Những quy định văn thư lưu trữ đang được sử dụng hiện nay?

1. Văn thư lưu trữ là gì?

Văn thư lưu trữ có thể hiểu đơn giản là các loại giấy tờ quan trọng gắn liền với mỗi tổ chức, cá nhân. Đối với các cơ quan chính quyền, các văn bản được lưu trữ có thể là các giấy ban hành về quy định, quy chế, các công văn đã công bố, các tài liệu quan trọng,... Đối với các doanh nghiệp, các văn bản lưu trữ có thể như: danh sách các đối tác, hồ sơ nhân sự, các hợp đồng đã ký, các kế hoạch triển khai của công ty,...

Tóm tắt chung, văn thư lưu trữ là những loại giấy tờ có giá trị gắn liền với một số công việc nhất định đối với tổ chức nào đó và nó cần được giữ lại để có thể đối chiếu khi cần thiết.

Việc lưu trữ văn thư là một trong những việc làm cần thiết và quan trọng đối với bất cứ tổ chức hay cá nhân nào. Các giấy tờ quan trọng sẽ thường được sử dụng nhiều trong các hoạt động của tổ chức, nó còn được làm cơ sở chứng minh cho tổ chức khi cần thiết, những tài liệu này cũng mang tính giá trị lịch sử cao. Nhiều tổ chức sau mỗi nhiệm kỳ hoặc một khoảng thời gian nào đó sẽ thực hiện xóa bỏ văn thư lưu trữ vì chúng không còn có giá trị cần thiết.

Thế nhưng, những văn bản, giấy tờ được lưu trữ sẽ có những quy định riêng để có thể phân loại và lưu trữ theo đúng nhiệm vụ. Để tìm hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ cùng đi đến phần tiếp theo nhé!

Tham khảo thêm: Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí hiệu quả: https://vanthu.timviec365.vn/

2. Những quy định văn thư lưu trữ hiện nay

Hiện nay, công việc lưu trữ văn thư ngày càng phổ biến do tính chất công việc tăng cao. Chính vì vậy, các loại văn bản, giấy tờ quan trọng đối với từng hằng mục trong tổ chức cũng gia tăng, xuất phát từ những yêu cầu bức thiết là làm sao để có thể phân loại và sắp xếp các tài liệu theo đúng nội dung, có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần, giúp cho người làm công tác văn thư có thể xác định đúng tính chất, tầm quan trọng của mỗi loại giấy tờ vậy nên các quy định văn thư lưu trữ đã ra đời.

Hiện nay, không chỉ có các giấy tờ, tài liệu bằng giấy mà còn xuất hiện các tài liệu điện tử. Mỗi loại văn thư có tính chất và cách thức lưu trữ khác nhau sẽ có những quy định về văn thư lưu trữ khác nhau được các tổ chức, cá nhân đưa ra. Tùy thuộc vào mỗi tổ chức, cá nhân thuộc các lĩnh vực khác nhau như: cơ quan chính quyền nhà nước, bảo tàng, các tổ chức kinh doanh,... mà các quy định văn thư lưu trữ sẽ được xuất phát từ tính chất lĩnh vực đó.

2.1. Những quy định văn thư lưu trữ văn bản giấy

Đầu tiên đối với quy định về các giấy tờ, tài liệu, văn bản theo hình thức giấy xin hoặc giấy viết tay sẽ có các điểm chung như sau trong đa số các lĩnh vực đó là:

2.1.1. Văn bản liên quan trực tiếp đến cơ cấu bộ máy tổ chức

Những văn bản, giấy tờ, tài liệu có liên quan trực tiếp đến với cơ cấu bộ máy tổ chức như: các quyết định thành lập tổ chức, sơ đồ cơ cấu tổ chức, các văn bản thông qua việc thành lập,... Không chỉ vậy, các hồ sơ về nhân sự đã từng làm việc, hiện đang làm việc tại tổ chức, đơn vị.

Đây là những văn bản liên quan trực tiếp đến thông tin nội bộ tổ chức có thể dùng nhiều lần và có thể thường xuyên được kiểm tra bởi các cơ quan có thẩm quyền. Do đó, quy định về lưu trữ tài liệu sẽ giúp tránh những trường hợp cần sử dụng trong tương lai. Các giấy phải có con dấu đỏ của bên đủ thẩm quyền pháp lý và người đại diện tổ chức theo đúng pháp luật.

Những văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, các hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để có những quy định sao cho phù hợp.

2.1.2. Các hoạt động thường niên của tổ chức, cơ quan

Thường là các “văn bản đi” nghĩa là các văn bản do chính cơ quan, tổ chức đó thông báo, phát hành. Các giấy này phải được xác nhận dấu đỏ của tổ chức và cá nhân có thẩm quyền. Những thông báo có tính chất quan trọng sẽ được lưu trữ và xử lý theo đúng bước như đã quy định của cơ quan đó.

Một số “văn bản đi” như sau: các nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), các chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn và các chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, ngoài ra còn có công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền,...

Ngoài ra còn có những quy định về các văn thư lưu trữ khác như “văn bản đến”, các giấy tờ hồ sơ cá nhân của nhân viên trong cơ cấu bộ máy tổ chức,...

2.2. Những quy định văn thư lưu trữ điện tử

Các dạng văn thư trên nền tảng số hóa hiện nay đã trở nên phổ biến và thông dụng trong đời nhờ mạng lưới internet. Trong các lĩnh vực, mọi người cũng dần thay thế văn bản truyền thống sang sử dụng văn bản điện tử do tính nhanh chóng và có thể lưu trữ lượng tài liệu lớn trên các phần mềm lưu trữ văn thư đem lại.

Các văn bản cần được lưu trữ có thể là các tài liệu giấy được chuyển đổi số, các thông báo, kế hoạch,... Quy định đối với các văn thư lưu trữ điện tử cũng giống như quy định đối với văn thư giấy in truyền thống. Chỉ khác là các tài liệu này sẽ được lưu trữ dạng số hóa và các tài liệu lưu trữ sẽ phải được duyệt qua các cá nhân, đơn vị có thẩm quyền.

Thứ nhất, văn bản điện tử phải được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc các văn bản giấy.

Thứ hai, chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ tất cả các quy định của pháp luật.

Tham khảo ngay: Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ

3. Những lợi ích mà phần mềm lưu trữ văn thư mang lại

Sử dụng văn thư điện tử có sẽ mang lại rất nhiều lợi ích đến với người sử dụng.

- Có thể dễ dàng tìm kiếm bất cứ tài liệu nào khi cần thiết thông qua thanh công cụ tìm kiếm.

- Các tài liệu có thể lưu trữ với số lượng data lớn mà không tốn kém diện tích tạo kho lưu trữ.

- Tiết kiệm chi phí cho quá trình lưu trữ và tiền giấy in.

- Giúp người làm văn thư có thể đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.

Một số phần mềm lưu trữ văn bản hiện nay bạn có thể tham khảo như:

Thứ nhất,  phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành C-Office

Đây là một phần mềm cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp một môi trường làm việc cộng tác với nhiều tính năng ứng dụng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website và phục vụ mọi hoạt động trong ứng dụng văn phòng điện tử. Đặc biệt, phần mềm C-Office là một sản phẩm được đóng gói từ giải pháp eDocman Plus - giải pháp đã đạt giải thưởng Sao Khuê 2024 cho giải thưởng phần mềm xuất sắc nhất.

Thứ hai, phần Mềm Quản Lý Văn Bản Lạc Việt DMS

Phần mềm "Quản Lý Văn Bản Lạc Việt DMS" là một công cụ giúp các tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Phần mềm đáp ứng yêu cầu quản lý Văn bản tại các trung tâm lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hoặc các trung tâm lưu trữ địa phương, cùng các cơ quan lưu trữ hiện hành và mọi loại hình doanh nghiệp tổ chức hiện nay.

Lạc Việt DMS gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê…  ​giúp việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ sẽ đơn giản, dễ dàng khi tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho nhân viên quản lý văn thư và người dùng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.

Bên cạnh đó còn rất nhiều phần mềm lưu trữ văn bản khác, các bạn có thể tìm và chọn cho tổ chức doanh nghiệp của mình các loại lưu trữ phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, đơn vị. Trên đây là toàn bộ những thông tin về quy định lưu trữ văn thư, timviec365.vn hy vọng bạn đã có cho mình nhiều kiến thức bổ ích. Hãy theo dõi chúng tôi để đọc nhiều tin tức hay hơn môi ngày nhé!