Tìm hiểu và nắm bắt quy chế quản lý tài sản trong doanh nghiệp

1. Vai trò của việc đưa ra quy chế quản lý tài sản

Đối tượng phạm vi áp dụng quy chế quản lý tài sản doanh nghiệp là các bộ phận, phòng ban, các cá nhân làm việc cho doanh nghiệp. Tất cả nhân sự trong công ty cần phải thực hiện công việc tuân theo các quy chế quản lý tài sản mà doanh nghiệp đề ra.

Mục tiêu của việc thực hiện quy chế quản lý tài sản là để thực hiện công việc bảo vệ và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp. Quy chế quản lý tài sản tạo ra các quy định trong tiến trình thực hiện thiết lập, thu mua, sử dụng, sửa chữa, xử lý và bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp.

Với những quy chế được đặt ra các phòng ban, cá nhân được bàn giao tài sản phải đảm bảo được quản lý sử dụng tài sản phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó mỗi cá nhân sẽ có quyền sử dụng tài sản cũng như có trách nhiệm giữ gìn tài sản chung cho doanh nghiệp.

Quy chế được ban hành sẽ giúp doanh nghiệp có được quy trình quản lý tài sản hiệu quả, tránh xảy ra các tình huống bất thường. Thông qua quy chế doanh nghiệp cũng dễ dàng trong việc hoạch định các kế hoạch quản lý tài sản và phổ biến những nội dung quan trọng về trách nhiệm của bộ phận cá nhân làm việc trong doanh nghiệp.

2. Những nội dung trong quy chế quản lý tài sản doanh nghiệp

Quy chế quản lý tài sản của mỗi doanh nghiệp có thể là khác nhau, tùy vào định hướng sử dụng và bảo vệ tài sản của mỗi đơn vị. Đối với các cơ quan nhà nước hay các đơn vị sự nghiệp công lập thì quy chế sẽ được ban hành và được đưa ra theo quyết định của các bộ phận quản lý tổ chức đó.

2.1. Quy chế quản lý tài sản của doanh nghiệp nhà nước

Trong doanh nghiệp nhà nước, quy chế quản lý tài sản nhà nước thường bao gồm các quyết định có nội dung về:

- Phạm vi quy chế điều chỉnh, áp dụng. Những nguyên tắc quản lý, sử dụng tài sản trong các cơ quan, đơn vị.

- Quy định cụ thể các hành vi bị nghiêm cấm trong việc sử dụng tài sản. Liệt kê cụ thể những tài sản chuyên dùng phục vụ công việc.

- Điều lợi ích và trách nhiệm của các đơn vị được giao quản lý và sử dụng tài sản nhà nước. Trách nhiệm của các cơ quan, nghĩa vụ của cán bộ đứng đầu trong việc quản lý tài sản.

- Các quy chế liên quan tới đầu tư xây dựng mua sắm tài sản cũng như hoạt động thuê tài sản. Bên cạnh đó cũng có quy chế liên quan tới các quyết định bảo dưỡng sửa chữa thay thế các tài sản nhà nước.

- Quy định về lập và báo cáo các hoạt động đăng ký tài sản nhà nước, biên bản tiếp nhận tài sản được bàn giao hay các hình thức khác.

Những doanh nghiệp đơn vị công lập cần đảm bảo thực hiện theo các quy chế sử dụng quản lý tài sản được ban hành. Tránh xảy ra sai sót trong việc quản lý tài sản đơn vị làm ảnh hưởng tới các hoạt động của tổ chức.

2.2. Quy chế quản lý tài sản của các doanh nghiệp nói chung

Các doanh nghiệp cũng có thể ban hành các quy chế quản lý tài sản với những nội dung mà doanh nghiệp cho là cần thiết trong việc kiểm soát, quản lý tài sản. Những quy chế cụ thể mà doanh nghiệp có thể đề cập tới như:

2.2.1. Trách nhiệm của nhân sự trong việc sử dụng bảo vệ tài sản

Quy chế có thể đưa ra một số quy định về trách nhiệm của nhân sự trong việc bảo vệ các tài sản có trong doanh nghiệp. Một số các vi phạm nghiêm cấm khi sử dụng tài sản cũng như những mức phạt có thể áp dụng.

Những trách nhiệm cơ bản có thể đề cập như việc sử dụng tài sản theo đúng hướng dẫn vận hành hoạt động của tài sản. Đối với những tài sản cần sự cho phép phải xin ý kiến của cán bộ chịu trách nhiệm trước khi sử dụng.

Mỗi cá nhân cần nâng cao trách nhiệm bảo vệ tài sản chung của doanh nghiệp. Nếu có các vấn đề phát sinh liên quan tới tài sản doanh nghiệp phải báo cáo ngay để kịp thời xử lý.

2.2.2. Quy trình thu mua, sử dụng, quản lý tài sản doanh nghiệp

Khi phát sinh nhu cầu mua tài sản, trang thiết bị cho công ty thì cần có người lập đề nghị yêu cầu mua và có sự xác nhận của trưởng bộ phận hay người chịu trách nhiệm quản lý tài sản bộ phận ký xác nhận.

Đối với những tài sản có giá trị lớn cần sự xem xét thì có thể trình yêu cầu mua lên các cấp quản trị để được phê duyệt từ đó mới thực hiện tìm kiếm và thu mua.

Đối với hoạt động mua tài sản, bộ phận quản lý tài sản cần thu mua cung ứng tài sản đáp ứng được những tiêu chí cần thiết như chất lượng, giá cả, bảo hành, dịch vụ sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng tài sản của doanh nghiệp.

2.2.3. Quy chế trong việc sửa chữa, bảo trì, thay thế tài sản

Đối với những tài cần được sửa chữa bảo trì bộ phận quản lý cũng tiến hành thực hiện hoạt động lập các báo cáo chi tiết về những lần thực hiện sửa chữa, đưa ra các khuyến nghị về việc thay thế, bổ sung để đáp ứng máy móc thiết bị cho doanh nghiệp.

Những hoạt động thanh lý cũng cần được sự cho phép của các cá nhân, bộ phận thực hiện quản lý tài sản. Quy trình thanh lý tài sản cũng có thể được nêu ra trong quy chế để đảm bảo được hoạt động thanh lý có thể diễn ra hiệu quả.

2.2.4. Quy định về việc kiểm kê, trích lập khấu hao tài sản

Trích khấu hao tài sản là hoạt động cần thiết trong quy trình quản lý tài sản doanh nghiệp, những tài sản cố định cần được trích khấu hao để giúp hoạt động thống kê chi phí, hạch toán nghiệp vụ kế toán được thực hiện sát với thực tế.

Quy chế có thể đưa ra việc hạch toán khấu hao tài sản cố định theo định kỳ, với cách thức khấu hao cụ thể được nêu rõ và cần có sự đảm bảo tính chính xác tương đối trong hoạt động trích khấu hao.

Doanh nghiệp sẽ có nhu cầu kiểm kê tài sản định kỳ hoặc kiểm kê tài sản thường xuyên do vậy những bộ phận quản lý tài sản cần nắm bắt thông tin, tiến hành lập báo cáo, đề xuất cho hoạt động sử dụng và quản lý tài sản trong doanh nghiệp.

2.2.5. Quy định quản lý bàn giao tài sản doanh nghiệp

Tài sản doanh nghiệp sẽ được phân chia và bàn giao cho các bộ phận, phòng ban hoặc các cá nhân. Khi có hoạt động thay thế hay bổ sung tài sản thì cần có các văn bản bàn giao cụ thể nêu rõ tên tài sản, các đặc điểm hiện có của tài sản.

Khi một cá nhân nghỉ việc hay chuyển bộ phận thì cũng phải bàn giao lại những tài sản của doanh nghiệp mình đang sử dụng để đảm bảo tài sản được quản lý theo một quy trình khép kín.

2.2.6. Những quy định khác trong quy chế quản lý tài sản

Một số quy định về trách nhiệm quản lý tài sản dành cho người đứng đầu bộ phận cũng có thể được để cập trong quy chế của doanh nghiệp. Việc báo cáo cập nhật tình hình sử dụng tài sản doanh nghiệp cần tuân theo quy trình được quy định đúng.

Bên cạnh đó những vấn đề mà doanh nghiệp chú trọng quan tâm trong vấn đề quản lý tài sản cũng sẽ được nêu ra trong quy chế và đảm bảo truyền đạt được những quy chế này tới các bộ phận, phòng ban có liên quan đến tài sản doanh nghiệp.

3. Những lưu ý trong việc áp dụng các quy chế quản lý tài sản DN

Quản lý tài sản doanh nghiệp cần tuân theo những quy chế, quy định cụ thể để đảm bảo được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả. 

Không những ban hành quy chế mà các nhà đảm nhận nhiệm vụ quản lý tài sản cho doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu, nắm bắt và thay đổi, bổ sung các quy chế quản lý tài sản nhằm đảm bảo tính phù hợp và nhất thiết với hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

Các cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp cần nắm rõ các quy chế được ban hành, thực hiện đúng và không vi phạm quy chế đó.

Bài viết về quy chế quản lý tài sản trong doanh nghiệp đã đem đến cho bạn một số thông tin cần thiết trong hoạt động quản lý tài sản doanh nghiệp. Hy vọng rằng qua đó bạn hiểu hơn về vai trò cũng như nội dung của loại quy chế này trong hoạt động của doanh nghiệp.