Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là gì, có tầm quan trọng như thế nào?

Công tác lưu trữ có thể nói là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo những giấy tờ, tài liệu quan trọng được bảo vệ một cách cẩn thận. Công tác văn thư lưu trữ nhằm giúp đảm bảo thông tin bằng văn bản, được dùng để phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý trực tiếp và điều hành công việc. 

Bên cạnh đó, nó còn ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết những vấn đề hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả của mỗi công việc. Để có thể hiểu rõ hơn về công việc công tác lưu trữ, nhiệm vụ và tầm quan trọng của nó như thế nào. Hãy cùng nhau tìm hiểu một cách sâu sắc qua bài viết này nhé!

1. Những thông tin chung về công tác lưu trữ

1.1. Công tác lưu trữ là gì?

Công tác lưu trữ chính là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức một cách có khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong suốt quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân. Tài liệu đó được dùng để làm bằng chứng và tra cứu thông tin trong quá khứ khi có việc cần thiết.

Công tác lưu trữ văn thư là một phần quan trọng không thể nào thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước. Những công văn, tài liệu khi đã được giải quyết, sẽ được sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào trong bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của các cơ quan để có thể tra cứu và sử dụng khi cần thiết, những giấy tờ đó được gọi tên là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Những hồ sơ và tài liệu lưu trữ sẽ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan, bao gồm các công văn, tài liệu, những văn kiện thuộc về khoa học, kỹ thuật, ảnh, phim ảnh, dây ghi âm,..

1.2. Tính chất của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ có những tính chất như sau:

- Tính chất cơ mật: Là những hồ sơ, những tài liệu lưu trữ chứa nhiều những thông tin liên quan đến bí mật của Nhà nước. Chính vì tính bảo mật này của nó đòi hỏi công tác lưu trữ phải cần được tiến hành theo đúng những nguyên tắc, chế độ, các thủ tục vô cùng chặt chẽ. Điều này đòi hỏi các nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước đặt ra và giao cho trong quá trình bảo vệ tài liệu lưu trữ.

- Tính chất khoa học: Những hồ sơ và tài liệu được lưu trữ chứa đựng một khối lượng lớn những thông tin về nhiều mặt khác nhau trong xã hội. Để có thể đảm bảo được an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin, điều này đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, xây dựng các công cụ để tra cứu, xác định giá trị của tài liệu,.. Tất cả đều phải được tiến hành theo phương thức khoa học, có tính hệ thống và những biện pháp vô cùng tỉ mỉ.

- Tính chất nghiệp vụ: Đây là những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ gắn liền với từng ngành, từng lĩnh vực khác nhau trong mọi hoạt động như kinh tế, xã hội, đất nước,.. Có thể lấy ví dụ như quản lý công tác lưu trữ của các Bộ, Ngành, các Sở Giáo Dục và Đào Tạo, liên quan đến các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Giáo dục. 

2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ và bộ phận phòng lưu trữ

2.1. Nhiệm vụ của các công tác lưu trữ

Nhiệm vụ cơ bản, chủ yếu của công tác lưu trữ chủ yếu gồm hai nội dung chính sau đây:

2.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp nhiệm vụ các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, quản lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ cho công việc một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác trong công tác tra tìm tài liệu đó.

Các nội dung của tổ chức khoa học tài liệu bao gồm: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị của tài liệu, tổ chức các công cụ dùng để tra tìm tài liệu, chỉnh lý tài liệu và một số những công tác bổ trợ khác cho ngành khoa học, kỹ thuật, ngành tin học có liên quan.

Tổ chức khoa học các tài liệu cần được thực hiện trong lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan hay lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. Để có thể tổ chức tốt các tài liệu liên quan đòi hỏi các cán bộ phải có trình độ chuyên môn cao, có điều kiện làm việc tốt và những trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các công trình nghiệp vụ đầy đủ, khoa học và hiện đại.

Tổ chức khoa học các tài liệu được căn cứ và quy định, hướng dẫn cụ thể của các cơ quan nhà nước trong vấn đề công tác lưu trữ. Từ đó mà việc tổ chức khoa học các tài liệu cơ bản mới được đảm bảo và thống nhất trong các lưu trữ hiện hành. Đó chính là nền tảng của tổ chức khoa học tài liệu trong bộ Phông lưu trữ quốc gia của nước ta.

2.1.2. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Một trong những nhiệm vụ cơ bản nhất trong công tác lưu trữ đó chính là việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Đây chính là những điều kiện cơ bản để thực hiện nhiệm vụ lưu trữ bởi nếu như tài liệu lưu trữ bị rò rỉ ra ngoài hay không được bảo quản một cách an toàn  thì việc công tác tổ chức và khai thác thông tin sẽ không có hiệu quả.

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm có hai nội dung chính chủ yếu như sau: Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu khi lưu trữ và bảo quản an toàn tài liệu những thông tin hiện có trong tài liệu lưu trữ.

Khi muốn bảo toàn những tài liệu an toàn không hư hỏng cần phải chú ý đến kho tàng, các điều kiện ổn định và các trang thiết bị đáp ứng đầy đủ, đúng yêu cầu của công tác bảo quản dành cho từng loại hình tài liệu khác nhau nhằm cố gắng thực hiện các biện pháp tu bổ, bảo hiểm và phục chế nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ của tài liệu hơn.

Bên cạnh đó, việc bảo quản an toàn thông tin tài liệu, chúng ta cần chú ý đến những ý thức, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các cán bộ làm công tác lưu trữ. Hãy chú ý đến từng đối tượng độc giả  đến nhằm mục đích khai thác thông tin, sử dụng tài liệu và các biện pháp công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu.

Trong thời đại toàn cầu hóa như hiện nay, chúng ta nên nhìn nhận vấn đề lưu trữ thông tin dưới khía cạnh là nhằm mục đích thực hiện, phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội trong thời điểm hiện tại; tuy nhiên, trong quá trình cung cấp thông tin cũng cần có sự bảo mật an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ để tránh những xung đột và phát sinh về sau.

Hiện nay, đã có rất nhiều các tổ chức, cơ quan ban ngành có khối lượng tài liệu lưu trữ lớn đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý văn thư vô cùng tiện lợi, cho phép mọi người truy cập, tìm tài liệu một cách dễ dàng và đảm bảo tính an toàn thông tin tài liệu lưu trữ.

2.2. Nhiệm vụ của phòng lưu trữ ở cơ quan 

Trong mỗi cơ quan, cần có một bộ phận hoặc phòng lưu trữ để có thể bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan. Phụ thuộc vào quy mô của các cơ quan mà số lượng nhân viên của bộ phận này sẽ nhiều hay ít. Đối với các cơ quan nhỏ, ít hồ sơ và tài liệu lưu trữ, thì việc lưu trữ hồ sơ sẽ do một nhân viên sẽ làm công tác tiếp nhận công văn đến kiêm nhiệm. Nhiệm vụ của nhân viên của bộ phận lưu trữ thông tin và tài liệu sẽ bao gồm những công việc quan trọng sau đây:

- Hướng dẫn và giúp đỡ các cán bộ, nhân viên trong cơ quan để lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thu nhận hồ sơ và tài liệu theo đúng quy định;

- Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định chung;

- Bảo quản các hồ sơ, tài liệu lưu trữ, của các cơ quan và các đoàn thể trong cơ quan;

- Thống kê những hồ sơ, tài liệu được sử dụng để lưu trữ của các cơ quan và các đoàn thể trong cơ quan đó;

- Nộp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào trong kho lưu trữ theo quy định của Pháp luật và Nhà nước;

- Phục vụ khai thác hồ sơ, và các tài liệu lưu trữ của các cơ quan, ban ngành.

Vậy là hôm nay, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về những thông tin liên quan đến công tác lưu trữ thông tin, tài liệu; cùng với đó, chúng ta cũng đã nắm được nhiệm vụ của công tác lưu trữ là gì. Hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích cho tất cả mọi người.

Xem thêm: Kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ