File pdf là gì? Những thủ thuật cần có để sử dụng pdf hiện nay

1. File pdf là gì?

PDF: Portable Document Format

PDF có thể hiểu là một định dạng tài liệu di động, một định dạng tập tin văn bản khá phố biển của hãng Adobe Systems, tương tự như các loại định dạng khác, định dạng pdf có rất nhiều tính năng và công dụng mà nhiều người dùng chưa biết và hiểu hết về nó, nhưng nhờ những ưu điểm của nó mà file pdf được sử dụng ngày một rộng rãi và cực kì phổ biến cho việc gửi thông tin, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách dùng của nó nhé.

1.1. Ưu điểm của file pdf

Để file PDF được người dùng sử dụng phổ biến thì chắc chắn một điều là nó có rất nhiều ưu điểm, dưới đây là một vài ưu điểm phổ biến nhất các bạn cùng tham khảo.

Đã là một phần mềm về công nghệ thì yêu cầu đầu tiên là độ an toàn và bảo mật, thì file pdf có thể nói là có độ bảo mật cao và nhiều tùy chọn đa dạng cho người dùng chọn.

Sự đa dạng về hỗ trợ trên hầu hết các thiết bị từ máy tính đến thiết bị di động.

File pdf cũng có những tính năng với những văn bản bình thường, các định dạng pdf còn có thể hiển thị hoàn toàn giống nhau trên tất cả các môi trường làm việc khác nhau.

Đặc biệt của file pdf có thể nói đến đó là kích thước các file thường khá nhỏ,chính vì nhỏ nên khi người dùng chia sẻ và sao chép thường dễ dàng cho người đọc.

>>> Đặc biệt với một sinh viên sau khi đi thích tập thì cần phải biết các kỹ năng về tin học văn phòng cơ bản nhất như cách kẻ khung trong word, thêm hàng, cột trong excel,... điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng được nhận vào các công ty. 

1.2. Cách hoạt động của file pdf

 Trước khi đi đến hoạt động của file pdf chúng ta điểm lại một chút về lịch sử xuất hiện của nó, khi vào những năm 90 công nghệ thông tin chưa được phát triển như hiện nay, có nhiều bất cập về vấn đề truyền dữ liệu hình ảnh, nội dung, những tài liệu có hình ảnh tệp lớn thì không thể truyền tải được, ngày đó máy tính và các thiết bị cũng không được cấu tạo hiện đại như ngày nay, nó chỉ xử lý được một phần nhỏ, chính vì vậy mà ở thời điểm đó rất cần một phát minh có thể giải quyết được những vấn đề mà người dùng gặp phải, những nhà phát triển phần mềm họ đã bắt đầu sử dụng các liên kết đến tài nguyên khác trên máy tính. Để giảm dung lượng nội dung bạn cần chuyển đi hoặc lưu vào máy.

1.3. Hướng dẫn cho người dùng cách tạo file pdf trên máy tính.

Việc tạo một file pdf hiện nay không còn quá phúc tạp, vì đã có rất nhiều phần mềm ra đời hỗ trợ cho người dùng để tạo một file pdf đơn giản, nhanh chóng như doPDF hoặc Nitro pro .... các bạn cũng có thể tạo một file pdf từ văn bản word 2013. Có thể nói cách tạo file đơn giản nhất mà nhiều người dùng sử dụng nhất là cách tạo một file từ word bạn cùng tham khảo.

Bước 1: Bạn mở Microsoft Word 2013, bạn làm việc và nhập nội dung cần làm việc vào file sau đó bạn vào Menu File, chọn Save As. Bước tiếp theo

Bước 2: Tại đây xuất hiện phần name file nội dung bạn đang cần lưu dưới dạng pdf, bạn nhập vào tên của FIle vào ô File Name, và chọn PDF(*.pdf) ở ô Save as type, sau đó bạn lưu đuôi pdf lại là bạn đã thành công trong việc tạo và lưu một file dưới dạng đuôi pdf.

>>> Xem thêm: Có thể xóa trang trắng đơn giản với nhiều người nhưng cách nào là nhanh và hiệu quả nhất? Nếu bạn chưa biết câu trả lời thì hãy click để tìm đáp án ngay nhé.

1.4. PDF trở thành file quan trọng nhất hiện nay

Có thể nói tính di động của file pdf rất quan trọng, nó thể hiện ở điểm các tệp file Pdf khi mở ở bất kỳ thiết bị nào thì nó cũng trông rất giống nhau, chính vì vậy mà cho dù bạn sử dụng bằng Windows 10, Mac, Windows Phone, iPad hoặc Windows XP, Chrome OS, Android bạn mở file pdf nào thì chúng luôn phù hợp. Thông tin trong pdf không phụ thuộc vào thiết bị của người tạo hoặc của người xem.Nó bao gồm phông chữ , biểu đồ, hình ảnh và dường như chúng không có vấn đề nào.

Tại sao pdf lại trở nên quan trọng chúng ta cùng so sánh một ví dụ sau nhé khi bạn gửi một tài liệu Microsoft Word cho ai đó, điều gì sẽ xảy ra nếu người nhận của bạn, những người bạn gửi tài liệu qua không sử dụng Microsoft Word trên máy tính hay một thiết bị nhận dữ liệu nào đó, họ có thể mở bằng một ứng dụng khác đó là Google Docs, Nhưng như vậy thì tài liệu của bạn sẽ trông rất khác vì docs hiển thị các tệp theo một cách khác nhau, nó sẽ bị thay đổi văn bản gốc, định dạng của bạn, nếu bạn dành thời gian để trình bày văn bản dưới dạng bảng biểu, hình ảnh và các yếu tố khác, tất cả chúng đều sẽ bị thay đổi cách trình bày, không như văn bản gốc của bạn.

Đến đây thì pdf trở nên phổ biến và quan trọng vì theo nguyên tắc và ý nghĩa của file pdf là những tệp có nghĩa là để xem. Những gì khi bạn trình bày văn bản, hình ảnh, phông chữ, bạn nhấn save là những gì người khác nhận được sẽ xem được, và thậm chí người nhận không cần phải cài một trình độc, hầu hết những trình duyệt, máy tính, điện thoại đều có tính năng mở các file pdf một cách dễ dàng mà không gặp vấn đề trở ngại, Chính vì điều này mà file PDF trở nên phổ biến.

Ngoài ra pdf còn có rất nhiều tính năng nhỏ khác mà người dùng có thể sử dụng được như thêm ý kiến, đánh dấu, tem, siêu liên kết và nhiều nội dung khác mà file dưới dạng pdf có thể làm được, phần mềm nhận diện quang học có thể chuyển các tài liệu và dữ liệu dễ dàng biến nội dung thành tệp pdf. Và còn nhiều tính năng khác nữa.

>>> Không chỉ đọc file pdf, bạn còn có thể thao tác chuyển đổi file từ ảnh sang định dạng văn bản (words) cũng rất đơn giản và dễ dàng hơn với phần mềm chuyển file ảnh sang word cập nhật chi tiết tại đây. Tìm hiểu chọn lấy một người bạn đồng hành mỗi khi cần dùng đến!

2. Một số phần mềm đọc file pdf tốt nhất

Một điều mà người dùng tâm đắc nhất và yêu thích nhất đó là bất cứ bạn đang sử dụng trình duyệt web gì như Firefox, Microsoft Edge, Google Chrome thì tất cả trình duyệt này nó đều đã có tính năng đọc file PDF, nó không quá nhiều tính năng phong phú nhưng việc sử dụng một trình duyệt như một trình duyệt đọc pdf là cách nhanh, đơn giản để đọc tài liệu.

Tuy nhiên do nhiều file không phải trình duyệt nào cũng có thể tương thích và mở, đọc được chúng, công nghệ vẫn chưa có những phát minh sáng kiến để tạo tương thích với tất cả trình duyệt đó, hơn nữa nó còn thiếu nhiều tính năng cao cấp như điền thông tin, ký tài liệu hoặc chú thích.... nhiều tính năng khác vẫn chưa được cập nhật và đáp ứng.

2.1. Foxit Reader

Nhắc đến Foxit Reader chắc chắn ai sử dụng máy tính, thiết bị điện tử để truyền dữ liệu thì đều biết đến Foxit Reader, nó là một phần mềm đọc file nổi tiếng vì độ gọn nhẹ, phù hợp với mọi cấu hình máy tính. Hiện nay công nghệ thông tin phát triển nên phần mềm Foxit Reader đã có nhiều tính năng và ứng dụng mới nổi như tạo mật khẩu, chữ ký, tạo file pdf mới.... và còn nhiều tính năng khác.

Với Foxit Reader hiện nay có nhiều yêu điểm mà được nhiều người dùng ưa thích.

- Phù hợp với hầu hết mọi cấu hình máy tính hiện hành

- Có thể để lại bình luận trong file PDF

- Dễ dàng tạo tập tin PDF mới

- Có hỗ trợ phiên bản dành cho điện thoại

- Gọn nhẹ, dễ sử dụng

- Có phiên bản miễn phí và trả phí

- Tạo mật khẩu bảo vệ file PDF và chữ ký tạo dấu ấn cá nhân

- Kết nối với đám mây để lưu trữ và chia sẻ tập tin PDF trực tuyến

- Hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt

Cùng với những ưu điểm của nó thì nhược điểm còn tồn tại đó là Load các file PDF nặng chậm do có nhiều tính năng nên người dùng cảm thấy chậm và đôi lúc nó làm người dùng chưa thực sự thỏa mãn.

>>> Ngoài pdf, powerpoint cũng là một công cụ hỗ trợ học tập và làm việc hiệu quả, bạn đã biết cách tạo đề xuất công việc bằng Powerpoint cuốn hút chưa? Nếu chưa hãy click ngay để bỏ túi những bí kíp giúp công việc hiệu quả hơn nhé.

2.2. Adobe Reader

Ông lớn Adobe đã cho ra đời một phần mềm đó là Adobe Reader so với phần mềm Foxit Reader thì phần mềm Adobe Reader cũng thuộc top ngang hàng với Foxit Reader, họ sinh ra là một 9 một 10. Nếu bạn đang phân vân chọn một ứng dụng thì để sử dụng file PDF thì chắc chắn đây sẽ là một gợi ý cho bạn. Với Adobe Reader có rất nhiều ưu điểm mà bạn có thể tham khảo

Ưu điểm của Adobe Reader là:

- Giao diện thân thiện dễ sử dụng, Có thể tạo ghi chú trên tập tin PDF

- Kết nối với đám mây để lưu trữ và chia sẻ tập tin PDF trực tuyến

- Với Adobe Reader có phiên bản dành cho điện thoại bạn có thể chỉnh sửa, chuyển đổi, bạn có thể xem, tạo chữ ký...bạn còn có thể sử dụng camera để tài liệu với định dạng pdf Load file PDF nặng nhanh hơn Foxit Reader

- Hiện tại thì nhà sáng chế vẫn chưa thu phí sử dụng dịch vụ này nên người dùng hoàn toàn miễn phí

 Bên canh ưu điểm thì nhược điểm của Adobe Reader còn tồn tại đó là: Chưa hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt, Mặc định chọn cài thêm McAfee Security Scan Plus & McAfee Safe Connect nếu bạn không bỏ chọn, phần mềm cũng còn nặng so với các phần mềm khác.

>>> PDF là một định dạng văn bản được sử dụng rất nhiều hiện nay, bạn có thể chuyển nhiều định dạng khác nhau về pdf rất tiện dụng, để biết cách chuyển file powerpoint sang pdf nhanh chóng và đơn giản thì bạn hãy click vào đường link ngay nhé.

2.3. Đọc file PDF bằng trình duyệt web

Với phần mềm này bạn không cần cài thêm bất kỳ một phần mềm nào khác, vì Đọc file PDF bằng trình duyệt web bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào như Mozzila Firefox , Google Chrome, Micorosft Edge để đọc file PDF. Với cách làm vô cùng đơn giản là bạn chỉ việc kéo file pdf rồi thả vào trình duyệt là xong.

Ưu điểm của trình duyệt này là nhanh, tiên, đủ dùng thích hợp cho những bạn ít phải làm việc với pdf nhiều.Giao diện đơn giản dễ sử dụng

Đọc file PDF bằng trình duyệt web có sẵn trên Windows, người dùng không cần phải cài thêm phần mềm về, ngoài ra còn hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt

Nhược điểm còn tồn tại đó là: Chỉ sử dụng được mở mức cơ bản như là đọc file PDF, phóng to, thu nhỏ, xoay và in đấy cũng là nhược điểm lớn nếu bạn muốn sử dụng nhiều tính năng hơn trong khi làm việc.

Từ những thông tin trên bài tôi hi vọng sẽ giúp ích được cho bạn, giúp bạn hiểu hơn được các sử dụng và sử dụng như thế nào cho hiệu quả, chúc các bạn thành công.

>>> Xem thêm: Thay vì mất nhiều thời gian và công sức để tim viec lam thì tại sao bạn không click tại đây để cập nhật ngay những thông tin tuyển dụng hot nhất tại Timviec365.vn