Khám phá những mô hình quản lý công việc mang lại hiệu quả cao

1. Lợi ích của việc ứng dụng mô hình quản lý công việc

Hiện nay, việc áp dụng mô hình quản lý công việc đối với các tổ chức, cá nhân được diễn ra phổ biến trên phạm vi rộng. Điều này chứng tỏ những lợi ích mang lại của các mô hình quản lý công việc là không nhỏ.

Các mô hình quản lý công việc đem đến cho cá nhân cách để sắp xếp, lên kế hoạch, xử lý công việc tốt hơn. Qua đó giúp họ rất nhiều trong việc quản lý thời gian và lập kế hoạch hiệu quả cho cả công việc và cuộc sống.

Nhân viên có thể cân bằng được khối lượng công việc của mình để có thể hoàn thành nhiệm vụ trước hoặc đúng deadline. Ngoài ra, họ cũng có thể nắm bắt được những thông tin cần thiết một cách kịp thời để nâng cao hiệu quả, năng suất trong công việc.

Doanh nghiệp cũng thường dùng các mô hình quản lý công việc để phân chia nhiệm vụ, dự án cho các nhân viên trong bộ phận. Mỗi một nhiệm vụ cụ thể sẽ được phân chia cho vị trí công việc phù hợp từ đó chuyên môn hóa được dây chuyền kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

Thêm nữa, trong hoạt động của các tổ chức thì việc triển khai nhiều công việc, dự án cũng là điều hiển nhiên. Do vậy để có thể nắm bắt được tiến trình hoạt động của các dự án thì việc sử dụng mô hình quản lý công việc có lẽ là phương pháp mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Sử dụng mô hình quản lý công việc phù hợp có thể giúp nhà quản trị doanh nghiệp có được tư duy lập kế hoạch theo mục tiêu, theo dự án và phân bổ chúng một cách phù hợp cho các nguồn lực phụ trách thực hiện.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp ứng dụng những mô hình quản lý công việc thể hiện sự cộng tác với các công cụ hỗ trợ kết hợp thì các thành viên trong nhóm, bộ phận có thể nắm bắt được các công việc ưu tiên trong dự án.

2. Top 5 mô hình quản lý công việc hiệu quả

Cách tiếp cận trong quản lý công việc ngày càng được cải thiện và mở rộng, đa dạng hơn để phản ánh đúng nhu cầu của mỗi người, bộ phận, tổ chức hoặc doanh nghiệp.

2.1. Quản lý công việc bằng mô hình đơn tuyến

Đối với mô hình quản lý đơn tuyến thì các nhiệm vụ công việc được tách biệt nhau. Những công việc cụ thể sẽ được giao cho các phòng ban và họ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đơn lẻ. 

Mô hình đơn tuyến thường đi theo hướng từ trên xuống dưới, cấp trên sẽ giao việc cho các bộ phận một cách riêng lẻ. Mô hình này thường phù hợp với những công việc đơn giản, không có tính phức tạp hay kết nối.

Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình đơn tuyến trong các trường hợp triển khai dự án nhỏ, dự án phát sinh trong thời gian ngắn, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ không phát sinh nhiều đầu việc lớn phức tạp.

Ưu điểm của mô hình quản lý công việc đơn tuyến đó là dễ phân luồng công việc, quản lý đơn giản, dễ tra cứu thông tin dự án. Và việc tổ chức, chỉ đạo, phân chia tổ chức mô hình cũng khá dễ dàng.

Tuy nhiên, mô hình này cũng khó có thể đáp ứng được hoạt động của nhiều đối tượng ví dụ như các doanh nghiệp có hoạt động phức tạp, nhiều đầu việc hoặc các dự án có thời gian thực hiện dài.

2.2. Mô hình đa tuyến trong quản lý công việc

Mô hình quản lý công việc đa tuyến được hiểu là mô hình quản lý nhiều tuyến công việc khác nhau, có tính chất liên kết, quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc thiết lập quy trình làm việc sẽ tuân theo thứ tự, mức độ ưu tiên cụ thể và phân luồng theo các nhánh song song với nhau.

Khi sử dụng mô hình này, nhà quản lý sẽ sắp xếp các công việc, nhiệm vụ có cùng tính chất thành một nhánh. Các kế hoạch thực hiện dự án cần thể hiện rõ những dấu mốc mục tiêu kỳ vọng và thể hiện lộ trình thực hiện các nhiệm vụ đó.

Để triển khai mô hình này một cách hiệu quả thì các nhà quản trị cần đi sâu vào các rẽ nhánh để phân quyền về mức độ ưu tiên công việc và phân bổ nguồn lực thực hiện ở từng luồng công việc khác nhau.

Mô hình quản lý công việc đa tuyến thường được tổ chức thực hiện hơn vì nó phù hợp với nhiều dự án, loại hình hoạt động của công ty. Đáp ứng được việc quản lý những đầu công việc có tính chất phức tạp và kết nối.

Mặt khác, để có thể triển khai mô hình này thì việc yêu cầu người quản lý phải có trình độ cao, có khả năng suy đoán và tư duy tốt để có thể lên được kế hoạch chi tiết và phân bổ được các chỉ tiêu trong quá trình triển khai hoạt động.

2.3. Mô hình quản lý công việc bằng thác nước

Một trong các mô hình quản lý công việc nổi bật là mô hình thác nước hay còn gọi là mô hình Waterfall. Mô hình được xem như là một phương pháp tuyến tính và phù hợp để triển khai cho các kế hoạch công việc sâu rộng.

Quản lý công việc theo mô hình thác nước cần thể hiện được các nhiệm vụ cố định, được xác định chi tiết khi triển khai. Nó khá giống với mô hình đa tuyến tính nhưng điểm khác biệt nổi bật ở chỗ, công việc được phân công cụ thể rõ ràng ở từng giai đoạn và đảm bảo được công việc ở giai đoạn trước hoàn thành thì các nhiệm vụ đằng sau mới được tổ chức thực hiện.

Mô hình thác nước có điểm mạng là dự đoán thời gian hoàn thành của các nhiệm vụ cụ thể, do đó nó phù hợp với những loại hình hoạt động có tính chất thường xuyên, khó thay đổi, môi trường ổn định.

Nhược điểm của mô hình này đó thiếu tính linh hoạt và đòi hỏi phải có sự tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian và khó có thể thay đổi khi có những sự kiện phát sinh xảy ra trong quy trình hoạt động.

2.4. Mô hình quản lý công việc từ xa bằng công nghệ

Thời đại công nghệ phát triển việc sử dụng mô hình quản lý công việc từ xa với các công cụ công nghệ sẽ là một phương pháp mang tính phát triển. Các nhà quản trị có thể lên kế hoạch công việc dự án và quản lý chúng thông qua các phần mềm, ứng dụng điện tử.

Hệ thống phân chia công việc sẽ được thể hiện rõ ràng và phân bổ thông tin đến các bộ phận, nhân viên một cách nhanh chóng.

Để quản lý công việc từ xa một cách hiệu quả thì nhà quản trị cần nắm rõ chức năng của những phần mềm quản trị mình sử dụng. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải biết về tính chất công việc, đặc điểm nguồn lực trong chuỗi hoạt động để có thể phân chia dự án, nhiệm vụ một cách phù hợp nhất.

2.5. Mô hình quản lý công việc đa phương pháp

Phần lớn mọi người cho rằng mô hình quản lý công việc là các phương pháp quản lý vì thế các cá nhân thường sử dụng các phương pháp quản lý thời gian, công việc như là mô hình để triển khai các nhiệm vụ, công việc của mình.

Một số phương pháp quản lý, thực hiện công việc hiệu quả như: Phương pháp Eisenhower; phương pháp Pomodoro hay phương pháp HoRenSo.

Những phương pháp này đều được tổ chức khi phân chia các công việc ra thành những nhiệm vụ ưu tiên và phân bổ thời gian thực hiện chúng trước.

Phương pháp HoRenSo thường được ưa chuộng trong các tổ chức vì nó khuyến khích sự tích cực trong công việc cá nhân và quan trọng hóa tương tác giữa các nhân viên trong bộ phận cũng như việc trao đổi và đề xuất ý kiến của lãnh đạo với nhân viên.

3. Một số lưu ý khi áp dụng mô hình quản lý công việc

Doanh nghiệp có thể tổ chức hoạt động theo các mô hình khác nhau nhưng nếu muốn có hiệu quả cao thì nhà quản trị có thể kết hợp các mô hình trong hoạt động của từng dự án, từng chiến lược, từng mục tiêu sao cho phù hợp.

Trong thực tế, việc sử dụng các phương pháp quản lý công việc như mô hình hoạt động quản trị cũng là một cách thức hay. Do đó, việc áp dụng mô hình nào phụ thuộc nhiều vào tính chất công việc với những tiêu thức như thời gian, quy mô, nguồn lực, mục tiêu.

Vì thế, các nhà quản lý cần linh động trong việc ứng dụng các mô hình quản lý công việc trong hoạt động của doanh nghiệp mình để có thể tạo tiền đề cho hiệu quả hỏa động và đem lại kết quả tốt nhất. Thêm nữa, để tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực thì các nhà quản trị có thể sử dụng phần mềm giao việc vào trong hoạt động quản lý công việc cũng như quản lý doanh nghiệp.

Với những mô hình quản lý công việc phổ biến trên đây, hy vọng bạn đã biết thêm về những mô hình quản lý hoạt động trong doanh nghiệp. Qua đó, nắm bắt những đặc điểm, tính năng cơ bản của từng mô hình để có thể phục vụ cho công việc của mình.