Hướng dẫn | Cách quản lý tài sản văn phòng khoa học nhất

1. Phân biệt tài sản văn phòng và tài sản cố định của công ty 

Tài sản văn phòng thường dễ bị nhầm lẫn với những tài sản cố định của công ty. Trên thực tế, tài sản cố định của công ty có giới hạn rộng hơn cũng như có giá trị khá cao so với những tài sản văn phòng. Tuy nhiên, tài sản văn phòng cũng thuộc nhóm tài sản của công ty, dù chỉ chiếm một phần nhỏ về mặt giá trị. 

Ví dụ, trong một doanh nghiệp có quy mô lớn, các tài sản cố định của họ sẽ được chia làm 5 phần: 

- Những tài sản liên quan đến đất đai: các khu đất trồng trọt, cấy tạo nguyên liệu

- Tòa nhà: các khu văn phòng phục vụ công tác hành chính của doanh nghiệp

- Nhà máy: nơi sản xuất sản phẩm phục vụ hoạt động vận hành

- Nội thất: bao gồm nội thất tại các tòa nhà, nhà máy

- Thiết bị: bao gồm trang thiết bị phục vụ làm việc tại các tòa nhà, các loại máy móc phục vụ sản xuất tại các nhà máy

Từ những phân loại kể trên, có thể thấy tài sản văn phòng chỉ chiếm một số ít trong số những tài sản cố định của công ty. Những tài sản đó thường là: 

- Văn phòng phẩm: giấy, bút, băng dính,... thường các phòng ban trong doanh nghiệp sẽ được trang bị những vật phẩm này để dùng chung. Giấy thường được phân phối rộng rãi nhất để đáp ứng nhu cầu in đa dạng các loại văn bản, giấy tờ phục vụ cho hoạt động công tác, điều phối của doanh nghiệp hoặc thông báo cho các phòng ban khác. 

- Các trang thiết bị văn phòng: máy tính, máy in, máy fax, máy điện thoại,... các trang bị này sẽ được trang bị cho từng cá nhân. Tùy từng doanh nghiệp mà các cá nhân sẽ được phân công, ủy quyền sử dụng những loại thiết bị khác nhau. Thường các doanh nghiệp lớn sẽ cấp máy tính và máy điện thoại chuyên phục vụ công việc cho người lao động. Các loại máy như máy in, máy fax,... sẽ thuộc quyền sở hữu chung của phòng ban.

- Các vật phẩm cá nhân: đồng phục, thẻ nhân viên,... những vật phẩm này sẽ được cấp riêng cho từng cá nhân và được yêu cầu bảo quản, sử dụng cẩn thận để tránh những vấn đề phát sinh

- Các loại vật phẩm công khác: khối doanh nghiệp trong mỗi văn phòng sẽ có những đặc trưng riêng, doanh nghiệp cũng sẽ từ đó mà cung cấp những vật phẩm phục vụ công việc hoặc sinh hoạt trong thời gian làm việc khác nhau. 

Tham khảo thêm: Phí quản lý tài sản ký quỹ

2. Hướng dẫn cách quản lý tài sản văn phòng 

2.1. Xây dựng quy trình quản lý tài sản văn phòng

Tài sản văn phòng nhìn chung cũng được áp dụng quy trình quản lý giống với các loại tài sản khác trong doanh nghiệp. 

Có thể đưa ra quyết định trong việc kiểm kê tài sản, bộ phận hành chính và cấp lãnh đạo có thể tùy chỉnh theo quy mô và hoạt động của từng phòng ban, cũng như loại tài sản trong văn phòng, thông qua 6 bước dưới đây. 

Bước 1: Đề xuất và lên kế hoạch quản lý mua mới trang thiết bị

Các phòng ban sẽ đề xuất loại tài sản cần được công ty cung cấp. Ví dụ: bút, giấy định kỳ hàng tháng; cấp thêm bàn phím rời để thuận tiện làm việc,...

Bước 2: Mua mới và đưa vào sử dụng tài sản

Bước 3: Thu hồi và sửa chữa tài sản

Thường những doanh nghiệp cung cấp thiết bị làm việc cho nhân viên sẽ tiến hành thu hồi lại tài sản khi nhân viên nghỉ việc hoặc đề nghị sửa chữa khi nhân viên yêu cầu

Bước 4: Thanh lý các loại tài sản trong văn phòng

Những tài sản không còn phù hợp với doanh nghiệp hoặc đã lỗi thời sẽ được doanh nghiệp thanh lý 

Bước 5: Kiểm kê định kỳ tài sản văn phòng

Bên cạnh những tài sản thuộc quyền sở hữu của cá nhân, cũng có rất nhiều tài sản thuộc sở hữu của tập thể. Ví dụ: các trang thiết bị nội thất trong văn phòng (bàn, ghế, thiết bị điện tử: quạt, máy lạnh,...) Nhằm tránh thất thoát hoặc kịp thời xử lý các vấn đề của thiết bị nhân sự sẽ tiến hành kiểm kê định kỳ số lượng và đánh giá tình trạng của tài sản theo tháng, theo quý. 

2.2. Tiến hành hoạt động quản lý tài sản văn phòng 

2.2.1. Phân công tổ chức quản lý tài sản văn phòng

Khi doanh nghiệp cung cấp các tài sản văn phòng cho 1 phòng ban, người chịu trách nhiệm quản lý phòng bạn đó sẽ trực tiếp tiếp nhận, ký kết bàn giao hoặc ủy quyền cho nhân sự dưới quyền tiếp nhận. Chính vì vậy, với các vấn đề xảy ra với tài sản văn phòng người lao động sẽ báo cáo với lãnh đạo của phòng trước xin ý kiến và báo cáo lại với cấp trên hoặc bộ phận phụ trách sửa chữa tài sản. 

Trong quá trình khai thác sử dụng, người lãnh đạo của từng phòng ban cũng là người sẽ đôn đốc, nhắc nhở nhân viên giữ gìn, sử dụng tài sản trong văn phòng đúng quy cách. 

Ngoài ra, bộ phận quản lý tài sản của công ty cũng phải tổ chức thêm những đợt kiểm tra đánh giá định kỳ và đột xuất để xác định xem nhân viên có thái độ như thế nào đối với việc sử dụng tài sản văn phòng của doanh nghiệp. 

2.2.2. Ban hành các điều luật liên quan đến sử dụng tài sản văn phòng

Tài sản văn phòng là loại tài sản chung trong đó người nhân viên có quyền được sử dụng và nghĩa vụ phải gìn giữ. 

Để đề cao ý thức trong sử dụng của nhân sự, bộ phận quản lý tài sản cần xây dựng các điều luật hợp lý để nhân viên hình thành ý thức tự giác. Thêm vào đó, với những trường hợp cố tình làm hỏng, làm mất tài sản văn phòng sẽ phải chịu mức phạt tương đương với giá trị của tài sản đấy theo giá thị trường. 

2.2.3. Ứng dụng công nghệ trong quản lý tài sản văn phòng

Trong thời đại công nghệ hiện nay, văn hóa làm việc hiện đại được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng phát triển, đặc biệt là trong các hoạt động liên quan đến kiểm kê, quản lý tài sản. Bởi khi các dữ liệu được nhập vào phần mềm độ sai lệch thường sẽ rất ít, sai số gần như không xuất hiện. 

Nhiều doanh nghiệp nhằm tinh giản và tiết kiệm thời gian quản lý tài sản văn phòng đã lựa chọn sử dụng các camera giám sát để kiểm soát tình hình sử dụng của nhân sự, các phần mềm quản lý tài sản để tiến hành các hoạt động kiểm kê tiết kiệm thời gian hơn. 

Có thể nói, đây là bước tiến vượt bậc trong hoạt động quản lý tài sản văn phòng. Không chỉ tiết kiệm thời gian, nhân lực đây còn là cách các doanh nghiệp hiện đại tiết kiệm tiền bạc về lâu dài với một khoản đầu tư thích đáng.

Vậy là timviec365.vn đã cùng bạn đọc khám phá cách quản lý tài sản văn phòng cùng như quy trình quản lý, cách thức áp dụng phù hợp nhất. Mong rằng bài viết trên đã phần nào giải đáp được những thắc mắc của bạn trong vấn đề này. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo!