quản lý vị trí đang cần tuyển dụng. Cụ thể như nhân viên hành chính sẽ cần sự check lại bởi trưởng phòng hành chính về thông tin đề cập đã hoàn toàn chính xác hay chưa. 

4. Một vài tiêu chuẩn thực hiện công việc mà bạn cần nắm 

- Thứ nhất với công việc sản xuất

Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ cần cho công việc chính là gắn liền về mức lao động, số sản phẩm sản xuất cần có trong đơn vị, thời gian tiêu hao cho phép/ sản phẩm,...Tất cả cần gắn liền với hệ thống khuyến khích để thực hiện sự vượt mức. 

- Thứ hai với công việc quản lý

Thường đề cao về chuyên môn nghiệp vụ, sự việc xác định tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng khó hơn. Việc nỗ lực sử dụng khả năng định lượng càng nhiều sẽ mang lại nhiều lợi ích. 

Và nếu trường hợp khi viết Job Specification mà không thể dùng những tiêu chuẩn định lượng để đánh giá thì có thể lựa chọn thay thế bằng các câu diễn đạt định tính thể hiện về tiêu chuẩn cần đạt. Cụ thể hơn như việc “Không được để khách hàng có sự phàn nàn vì thiếu tính lịch thiệp”. 

Ngoài ra việc quản lý bằng mục tiêu cũng là một phương pháp tốt xác định rõ các tiêu chuẩn công việc cho từng cá nhân. Sự tiêu chuẩn còn được thể hiện gộp với bản mô tả công việc vậy nên bạn cũng cần phân biệt về Job Description với bản Job Specification. 

Đôi khi dù là sự khác biệt nhưng mục đích chung Job Specification vẫn là thể hiện chi tiết về vị trí tuyển dụng với điều mà doanh nghiệp đang cần tới tại ứng viên.

Xem thêm: Rất nhiều Job Specification của việc làm Marketing qua hàng ngàn tin tuyển dụng, cập nhật liên tục

5. Tại sao lại cần tới việc xây dựng bản Job Specification? 

Như đã thấy vì Job Specification có vai trò quan trọng giúp ứng viên hình dung một cách dễ dàng hơn về vị trí công việc. Kèm theo đó là thấy được các nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ cần thực hiện, đáng chú ý hơn là cá nhân ứng viên cũng cần nắm được sự chuẩn bị cần thiết của mình ra sao. Đâu sẽ là những kỹ năng, chuyên môn, phẩm chất cần cho công việc và môi trường ứng tuyển. 

Nếu mọi thứ đã thực sự rõ ràng ngay từ đầu, phía nhà tuyển dụng đưa ra bản Job Specification chuẩn nhất thì số lượng ứng viên ứng tuyển sẽ thực sự chất lượng hơn. Có một phần tìm kiếm sơ bộ về những ứng viên không đáp ứng tiêu chuẩn để tránh tình trạng phí thời gian xem xét. Loại bỏ CV kém, không phù hợp, thời gian còn lại là đánh giá về các ứng viên chất lượng tương xứng với vị trí. 

6. Điều chú ý trong việc tạo nên một bản Job Specification là gì?

Tất nhiên rằng là viết về Job Specification hay chuẩn bị bất kỳ điều gì chăng nữa thì cũng sẽ luôn có những điều chú ý và lời khuyên mà bạn cần nắm bắt. Cụ thể hơn sẽ là: 

+ Bạn luôn cần xác nhận rằng vị trí công việc mình cần tuyển dụng trên thực tế và việc thể hiện mô tả tại Job Specification là trùng khớp hoàn toàn. Vì nếu chính bạn còn có sự mơ hồ về vị trí công việc thì sẽ chẳng thế tuyển dụng được ứng viên chất lượng, đừng ngần ngại khi giờ người giúp. 

Việc làm nhân sự

+ Mọi thông tin cần liệt kê một cách chi tiết nhất, nội dung thể hiện liên quan tới công việc giúp cho các ứng viên khi tiếp cận có thể hiểu chắc các nhiệm vụ là gì. Cũng như đưa ra yêu cầu kỹ năng ra sao để cá nhân ứng viên đáp ứng phù hợp với vị trí đó. 

+ Nếu có sự thắc mắc về việc nên liệt kê các công việc cần thực hiện hay không thì câu trả lời sẽ là có. Vì bất kỳ bản mô tả công việc nào cũng vậy luôn cần liệt kê đúng về điều cần thực hiện của ứng viên. Chính từ đó giúp ứng viên nhận diện trách nhiệm, yếu tố gánh vác khi đã trúng tuyển,...

Mong rằng các thông tin trên đây chính là cách giải đáp ngắn gọn nhất giúp bạn nắm được Job Specification là gì? Kèm theo đó là sự hướng dẫn về cách thức hoàn thiện, tiêu chuẩn của một Job Specification. Hay như đưa ra gợi ý tạo sự chỉn chu hơn lôi kéo, chọn lọc được nhiều ứng viên tiềm năng nhất cho doanh nghiệp.