Kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ - Những điều cơ bản cần biết

1. Đối tượng cần sử dụng kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ

Quản lý và lưu trữ hồ sơ là công việc sắp xếp, thiết kế, xem xét và sắp xếp lưu trữ lại các văn bản, hồ sơ trong một doanh nghiệp, tổ chức. Công việc này trực tiếp liên quan đến nhiệm vụ quản lý, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của một tổ chức.

Đối tượng chính cần sử dụng đến kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ đó chính là các nhân viên hành chính văn phòng. Họ phải xử lý và giải quyết rất nhiều thông tin của tổ chức cũng như cá nhân, vì thế nếu không biết cách sắp xếp và quản lý hồ sơ hiệu quả thì rất dễ mất kiểm soát dẫn đến công việc bề bộn, mọi thứ trở nên hỗn độn.

Ngoài ra kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ cũng dành cho những người làm công tác văn thư tại các trường học. Họ cần phải quản lý khối lượng tài liệu và sách vở khổng lồ. Vậy nên nếu họ không kiểm soát được số lượng thông tin lớn như thế thì sẽ là một trở ngại lớn trong công việc.

2. Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ

Quản lý và lưu trữ hồ sơ cần tuân theo những quy trình nhất định nếu muốn thực hiện tốt công việc kiểm soát, sắp xếp và lưu trữ tài liệu hồ sơ cho doanh nghiệp và tổ chức.

2.1. Lựa chọn cách tiếp cần hồ sơ lưu trữ

Lựa chọn cách tiếp cận phù hợp với năng lực của doanh nghiệp cũng như cách vận hành tổ chức của doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Hệ thống nên có cách tiếp cận hồ sơ nhanh chóng để có thể tối ưu tốc độ kiểm tra khi cần.

Hệ thống lưu trữ hồ sơ cũng cần phải thật dễ hiểu và đơn giản, đảm bảo dễ dàng vận hành và sử dụng, nếu không rất có thể xảy ra sự nhầm lẫn về những tài liệu cần tìm, làm chậm quá trình truy cập thông tin của bạn.

Ngoài ra, hệ thống lưu trữ hồ sơ mà bạn dùng cũng phải linh động và đa dạng kết nối để có thể mở rộng khối lượng hồ sơ tương thích khi cần đến. Chi phí cũng là một yếu tố quan trọng để bạn đánh giá cách tiếp cận quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Bên cạnh đó, bạn còn cần phải xem xét đến tính bảo mật của các phần mềm văn thư lưu trữ. Khi mọi thông tin nội bộ được đưa lên phần mềm, rất có khả năng bị đánh cắp hoặc rò rỉ thông tin. Nếu là những thông tin bình thường cơ bản thì không quan trọng quá nhưng nếu là thông tin và hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp thì cần phải đề cao cảnh giác.

2.2. Phân chia tài liệu và hồ sơ

Nếu muốn lưu trữ và quản lý hồ sơ tốt thì trước hết bạn cần phải phân loại được các loại giấy tờ khác nhau. Mỗi loại giấy tờ hồ sơ đều cần có dấu hiệu cất giữ riêng tránh việc nhầm lẫn, bạn có thể sắp xếp khoa học theo bảng chữ cái hoặc có thể sắp xếp theo mức độ quan trọng của công việc.

Nếu không nhớ rõ địa chỉ của nơi cất giữ hồ sơ thì bạn nên ghi chép lại hoặc có thể dùng một cuốn sổ nhỏ để lưu thông tin, tránh việc mất thì giờ đi tìm.

2.3. Tiến hành lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ không quá khó khăn và phức tạp. Sau khi chuẩn bị sắp xếp và phân chia các loại tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp tổ chức thì bạn sẽ đưa tài liệu lên phần mềm.

Xem thêm: Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

3. Những yếu tố cải thiện kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ

Kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ không tự nhiên sinh ra đã có mà phải trải qua quá trình rèn luyện nâng cao.

Thứ nhất là bạn nên bắt đầu với việc sắp xếp sách vở tài liệu khoa học. Sắp xếp mọi thứ theo thứ tự mà mình cảm thấy thích thú như sắp xếp giá sách theo thứ tự từ bé đến lớn, từ lớn đến bé hay sắp xếp theo tên tác giả, sắp xếp theo mức độ mà mình mong muốn ưu tiên.

Ngày thứ hai, quan trọng là phát triển khả năng tư duy và nhớ thông tin. Khi thực hiện công việc lưu trữ và quản lý tài liệu văn thư, trách nhiệm của bạn là quản lý một lượng lớn tài liệu mà không thể hoàn toàn phụ thuộc vào các thiết bị và phần mềm điện tử.

Hãy cố gắng nhớ vị trí của những cuốn tài liệu hồ sơ quan trọng đặt ở đâu, kế tiếp thì nhớ đến những tài liệu hồ sơ thường dùng.

Thứ ba là học cách sử dụng các phần mềm văn thư lưu trữ. Hiện nay, với sự phát triển chóng mặt của các phần mềm công nghệ, không ít sự xuất hiện của các phần mềm hỗ trợ lưu trữ tài nguyên của doanh nghiệp, tổ chức. The fact is that businesses are gradually transitioning to using specialized document storage software. Vì vậy đặt ra yêu cầu bắt buộc là các nhân viên hành chính văn phòng phải biết điều hành, sử dụng hiệu quả các phần mềm văn thư lưu trữ.

4. Một số cách sắp xếp quản lý và lưu trữ hồ sơ

Một trong những thành tố mà bắt buộc bạn phải có đó là biết sắp xếp quản lý và lưu trữ hồ sơ theo nhiều cách khác nhau. Mỗi phòng ban, mỗi doanh nghiệp đều có cách thức hoạt động và lưu trữ văn thư khác nhau vì thế bạn cần phải đa dạng kiến thức sắp xếp quản lý và lưu trữ hồ sơ.

4.1. Cách sắp xếp hồ sơ theo mẫu tự

Theo mẫu tự ở đây chính là phân loại theo thứ tự chữ cái đầu tiên của loại hồ sơ đấy. Ưu điểm của cách sắp xếp này đó chính là có thể tham chiếu trao đổi cho hồ sơ đó không cần đầu mục và dường như có thể coi đây là cách phổ biến nhất, dễ hiểu nhất.

Tuy nhiên phương pháp này vẫn còn tồn tại những nhược điểm nhất định như có những tên thông dụng và rất dễ nhầm tên.

4.2. Cách sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo thời gian

Bạn có thể sắp xếp hồ sơ tài liệu theo thời gian mà hồ sơ tài liệu được lưu trữ trọng tổ chức. Ưu điểm của cách sắp xếp này đó chính là nó có thể giúp bạn mở rộng được kho lưu trữ thông tin. Các thông tin tài liệu và hồ sơ có thể chia theo tuần, theo tháng và theo từng kỳ một.

Ngoài ra, với phương thức quản lý và lưu trữ hồ sơ thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm việc. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này đó chính là quá rối và khó khăn trong việc tìm kiếm các thể loại tài liệu khác nhau, đặc biệt là không giữ được trong thời gian dài

4.3. Cách sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo vị trí địa lý

Đôi khi phương pháp này còn gọi là phương pháp điểm. Nếu doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh và cơ sở thì khi dùng phương pháp địa lý rất phù hợp để đánh giá tình hình tăng trưởng.

Thuận lợi của cách sắp xếp là chính là cho phép một người sử dụng hồ sơ cùng một lúc mà không xung đột với người khác.

5. Một số phần mềm văn thư lưu trữ phổ biến nhất

Để có thể sử dụng thành thạo kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ thì bạn cần biết thêm những phần mềm phổ biến dùng để quản lý tài liệu thông tin tốt hơn.

Một số loại phần mềm có thể kể đến như là: rool and reel, cassette, cartrige, magazine, microfiche,...

Tham khảo ngay phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí: https://vanthu.timviec365.vn/

Với mỗi loại phần mềm khác nhau sẽ nổi bật các tính năng khác nhau, khi lựa chọn bất kỳ oại phần mềm nào thì phải chú ý để trông đợi vào thầy.

Qua đây timviec365.vn vừa giới thiệu đến các bạn chủ đề kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ.