bg_header

Mã QR đăng nhập App

ico
Quay lại

Những quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO hiện nay

Tác giả: Nguyễn Hằng

Lần cập nhật gần nhất: 02/08/2024

Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO tại Việt nam đang được từng bước áp dụng vào các cơ quan, tổ chức có kho lưu trữ văn thư tại Việt Nam. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những thông tin cụ thể về quy trình lưu trữ văn thư chuẩn ISO trong bài viết dưới đây nhé!

1. Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào trong lĩnh vực văn thư lưu trữ là một trong những đổi mới đáng được quan tâm nhât strong nhành Thư viện hiện nay. Với việc áp dụng tiêu chuẩn này đã và đang mang đến những thuận lợi và những thách thức, thế những chúng ta cũng có thể thấy rõ hơn về những kết quả mà nó mang lại đối với tương lai và sự phát triển của ngành thư viện nói chung và văn thư lưu trữ nói riêng.

1.1. Sự cần thiết của tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực văn thư lưu trữ

Trong hoạt động ngành thư viện, chúng ta thường ít nói tới vấn đề tiêu chuẩn, chủ yếu nói về thống nhất và chuẩn hóa. “Thống nhất, chuẩn hóa, chia sẻ và hội nhập" đã trở thành phương châm của toàn ngành thư viện hiện nay. 

Nhận thấy sự cấp thiết của chuẩn hóa hiện nay đó là giúp cho việc đảm bảo thống nhất trong hoạt động của thư viện, tăng sức mạnh toàn ngành. Thứ hai, chuẩn hóa góp phần tổ chức hoàn thiện quản lý, hoạt động, nâng cao chất lượng phục vụ và năng suất lao động của người làm thư viện. Thứ ba, chuẩn hóa trong lưu trữ văn thư là cơ sở cho việc tăng cường hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin trong nước và quốc tế, là điều kiện quan trọng để mở rộng và hợp tác quốc tế.

Sự cấp thiết của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư lưu trữ
Sự cấp thiết của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư lưu trữ

Theo như Quyết định phê duyệt quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2024 cùng với định hướng đến năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin, ngày 04/05/2024 đã xác định như sau: “…Phát triển thư viện điện tử, hiện đại hoá thư viện với các máy móc và phương tiện hiện đại; thực hiện chuẩn hóa nghiệp vụ và áp dụng rộng rãi các chuẩn quốc gia và quốc tế, nhằm mục đích đạt được trình độ công nghệ ngày càng cao và chất lượng hoạt động tốt, phù hợp với các chuẩn hữu quan của quốc tế hiện nay”.

1.1.1. Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Những quy trình được Chi cục Văn thư-Lưu trữ Việt Nam áp dụng theo tiêu chuẩn ISO gồm có 9 mục, các mục cụ thể như sau:

(1)Quy trình thẩm định kế hoạch chỉnh lý tài liệu; (2)Quy trình kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ; (3)Quy trình thẩm định kế hoạch chỉnh lý tài liệu; (4) Quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; (5)Quy trình có ý kiến về năng lực chuyên môn của tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ; (7)Quy trình thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị; (8)Quy trình kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; (9)Quy trình thẩm định mục lục tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO
Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

1.1.2. Những thuận lợi khi áp dụng quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư lưu trữ, sẽ có những thuận lợi như sau:

Thứ nhất, trước khi áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư thì trước đó các doanh nghiệp và các lĩnh vực khác tại Việt nam. Chính vì vậy, trong ngành thư viện sẽ rút ra được kinh nghiệm cần thiết trong các bước thực hiện tránh những rủi ro không đáng có.

Những thuận lợi khi áp dụng ISO đối với công tác văn thư lưu trữ
Những thuận lợi khi áp dụng ISO đối với công tác văn thư lưu trữ

Theo Quyết định số 144/2024/QĐ-TTg ngày 20/06/2024 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công việc văn thư, việc áp dụng chuẩn này không chỉ thu hút sự chú ý của lãnh đạo các cấp mà còn được ủng hộ từ phía các cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên lưu trữ văn thư,...

Thứ ba, áp dụng tiêu chuẩn ISO sẽ giúp ngành thư viện tạo được một hệ thống khoa học giúp nâng cao năng suất, chất lượng của công tác văn thư lưu trữ.

1.1.3. Những khó khăn áp dụng quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO

Bên cạnh những thuận lợi như đã nêu trên, quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO cũng gặp nhiều khó khăn và thử thách.

Thứ nhất, việc áp dụng ISO trong văn thư là những bước đi mới, chính vì vậy còn có những sai lầm trong các quy trình áp dụng, hiểu sai quy trinh và áp dụng chưa đúng các tiêu chuẩn.

Thứ hai, các cơ sở pháp lý chưa hoàn thiện và đồng bộ cũng gây nhiều khó khăn trong quy trình áp dụng ISO trong công tác văn thư.

Thứ ba, những khó khăn trong kinh phí triển khai.

Những khó khăn khi áp dụng ISO đối với công tác văn thư lưu trữ
Những khó khăn khi áp dụng ISO đối với công tác văn thư lưu trữ

1.2. Những yêu cầu trong việc áp dụng hệ thống ISO vào công tác văn thư lưu trữ

Đầu tiên các yêu cầu chung cần có để có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO trong văn thư lưu trữ đó là: các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận văn thư, lưu trữ. Phải có quy chế văn thư và có người thực hiện quy trình tiêu chuẩn. Phải có cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện tiêu chuẩn. 

Yêu cầu cụ thể: 

- Các quy trình công việc thực hiện phải được cụ thể hóa thành từng bước và sắp xếp theo những trình tự xác định và phù hợp với thực tiễn của đơn vị.

- Quy trình phải chỉ rõ những người đứng đầu và những người chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện áp dụng các tiêu chuẩn. Điều này sẽ giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt được các quy trình xử lý, những người thực hiện sẽ có thể nâng cao trách nhiệm trong công việc.

- Các quy trình xây dựng cần được thực hiện nghiêm túc và được áp dụng như các quy định khác của cơ quan thì mới có thể nhận được những hiệu quả nhất định.

Xem thêm: Học chứng chỉ văn thư lưu trữ ở đâu tốt nhất

Đối với tiêu chuẩn ISO được áp dụng trong văn thư lưu trữ gồm 9 quy trình, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra cụ thể một quy trình thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về việc áp dụng ISO vào ngành thư viện nhé.

Quy trình thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị như sau:

- Điều kiện áp dụng: các cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu.

- Thành phần hồ sơ: Văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định, có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị. Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu đã được gửi. Ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Bản thuyết minh những tài liệu đã hết giá trị. Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Số lượng hồ sơ gồm 2 bộ.

- Thời gian xử lý: 17 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ

- Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và thực hiện việc trả kết quả thuộc Chi cục Văn thư-Lưu trữ hoặc Sở nội vụ.

- Lệ phí: không

Quy trình thẩm định văn thư lưu trữ hết giá trị
Quy trình thẩm định văn thư lưu trữ hết giá trị

- Quy trình xử lý công việc: 

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ (tại Chi cục Lưu trữ-Văn thư hoặc Sở nội vụ)

Bước 2: Tiếp nhận và đóng dấu, cập nhật vào hồ sơ điện tử (trách nhiệm Chi cục Lưu trữ-Văn thư)

Bước 3: Lãnh đạo HC-TH xử lý trên hệ thống VBĐT

Bước 4: Lãnh đạo phòng QLVTLT phan công chuyên viên rà soát hồ sơ

Bước 5: CC phụ trách kiểm tra và xử lý hồ sơ

Bước 6: Lãnh đạo Chi cục xem xét và xếp lịch thẩm định

Bước 7: Thẩm định tại kho cơ quan, tổ chức

Các bước quy trình thẩm định
Các bước quy trình thẩm định

Bước 8: Các bạn phụ trách hãy thực hiện mở hồ sơ công việc và soạn thảo các văn bản đi kèm.

Bước 9: Lãnh đạo phòng QLVTLT xem xét kỹ phiếu trình

Bước 10: Lãnh đạo HC-TC xem xét kỹ các phiếu trình

Bước 11: Lãnh đạo Chi cục thực hiện ký

Bước 12: Lãnh đạo CCVTLT xem xét ký nháy

Bước 13: Cho số đóng dấu, trả kết quả

Quy trình phải được dựa trên các cơ sở pháp lý như Luật lưu trữ,...

Trên đây là một số thông tin về quy trình lưu trữ văn thư chuẩn ISO, mỗi quy trình trong tiêu chuẩn sẽ có những bước thực hiện hiện khác nhau. Nếu bạn có mong muốn tìm hiểu rõ hơn về các quy trình áp dụng tiêu chuẩn khác trong văn thư lưu trữ, hãy truy cập trở về trang chủ của chúng tôi để được cung cấp những thông tin hữu ích nhất dành cho bạn.

Bạn có thể tìm hiểu thêm phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí tại đây: https://vanthu.timviec365.vn/

Nghiệp vụ văn thư

Nghiệp vụ văn thư mà nhân viên cần có là gì? Những nơi đào tạo một nhân viên văn thư với đầy đủ những nghiệp vụ, kỹ năng giúp bạn có thể ứng tuyển cho vị trí này một cách dễ dàng hơn? Click vào link dưới đây để biết thêm chi tiết!

Nghiệp vụ văn thư

Chuyên mục

Bí quyết viết CV Tâm sự Nghề nghiệp Cẩm Nang Tìm Việc Kỹ Năng Tuyển Dụng Cẩm nang khởi nghiệp Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm Kỹ năng ứng xử văn phòng Quyền lợi người lao động Bí quyết đào tạo nhân lực Bí quyết lãnh đạo Bí quyết làm việc hiệu quả Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép Bí quyết viết thư xin thôi việc Cách viết đơn xin việc Bí quyết tăng lương Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên Kỹ năng đàm phán lương Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản trị doanh nghiệp Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng Mẹo viết hồ sơ xin việc Mẹo viết thư xin việc Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng Định hướng nghề nghiệp Top việc làm hấp dẫn Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng Tư vấn việc làm ngành Báo chí Tư vấn tìm việc làm thêm Tư vấn việc làm ngành Bất động sản Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin Tư vấn việc làm ngành Du lịch Tư vấn việc làm ngành Kế toán Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật Tư vấn việc làm ngành Sư phạm Tư vấn việc làm ngành Luật Tư vấn việc làm thẩm định Tư vấn việc làm vị trí Content Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn Tư vấn việc làm quản lý Kỹ năng văn phòng Nghề truyền thống Các vấn đề về lương Tư vấn tìm việc làm thời vụ Cách viết Sơ yếu lý lịch Cách gửi hồ sơ xin việc Biểu mẫu phục vụ công việc Tin tức tổng hợp Ý tưởng kinh doanh Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh Mẹo viết Thư cảm ơn Góc Công Sở Hoạt động đoàn thể Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Cẩm nang kinh doanh Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất Mô tả công việc ngành Kinh doanh Mô tả công việc ngành Bán hàng Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán Mô tả công việc ngành Marketing - PR Mô tả công việc ngành Nhân sự Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin Mô tả công việc ngành Sản xuất Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải Mô tả công việc Kho vận - Vật tư Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn Mô tả công việc ngành Hàng không Mô tả công việc ngành Xây dựng Mô tả công việc ngành Y tế - Dược Mô tả công việc Lao động phổ thông Mô tả công việc ngành Kỹ thuật Mô tả công việc Nhà nghiên cứu Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính Mô tả công việc Biên - Phiên dịch Mô tả công việc ngành Thiết kế Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern Mô tả công việc ngành Freelancer Mô tả công việc Công chức - Viên chức Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận Hồ sơ doanh nhân Việc làm theo phường Danh sách các hoàng đế nổi tiếng Vĩ Nhân Thời Xưa Chấm Công Tài Sản Doanh Nghiệp Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Quản Lý Công Việc Nhân Viên Đánh giá nhân viên Quản Lý Trường Học Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Kinh nghiệm Quản lý kho hàng Quản Lý Gara Ô Tô Xem thêm gợi ý