Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ - Những điều cơ bản cần biết

Tác giả: Trần Quỳnh Trang

Ngày cập nhật: 18/02/2022

Một trong những kỹ năng cơ bản mà bất kỳ ai cũng cần phải biết đó chính là kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ. Thực tế, muốn những người thành công thường sở hữu kỹ năng này và bạn thì sao? Bạn đã biết gì về kỹ năng cơ bản này?

1. Đối tượng cần sử dụng kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ

Quản lý và lưu trữ hồ sơ là công việc sắp xếp, thiết kế, xem xét và sắp xếp lưu trữ lại các văn bản, hồ sơ trong một doanh nghiệp, tổ chức. Công việc này trực tiếp liên quan đến nhiệm vụ quản lý, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của một tổ chức.

Đối tượng chính cần sử dụng đến kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ đó chính là các nhân viên hành chính văn phòng. Họ phải xử lý và giải quyết rất nhiều thông tin của tổ chức cũng như cá nhân, vì thế nếu không biết cách sắp xếp và quản lý hồ sơ hiệu quả thì rất dễ mất kiểm soát dẫn đến công việc bề bộn, mọi thứ trở nên hỗn độn.

Đối tượng hành chính văn phòng
Đối tượng hành chính văn phòng

Ngoài ra kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ cũng dành cho những người làm công tác văn thư tại các trường học. Họ cần phải quản lý khối lượng tài liệu và sách vở khổng lồ. Vậy nên nếu họ không kiểm soát được số lượng thông tin lớn như thế thì sẽ là một trở ngại lớn trong công việc.

2. Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ

Quản lý và lưu trữ hồ sơ cần tuân theo những quy trình nhất định nếu muốn thực hiện tốt công việc kiểm soát, sắp xếp và lưu trữ tài liệu hồ sơ cho doanh nghiệp và tổ chức.

2.1. Lựa chọn cách tiếp cần hồ sơ lưu trữ

Lựa chọn cách tiếp cận phù hợp với năng lực của doanh nghiệp cũng như cách vận hành tổ chức của doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Hệ thống nên có cách tiếp cận hồ sơ nhanh chóng để có thể tối ưu tốc độ kiểm tra khi cần.

Hệ thống lưu trữ hồ sơ cũng cần phải thật dễ hiểu và đơn giản, đảm bảo dễ dàng vận hành và sử dụng, nếu không rất có thể xảy ra sự nhầm lẫn về những tài liệu cần tìm, làm chậm quá trình truy cập thông tin của bạn.

Quy trình quản lý hồ sơ
Quy trình quản lý hồ sơ

Ngoài ra, hệ thống lưu trữ hồ sơ mà bạn dùng cũng phải linh động và đa dạng kết nối để có thể mở rộng khối lượng hồ sơ tương thích khi cần đến. Chi phí cũng là một yếu tố quan trọng để bạn đánh giá cách tiếp cận quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Bên cạnh đó, bạn còn cần phải xem xét đến tính bảo mật của các phần mềm văn thư lưu trữ. Khi mọi thông tin nội bộ được đưa lên phần mềm, rất có khả năng bị đánh cắp hoặc rò rỉ thông tin. Nếu là những thông tin bình thường cơ bản thì không quan trọng quá nhưng nếu là thông tin và hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp thì cần phải đề cao cảnh giác.

2.2. Phân chia tài liệu và hồ sơ

Nếu muốn lưu trữ và quản lý hồ sơ tốt thì trước hết bạn cần phải phân loại được các loại giấy tờ khác nhau. Mỗi loại giấy tờ hồ sơ đều cần có dấu hiệu cất giữ riêng tránh việc nhầm lẫn, bạn có thể sắp xếp khoa học theo bảng chữ cái hoặc có thể sắp xếp theo mức độ quan trọng của công việc.

Phân chia thông tin tài liệu
Phân chia thông tin tài liệu

Nếu không nhớ rõ địa chỉ của nơi cất giữ hồ sơ thì bạn nên ghi chép lại hoặc có thể dùng một cuốn sổ nhỏ để lưu thông tin, tránh việc mất thì giờ đi tìm.

2.3. Tiến hành lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ không quá khó khăn và phức tạp. Sau khi chuẩn bị sắp xếp và phân chia các loại tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp tổ chức thì bạn sẽ đưa tài liệu lên phần mềm.

Xem thêm: Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

3. Những yếu tố cải thiện kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ

Kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ không tự nhiên sinh ra đã có mà phải trải qua quá trình rèn luyện nâng cao.

Thứ nhất là bạn nên bắt đầu với việc sắp xếp sách vở tài liệu khoa học. Sắp xếp mọi thứ theo thứ tự mà mình cảm thấy thích thú như sắp xếp giá sách theo thứ tự từ bé đến lớn, từ lớn đến bé hay sắp xếp theo tên tác giả, sắp xếp theo mức độ mà mình mong muốn ưu tiên.

Thứ hai là rèn luyện tư duy trí nhớ. Khi làm việc văn thư lưu trữ và trách nhiệm của bạn là lưu trữ quản lý số lượng lớn tài liệu thì bạn cũng không thể nào hoàn toàn nhờ vào sự giúp đỡ của các thiết bị phần mềm điện tử.

Các yếu tố cần thiết
Các yếu tố cần thiết

Hãy cố gắng nhớ vị trí của những cuốn tài liệu hồ sơ quan trọng đặt ở đâu, kế tiếp thì nhớ đến những tài liệu hồ sơ thường dùng.

Thứ ba là học cách sử dụng các phần mềm văn thư lưu trữ. Hiện nay, với sự phát triển chóng mặt của các phần mềm công nghệ, không ít sự xuất hiện của các phần mềm hỗ trợ lưu trữ tài nguyên của doanh nghiệp, tổ chức. Và thực tế, các doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng các phần mềm văn thư lưu trữ chuyên dụng. Vì vậy đặt ra yêu cầu bắt buộc là các nhân viên hành chính văn phòng phải biết điều hành, sử dụng hiệu quả các phần mềm văn thư lưu trữ.

4. Một số cách sắp xếp quản lý và lưu trữ hồ sơ

Một trong những thành tố mà bắt buộc bạn phải có đó là biết sắp xếp quản lý và lưu trữ hồ sơ theo nhiều cách khác nhau. Mỗi phòng ban, mỗi doanh nghiệp đều có cách thức hoạt động và lưu trữ văn thư khác nhau vì thế bạn cần phải đa dạng kiến thức sắp xếp quản lý và lưu trữ hồ sơ.

4.1. Cách sắp xếp hồ sơ theo mẫu tự

Theo mẫu tự ở đây chính là phân loại theo thứ tự chữ cái đầu tiên của loại hồ sơ đấy. Ưu điểm của cách sắp xếp này đó chính là có thể tham chiếu trao đổi cho hồ sơ đó không cần đầu mục và dường như có thể coi đây là cách phổ biến nhất, dễ hiểu nhất.

Tuy nhiên phương pháp này vẫn còn tồn tại những nhược điểm nhất định như có những tên thông dụng và rất dễ nhầm tên.

4.2. Cách sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo thời gian

Bạn có thể sắp xếp hồ sơ tài liệu theo thời gian mà hồ sơ tài liệu được lưu trữ trọng tổ chức. Ưu điểm của cách sắp xếp này đó chính là nó có thể giúp bạn mở rộng được kho lưu trữ thông tin. Các thông tin tài liệu và hồ sơ có thể chia theo tuần, theo tháng và theo từng kỳ một.

Phương pháp quản lý hồ sơ và lưu trữ
Phương pháp quản lý hồ sơ và lưu trữ

Ngoài ra, với phương thức quản lý và lưu trữ hồ sơ thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm việc. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này đó chính là quá rối và khó khăn trong việc tìm kiếm các thể loại tài liệu khác nhau, đặc biệt là không giữ được trong thời gian dài

4.3. Cách sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo vị trí địa lý

Đôi khi phương pháp này còn gọi là phương pháp điểm. Nếu doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh và cơ sở thì khi dùng phương pháp địa lý rất phù hợp để đánh giá tình hình tăng trưởng.

Thuận lợi của cách sắp xếp là chính là cho phép một người sử dụng hồ sơ cùng một lúc mà không xung đột với người khác.

5. Một số phần mềm văn thư lưu trữ phổ biến nhất

Để có thể sử dụng thành thạo kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ thì bạn cần biết thêm những phần mềm phổ biến dùng để quản lý tài liệu thông tin tốt hơn.

Một số loại phần mềm có thể kể đến như là: rool and reel, cassette, cartrige, magazine, microfiche,...

Tham khảo ngay phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí: https://vanthu.timviec365.vn/

Phần mềm văn thư lưu trữ
Phần mềm văn thư lưu trữ

Với mỗi loại phần mềm khác nhau sẽ nổi bật các tính năng khác nhau, khi lựa chọn bất kỳ oại phần mềm nào thì phải chú ý để trông đợi vào thầy.

Qua đây timviec365.vn vừa giới thiệu đến các bạn chủ đề kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Vai trò của các công tác văn thư

Xem thêm vai trò của công tác văn thư tại đây:

Vai trò của các công tác văn thư

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý