Những yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ

1. Yêu cầu của công tác văn thư

1.1. Tính trình tự và hình thức

Yêu cầu của công tác văn thư đầu tiên chính là tính trình tự và hình thức, thể hiện ở việc các văn bản mà các cơ quan và tổ chức soạn thảo và ban hành đều cần phải được đưa ra từ cơ quan thẩm quyền, thực hiện theo một trình tự hay thủ tục quy định. Đồng thời, hình thức của văn bản đều phải theo một khuôn mẫu trình bày quy định trước đó. Qua đó, đảm bảo được thông tin uy tín, chính xác. 

1.2. Tính tập trung

Trong quá trình gửi hay nhận văn thư tại các cơ quan, tổ chức thì các văn bản này cần phải được tập trung lại ở phòng văn thư của cơ quan đó để làm các thủ tục tiếp nhận trước khi được chuyển đến từng bộ phận. Điều này để đảm bảo số lượng văn thư có thể được kiểm soát cũng như tránh các tình trạng bị thất lạc văn thư. 

Với một số văn bản đã có đăng ký riêng trong quy định của pháp luật thì có thể không cần thông qua văn thư cơ quan. 

1.3. Tính thượng khẩn

Các văn thư đều là những quy định quan trọng, cấp bách nên cần phải vận chuyển tới địa điểm nhận ngay trong ngày, trong trường hợp bất khả kháng thì mới có thể để tới ngày hôm sau. Văn thư ở mỗi cơ quan sau khi nhận được văn bản cần thực hiện nhanh theo các thủ tục như đăng ký, nộp và chuyển cho bộ phận nhận ngay lập tức để có thể cập nhật được những thông tin một cách nhanh nhất. 

Các văn bản khi được gửi đi được đánh giá ở các mức độ như hỏa tốc, thượng khẩn hay khẩn. Người làm công tác văn thư phải dựa theo các tiêu chí đánh giá này để thực hiện công tác của mình gấp gáp hay ít gấp hơn một chút. Tuy nhiên, dù là ở mức độ nào, những người làm việc ở vị trí này cũng cần phát huy năng lực của mình, thực hiện nhanh nhất các công tác liên quan đến gửi, nhận và chuyển giao văn bản. 

1.4. Tính cập nhật

Người làm công tác văn thư phải thường xuyên theo dõi và cập nhật trạng thái của các văn bản đi, đến hay đang trong quá trình xử lý. Việc cập nhật thông tin này để đảm bảo rằng các văn thư có thể đến đúng thời gian, đúng nơi nhận và khi có bất kỳ sự nhầm lẫn gì có thể chỉnh sửa ngay lập tức, tránh những sai sót nghiêm trọng.

1.5. Tính lưu trữ

Người làm công tác văn thư cần phải thống kê, tập hợp được những văn bản đã được nhận và thực hiện lưu trữ trong hệ thống kho lưu trữ của cơ quan hoặc các phần mềm quản lý văn bản. Trong trường hợp các bộ phận hoặc người có thẩm quyền muốn xem lại các thông tin văn bản thì có thể cung cấp dễ dàng nhất, tránh thất lạc thông tin. 

1.6. Tính bí mật

Con dấu cơ quan hoặc các thiết bị có tính lưu trữ thông tin cần phải được đảm bảo tính bí mật, chỉ được sử dụng theo quy định của pháp luật, bất kỳ cá nhân nào cũng cần phải có trách nhiệm thực hiện yêu cầu này để các thông tin, văn bản bí mật không bị tiết lộ ra bên ngoài, ảnh hưởng tới hoạt động, uy tín của các cơ quan, doanh nghiệp. 

2. Lợi ích của việc thực hiện tốt yêu cầu văn thư

Thực hiện tốt các yêu cầu của văn thư sẽ tác động trực tiếp tới kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Việc các văn bản được cung cấp kịp thời càng làm cho các cơ quan sớm tiếp nhận thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình vận hành, quản lý cơ quan.

Việc văn thư được trình bày theo đúng hình thức, trình tự thực hiện sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức hạn chế và loại bỏ được tình trạng giả mạo, đánh cắp thông tin văn bản, ảnh hưởng lớn tới chức năng, công tác quản lý và thông tin của chính phủ.

Tham khảo thêm bài viết: Quy trình xử lý văn bản điện tử

3. Trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức, cơ quan đối với công tác văn thư

3.1. Trách nhiệm người đứng đầu

Người đứng đầu trong mỗi cơ quan tổ chức phải có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc mọi người trong cơ quan thực hiện đúng các quy định, yêu cầu của công tác văn thư. 

Nếu như ngày xưa, khi muốn lưu trữ thông tin thì các cơ quan thường sẽ có một nhà kho hoặc tủ chuyên dụng chỉ để lưu giữ các văn bản. Việc lưu trữ như thế này gây ra một số bất tiện do ảnh hưởng của yếu tố ngoại cảnh như độ ẩm, sau một thời gian dài các thông tin trên giấy cũng sẽ mờ đi. Ngoài ra, việc lưu giữ này cũng gây ra khó khăn trong quá trình chúng ta tìm kiếm thông tin, nhất là khi các thông tin không được phân biệt rành mạch. Đó còn chưa kể tới việc lưu trữ trên giấy lại vô cùng tốn kém không gian trong cơ quan. 

Trong hoàn cảnh hiện tại, khi công nghệ đã vô cùng phát triển thì các thông tin văn bản có thể thực hiện lưu trữ thông qua các phần mềm quản lý văn thư. Điều này sẽ giúp cho việc lưu trữ, tìm kiếm và truyền tải thông tin một cách dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Chính vì thế mà những người đứng đầu trong cơ quan cần có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc nhân viên nghiên cứu và sử dụng công nghệ vào trong quá trình lưu trữ thông tin.Tuy nhiên, vẫn cần cân nhắc, đảm bảo yếu tố liên quan đến việc bảo mật thông tin hoặc có thêm những phương án dự phòng khác để không bị đánh cắp hay bị mất thông tin khi đang xử lý trên các phần mềm máy tính.

3.2. Trách nhiệm người thực hiện công tác văn thư

Những người được giao nhiệm vụ công tác văn thư cần thực hiện đúng theo những yêu cầu, quy định đã được pháp luật ban hành, không vì bất cứ lý do chủ quan hay khách quan nào làm ảnh hưởng tới các văn thư cơ quan. 

3.3. Trách nhiệm văn thư cơ quan

Các nhân viên văn phòng cần thực hiện tốt việc gửi văn bản, từ việc đăng ký và hoàn thiện thủ tục gửi đến việc vận chuyển và theo dõi tới khi người nhận xác nhận đã nhận được văn thư. 

Nếu là cơ quan nhận văn thư thì cần phải nhanh chóng tiếp nhận, xử lý và bàn giao văn bản đến bộ phận nhận. 

Đồng thời, thực hiện tốt các công tác liên quan đến việc quản lý, lưu trữ thông tin, bảo mật thông tin (con dấu) cơ quan theo đúng quy định của pháp luật. 

Trên đây là toàn bộ thông tin có liên quan đến yêu cầu của công tác văn thư. Mong rằng bài viết này của chúng tôi đã làm hài lòng được bạn đọc vì những thông tin hữu ích. Chúc các bạn có thêm nhiều trải nghiệm tuyệt vời tại website timviec365.vn của chúng tôi.