Quản lý tài sản trong trường phổ thông hợp lý và hiệu quả

1. Tài sản trong trường phổ thông

Tài sản trong trường phổ thông là một khái niệm rất đa dạng. Đây được hiểu là những yếu tố cần thiết để góp phần thực hiện công tác dạy và học của trường phổ thông. Tài sản trong trường phổ thông được chia thành hai dạng chính đó chính là phương tiện dạy học và đất đai, nhà cửa, vật chất kiến trúc khác.

1.1. Phương tiện dạy học trong trường

Đây chính là những vật dụng cần thiết trong việc dạy và học hàng ngày của học sinh trong trường. Các phương tiện dạy học này có thể bao gồm bàn ghế, bảng phấn, đèn điện, phòng máy và một số phương tiện khác. Ngoài ra, phương tiện dạy học cũng có thể là những hồ sơ, tài liệu, bài kiểm tra cho các em học sinh. Nếu không có các phương tiện này, việc dạy và học sẽ trở nên khó khăn.

1.2. Đất đai, nhà cửa và vật chất kiến trúc khác

Đây là những tài sản không trực tiếp đóng góp vào việc dạy và học của các em học sinh. Chúng chỉ có một chức năng nhất định nào đó trong trường học. Ví dụ như sân trường hoặc bãi đỗ xe,... Các tài sản này ít khi xảy ra hao mòn trong quá trình sử dụng. Một số trường cũng sử dụng các tài sản này ngoài giờ lên lớp để gia tăng ngân sách.

Xem thêm: Cách quản lý tài sản văn phòng khoa học nhất

2. Tại sao cần quản lý tài sản trong trường phổ thông?

Tài sản trong trường phổ thông có rất nhiều loại và mỗi loại cần một cách quản lý khác nhau. Quá trình quản lý tài sản trường học sẽ cần nhiều công sức bỏ ra. Tuy nhiên, việc quản lý tài sản trong trường phổ thông là cần thiết để đảm bảo chất lượng dạy và học vì các lý do sau.

2.1. Nhà trường sử dụng ngân sách nhà nước

Hầu hết các trường học hiện nay đều sử dụng ngân sách từ nhà nước. Ngân sách được bộ giáo dục cấp cho nhà trường nhằm chi trả lương cho các giáo viên, thay mới và sửa chữa những thiết bị hỏng hóc cũng như bảo trì bảo dưỡng các thiết bị cũ. Nguồn ngân sách này là có hạn và cũng được kiểm soát rất chặt chẽ. Nếu nhà trường không tiến hành quản lý tài sản, ngân sách đã giao sẽ là không đủ cho hoạt động của trường. Thêm vào đó, việc không quản lý chi tiêu đúng cách sẽ phải chịu hình thức kỷ luật từ bộ giáo dục và đào tạo.

2.2. Phương tiện dạy học trong trường có hạn

Như đã đề cập ở trên, nguồn ngân sách trong trường là có hạn. Đây cũng chính là lý do dẫn đến việc các phương tiện dạy và học sẽ bị giới hạn bởi nguồn vốn. Ví dụ như việc mỗi trường học sẽ chỉ có một phòng máy, hoặc một số phòng máy chiếu. Nếu không quản lý những tài sản ấy sẽ xảy ra hiện tượng thiếu thiết bị khi dạy và học. Ngược lại, nếu quản lý tốt, sự giới hạn về cơ sở vật chất cũng không phải là vấn đề quá lớn.

2.3. Đảm bảo chất lượng dạy và học

Quản lý tài sản trường học cũng là điều kiện tiên quyết để đảm bảo chất lượng dạy và học. Do số lượng người sử dụng tài sản trường học lớn, rất nhiều tài sản có thể bị hư hỏng hoặc hao mòn nhanh. Việc nhanh chóng xử lý những tài sản như vậy sẽ giúp đảm bảo việc dạy và học được trơn tru. Ngoài ra, việc đảm bảo các loại hồ sơ được quản lý cũng góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm sức lực khi cần tìm kiếm.

3. Quản lý tài sản trong trường phổ thông bằng phần mềm

Hiện nay rất nhiều trường học đã chuyển từ việc quản lý tài sản theo cách thủ công thành quản lý tài sản thông qua các ứng dụng giúp quản lý tài sản. Đây là những phần mềm đã được tích hợp để có thể quản lý tài sản với ít công sức nhất. Những việc bạn cần làm chính là nhập dữ liệu về loại tài sản. Sau đó, phần mềm sẽ giúp bạn xử lý cũng như lưu trữ các thông tin để việc quản lý được trở nên dễ dàng hơn.

Tham khảo: Phần mềm quản lý tài sản miễn phí, tốt nhất hiện nay: https://phanmemquanlytaisan.timviec365.vn/

4. Chức năng của các phần mềm quản lý tài sản trong trường trung học

Những phần mềm quản lý tài sản trường học hiện nay đã được tích hợp rất nhiều chức năng khác nhau để giúp việc quản lý tài sản trở nên dễ dàng hơn. Những chức năng đó bao gồm.

4.1. Theo dõi tài sản

Đây là một chức năng cực kỳ cần thiết đối với việc quản lý tài sản. Thông qua những dữ liệu mà người quản lý nhập vào trên máy, mỗi khi cần thiết, bạn có thể tra cứu tình trạng, vị trí cúng như các thông tin khác của tài sản đó một cách dễ dàng. Ví dụ, nếu bạn muốn tìm sổ sách hoặc giáo án, chỉ cần gõ tìm kiếm trên hệ thống, nhấp vào thông tin. Sau đó, hệ thống sẽ hiện ra tất cả các thông tin từ lần nhập trước như vị trí, tình trạng sử dụng,...

4.2. Lên kế hoạch sử dụng tài sản

Đây là chức năng rất hữu ích đối với các tài sản có số lượng giới hạn. Những tài sản này thường sẽ là không đủ để sử dụng khi có quá nhiều yêu cầu cùng một lúc. Chính vì thế, người có nhu cầu cần đăng ký trước để có thể sử dụng loại tài sản đó. Hệ thống trên phần mềm quản lý tài sản trong trường trung học sẽ lưu những thông tin đó giúp bạn. Khi đến thời gian sử dụng, bạn chỉ cần đến và lấy đồ dùng dạy học mà mình cần thôi.

4.3. Lập báo cáo gửi lên cấp trên

Đây là một chức năng giúp tiết kiệm rất nhiều công sức cho kế toán trường học. Thay vì phải rà soát lại sổ sách để tổng hợp lại các khoản thu hay chi, hệ thống sẽ tự động tổng kết những khoản đó khi cần thiết. Sau khi tổng hợp, hệ thống cũng có thể tự động gửi báo cáo lên các cơ quan cấp trên. Ngoài ra, bộ giáo dục cũng có thể cung cấp các phần mềm cho trường học. Qua đó, bộ có thể nhận được báo cáo bất cứ khi nào cần thiết.

4.4. Phân loại tài sản

Đây là một chức năng rất hữu dụng mỗi khi nhà trường thực hiện công tác kiểm kê tài sản cuối năm. Thông thường, nhà trường sẽ thực hiện công tác thủ công với mỗi loại tài sản. Tuy nhiên, phần mềm quản lý trường học có thể giúp người sử dụng phân loại tài sản để phục vụ cho các mục đích nhất định. Ví dụ, nhà trường có thể phân loại tài sản theo tình trạng, qua đó biết được tài sản nào mới được đưa vào sử dụng, tài sản nào hỏng hóc cần sửa chữa, tài sản nào cần thay thế, tài sản nào cần bảo dưỡng.

Việc theo dõi và quản lý tài sản trong trường phổ thông là một công việc rất cần thiết đối với bất kỳ trường học nào. Việc quản lý tài sản sẽ giúp trường đảm bảo hơn chất lượng dạy và học. Để đảm bảo việc quản lý tài sản được hiệu quả, tiết kiệm công sức, các trường phổ thông nên áp dụng các phần mềm quản lý tài sản. Chúc các bạn thành công!