Bật mí cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

1. Vì sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả?

Trước khi thực hiện một công việc nào đó, câu hỏi đầu tiên được mọi người đặt ra luôn là lý do, hay nguyên nhân nào thúc đẩy ta phải thực hiện. Vì sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả là một câu hỏi tuy đơn giản nhưng không phải bất kỳ ai, công ty nào cũng có thể trả lời một cách thấu đáo.

Khác hẳn với pr nội bộ là hoạt động giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm người bên trong tổ chức, kế hoạch truyền thông nội bộ đảm bảo quá trình thông tin giữa doanh nghiệp với nhân viên của mình. Một kế hoạch truyền thông nội bộ thành công sẽ giúp nhân viên trở nên gắn kết hơn với công ty mình đang làm việc, từ đó, tạo ra một nhóm lao động hiệu quả, năng suất hơn hẳn so với những tổ chức yếu kém trong mảng xây dựng truyền thông nội bộ này.

Để chứng minh cho vai trò của hoạt động kế hoạch truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp, đã có rất nhiều những nghiên cứu thực tế, những con số chỉ ra được mối quan hệ chặt chẽ giữa hoạt động này với sự thành công. Các con số biểu hiện rằng nhân viên có tình cảm với công ty sẽ đóng góp hơn 20% doanh thu cho doanh nghiệp của họ so với những nhân viên không hứng thú với công việc của họ. Bên cạnh đó, họ cũng có xu hướng ít rời bỏ công ty hơn những nhân viên khác đến 87%, đảm bảo cho sự ổn định và chất lượng nhân lực trong doanh nghiệp rất nhiều.

Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, 71% những nhà quản lý doanh nghiệp có từ 500 nhân viên cho rằng kế hoạch truyền thông doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng quyết định thành công của công ty. Chỉ cần đầu tư 10% vào hoạt động củng cố truyền thông nội bộ, mỗi năm, doanh nghiệp có thể thu về hơn 2400 đô la lợi nhuận trên một nhân viên. Những số liệu trên đã chứng minh sức ảnh hưởng cực kỳ lớn của kế hoạch truyền thông nội bộ đến doanh thu, chất lượng quản lý và đội ngũ nhân viên tạo nên thành công cho một tổ chức.

Xem thêm: Những điều thú vị về truyền thông nội bộ Viettel

2. Các bước đi cụ thể để lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Để lập ra một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả không phải cứ làm theo cảm tính, áng chừng là xong mà người lập kế hoạch cần có những kiến thức nhất định về quy trình các bước phải đi qua để nắm hết được toàn bộ vấn đề cần giải quyết. Một bản kế hoạch hiệu quả sẽ xử lý được bài toán đồng nhất, đồng bộ hóa mục tiêu và hoạt động trong doanh nghiệp, để nhân viên nắm rõ được tầm quan trọng, sự đóng góp được ghi nhận của mình, và kế hoạch nào cũng sẽ được thực hiện dựa trên 6 vấn đề dưới đây.

2.1. Đánh giá tình hình thực thế

Trước khi xây dựng bất cứ thứ gì, bao gồm một kế hoạch truyền thông nội bộ, điều đầu tiên chúng ta cần làm đó là khảo sát, đánh giá tình hình thực tế. Bước đi này là một giai đoạn vô cùng quan trọng giúp mỗi doanh nghiệp nhìn nhận được những gì thực tế đang diễn ra bên trong tổ chức mình. Từ đó, họ sẽ phân tích được đâu là những ưu điểm và nhược điểm của mình trong hoạt động truyền thông nội bộ.

Để thực hiện được bước đi đầu tiên này, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để thu thập thông tin và tiến hành đánh giá. Thứ nhất, một checklist những mục tiêu nào đã hoàn thành và chưa hoàn thành có thể giúp đỡ rất nhiều trong việc xác định tình trạng hiện tại. Bên cạnh đó, những giải pháp như kiểm toán nội bộ, sử dụng khảo sát trong công ty hay phỏng vấn nhóm cũng có thể là những hoạt động phù hợp để nhà quản lý hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra bên trong doanh nghiệp.

2.2. Xác định đối tượng mục tiêu

Sau khi đã hiểu về vị thế, hoàn cảnh của chính doanh nghiệp mình, điều tiếp theo để tạo nên kế hoạch truyền thông nội bộ đó là xác định đối tượng mục tiêu cần hướng tới. Đây là những thông tin quan trọng trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp muốn hướng tới ai khi thực hiện truyền thông nội bộ. Họ nắm giữ những thông tin gì và có nhu cầu thông tin gì?

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều ban ngành với chức năng khác nhau cũng như những nhân viên, quản lý viên ở nhiều cấp độ khác nhau từ cao cấp đến sơ cấp. Vậy cụ thể, nhà lãnh đạo muốn sử dụng ngôn ngữ, truyền tải thông điệp hiệu quả thì việc phân chia nhóm đối tượng này là một công đoạn không thể thiếu.

2.3. Xác định thông điệp truyền tải

Khi đã biết đối tượng tiếp nhận thông tin, việc tiếp theo cần xác định là thông điệp cụ thể doanh nghiệp muốn truyền tải khi lập ra một kế hoạch truyền thông nội bộ. Họ muốn cải tiến, nâng cao hiệu quả của hoạt động này cụ thể đến mức nào, ở những phương diện nào và trong thời gian nào. Đặc biệt, khung tham chiếu SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timebound) có thể sẽ giúp ích trong trường hợp này. Đối với mỗi một thông điệp dành cho một đối tượng cụ thể, doanh nghiệp lại cần xây dựng những tiêu chí khác nhau để đạt hiệu quả tốt nhất cho kế hoạch truyền thông nội bộ của mình.

2.4. Vạch ra chiến lược cụ thể

Xác định chiến lược truyền thông nội bộ thường hay bị bỏ qua hoặc nhầm lẫn với các sách lược, công cụ thực hiện. Thực chất, chiến lược của doanh nghiệp là phương thức để đạt được mục tiêu mà bạn cần phải nhìn nhận ở mức độ toàn diện nhất, trong một bối cảnh lớn của công ty.

Một số những hoạt động bạn có thể xem xét để đảm bảo được độ chính xác cũng như độ tập trung của mục tiêu doanh nghiệp mình đó là thường xuyên kiểm tra độ phù hợp của chiến lược truyền thông nội bộ xem có cần thiết phải cải tiến, phát triển gì hơn nữa hay không. Đảm bảo các nguồn thông tin, dữ liệu được cập nhật và chia sẻ nội bộ cũng như dám thử nghiệm những công cụ, phương thức mới mẻ hơn.

2.5. Đặt ra các công cụ thực hiện mục tiêu

Một chiến lược truyền thông nội bộ chỉ có thể thành công khi ta đặt ra được các công cụ, tác vụ cụ thể để thực hiện chiến lược đó. Có ba điều bạn cần ghi nhớ ở bước đi này. Đầu tiên, xem xét sử dụng những kênh giao tiếp, trao đổi thông tin nội bộ với nhiều hình thức, cách thức khác nhau. Đó có thể là kênh trao đổi khi gặp mặt trực tiếp, khi họp phòng ban, những kênh mạng nội bộ công ty hay thậm chí là mạng xã hội. Công cụ thứ hai đó là thông tin, những chi tiết, cụ thể nào được đưa đến, đặc biệt là cho những nhân vật quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới nội bộ công ty. Cuối cùng là kiếm tra những công cụ thước đo dùng để đánh giá chiến lược, xem liệu chúng có đang phù hợp, thúc đẩy công ty phát triển hay không.

2.6. Đánh giá hiệu quả thực hiện

Để kết thúc một kế hoạch truyền thông nội bộ, mục đánh giá hiệu quả giữ một vị trí quan trọng không kém những ý lớn bên trên. Đây là kế hoạch chỉ ra việc sử dụng những chỉ số, dữ liệu nào để nhìn nhận sự thành công hay thất bại của một chiến lược truyền thông nội bộ.

Một số những mục thông tin có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả thực hiện bao gồm mức độ tập trung, chú ý của nhân viên trong công ty, tỷ lệ mở e-mail, cũng như chỉ số click chuột vào các thông tin được cung cấp trong hệ thống thông tin doanh nghiệp và các phản hồi tích cực.

Một bản kế hoạch truyền thông nội bộ về cơ bản đều sẽ được tạo dựng dựa trên những bước đi cơ bản như trên. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải tự điều chỉnh, sáng tạo những cách thức hoạt động sao cho phù hợp với đặc điểm, khả năng và nguồn lực cụ thể của doanh nghiệp mình. Từ đó, bạn có thể làm nên một bản kế hoạch hiệu quả nhất, giúp công ty phát triển hơn trên nhiều khía cạnh.