Công tác văn thư là gì và vai trò của công tác văn thư như thế nào?

1. Định nghĩa văn thư là gì?

Theo quy định tại Nghị định 110/2024/NĐ-CP ngày 8/4/2024 của chính phủ về công tác văn thư, công tác văn thư đề cập đến các nhiệm vụ như soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và xử lý tài liệu khác phát sinh trong hoạt động của các cơ quan tổ chức hay quản lý, cũng như việc sử dụng con dấu.

Công tác văn thư được áp dụng áp dụng nhiều đối với các cơ quan của Nhà Nước hay tổ chức chính trị và xã hội, tổ chức kinh tế hay đơn vị vũ trang nhân dân và một số các tổ chức còn lại khác.

Xem ngay: Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí, chuyên nghiệp: https://vanthu.timviec365.vn/

2. Vai trò của công tác văn được hiểu như thế nào?

Công tác văn thư có vai trò về hiệu quả hoạt động văn thư sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động quản lý của các tổ chức. Bên cạnh đó công tác văn thư còn đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ những thông tin cần thiết để phục vụ nhiệm vụ quản lý hoặc điều hành.

Vai trò của công tác văn thư vừa có chức năng đảm bảo được thông tin hoạt động của tổ chức vừa có chức năng truyền đạt hoặc phổ biến thông tin bằng văn bản

Nếu công việc văn thư được thực hiện hiệu quả, sẽ hỗ trợ tổ chức giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời đảm bảo chất lượng và tuân thủ đúng chính sách, bảo mật quốc gia và hạn chế lãng phí tài liệu.

Công tác văn thư đảm bảo được giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của các tổ chức. Đối với nội dung của tài liệu hình thành nhận được trong quá trình giải quyết công việc và phản ánh chính xác hoặc chấn thực các hoạt động của tổ chức.

Công tác văn thư được thực hiện có nề nếp sẽ đảm bảo được giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ sau này. Nguồn bổ sung tài liệu và lưu trữ thì chủ yếu từ giai đoạn văn thư.

Xem thêm: Văn thư lưu trữ tiếng anh là gì?

3. Đặc điểm của công tác văn thư.

Công tác văn thư cũng sẽ có một số đặc điểm riêng về yêu cầu và nhiệm vụ sau đây.

3.1. Một số yêu cầu đối với công việc văn thư

3.1.1. Công tác văn thư một cách nhanh chóng

Công tác văn thư cần thực hiện một cách nhanh chóng như xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhan hay kịp thời sẽ giúp góp phần giải quyết nhanh chóng các công việc trong cơ quan, tổ chức.

3.1.2. Công tác văn thư một cách chính xác.

Yêu cầu công tác văn thư chính xác về mặt nội dung:  nội dung văn bản ban hành phải tuân thủ và không đi trái với các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên ( nghĩa là đảm bảo tính pháp lý một cách tuyệt đối) các dẫn chứng được nêu ra phải chính xác, số liệu đầy đủ, luận cứ một cách rõ ràng.

Yêu cầu công tác văn thư chính xác về hình thức: văn bản phải được soạn thảo đúng theo thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật đề ra (chính xác về quy trình kỹ thuật), theo đó các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư sẽ được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

3.1.3. Công tác văn thư một cách bí mật và hiện đại

Yêu cầu bí mật về bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách giống như bí mật về nội dung các văn bản đến từ đó giải quyết văn bản hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưu lại văn bản.

Yêu cầu về  hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư giống như bằng việc ứng dụng về công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phòng hiện đại.

3.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư.

Các nhiệm vụ đã được quy định công việc văn thư phải làm là:

Thứ nhất nhận và vào sổ công văn. Thứ hai xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và giải quyết công văn. Thứ ba ghiên cứu công văn và khởi thảo công văn. Thứ ba sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo. Thứ từ đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn. Thứ năm vào sổ và gửi công văn đi. Thứ sáu làm sổ ghi chép tài liệu. Thứ bảy làm các loại biên bản. Thứ tám lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu.

Một doanh nghiệp hay cơ quan tổ chức nào đi vào hoạt động là phải triển khai ngay về việc quản lý hồ sơ cũng như tài liệu với giai đoạn đầu tiên là làm tốt công văn đi và công văn đến. Nhất thiết là không được để ùn đống tài liệu lại hay làm mất mát tài liệu, gây nên cản trở công việc, và tạo cho kẻ xấu dễ lợi dụng.

Đối với tất cả cả công văn, tài liệu đến doanh nghiệp đều bằng các phương tiện khác nhau và đều phải trải qua văn thư đăng ký vào sổ để được quản lý thống nhất.

Tất cả công văn, tài liệu được lấy danh nghĩa doanh nghiệp để gửi ra ngoài đều phải đi qua văn thư hay đăng ký vào sổ và làm thủ tục gửi đi, đồng thời phải có bản lưu tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp để quản lý thống nhất.

Đối với các sổ ghi chép đăng ký công văn đi, công văn đến là những sổ cái, phải được trưởng phòng hành chính cũng như doanh nghiệp hoặc cơ quan quản lý chặt chẽ, bao gồm từ các mẫu cột đăng ký, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ghi chép cập nhật hay khoá sổ theo định kỳ. Các sổ ghi chép đã khoá sổ phải được lưu giữ theo thời gian quy định đề ra.

Công văn đến và công văn đi phải được xử lý một cách khẩn trương, nhanh chóng trong ngày và chính xác và giữ bí mật, bảo đảm được sự hoạt động, điều hành thông suốt của doanh nghiệp.

Cho dù công tác văn thư và lưu trữ đã có từ rất lâu trước đó, song trở lại một vài năm gần đây, không ít người được coi đó chỉ là một công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm công tác văn thư, lưu trữ nên cũng chưa có những quan tâm, chú trọng hay đầu tư xứng đáng. Đây chính là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng và chính xác khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần phải được nhìn nhận lại.

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động văn phòng của mỗi cơ quan, tổ chức. Đó được coi là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để có thể đưa công tác này đi vào nề nếp quy củ và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra, cần có một đội ngũ hay cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn cũng như nghiệp vụ hay một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động đến từ các cơ quan nhà nước và các cơ quan chức năng có chuyên ngành. Cũng đừng vì những nhận thức chưa đúng mà chúng ta lại xem nhẹ công tác này và phủ nhận  đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ - những con người đã cống hiến và hy sinh thầm lặng.

Trên đây timviec365.vn đã giúp bạn tìm hiểu về định nghĩa cũng như vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Để có thể tìm hiểu nhiều nội dung hơn đừng bỏ qua bài viết tiếp theo nhé.