Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Bật mí cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Tác giả: Vũ Khánh

Ngày cập nhật: 02/03/2022

Kế hoạch truyền thông nội bộ là một yếu tố quan trọng có sức ảnh hưởng lớn tới hiệu quả minh bạch thông tin bên trong một doanh nghiệp. Vì vậy xây dựng một bản kế hoạch hiệu quả luôn là mục tiêu mà tổ chức nào cũng muốn hướng tới để thúc đẩy toàn bộ công ty đi lên, tạo ra một vă hóa doanh nghiệp lành mạnh, giàu bản sắc và phù hợp với con đường phát triển. Bài viết hôm nay của timviec365.vn sẽ giúp bạn có một cái nhìn cận cảnh hơn về kế hoạch truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp.

1. Vì sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả?

Trước khi thực hiện một công việc nào đó, câu hỏi đầu tiên được mọi người đặt ra luôn là lý do, hay nguyên nhân nào thúc đẩy ta phải thực hiện. Vì sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả là một câu hỏi tuy đơn giản nhưng không phải bất kỳ ai, công ty nào cũng có thể trả lời một cách thấu đáo.

Khác hẳn với pr nội bộ là hoạt động giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm người bên trong tổ chức, kế hoạch truyền thông nội bộ đảm bảo quá trình thông tin giữa doanh nghiệp với nhân viên của mình. Một kế hoạch truyền thông nội bộ thành công sẽ giúp nhân viên trở nên gắn kết hơn với công ty mình đang làm việc, từ đó, tạo ra một nhóm lao động hiệu quả, năng suất hơn hẳn so với những tổ chức yếu kém trong mảng xây dựng truyền thông nội bộ này.

Để chứng minh cho vai trò của hoạt động kế hoạch truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp, đã có rất nhiều những nghiên cứu thực tế, những con số chỉ ra được mối quan hệ chặt chẽ giữa hoạt động này với sự thành công. Con số cho thấy những nhân viên cảm thấy gắn kết với công ty sẽ đóng góp nhiều hơn 20% doanh thu cho doanh nghiệp của mình so với những nhân viên không thấy hứng thú với những gì ở nơi làm việc. Bên cạnh đó, họ cũng có xu hướng ít rời bỏ công ty hơn những nhân viên khác đến 87%, đảm bảo cho sự ổn định và chất lượng nhân lực trong doanh nghiệp rất nhiều.

Vì sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả
Vì sao cần xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, 71% những nhà quản lý doanh nghiệp có từ 500 nhân viên cho rằng kế hoạch truyền thông doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng quyết định thành công của công ty. Chỉ cần đầu tư 10% vào hoạt động củng cố truyền thông nội bộ, mỗi năm, doanh nghiệp có thể thu về hơn 2400 đô la lợi nhuận trên một nhân viên. Những số liệu trên đã chứng minh sức ảnh hưởng cực kỳ lớn của kế hoạch truyền thông nội bộ đến doanh thu, chất lượng quản lý và đội ngũ nhân viên tạo nên thành công cho một tổ chức.

Xem thêm: Những điều thú vị về truyền thông nội bộ Viettel

2. Các bước đi cụ thể để lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Để lập ra một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả không phải cứ làm theo cảm tính, áng chừng là xong mà người lập kế hoạch cần có những kiến thức nhất định về quy trình các bước phải đi qua để nắm hết được toàn bộ vấn đề cần giải quyết. Một bản kế hoạch hiệu quả sẽ xử lý được bài toán đồng nhất, đồng bộ hóa mục tiêu và hoạt động trong doanh nghiệp, để nhân viên nắm rõ được tầm quan trọng, sự đóng góp được ghi nhận của mình, và kế hoạch nào cũng sẽ được thực hiện dựa trên 6 vấn đề dưới đây.

2.1. Đánh giá tình hình thực thế

Trước khi xây dựng bất cứ thứ gì, bao gồm một kế hoạch truyền thông nội bộ, điều đầu tiên chúng ta cần làm đó là khảo sát, đánh giá tình hình thực tế. Bước đi này là một giai đoạn vô cùng quan trọng giúp mỗi doanh nghiệp nhìn nhận được những gì thực tế đang diễn ra bên trong tổ chức mình. Từ đó, họ sẽ phân tích được đâu là những ưu điểm và nhược điểm của mình trong hoạt động truyền thông nội bộ.

Đánh giá tình hình thực tế rất quan trọng
Đánh giá tình hình thực tế rất quan trọng

Để thực hiện được bước đi đầu tiên này, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để thu thập thông tin và tiến hành đánh giá. Thứ nhất, một checklist những mục tiêu nào đã hoàn thành và chưa hoàn thành có thể giúp đỡ rất nhiều trong việc xác định tình trạng hiện tại. Bên cạnh đó, những giải pháp như kiểm toán nội bộ, sử dụng khảo sát trong công ty hay phỏng vấn nhóm cũng có thể là những hoạt động phù hợp để nhà quản lý hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra bên trong doanh nghiệp.

2.2. Xác định đối tượng mục tiêu

Sau khi đã hiểu về vị thế, hoàn cảnh của chính doanh nghiệp mình, điều tiếp theo để tạo nên kế hoạch truyền thông nội bộ đó là xác định đối tượng mục tiêu cần hướng tới. Đây là những thông tin quan trọng trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp muốn hướng tới ai khi thực hiện truyền thông nội bộ. Họ nắm giữ những thông tin gì và có nhu cầu thông tin gì?

Xác định đâu là đối tượng cần nhắm tới
Xác định đâu là đối tượng cần nhắm tới

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều ban ngành với chức năng khác nhau cũng như những nhân viên, quản lý viên ở nhiều cấp độ khác nhau từ cao cấp đến sơ cấp. Vậy cụ thể, nhà lãnh đạo muốn sử dụng ngôn ngữ, truyền tải thông điệp hiệu quả thì việc phân chia nhóm đối tượng này là một công đoạn không thể thiếu.

2.3. Xác định thông điệp truyền tải

Khi đã biết đối tượng tiếp nhận thông tin, việc tiếp theo cần xác định là thông điệp cụ thể doanh nghiệp muốn truyền tải khi lập ra một kế hoạch truyền thông nội bộ. Họ muốn cải tiến, nâng cao hiệu quả của hoạt động này cụ thể đến mức nào, ở những phương diện nào và trong thời gian nào. Đặc biệt, khung tham chiếu SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timebound) có thể sẽ giúp ích trong trường hợp này. Đối với mỗi một thông điệp dành cho một đối tượng cụ thể, doanh nghiệp lại cần xây dựng những tiêu chí khác nhau để đạt hiệu quả tốt nhất cho kế hoạch truyền thông nội bộ của mình.

Thông điệp muốn truyền tải trong truyền thông nội bộ
Thông điệp muốn truyền tải trong truyền thông nội bộ

2.4. Vạch ra chiến lược cụ thể

Xác định chiến lược truyền thông nội bộ thường hay bị bỏ qua hoặc nhầm lẫn với các sách lược, công cụ thực hiện. Thực chất, chiến lược của doanh nghiệp là phương thức để đạt được mục tiêu mà bạn cần phải nhìn nhận ở mức độ toàn diện nhất, trong một bối cảnh lớn của công ty.

Một số những hoạt động bạn có thể xem xét để đảm bảo được độ chính xác cũng như độ tập trung của mục tiêu doanh nghiệp mình đó là thường xuyên kiểm tra độ phù hợp của chiến lược truyền thông nội bộ xem có cần thiết phải cải tiến, phát triển gì hơn nữa hay không. Đảm bảo các nguồn thông tin, dữ liệu được cập nhật và chia sẻ nội bộ cũng như dám thử nghiệm những công cụ, phương thức mới mẻ hơn.

Chỉ ra chiến lược cụ thể cho truyền thông nội bộ
Chỉ ra chiến lược cụ thể cho truyền thông nội bộ

2.5. Đặt ra các công cụ thực hiện mục tiêu

Một chiến lược truyền thông nội bộ chỉ có thể thành công khi ta đặt ra được các công cụ, tác vụ cụ thể để thực hiện chiến lược đó. Có ba điều bạn cần ghi nhớ ở bước đi này. Đầu tiên, xem xét sử dụng những kênh giao tiếp, trao đổi thông tin nội bộ với nhiều hình thức, cách thức khác nhau. Đó có thể là kênh trao đổi khi gặp mặt trực tiếp, khi họp phòng ban, những kênh mạng nội bộ công ty hay thậm chí là mạng xã hội. Công cụ thứ hai đó là thông tin, những chi tiết, cụ thể nào được đưa đến, đặc biệt là cho những nhân vật quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới nội bộ công ty. Cuối cùng là kiếm tra những công cụ thước đo dùng để đánh giá chiến lược, xem liệu chúng có đang phù hợp, thúc đẩy công ty phát triển hay không.

Một số công cụ để thực hiện được nêu ra trong bản kế hoạch
Một số công cụ để thực hiện được nêu ra trong bản kế hoạch

2.6. Đánh giá hiệu quả thực hiện

Để kết thúc một kế hoạch truyền thông nội bộ, mục đánh giá hiệu quả giữ một vị trí quan trọng không kém những ý lớn bên trên. Đây là kế hoạch chỉ ra việc sử dụng những chỉ số, dữ liệu nào để nhìn nhận sự thành công hay thất bại của một chiến lược truyền thông nội bộ.

Một số những mục thông tin có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả thực hiện bao gồm mức độ tập trung, chú ý của nhân viên trong công ty, tỷ lệ mở e-mail, cũng như chỉ số click chuột vào các thông tin được cung cấp trong hệ thống thông tin doanh nghiệp và các phản hồi tích cực.

Một bản kế hoạch truyền thông nội bộ về cơ bản đều sẽ được tạo dựng dựa trên những bước đi cơ bản như trên. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải tự điều chỉnh, sáng tạo những cách thức hoạt động sao cho phù hợp với đặc điểm, khả năng và nguồn lực cụ thể của doanh nghiệp mình. Từ đó, bạn có thể làm nên một bản kế hoạch hiệu quả nhất, giúp công ty phát triển hơn trên nhiều khía cạnh.

Truyền thông nội bộ Viettel

Tìm hiểu rõ hơn về cách Viettel làm truyền thông nội bộ, xây dựng đế chế công ty viễn thông mạnh nhất Việt Nam tại bài viết sau đây của timviec365.vn.

Truyền thông nội bộ Viettel

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý