Những quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO hiện nay

1. Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào trong lĩnh vực văn thư lưu trữ là một trong những đổi mới đáng được quan tâm nhât strong nhành Thư viện hiện nay. Với việc áp dụng tiêu chuẩn này đã và đang mang đến những thuận lợi và những thách thức, thế những chúng ta cũng có thể thấy rõ hơn về những kết quả mà nó mang lại đối với tương lai và sự phát triển của ngành thư viện nói chung và văn thư lưu trữ nói riêng.

1.1. Sự cần thiết của tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực văn thư lưu trữ

Trong hoạt động ngành thư viện, chúng ta thường ít nói tới vấn đề tiêu chuẩn, chủ yếu nói về thống nhất và chuẩn hóa. “Thống nhất, chuẩn hóa, chia sẻ và hội nhập" đã trở thành phương châm của toàn ngành thư viện hiện nay. 

Nhận thấy sự cấp thiết của chuẩn hóa hiện nay đó là giúp cho việc đảm bảo thống nhất trong hoạt động của thư viện, tăng sức mạnh toàn ngành. Thứ hai, chuẩn hóa góp phần tổ chức hoàn thiện quản lý, hoạt động, nâng cao chất lượng phục vụ và năng suất lao động của người làm thư viện. Thứ ba, chuẩn hóa trong lưu trữ văn thư là cơ sở cho việc tăng cường hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin trong nước và quốc tế, là điều kiện quan trọng để mở rộng và hợp tác quốc tế.

Theo như Quyết định phê duyệt quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 cùng với định hướng đến năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin, ngày 04/05/2007 đã xác định như sau: “…Phát triển thư viện điện tử, hiện đại hoá thư viện với các máy móc và phương tiện hiện đại; thực hiện chuẩn hóa nghiệp vụ và áp dụng rộng rãi các chuẩn quốc gia và quốc tế, nhằm mục đích đạt được trình độ công nghệ ngày càng cao và chất lượng hoạt động tốt, phù hợp với các chuẩn hữu quan của quốc tế hiện nay”.

1.1.1. Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Những quy trình được Chi cục Văn thư-Lưu trữ Việt Nam áp dụng theo tiêu chuẩn ISO gồm có 9 mục, các mục cụ thể như sau:

(1)Quy trình thẩm định kế hoạch chỉnh lý tài liệu; (2)Quy trình kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ; (3)Quy trình thẩm định kế hoạch chỉnh lý tài liệu; (4) Quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; (5)Quy trình có ý kiến về năng lực chuyên môn của tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ; (7)Quy trình thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị; (8)Quy trình kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; (9)Quy trình thẩm định mục lục tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

1.1.2. Những thuận lợi khi áp dụng quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư lưu trữ, sẽ có những thuận lợi như sau:

Thứ nhất, trước khi áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư thì trước đó các doanh nghiệp và các lĩnh vực khác tại Việt nam. Chính vì vậy, trong ngành thư viện sẽ rút ra được kinh nghiệm cần thiết trong các bước thực hiện tránh những rủi ro không đáng có.

Thứ hai, theo Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/06/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của công tác văn thư, từ đây việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn này sẽ không chỉ nhận được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, mà nó còn nhận được sự đồng thuận của các cán bộ, công chức viên, viên chức viên lưu trữ văn thư,...

Thứ ba, áp dụng tiêu chuẩn ISO sẽ giúp ngành thư viện tạo được một hệ thống khoa học giúp nâng cao năng suất, chất lượng của công tác văn thư lưu trữ.

1.1.3. Những khó khăn áp dụng quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Bên cạnh những thuận lợi như đã nêu trên, quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO cũng gặp nhiều khó khăn và thử thách.

Thứ nhất, việc áp dụng ISO trong văn thư là những bước đi mới, chính vì vậy còn có những sai lầm trong các quy trình áp dụng, hiểu sai quy trinh và áp dụng chưa đúng các tiêu chuẩn.

Thứ hai, các cơ sở pháp lý chưa hoàn thiện và đồng bộ cũng gây nhiều khó khăn trong quy trình áp dụng ISO trong công tác văn thư.

Thứ ba, những khó khăn trong kinh phí triển khai.

1.2. Những yêu cầu trong việc áp dụng hệ thống ISO vào công tác văn thư lưu trữ

Đầu tiên các yêu cầu chung cần có để có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO trong văn thư lưu trữ đó là: các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận văn thư, lưu trữ. Phải có quy chế văn thư và có người thực hiện quy trình tiêu chuẩn. Phải có cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện tiêu chuẩn. 

Yêu cầu cụ thể: 

- Các quy trình công việc thực hiện phải được cụ thể hóa thành từng bước và sắp xếp theo những trình tự xác định và phù hợp với thực tiễn của đơn vị.

- Quy trình phải chỉ rõ những người đứng đầu và những người chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện áp dụng các tiêu chuẩn. Điều này sẽ giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt được các quy trình xử lý, những người thực hiện sẽ có thể nâng cao trách nhiệm trong công việc.

- Các quy trình xây dựng cần được thực hiện nghiêm túc và được áp dụng như các quy định khác của cơ quan thì mới có thể nhận được những hiệu quả nhất định.

Xem thêm: Học chứng chỉ văn thư lưu trữ ở đâu tốt nhất

2. Quy trình thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị theo tiêu chuẩn ISO

Đối với tiêu chuẩn ISO được áp dụng trong văn thư lưu trữ gồm 9 quy trình, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra cụ thể một quy trình thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về việc áp dụng ISO vào ngành thư viện nhé.

Quy trình thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị như sau:

- Điều kiện áp dụng: các cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu.

- Thành phần hồ sơ: Văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định, có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị. Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu đã được gửi. Ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Bản thuyết minh những tài liệu đã hết giá trị. Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Số lượng hồ sơ gồm 2 bộ.

- Thời gian xử lý: 17 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ

- Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và thực hiện việc trả kết quả thuộc Chi cục Văn thư-Lưu trữ hoặc Sở nội vụ.

- Lệ phí: không

- Quy trình xử lý công việc: 

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ (tại Chi cục Lưu trữ-Văn thư hoặc Sở nội vụ)

Bước 2: Tiếp nhận và đóng dấu, cập nhật vào hồ sơ điện tử (trách nhiệm Chi cục Lưu trữ-Văn thư)

Bước 3: Lãnh đạo HC-TH xử lý trên hệ thống VBĐT

Bước 4: Lãnh đạo phòng QLVTLT phan công chuyên viên rà soát hồ sơ

Bước 5: CC phụ trách kiểm tra và xử lý hồ sơ

Bước 6: Lãnh đạo Chi cục xem xét và xếp lịch thẩm định

Bước 7: Thẩm định tại kho cơ quan, tổ chức

Bước 8: CC phụ trách thực hiện mở hồ sơ công việc, soạn thảo các văn bản đi kèm

Bước 9: Lãnh đạo phòng QLVTLT xem xét kỹ phiếu trình

Bước 10: Lãnh đạo HC-TC xem xét kỹ các phiếu trình

Bước 11: Lãnh đạo Chi cục thực hiện ký

Bước 12: Lãnh đạo CCVTLT xem xét ký nháy

Bước 13: Cho số đóng dấu, trả kết quả

Quy trình phải được dựa trên các cơ sở pháp lý như Luật lưu trữ,...

Trên đây là một số thông tin về quy trình lưu trữ văn thư chuẩn ISO, mỗi quy trình trong tiêu chuẩn sẽ có những bước thực hiện hiện khác nhau. Nếu bạn có mong muốn tìm hiểu rõ hơn về các quy trình áp dụng tiêu chuẩn khác trong văn thư lưu trữ, hãy truy cập trở về trang chủ của chúng tôi để được cung cấp những thông tin hữu ích nhất dành cho bạn.

Bạn có thể tìm hiểu thêm phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí tại đây: https://vanthu.timviec365.vn/