Cách viết biên bản sự việc chuẩn xác được dùng nhiều nhất

1. Biên bản sự việc là gì?

Biên bản sự việc hay biên bản làm việc là loại giấy tờ không thể thiếu trong các buổi làm việc của các doanh nghiệp, công ty và cơ quan hay các buổi trao đổi trực tiếp, gặp gỡ giữa các đối tác làm ăn.

Biên bản sự việc được sử dụng hầu hết trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan tới các buổi làm việc, trao đổi, giải quyết vấn đề. Đây là công cụ phổ biến và hữu hiệu nhất nhằm để ghi chép các nội dung, thông tin cũng như quá trình diễn ra sự việc, làm việc giữa các thành phần tham dự buổi họp. Các thư ký (executive secretary) hay trợ lý giám đốc là người sẽ chuẩn bị mẫu biên bản này.

Chính vì vậy, hầu hết các biên bản sự việc được sử dụng tại các doanh nghiệp, các cơ quan, đơn vị hành chính. Tuy nhiên, vì đây là văn bản ghi chép lưu lại nên nó cũng có thể được sử dụng rộng rãi ở các cuộc họp, trao đổi ở các trường đại học, các sự kiện tổ chức như đại hội đảng, đại hội đoàn,…

2. Biên bản sự việc được dùng để làm gì và được dùng trong các trường hợp nào?

Biên bản sự việc như đã được nêu ở trên thì được sử dụng chủ yếu và phổ biến với mục đích ghi chép lại nội dung trao đổi, thông tin giữa hai hay nhiều bên cùng tham gia một cuộc trao đổi hoặc một cuộc họp. Biên bản sự việc không phải là một loại văn bản có hiệu lực pháp lý nên không cần quá tuân thủ chặt chẽ về mặt nội dung lẫn hình thức. Phần lớn loại biên bản sự việc này chủ yếu được dùng để làm minh chứng cho các sự việc đã diễn ra tại buổi họp của doanh nghiệp, từ đó những người tham dự hay không tham dự có thể làm căn cứ để thực hiện theo công việc dễ dàng hơn. Vì vậy, khi xem lại biên bản sự việc thì người đọc có thể nắm bắt được tình hình của buổi họp hành, trao đổi đã diễn ra như thế nào.

Biên bản sự việc do tính chất đặc thù như đã nêu nên được sử dụng trong các trường hợp:

- Các buổi họp mang tính chất đông người và có tính quan trọng cao

- Các buổi trao đổi thông tin, bàn bạc ý kiến của hai hay nhiều người

- Các buổi họp lớp giữa cố vấn học tập và lớp tại đại học hay các buổi lễ tiến hành đề cử…

3. Yêu cầu của một biên bản sự việc chuẩn

3.1. Các yêu cầu về nội dung

Một biên bản sự việc chuẩn cần phải đáp ứng được các yêu cầu chặt chẽ về mặt nội dung như sau:

- Sự việc, những sự kiện đã diễn ra trong các buổi họp, trao đổi, bàn bạc thông tin phải được ghi chép lại đầy đủ, chính xác, đầy đủ số liệu và minh chứng rõ ràng, chi tiết và cụ thể.

- Người phụ trách ghi chép, lập biên bản sự việc phải tường thuật và ghi lại đầy đủ, trung thực, khách quan và đặc biệt không được dựa trên cảm xúc của cá nhân, tránh các trường hợp đánh giá chủ quan buổi họp diễn ra như nào vào biên bản.

- Nội dung, thông tin rõ ràng, mạch lạc, có đi vào trọng điểm và mấu chốt vấn đề, không lan man.

- Thông tin chặt chẽ, logic với nhau, được ghi chép lại theo diễn biến chính xác của buổi làm việc, được sắp xếp hợp lí và theo một trình tự nhất định.

Vì biên bản sự việc tại các doanh nghiệp không phải là một văn bản mang tính chất bắt buộc nên không cần phải tuân thủ theo bất kỳ mẫu đơn nào. Do đó, form của các biên bản sự việc có thể thay đổi ngẫu nhiên theo yêu cầu và mong muốn của các doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, để đảm bảo tính chất chặt chẽ và logic của biên bản sự việc thì các doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo các yêu cầu nội dung được nêu ra dưới đây. Đó là các mục cần phải có trong một biên bản sự việc:

- Thứ nhất, đó là quốc hiệu – tiêu ngữ

- Thời gian, địa điểm ghi chép và lập biên bản sự việc

- Tiêu đề biên bản sự việc

- Thời gian, địa điểm cụ thể lập biên bản sự việc

- Các thành phần tham dự

- Nội dung làm việc

- Kết thúc biên bản làm việc: thời gian kết thúc, thời gian hiệu lực, số trang, số biên bản được lập thành và có giá trị như nhau,…

- Ký tên minh chứng biên bản sự việc

3.2. Các yêu cầu về hình thức

Tương tự như mặt nội dung, một biên bản sự việc chuẩn mẫu 2019 cần phải đáp ứng được các yêu cầu chặt chẽ về mặt hình thức như sau:

- Ngôn từ ngắn gọn, súc tích, nêu bật được vấn đề một cách khái quát nhất

- Tránh các ngôn từ thiếu tính trang nghiêm, xúc phạm, thiếu văn minh, lịch sự, các ngôn từ đa nghĩa, mang nhiều nghĩa gây nhầm lẫn khi đọc

- Trình bày gọn gàng, cụ thể, chi tiết, sạch sẽ, không cẩu thả, tẩy xóa, gạch xóa

- Mẫu biên bản nếu đánh máy cần được chỉnh căn lề chuẩn chỉnh theo đúng form mẫu mà chúng tôi cung cấp cho bạn

- Hoàn thiện đầy đủ các thông tin cần thiết cần phải có trong các biên bản sự việc

3.3. Một số lưu ý khi viết biên bản sự việc

Nhằm đảm bảo cho giá trị của biên bản làm việc, người lập biên bản hay ghi chép lại các sự việc đã diễn ra cần phải đặc biệt lưu ý tới các vấn đề dưới đây:

- Nội dung, thông tin và phạm vi làm việc được nêu ra phải hợp pháp và tuân thủ nghiêm ngặt theo pháp luật, không trái với quy định của pháp luật, không mang tính chất thỏa thuận, trao đổi các ngành nghề hay địa điểm thuộc diện cấm của pháp luật.

- Cần ghi chú đầy đủ, chính xác, chi tiết và logic theo trình tự diễn ra của sự việc trong buổi họp, trao đổi đó, nhất là các vấn đề mang tính chất trọng tâm và quan trọng. Nếu lời nói của các bên đại diện thì cần phải ghi chép lại cho chính xác, nguyên văn để những người không tham gia sau khi đọc lại biên bản sự việc có thể nắm bắt được thông tin và vấn đề một cách dễ dàng và dễ hiểu nhất có thể.

- Người lập biên bản sự việc cần phải có trách nhiệm xác định và ghi chép rõ ràng các vấn đề đã đi tới thống nhất bởi các bên tham gia; thời gian, địa điểm thực hiện các thỏa thuận, trao đổi và thống nhất. Nếu buổi làm việc diễn ra không suôn sẻ và không đi tới được những thống nhất hay bất kỳ thỏa thuận nào được lập thành công thì người lập biên bản cũng nên tương thuật lại chi tiết để tìm ra những điểm còn khúc mắc.

- Biên bản làm việc giữa các bên tham dự phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp các bên và chữ ký của người lập biên bản phải có trách nhiệm với những gì mình đã ghi chép lại.

Ví dụ: Buổi làm việc đã diễn ra có 2 bên tham dự và thực hiện thoả thuận trao đổi đó là hai đối tác kinh doanh: doanh nghiệp và đối tác của doanh nghiệp đó. Vì vậy, biên bản sự việc cần phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và chữ ký của người lập biên bản.

Xem thêm: Làm thư ký học ngành gì và câu trả lời chuẩn nhất cho bạn! 

4. Hướng dẫn lập biên bản sự việc chuẩn form

Một biên bản sự việc cần bao gồm các thông tin cụ thể và chi tiết như sau:

- Quốc hiệu tiêu ngữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- Thời gian, địa điểm chung khi lập biên bản: ………, ngày…… tháng …… năm ……

- Tiêu đề: BIÊN BẢN LÀM VIỆC

- Nội dung biên bản về vấn đề gì? (về vấn đề liên quan tới họp bàn, trao đổi thông tin như các vấn đề về dự án, xây dựng, thỏa thuận, đi tới thống nhất,…)

- Thành phần tham dự: bao gồm thành phần là các bên đại diện tham dự hoặc người ủy quyền tham dự được nêu rõ họ tên, chức vụ, bộ phận

- Nội dung làm việc: được khái quát tóm lược, cụ thể và khách quan, súc tích nhất nhưng vẫn đảm bảo về mặt trung thực.

- Kết thúc biên bản: thời gian cụ thể, cam kết nội dung đã được thỏa thuận và đi tới ký kết của các bên tham gia. Theo đó, biên bản cũng phải nêu được số trang lập, số bản có hiệu lực kèm theo…

Xem thêm: Số hợp đồng là gì? Hướng dẫn đánh số hợp đồng đúng chuẩn

5. Một số lưu ý khác mà người lập biên bản phải lưu ý

- Tên biên bản phải viết thật ngắn gọn, khái quát được nội dung toàn bộ biên bản sự việc. Ví dụ: về việc xây dựng nhà văn hóa xã hội khu dân cư, quận dân cư,… hay về việc bàn giao nhiệm vụ dự án,…

- Thành phần tham dự phải ghi đầy đủ thông tin của các bên tham gia một cách hợp pháp và tuân thủ nghiêm ngặt tính trung thực, khách quan.

- Nội dung thông tin biên bản sự việc phải tuyệt đối ghi chép lại trung thực, nghiêm ngặt, khách quan và không được phép đưa vào cảm xúc và ý kiến, quan điểm cá nhân. Phải thật công bằng và khách quan nhất có thể.

- Chữ ký của các bên tham dự phải được ký và ghi rõ họ tên một cách rõ ràng. Phải có đủ chữ ký của các bên là thành phần tham dự, chữ ký của người đại diện các bên, người chịu trách nhiệm lập biên bản. Nếu là người được ủy quyền đại diện thì phải có giấy ủy quyền và người được ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm ký và ghi rõ họ tên thay cho bên đại diện tham dự buổi họp mặt.  Trong trường hợp, người tham dự là bên đại diện không đồng ý ký vào biên bản sự việc thì người lập biên bản cũng phải ghi rõ lí do tại sao người đó không chịu ký vào biên bản sự việc.

Trên đây là Mẫu biên bản sự việc chuẩn xác nhất được dùng nhiều nhất mà những người chịu trách nhiệm lập biên bản sự việc phải hết sức lưu ý tới. Biên bản trên đực lập một cách tóm gọn và súc tích nhất có thể! Cảm ơn các bạn đã dành thời gian và sự ủng hộ cho bài viết