Tìm hiểu thông tin về phần mềm quản lý công việc Asana

1. Điểm nổi bật của phần mềm Asana

1.1. Phần mềm Asana có tính năng gì?

Asana là phần mềm quản lý công việc trực tuyến được thiết kế để mang lại lợi ích cho người dùng trong quá trình làm việc. Lịch trình công việc của người sử dụng sẽ được sắp xếp một cách hợp lý và thông minh hơn. Phần được thiết kế dựa trên những nguyên tắc cơ bản đó là nguyên tắc thông báo lịch trình công việc; Các thông tin được trao đổi tại một trang duy nhất; Các nhóm nhân viên cùng tham gia hành động.

Dựa trên cơ sở tạo ra sự động bộ trong công tác quản lý công việc của mỗi cá nhân. Asana mang đến cho người dùng những tính năng quản lý thông minh phù hợp với môi trường làm việc chuyên nghiệp. Những tính năng nổi bật đó sẽ được bật mí ngay sau đây:

- Khả năng chia nhỏ các đầu việc

Với những đầu công việc lớn, Asana sẽ hỗ trợ người dùng chia chúng thành những đầu công việc nhỏ hơn. Với mỗi đầu công việc được chia, nhân viên sẽ nhận được thông báo rõ ràng về trình tự thực hiện công việc, thời gian để hoàn thành công việc và tên người đảm nhận nhiệm vụ.

Mỗi nhân viên sau khi hoàn thành công việc của mình và cập nhật lên hệ thống, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo đến các thành viên khác trong nhóm. Như vậy mỗi thành viên đều có thể nắm được tiến trình thực hiện công việc. Ngoài ra nếu như bạn có thắc mắc về nhiệm vụ của đồng nghiệp mình bạn có thể để lại bình luận hay ghi chú trên hệ thống.

Nếu như các nhiệm vụ công việc có sự thay đổi, người quản lý chỉ cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm và cập nhật các thông tin. Lưu ý chỉ người tạo ra các task công việc mới có quyền chỉnh sửa thông tin, xóa thông tin hay thêm người vào nhóm.

- Liên kết các đầu công việc với nhau

Asana mang đến cho người dùng tính năng chia sẻ cùng một đầu công việc trong những dự án khác nhau. Điều này đồng nghĩa với việc nếu các dự án khác nhau cần phải thực hiện chung một công việc thì không cần thực hiện các thao tác như sao chép hay chuyển đổi đầu công việc. Chỉ cần sử dụng phần mềm bạn đã có được thông tin chung cho cùng một công việc.

- Giao diện hiển thị vô cùng đa dạng

Khi sử dụng Asana, bạn có thể tùy ý thay đổi các dạng hiển thị như bảng Kanban hoặc To-do list. Thêm vào đó với những thông tin được nhập từ các tệp vào hệ thống, Asana sẽ tự động xây dựng các chương trình hành động theo thứ tự thời gian. Như vậy người dùng có thể sử dụng gợi ý đó để thực hiện các công việc mà không cần mất thời gian sắp xếp lịch trình.

- Các báo cáo được thiết lập tự động

Trong từng dự án, khi thiết lập các báo cáo, Asana sẽ cung cấp các biểu đồ cụ thể cho người dùng. Những biểu đồ này sẽ hiển thị các thông tin về những công việc đã hoàn thành và các nhiệm vụ cần tiếp tục thực hiện. Nếu người dùng muốn sử dụng thêm nhiều báo cáo chuyên sâu hơn có thể cân nhắn đến việc sử dụng những phần mềm trả phí.

- Tích hợp nhiều tính năng với các ứng dụng khác

Người dùng sẽ có được những thông tin cụ thể về thời gian thực hiện công việc bởi Asana đã được đồng bộ về mặt thời gian với Calendar. Thêm vào đó Asana được thiết kế tích hợp với một số ứng dụng khác như Github, DropBox.

Các nhiệm vụ sau khi được phân quyền tùy vào thiết lập của người dùng mà được chia sẻ công khai hay riêng tư. Từ đó tính bảo mật thông tin cho doanh nghiệp cũng được đáp ứng tốt hơn.

- Thêm các dự án mới ngay tại phần mềm

Tại góc bên phải trên giao diện chính của phần mềm Asana, bạn có thể thực hiện các tùy chỉnh. Tùy vào nhu cầu của bạn mà Asana sẽ cung cấp các chức năng như cập nhật dự án, chỉnh sửa dự án hoặc xóa bớt những dự án cũ.

Cụ thể nếu như bạn muốn thêm vào dự án mới bạn có thể chọn phần Blank Project. Tại đây bạn sẽ tự điền những thông tin như tên dự án, chế độ riêng tư và các nhiệm vụ cần thực hiện. Ngoài ra khi xem dự án bạn sẽ có 4 chế độ xem khác nhau.

Nếu như tạo dựng một dự án và tự mình tạo ra các thiết kế không phải lợi thế của bạn thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng các mẫu thiết kế có sẵn mà phần mềm quản lý công việc Asana cung cấp. Như vậy người dùng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và dự án được đi vào thực hiện nhanh hơn.

Phần mềm cung cấp nhiều mẫu kế hoạch khác nhau như kế hoạch đào tạo nhân viên mới, kế hoạch marketing. Tùy theo nhu cầu của người dùng mà tên kế hoạch hay các chế độ về quyền riêng tư được thiết lập phù hợp.

Những mẫu dự án có sẵn đều được phần mềm gợi ý cách phân chia giai đoạn. Người dùng có thể sử dụng luôn những gợi ý này để thực hiện dự án hoặc điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp với công việc.

1.2. Ứng dụng của Asana trong công việc

Sử dụng Asana bạn có thể thấy được những đầu công việc của mình một cách dễ dàng hơn. Mỗi giai đoạn công việc được thiết lập cụ thể, người dùng chỉ cần theo đó thực hiện công việc sẽ diễn ra một cách dễ dàng và thuận lợi.

Lịch trình kế hoạch công việc được xây dựng tránh cho người dùng quên mất các đầu công việc. Nếu có thay đổi về kế hoạch, bạn có thể nhìn thấy sự thay đổi đó và điều chỉnh lịch làm việc cho phù hợp. Nếu như có sự chồng chéo của các lịch trình bạn cũng có thể dễ dàng phát hiện và thay đổi kịp thời.

Khác với nhiều phần mềm chỉ giới hạn một số những tài liệu được phép đính kèm, Asana cho phép người dùng mang được nhiều tệp khác nhau vào phần mềm. Những thông tin quan trọng sẽ được hiển thị lên trên vì thế nhân viên dễ dàng nắm bắt được định hướng công việc.

Tất cả các thành viên trong nhóm đều theo dõi được tiến triển công việc vì thế quá trình thực hiện các nhiệm vụ sẽ diễn ra liên tục. Công việc nhờ đó mà không bị đình trệ. Những thông tin mà các nhóm chia sẻ chỉ có những thành viên trong nhóm mới xem được, do vậy không gian riêng tư và tính bảo mật các thông tin trong nhóm được đảm bảo.

2. Hạn chế khi dùng phần mềm Asana

Khi tải phần mềm Asana người dùng có thể đọc hướng dẫn sử dụng asana để dùng thử bản miễn phí. Phiên bản này đem lại những chức năng cơ bản như báo cáo, cộng tác và lập kế hoạch. Tuy nhiên phiên bản này chỉ cho số lượng người truy cập tối đa là 15 người.

Nếu người dùng sử dụng thêm nhiều tính năng và lượng thành viên truy cập nhiều hơn thì cần phải mua bản nâng cấp với chi phí khoảng 9.99$/người dùng/tháng. Nhiều người dùng đánh giá mức chi phí này khá cao. Dĩ nhiên với mức phí cao như vậy phiên bản sẽ cung cấp thêm các tính năng như nâng cao tính bảo mật, các báo cáo và tùy chỉnh dự án nâng cao.

Với mức chi phí lớn như vậy Asana thường được các công ty có quy mô lớn hay những tập đoàn ưa chuộng. Đặc biệt những công ty có mô hình liên chức năng, một nhân viên tham gia nhiều vai trò trong các dự án khác nhau.

Bài viết đã khái quát những thông tin về phần mềm quản lý công việc Asana. Bạn đã thấy được những tính năng nổi bật của phần mềm rồi đúng không nào? Hãy nhanh chóng mang phần mềm đến với doanh nghiệp của bạn để quản lý công việc không còn là điều khó khăn nữa.