10 Kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả trong doanh nghiệp

1. Bạn hiểu kỹ năng sắp xếp là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là kỹ năng phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ khác nhau trong khoảng thời gian làm việc cụ thể. Thông qua việc thể hiện kỹ năng này nhà tuyển dụng có thể có những quyết định xem có nên lựa chọn bạn trở thành ứng viên sáng giá phù hợp với vị trí mà họ ứng tuyển hay không.

Kỹ năng sắp xếp là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu phù hợp với những vị trí nhân viên khối văn phòng hay là trợ lý. Thử tưởng tượng xem nếu không có kỹ năng sắp công việc thì bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ theo thời hạn cho phép hay không?

Chính bởi vai trò quan trọng của kỹ năng sắp xếp nên nhà tuyển dụng và ban lãnh đạo luôn có đánh giá cao cho những ứng viên sở hữu nó. Không để các bạn phải chờ lâu, ngay sau đây là 10 gợi ý về kỹ năng sắp xếp công việc sao cho hiệu quả nhất có thể bạn đang cần.

2. 10 Kỹ năng sắp xếp giúp bạn thành công

Bạn cảm thấy công việc quá mệt mỏi và khối lượng công việc ngày càng nhiều và không biết làm cách nào để thoát ra khỏi mớ hỗn độn này? Đừng lo, tôi sẽ gợi ý cho bạn những cách giúp bạn đạt hiệu quả cao trong công việc, từ nay bạn khỏi lo vấn đề công việc chồng chất ngày nọ qua ngày kia nữa nhé:

2.1. Lập danh sách đầu công việc

Lập danh sách công việc cần thực hiện là giải pháp đầu tiên mà bạn có thể áp dụng? Mục đích làm gì ư?

Với danh sách này bạn sẽ đảm bảo không bỏ sót bất cứ một nhiệm vụ nào. Bên cạnh đó dựa vào danh sách bạn cũng có thể theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện đối với mỗi đầu công việc đó.

Với những ai làm việc ở vị trí có khối lượng công việc lớn như trợ lý Giám đốc chẳng hạn thì đây sẽ là giải pháp trước mắt giúp bạn ghi nhớ nhiệm vụ được giao và cần phải thực hiện.

2.2. Tập trung khi làm việc

Tại sao cùng một khối lượng công việc nhưng có người lại xong trước, người lại xong sau? Một phần do khả năng của mỗi người mặt khác cũng do ảnh hưởng của sự tập trung khi làm việc. 

Người tập trung với công việc thường sẽ có tốc độ làm việc nhanh hơn so với những người làm việc thiếu tập trung, điều này đã được chứng minh bằng thực tế.

Nếu để ý, bạn sẽ dễ dàng nhận ra rằng những nhân viên có thái độ làm việc nghiêm túc, không nói chuyện, không làm việc cá nhân thì không những thời gian hoàn thành công việc nhanh hơn mà hiệu suất làm việc lại lớn hơn rất nhiều.

2.3. Kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên 

Nếu đã NOTE lượng công việc ra một tờ giấy rồi thì bạn hãy nhìn vào đó để theo dõi những phần việc đã hoàn thành và phần việc chưa hoàn thành.

Việc theo dõi tiến độ công việc sẽ không làm mất quá nhiều thời gian của bạn đâu nhé, nhưng lại có tác dụng giúp bạn kiểm soát được lượng công việc trong ngày cần làm, để không bị bỏ sót bất cứ đầu việc nào ở lại.

Việc làm IT phần mềm

2.4. Chủ động với công việc của mình

Chủ động luôn là tác phong được đánh giá cao trong bất kỳ môi trường nào. Việc chủ động sẽ được thể hiện thông qua việc chuẩn bị, sắp xếp những thứ cần thiết cho ngày hôm sau. Điều này giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và sẽ làm hạn chế sự vội vàng, qua loa khi bắt đầu một ngày mới.

Trong mọi tình huống nếu bạn là người chủ động bạn sẽ luôn lường trước được kết quả cuối cùng và sẽ có những sự chuẩn bị trước cho những phương án xấu để giải quyết ổn thoả.

2.5. Tận dụng tối đa quỹ thời gian hạn hẹp của mình

Bạn có thường xuyên rơi vào tình trạng buồn ngủ vào buổi sáng và tập trung làm việc hơn vào buổi chiều hay không? Đây là tình trạng phổ biến được diễn ra đối với rất nhiều người và họ cần phải khắc phục để hiệu quả công việc được nâng cao.

Khắc phục bằng cách nào đây?

Giải pháp tối ưu nhất mà tôi muốn chia sẻ tới các bạn chính là nên tận dụng khoảng thời gian tập trung ấy của mình. Trong lúc đó, bộ não của bạn đang được tập trung hết mức có thể để tạo ra hiệu suất công việc tốt hơn, chính vì vậy bạn đừng để bận tâm bất cứ việc gì trong khoảng thời gian ấy nhé vì nó sẽ giúp bạn đạt hiệu quả gấp đôi, thậm chí là gấp ba lần so với những khoảng thời gian khác.

Nhiều người nói rằng nếu buồn ngủ thì họ thường uống cà phê hoặc là một thứ nước uống gì đó có tác dụng tỉnh táo, tuy nhiên đây là giải pháp chỉ áp dụng được với một số người, số còn lại là không thể khắc phục. Vì vậy hãy thực hiện theo cách mà tôi đưa ra để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể thực hiện và thu được kết quả tốt nhất.

2.6. Hạn chế những gián đoạn xảy ra

Việc lập nên một kế hoạch công việc thực hiện trong ngày sẽ có tác dụng rất lớn khiến bạn giảm thiểu những gián đoạn không lường trước xảy ra trong ngày. Hãy đảm bảo tất cả công việc đều được lên danh sách theo trình tự trong đó đã tính đến yếu tố ưu tiên lên hàng đầu để khi làm hạn chế nhất những phát sinh xảy ra.

Chuông điện thoại di động cũng có thể làm bạn bị phân tâm và gián đoạn công việc, gây giảm hiệu suất chính vì vậy nếu có thể thì hãy tắt chuông thiết bị di động để tập trung cho công việc mình đang làm.

Những cuộc họp dường như không có tác dụng thì nên hạn chế diễn ra để không làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Thông thường những cuộc họp nên diễn ra vào cuối tuần, hoặc cuối ngày tránh việc họp theo “cảm hứng” sẽ gây phiền hà và ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả thu được.

2.7. Chia thời gian hợp lý theo đầu việc

Để đảm bảo toàn bộ công việc được giao thực hiện hoàn thành trong ngày thì bạn cần chia lượng công việc đó với quỹ thời gian tương ứng để đảm bảo trong khoảng thời gian ấy bạn vẫn làm xong phần việc đó và cuối ngày sẽ hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ được giao.

Giả sử trong ngày bạn có 8 đầu việc chính, với giờ làm 8 tiếng thì bạn có thể chia đều mỗi nhiệm vụ sẽ thực hiện trong vòng 1 giờ đồng hồ. Hoặc có những nhiệm vụ khó hơn, đặc thù cần phải mất thời gian tìm kiếm dữ liệu lâu hơn thì có thể ưu tiên thêm thời gian và giảm bớt thời gian ở những nhiệm vụ đơn giản đi.

Với cách này chắc chắn bạn sẽ luôn hoàn thành xuất sắc những công việc được giao trong ngày.

Việc làm kinh doanh

2.8. Học cách uỷ thác công việc

Bạn là người thông minh, giỏi giang và bạn nhận thấy rằng mọi việc trong phòng bạn đều có khả năng thực hiện. Tuy nhiên không phải vì vậy mà bạn có thể ôm hết những nhiệm vụ đó về mình đâu nhé. 

Hãy học cách “chia sẻ” công việc cho người khác hay nói cách khác là “uỷ thác” bớt phần việc cho người có chuyên môn để giảm thiểu khối lượng công việc cho mình, hơn nữa người có chuyên môn chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn chứ.

Sự chia sẻ này cũng sẽ giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào mảng chuyên môn của bạn mà không bị áp lực về khối lượng công việc. Chỉ nên làm hộ khi có sự “cầu cứu” trong khi bạn lại khá là rảnh rang với phần việc của mình, còn lại hãy tập trung với nhiệm vụ chính của mình thôi để đảm bảo phần việc của mình được thực hiện tốt nhất.

2.9. Sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp

Dù bạn có phòng làm việc riêng hay là ngồi chung với nhiều người thì việc sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp cũng sẽ góp phần làm cho hiệu suất công việc tăng lên đáng kể đấy nhé. 

Ví dụ, một chiếc máy photocopy được đặt ở đúng vị trí trong phòng vừa làm tiết kiệm không gian lại giúp bạn di chuyển tiện lợi góp phần tăng nhanh thời gian thực hiện công việc. Hay là các trang thiết bị phục vụ công việc trên bàn làm việc của bạn cần được sắp xếp gọn gàng, đúng nơi quy định sẽ giúp bạn lấy chúng dễ dàng khi cần và không phải tốn công lục tìm khi vứt chúng lung tung nữa.

2.10. Nghỉ ngơi và chăm sóc sức khỏe cho bản thân

Làm việc nhiều sẽ giúp bạn rèn luyện được nhiều kỹ năng và bạn có thể hoàn thiện bản thân song cần phải biết cách làm việc khoa học, kết hợp với nghỉ ngơi thư giãn bạn nhé.

Nếu làm việc liên tục trong thời gian dài có thể sẽ khiến cơ thể bạn bị mệt mỏi thậm chí là suy nhược. Vì vậy cần phải có chế độ làm việc và nghỉ ngơi một cách khoa học nhất để đảm bảo công việc vẫn có thể hoàn thành mà sức khoẻ vẫn ổn định.

Hãy thư giãn và giải lao khoảng vài phút mỗi khi kết thúc một phần việc nào đó, điều này sẽ khiến cơ thể giảm căng thẳng, mệt mỏi và nạp năng lượng để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo.

Dù là công việc có áp lực đến mấy, khối lượng công việc có nhiều đến mức nào thì bạn cũng đừng quên chăm sóc sức khỏe cho bản thân mình bởi vì có sức khoẻ bạn mới có thể tiếp tục làm việc và phấn đấu cho tương lai, sự nghiệp của mình.

3. Kết luận về kỹ năng sắp xếp

Tóm lại kỹ năng sắp xếp công việc là rất quan trọng trong quá trình làm việc, bạn cần phải biết cách làm sao quản lý hiệu quả hơn với quỹ thời gian của mình để các công việc được diễn ra thuận lợi nhất. Nếu như không có khả năng sắp xếp rất có thể bạn sẽ bị stress và sa sút tinh thần. Vì vậy hãy áp dụng những gợi ý trên đây của tôi để có được thành công như mong muốn bạn nhé!

Tìm việc làm

Trên đây là những chia sẻ về kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả mà timviec365.vn muốn gửi tới các bạn. Hy vọng rằng đây sẽ là những thông tin “đắt giá” và hữu ích đối với các bạn. Sau khi đọc xong bài viết này các bạn có thể thay đổi diện mạo hoàn toàn mới với phong cách làm việc của mình. Tin chắc chắn rằng nếu thực hiện đúng theo những gợi ý đó thì khả năng thành công của bạn sẽ rất lớn. Chúc các bạn sớm đạt được ước mơ và hoài bão trên con đường sự nghiệp mình đã chọn. Hẹn gặp lại ở những bài viết sau và đừng quên theo dõi timviec365.vn để cập nhật những thông tin mới nhất nhé.