Làm thế nào để từ chối dự án với đối tác

1. Tại sao nói lời từ chối lại không hề dễ dàng?

Việc từ chối một người đôi khi cũng cần phải xử lý ngôn ngữ khéo léo, phù hợp với đối tượng tiếp nhận để tránh làm mất đi hình ảnh vốn có của bản thân, công ty hoặc mất lòng đối tác.

Lần gần đây nhất bạn cảm thấy khó khăn khi từ chối là gì? Bạn đắn đo suy nghĩ rất lâu hay từ chối một cách thẳng thừng? Nghe thì có vẻ đơn giản nhưng từ chối mà vẫn khiến người khác vui vẻ hài lòng không phải ai cũng có thể làm được.

2. Cách từ chối dự án với đối tác khéo léo

2.1. Xác định rõ mong muốn của bản thân

Trong công việc, khi phải làm việc với các đối tác có những lúc bạn sẽ nhận được những lời đề nghị hợp tác hoặc những dự án mà bạn cảm thấy không đủ khả năng làm, dự án không phù hợp với công ty bạn, bạn đã hợp tác với doanh nghiệp khác…vô vàn những lý do mà bạn muốn từ chối một cách khéo léo nhất để duy trì mối quan hệ tốt đẹp của cả hai bên mà vẫn đạt được mục đích của mình.

Trước khi nói lời từ chối, hãy cân nhắc và xem xét vì sao bạn lại không hợp tác với dự án đó? Bạn sẽ được gì và mất gì nếu như không đồng ý lời đề nghị từ đối phương? Bạn có thực sự muốn từ chối hay không và nghĩ xem từ chối như thế nào cho “đẹp lòng” cả đôi bên? Tôi khuyên bạn hãy chắc chắn về khả năng của bản thân có phù hợp với lời đề nghị hợp tác không bởi vì nếu quá nể nang và sợ mất lòng mà đồng ý việc bạn không làm được thì dẫn đến việc hợp tác chẳng đem lại lợi ích gì cho hai bên mà còn phát sinh nhiều vấn đề khác.

2.2. Từ chối với thái độ lịch sự

Hãy từ chối một cách tinh tế, thái độ lịch sự, tôn trọng và đặt mình vào vị trí đối phương để hiểu được cảm giác của họ để sử dụng ngôn từ phù hợp. Chắc chắn rằng khi bị từ chối, đối phương sẽ phần nào cảm thấy không vui, thất vọng. Vì vậy bạn tuyệt đối không được từ chối kiểu thẳng thừng, cộc lốc, thô lỗ. Điều đó chỉ đem lại không khí căng thẳng cho hai bên và cảm giác khó chịu cho người đề nghị bạn.

Hạn chế ở mức thấp nhất có thể việc nói từ “không” mà hãy khéo léo mềm mỏng bằng những câu như “Tôi rất tiếc vì…” hay “Bạn biết đấy, dự án này…”

Từ “không” thốt ra giống như việc đóng sập cánh cửa kết nối hai bên với nhau, vì thế hãy cân nhắc kỹ lưỡng khi sử dụng từ này nhé.

2.3. Đưa ra lý do cho việc từ chối

Tất nhiên rằng không chỉ đối tác mà cả bạn hay bất cứ ai khi bị từ chối lời đề nghị đều muốn nhận được một lời giải thích lý do vì sao.

Bạn có những lý do không muốn đối phương biết những vẫn phải đưa ra lời giải thích? Hãy thử những cách nói sau:

+ “Cảm ơn nhưng cho phép tôi được trả lời sau”: Cách nói nhẹ nhàng như vậy khiến cho đối phương thấy được bạn có thiện chí muốn hợp tác tuy nhiên bạn cần khoảng thời gian để suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định, giống như việc bạn muốn xem xét lại khả năng thực hiện của mình. Do đó, người đó cũng cảm thấy sự nhiệt tình từ anh/chị hơn.

+ “Xin lỗi nhưng hiện tại bên tôi đang có khá nhiều dự án và khó có thể làm tốt nhất nếu như nhận thêm, rất mong quý công ty thông cảm”: trường hợp từ chối này vừa thể hiện được thái độ lịch sự văn mình của bạn đồng thời không ôm đồm quá nhiều việc nằm ngoài khả năng thời gian của bạn.

+ Đưa ra những phương án khác cho đối phương nếu bạn không đủ khả năng để làm được sự án đó và có thể giới thiệu cho bên thích hợp hơn.

2.4. Loại bỏ cảm giác có lỗi

Bạn không thể lúc nào cũng đồng ý lời đề nghị từ người khác, nên sau khi quyết định từ chối dự án với đối tác bạn đừng để cảm giác tội lỗi bủa vây mà thay vì như vậy hãy nghĩ làm sao để hai bên có cơ hội hợp tác ở những dự án phù hợp sau này.

Tuyển giám đốc dự án

3. Từ chối khéo léo, bạn nhận được gì?

3.1. Tập trung làm những thứ quan trọng

Khi nói lời từ chối những thứ không nằm trong khả năng hoặc kế hoạch của bạn, bạn sẽ có thời gian để tập trung vào những yếu tố quan trọng trong sự nghiệp và cá nhân. Những người thành công luôn làm chủ được cuộc đời và những điều họ làm. Thế nhưng chúng ta có thể nhận thấy lịch trình bận rộn, hàng tá các công việc cần giải quyết cùng nhiều lời mời, đề nghị từ những mối quan hệ xung quanh cũng khiến họ phải đau đầu mỗi khi cần đưa ra lời từ chối. Vậy nên bảo toàn quỹ thời gian của bạn với những công việc hay dự án thực sự cần là điều quan trọng để bạn tập trung đến đích hơn.

3.2. Không còn cảm giác căng thẳng

Biết từ chối một cách khéo léo, đặt cảm xúc của người khác để hiểu họ bạn sẽ nhận được sự chấp thuận vui vẻ từ đối phương. Và cũng vì thế bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm, không căng thẳng. Lời nói và thái độ rất quan trọng và ảnh hưởng đến chất lượng cuộc nói chuyện. Vậy nên để có được kết quả tốt hãy tinh tế và lịch sự khi nói lời từ chối nhé.

4. Những sai lầm khi nói lời từ chối với đối tác

4.1. Từ chối thẳng thừng

Không phải chuyện gì nói thẳng nói thật cũng được đánh giá cao, nhất là trong những chuyện hợp tác làm ăn. Bạn không thể vì từ chối lần này mà cắt đứt mọi mối quan hệ tốt đẹp của hai bên về sau được. Có thể lần này không thể làm nhưng rất có thể sau này hai bên lại vì một dự án nào đấy bạn cần sự hợp tác từ họ. Vậy nên thay vì nói thẳng hãy dùng cách nói giảm nói tránh, khéo léo từ chối để đối phương cũng cảm thấy được tôn trọng nhé.

4.2. Né tránh vấn đề

Bạn do dự không muốn nhận lời nhưng đồng thời cũng không muốn từ chối. Bạn im lặng né tránh hoặc muốn nói lời từ chối nhưng lại sợ làm tổn thương đối phương, sợ đánh mất mối quan hệ nên đành im lặng. Nhưng im lặng không phải phương án tốt nhất bạn nên chọn. Bởi vì khi ấy đối tác sẽ không xác định được rõ ý muốn của bạn, mất nhiều thời gian của bên đối tác thậm chí làm họ cảm thấy vô cùng khó chịu vì cách hành xử thiếu chuyên nghiệp của bạn.

Việc làm Hoạch định - Dự án tại Hà Nội

5. Cách viết một bức thư từ chối dự án với đối tác

Viết thư là một hình thức truyền tải thông điệp vô cùng trang trọng và chân thành. Trong hoàn cảnh này, lời khuyên đưa ra là bạn hãy soạn một bức thư từ chối gửi đến đối tác vừa thể hiện thành ý của bạn vừa xoa dịu cảm giác bị từ chối của đối tác. Thư từ chối bạn không cần phải viết quá dài mà chỉ cần tập trung vào những điểm chính.

Biên tập viên nổi tiếng của tờ tạp chí Havard Business Review – Sarah Green cho biết cô thường chia thư từ chối ra thành 5 loại: chủ đề không chứa nội dung hữu ích cho người đọc, trùng lặp với nội dung trước đó, quảng cáo không cần thiết, không có đủ bằng chứng hoặc trình độ chuyên môn thuyết phục.

Ông Phan Hữu Lộc, một chuyên gia có hơn chục năm kinh nghiệp phát triển nội dung và đào tạo cho nhiều doanh nghiệp nổi tiếng như Petrolimex, Coca cola Việt Nam, Shinhan Bank… cùng 18 năm kinh nghiệm ở các vị trí đào tạo nhân sự cho nhiều tập đoàn nổi tiếng đã chỉ ra 3 điểm chính cần tác động trong một bức thư từ chối bao gồm: Head (lý trí), Heart (tình cảm) và Hand (đưa ra các mong muốn rõ ràng để người nhận thư hiểu được). Làm thế nào để đạt được đầy đủ 3 điểm mấu chốt trên, mô hình khung 4 bước được ông viết rằng:

+ Know: thứ người viết đã biết và nhận được

+ Feel: Cảm xúc khi nhận được thông tin từ email

+ Do: Đề nghị/ mong muốn/ lời từ chối

+ Believe: Bày tỏ thiện chí hợp tác ở lần tới trong tương lai.

Mẫu thư từ chối bạn có thể tham khảo:

Kính gửi quý công ty A

Sau khi nhận được lời mời hợp tác dự án cùng chi tiết bản dự án mà quý công ty gửi cho chúng tôi, chúng tôi cảm thấy rất vui và đánh giá cao về những phương án cụ thể và rõ ràng có trong bản dự án.

(Trường hợp cần xem xét thêm để đưa ra quyết định)

Vì bản dự án này rất quan trọng và có tiềm năng nên chúng tôi muốn có thêm một tuần để suy nghĩ, nghiên cứu và sẽ phản hồi lại cho quý công ty vào ngày…

Chúng tôi tin rằng quý công ty hiểu về tình hình hiện tại của công ty chúng tôi và đó là lý do mà chúng tôi phải cân nhắc thêm.

Một lần nữa chúng tôi xin cảm ơn quý công ty đã dành cho chúng tôi lời đề nghị hợp tác trong dự án này.

(Trường hợp từ chối thẳng)

Mặc dù dự án này rất hấp dẫn với chúng tôi nhưng xét về nguồn lực và khả năng chúng tôi rất tiếc hai bên chưa thể cùng hợp tác thực hiện trong giai đoạn này.

Do đó chúng tôi hy vọng quý công ty có thể tìm ra đối tác thích hợp hơn.

Hy vọng trong tương lai chúng ta sẽ có thêm nhiều dự án mới hợp tác cùng nhau.

Chân thành cảm ơn quý công ty.

Một số lỗi sai phổ biến trong khi viết thư từ chối: một là coi nhẹ việc trau truốt câu từ và hình thức, hai là bỏ qua công đoạn viết thư cho đối tác và im lặng, cuối cùng là cách diễn đạt ý lủng củng làm người khác hiểu sai ý.

Tìm việc làm

Trong một số trường hợp, việc từ chối cần khéo léo để giữ mối quan hệ hòa hảo của hai bên, duy trì được mối quan hệ tốt đẹp lâu dài. Trên đây là những chia sẻ cách từ chối dự án với đối tác bạn nên một lần tham khảo.

>>> Xem thêm: Bđs là gì? Đặc điểm cơ bản của Bất động sản