Hướng dẫn cách làm hồ sơ đấu thầu từ A đến Z chuyên nghiệp nhất

 1. Hồ sơ đấu thầu bao gồm những hạng mục gì?

Để có thể làm hồ sơ đấu thầu một cách hoàn chỉnh, các bạn cần nắm bắt được trong đây có những vấn đề gì và nội dung của chúng dùng để làm gì. Các hạng mục của bộ hồ sơ đấu thầu bao gồm: 

- Tài liệu RFP:

Tài liệu RFP (Đề nghị mời thầu) đưa ra các quy tắc và thủ tục mà bạn mong đợi các nhà cung cấp của mình tuân theo trong quá trình đấu thầu này. Điều này có thể bao gồm danh sách nhóm của bạn, các ngày quan trọng và các điều khoản và điều kiện liên quan đến quá trình đấu thầu.

- Thông số kỹ thuật:

Đây là một trong những phần thông tin quan trọng nhất mà các nhà thầu đặc biệt chú ý. Những điều này sẽ được nhóm của bạn kết hợp với kiến ​​trúc sư hoặc nhà tư vấn chuẩn bị và sẽ trình bày chi tiết những gì công việc đòi hỏi.

- Hợp đồng mẫu chuẩn:

Khi làm hồ sơ đấu thầu, bạn cũng có thể bao gồm hợp đồng mẫu tiêu chuẩn như một phần của gói thầu. Điều này sẽ cho phép những người tham gia đấu thầu xem hợp đồng mẫu trước khi đấu thầu để đảm bảo cuối cùng họ sẵn sàng ký hợp đồng nếu họ được trao công việc.

- Xây dựng Quy tắc và Quy định:

Nếu bạn có một bộ tiêu chuẩn về các quy tắc và quy định xây dựng mà các nhà thầu cần tuân thủ, chúng nên được chia sẻ ngay từ đầu của quá trình làm hồ sơ đấu thầu.

- Yêu cầu bảo hiểm:

Tương tự như hạng mục quy tắc và quy định bên trên, điều quan trọng là phải chia sẻ các yêu cầu bảo hiểm của bạn sớm để các nhà thầu có thể đảm bảo họ có các chính sách phù hợp để tuân thủ.

- Danh sách các nhà thầu phụ được chấp thuận:

Một số đội sở hữu duy trì một danh sách các nhà thầu phụ đã được phê duyệt để quy định những ai có thể làm việc trong tòa nhà. Nếu bạn có danh sách tiêu chuẩn, cách tốt nhất là đưa danh sách đó vào gói thầu để các nhà thầu có thể đưa thông tin này vào trong quy trình ước tính của họ.

- Tường thuật hình ảnh:

Đối với một số công việc rất nhỏ, những bức ảnh về địa điểm và một bản tường thuật về phạm vi đơn giản có thể là tất cả những gì có thể chia sẻ với các nhà thầu. Đây có thể là danh sách các hạng mục khác nhau cần thực hiện hoặc thậm chí là bản phác thảo của Người quản lý dự án về những công việc cần phải thực hiện.

2. Tạo biểu mẫu giá thầu trong hồ sơ đấu thầu

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ tham gia đấu thầu, bản mẫu báo giá cũng là một tài liệu quan trọng, giúp chỉ rõ cách mà nhà thầu đưa ra phân tích giá cho bộ hồ sơ của họ, bao gồm tất cả các mục cơ bản và các mục thay thế khác nhau. Tốt nhất, bạn nên tham khảo các biểu mẫu giá thầu từ các dự án có thể so sánh trước đây để làm điểm khởi đầu cho biểu mẫu giá thầu của mình.

Nếu đó không phải là một lựa chọn khả thi, hãy tham khảo ý kiến ​​của các đồng nghiệp để xem liệu họ đã tạo biểu mẫu giá thầu cho một công việc tương tự trước đây chưa hoặc kiểm tra với nhóm tư vấn của bạn. Các chuyên gia tư vấn sẽ đặc biệt hữu ích đối với các công việc cực kỳ phức tạp như trùng tu mặt tiền hoặc dự án xây dựng cơ sở hạ tầng.

Nếu vốn hoặc phạm vi dự án xây dựng của bạn quá đặc thù để có thể tạo trước một biểu mẫu đấu thầu, thì cũng không có vấn đề gì cả, yêu cầu mỗi nhà thầu nộp hồ sơ đấu thầu dưới bất kỳ hình thức nào mà họ cho là hợp lý. Bạn sẽ chỉ phải dành nhiều thời gian hơn để đánh giá mặt bằng chung về giá thầu.

2.1. Thiết lập mức độ chi tiết phù hợp

Khi làm hồ sơ đấu thầu, biểu mẫu giá cần càng chi tiết càng tốt. Điều này sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc cân bằng giá thầu và phát hiện ra liệu các nhà thầu có thiếu thông tin quan trọng để hoàn thành công việc đúng cách hay không. Tuy nhiên, những chi tiết này phải được cân bằng với năng lực của nhà thầu và mức độ sẵn sàng điền vào biểu mẫu dự thầu theo quy định.

Bạn cũng có thể muốn chia ra nhiều phạm vi công việc khác nhau. Ví dụ, nếu bạn có một dự án cải tạo phòng tắm và xây dựng văn phòng đang chuẩn bị đấu thầu, thì tốt nhất bạn nên tạo các biểu mẫu giá thầu riêng biệt để từng biểu mẫu có thể được phân tích chính xác hơn.

2.2. Chọn mục hàng của bạn

Không phải mọi danh mục chi phí đều cần được sử dụng, nhưng việc tuân theo cấu trúc tổng thể sẽ giảm bớt sự hiểu lầm giữa bạn và những người đặt giá thầu. Các kiến ​​trúc sư cũng thường sử dụng mã CSI, một chỉ số do Viện Đặc điểm kỹ thuật xây dựng tạo ra, trong kế hoạch của họ để tránh nhầm lẫn về phạm vi của từng hình thức thương mại.

2.3. Vấn đề tăng chi phí

Đối với hầu hết các công việc, sự biến động về chi phí có thể xảy ra, liên quan đến các điều kiện chung, bảo hiểm hay chi phí và lợi nhuận. Đối với một số công việc nhất định, bạn cũng có thể xem xét giấy phép hoặc thuế, tùy thuộc vào cách cơ quan tài phán địa phương tính thuế liên quan đến các dự án xây dựng.

2.4. Giải pháp thay thế

Thông thường, bạn sẽ muốn khám phá tác động về giá của các lựa chọn khác nhau, như sử dụng các vật liệu thay thế hoặc thêm một thành phần khác vào sản phẩm. Điều này sẽ cho phép bạn trì hoãn việc đưa ra quyết định cuối cùng về một số mặt hàng nhất định cho đến khi bạn hiểu rõ hơn về giá cả. Cho dù các lựa chọn thay thế đã chọn được bao gồm trong hợp đồng được trao cuối cùng hay được thêm lại sau đó dưới dạng đơn đặt hàng thay đổi, giá sẽ được đặt trong quá trình đấu thầu.

2.5. Yêu cầu đơn giá

Trong quá trình làm hồ sơ đấu thầu, bạn cũng có thể muốn xem xét thêm đơn giá vào biểu mẫu dự thầu. Điều này đặc biệt hữu ích nếu phạm vi công việc có thể thay đổi vì nó cho phép bạn tạo cơ sở định giá cho các đơn hàng thay đổi trong tương lai. Ví dụ, nếu giá được yêu cầu cho mỗi thiết bị đèn được lắp đặt và lớp bố trí thay đổi, chủ sở hữu sẽ biết mức giá mong đợi từ nhà thầu mà không phải lo lắng về việc bị kẹt với giá cao sau này.

Cuối cùng, sau khi đã hoàn thành quy trình làm hồ sơ đấu thầu, các bạn cần rà soát nội dung một cách cẩn thận, sau đó in ra bản cứng. Tiếp đến, người đại diện có thẩm quyền sẽ ký tên, đóng mộc và niêm phong cả bản gốc và bản photo trong một bao bì. Hãy đảm bảo rằng bộ hồ sơ không thể bị lan truyền ra ngoài cho đến khi mở thầu. Nộp hồ sơ là mọi việc làm hồ sơ đấu thầu đã hoàn tất.

Mong rằng hướng dẫn về quy trình làm hồ sơ đấu thầu mà timviec365.vn chia sẻ có thể giúp các bạn có thêm kiến thức về vấn đề này, cũng như thực hiện đấu thầu thật nhanh chóng và thuận lợi nhé!