Tổng hợp các mô hình làm việc nhóm hiệu quả và lợi ích của các mô hình

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng mô hình làm việc nhóm

Con người bắt đầu thế giới chỉ bằng một cá nhân và rồi một vài người tụ họp lại thành một nhóm. Tuy vậy, nếu không chú ý đến các vấn đề nảy sinh trong các mô hình thực hiện làm việc nhóm, nhóm có thể xung đột và tan rã. Do đó, bạn cần xây dựng mô hình làm việc nhóm hiệu quả để có cách thức quản lý đội nhóm phù hợp, giúp tăng cao năng suất làm việc gấp nhiều lần so với một cá nhân riêng lẻ.

Các mô hình làm việc theo nhóm hỗ trợ thúc đẩy tinh thần hợp tác. hiểu biết và phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm và đưa ra các giải pháp giải quyết mọi khó khăn. Đồng thời, khi làm việc theo mô hình, các thành viên có thể tận dụng nguồn lực chung trong nhóm.

Lợi ích của các mô hình đội nhóm này còn được phô diễn qua sự hoàn thiện của các thành viên tham gia đội nhóm. Và mỗi người trong nhóm sẽ có cách giải quyết những vấn đề trong nhóm khác nhau và phát huy được những khả năng tiềm tàng của bản thân mình. Bởi vì đội nhóm giúp mỗi cá nhân được hoạt động trong môi trường tập thể, được giao trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, đây cũng chính là nơi đặt niềm tin tưởng lên hàng đầu, khuyến khích các thành viên làm việc nhiệt tình hơn.

2. Các mô hình làm việc nhóm hiệu quả hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều mô hình làm việc theo nhóm khác nhau, tuy nhiên có 4 loại mô hình cơ bản là nhóm ảo, nhóm tự quản, nhóm giải quyết vấn đề và nhóm làm việc đa chức năng. Bạn có thể dựa vào các lợi ích của các mô hình để lựa chọn hình thức cho phù hợp.

2.1. Mô hình nhóm ảo

2.1.1. Tổng quan về nhóm ảo

Nhóm ảo là nhóm mà các thành viên ít khi tiếp xúc với nhau và không tập trung tại chỗ mà sử dụng các phương tiện thông qua các hệ thống điện tử, gồm cả đồng bộ và không đồng bộ, qua các diễn đàn trao đổi trực tuyến và những phương tiện chia sẻ, quản lý các dữ liệu.

Các thành viên của nhóm này đều có các kỹ năng bổ sung cho nhau, thực hiện cùng một mục tiêu chung hoặc các mục tiêu liên kết với nhau, có chung một định hướng để tiếp cận các công việc và chia sẻ các trách nhiệm với nhau. Bạn có thể xây dựng nhóm ảo kết hợp với phần mềm giao việc online để tăng năng suất làm việc của các thành viên.

2.1.2. Lợi ích của nhóm ảo

Nhóm ảo giúp doanh nghiệp tổ chức được các nguồn nhân lực tài năng cho công ty từ nhiều địa điểm khác nhau, mở rộng các nguồn chuyên môn và kiến thức cho mỗi thành viên và cả tập thể. Đồng thời, doanh nghiệp có thể gia tăng số lượng thành viên trong nhóm đa chức năng mà không phải trực tiếp quản lý một nguồn nhân lực đồ sộ, giúp nhân viên cảm thấy hài lòng và phối hợp, tương tác cao hơn.

Bên cạnh đó, các nhân viên sẽ được giảm thiểu các công tác phí, và doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí liên quan đến các trang thiết bị công sở, quá trình công tác nghiên cứu và thu thập các thông tin, hỗ trợ quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự, tăng hiệu quả sử dụng và khai thác các thông tin. Ngoài ra, nhóm ảo hỗ trợ doanh nghiệp tăng doanh thu và giảm thiểu các hoạt động trung gian, gia tăng chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

2.2. Mô hình nhóm tự quản

2.2.1. Tổng quan về nhóm tự quản

Nhóm tự quản đã xuất hiện khá lâu và ngày càng gia tăng khi công việc từ xa trở thành các công việc bình thường mới. Đồng thời, các nhà quản lý cũng cảm thấy được hỗ trợ từ doanh nghiệp ít hơn và ít có khả năng điều hướng hiệu quả các sự thay đổi quá nhanh chóng, các nhóm có thể tự quản lý theo các sự lựa chọn các nhau.

Các nhóm tự quản có toàn quyền sở hữu và chịu trách nhiệm định hướng các kết quả kinh doanh theo một quy trình cụ thể và các nhóm tự quản không có hệ thống phân cấp bậc. Thay vào đó, các thành viên trong nhóm tự quản có nhiều quyền chủ động và vai trò của họ giới hạn trong những điều mà các thành viên đồng ý, để đạt được kết quả mà cả nhóm đã thống nhất trước đó.

Nhóm tự quản cũng có nhiều quyết định được đưa ra hơn với việc đưa ra quyết định trong các quy trình của họ và cách mà nhóm tự quản được quản lý. Điều này có thể tạo nên thách thức cho các nhà lãnh đạo, tuy vậy nó cũng mang lại các cơ hội lãnh đạo và phát triển các kỹ năng cần thiết.

2.2.2. Lợi ích của nhóm tự quản

Các thế hệ trẻ ngày nay quan tâm nhiều hơn đến việc phát triển các kỹ năng chuyên môn hơn việc thăng tiến lên các cấp bậc. Ngay cả thế hệ khác, người lao động ngày càng nhận được được sự cần thiết trong việc duy trì sự phù hợp, cùng với đạt được các kỹ năng và kinh nghiệm mới. Và nhóm tự quản là cách thức tuyệt vời, giúp nhân viên mở rộng các kinh nghiệm và nâng cao năng lực mới thông qua việc học hỏi từ các đồng đội khác.

Các nhóm tự quản tốt sẽ cho các nhà lãnh đạo thấy được lợi ích của việc có người quản lý tuyệt vời. Các nhóm này phát triển và đưa ra các quyết định hiệu quả hơn, đồng thời kết hợp được nhiều quan điểm hơn, hợp tác tự nhiên hơn và cho đi, nhận lại. Bên cạnh đó, nhóm tự quản tiến hàng hàng động để loại bỏ các trở ngại gặp phải và tập trung vào các kết quả được chia sẻ.

Nhóm tự quản cũng hỗ trợ thúc đẩy và tạo nên động lực làm việc giữa các thành viên, nâng cao các sự gắn bó, thân thiết với nhau. Mỗi thành viên trong nhóm đều cảm nhận được trách nhiệm của mình đối với hiệu suất công việc của nhóm, truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên làm việc tốt hơn và chia sẻ các ý tưởng để nâng cao hiệu suất công việc.

2.3. Mô hình nhóm làm việc đa chức năng

2.3.1. Tổng quan nhóm làm việc đa chức năng

Nhóm đa chức năng là tập hợp nhóm người có các chuyên môn về chức năng khác nhau và họ sử dụng các chuyên môn của mình để đạt mục tiêu chung. Các doanh nghiệp có hệ thống phân cấp từ trên xuống dưới, trong đó nhân viên và người quản lý là hai loại khác nhau, tuy nhiên sau một thời gian các doanh nghiệp đều đã thay đổi.

Nhóm đa chức năng có hệ thống phân cấp thẳng, với môi trường làm việc chặt chẽ, không gian làm việc mở,... đây đều là những điều mà các doanh nghiệp ngày nay hướng đến. Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp ngày càng phát triển nhiều các nhóm chức năng chéo hay còn gọi là đa chức năng.

Các nhóm đa chức năng đều cần sự nỗ lực không ngừng của các doanh nghiệp, gồm cả các doanh nghiệp như Facebook, Google, Netflix hay Amazon, để tìm kiếm các giải pháp sáng tạo và nhanh chóng cho các thách thức khác nhau mà họ cần đối mặt trong quá trình thành lập các dự án, quản lý các dự án và hợp tác các nhóm với nhau.

Ví dụ: Tuy rằng các nhóm bán hàng chỉ muốn thúc đẩy các doanh số bán hàng, nhóm tiếp thị chỉ muốn tập trung hoàn toàn vào các doanh số và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, nhóm kế toán kiểm tra các khoản tài chính,... mỗi nhóm đều đang thực hiện các hoạt động của họ và đang làm vô cùng tốt. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp của bạn phá bỏ các rào cản giữa các đội nhóm, thì các nhóm cùng theo đuổi chung một mục tiêu và giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn.

2.3.2. Lợi ích nhóm làm việc đa chức năng

Khi thành lập các nhóm đa chức năng, doanh nghiệp của bạn có lợi thế cạnh tranh lớn và các cá nhân với khả năng khác nhau sẽ thực hiện các công việc cùng nhau. Các doanh nghiệp đều có các nhân viên tiềm năng nằm ở các bộ phận khác nhau như: Bán hàng, tiếp thị, nhân sự, mua hàng, kế toán, nghiên cứu.

Sau khi hợp nhất các nhóm khác nhau vào cùng chung một đội nhóm, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích như: Các thành viên làm việc có hiệu quả hơn; cải thiện các kỹ năng phối hợp và giao tiếp; mở rộng quy mô doanh nghiệp; đưa ra các quyết định đúng đắn; cải thiện khả năng giải quyết vấn về và đưa ra các thời gian chu kỳ quản lý tổng thể về dự án.

Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ tìm được những nhân viên có tư duy đúng đắn và những người sẵn sàng chia sẻ các kinh nghiệm để cải thiện những sự đổi mới.

2.4. Nhóm giải quyết vấn đề

2.4.1. Tổng quan về nhóm giải quyết vấn đề

Nhóm giải quyết vấn đề là một nhóm tập hợp các nhà quản lý chủ chốt lại với nhau để cùng nhau giải quyết các vấn đề của dự án với sự hỗ trợ của hỗ trợ viên, đồng thời đây chính là mối liên kết còn thiếu giữa học và làm.

Nhóm giải quyết vấn đề thường gặp gỡ tại các hội thảo hoặc một chuỗi hội thảo, trong đó có nhóm quản lý và dự án, giúp tìm ra các giải pháp cho từng vấn đề cụ thể liên quan đến công việc và vạch ra các kế hoạch để thực hiện.

Các vấn đề có thể từ đến từ nhiều bộ phận khác nhau như kỹ thuật, nhân sự hay liên quan đến các nhà lãnh đạo. Các quy trình giải quyết thường gồm 4 bước là Hướng dẫn các nhóm xác định, suy nghĩ giải quyết vấn đề, đưa ra ý kiến về giải pháp và thực hiện kế hoạch. Mỗ hoạt động đều được xây dựng trước đó và có thể điều chỉnh sao cho phù hợp.

2.4.2. Lợi ích của nhóm giải quyết vấn đề

Những thành viên trong nhóm giải quyết vấn đề đều đến từ các đội, nhóm hoặc từ các công ty khác nhau. Quá trình thực hiện các vấn đề cần giải quyết đều thực hiện theo nhóm và nâng cao tinh thần đồng đội.

Các thành viên trong nhóm giải quyết vấn đề không nhất thiết có chung các chuyên môn, ngược lại họ càng hiểu biết các kỹ năng phong phú và đa dạng thì càng dễ dàng bổ sung các khiếm khuyết cho nhau. Các dự án có quy mô lớn và về lâu dài cần nhiều các thành viên có các kỹ năng khác nhau.

Đồng thời, nhóm giải quyết vấn đề giúp cho dự án nhanh chóng đạt được kết quả cao và hoàn thành mục tiêu chung. Khi lập nhóm này, các thành viên sẽ đưa ra các ý tưởng mới, giúp nhóm hoạt động hiệu quả và đưa ra các hướng giải quyết vấn đề đúng đắn. Khi dự án hoặc vấn đề đã được giải quyết, nhóm này sẽ tan rã và giải tán.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được các mô hình làm việc nhóm hiện nay. Các mô hình làm việc theo nhóm giúp các thành viên nhanh chóng giải quyết vấn đề, khó khăn xảy ra và hỗ trợ làm việc có hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các nhóm làm việc theo các mô hình khác nhau để nâng cao năng suất và chất lượng công việc, giúp doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển hơn nữa.