Đăng tin miễn phí
Quay lại

Những yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ

Tác giả: Nguyễn Thơm

Lần cập nhật gần nhất: 04/11/2025

Khi nhắc đến công tác văn thư thì chúng ta thường nghĩ ngay đến việc chuyển phát văn bản tại các cơ quan, tổ chức. Nhưng kỳ thực, công việc này tưởng dễ mà chẳng dễ chút nào khi mà nó có rất nhiều yêu cầu của công tác văn thư. Hãy tìm hiểu nhanh ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Yêu cầu của công tác văn thư

1.1. Tính trình tự và hình thức

Yêu cầu của công tác văn thư đầu tiên chính là tính trình tự và hình thức, thể hiện ở việc các văn bản mà các cơ quan và tổ chức soạn thảo và ban hành đều cần phải được đưa ra từ cơ quan thẩm quyền, thực hiện theo một trình tự hay thủ tục quy định. Đồng thời, hình thức của văn bản đều phải theo một khuôn mẫu trình bày quy định trước đó. Qua đó, đảm bảo được thông tin uy tín, chuẩn xác. 

Tính trình tự của công tác văn thư
Tính trình tự của công tác văn thư

1.2. Tính tập trung

Trong quá trình gửi hay nhận văn thư tại các cơ quan, tổ chức thì các văn bản này cần phải được tập trung lại ở phòng văn thư của cơ quan đó để làm các thủ tục tiếp nhận trước khi được chuyển đến từng bộ phận. Điều này để đảm bảo số lượng văn thư có thể được kiểm soát cũng như tránh các tình trạng bị thất lạc văn thư. 

Với một vài văn bản đã có đăng ký riêng trong quy định của pháp luật thì có thể không cần thông qua văn thư cơ quan. 

1.3. Tính thượng khẩn

Các văn thư đều là những quy định quan trọng, cấp bách nên cần phải vận chuyển tới địa điểm nhận ngay trong ngày, trong trường hợp bất khả kháng thì mới có thể để tới ngày hôm sau. Văn thư ở mỗi cơ quan sau khi nhận được văn bản cần thực hiện nhanh theo các thủ tục như đăng ký, nộp và chuyển cho bộ phận nhận ngay tức khắc để có thể cập nhật được những thông tin một cách nhanh nhất. 

Tính thượng khẩn của công tác văn thư
Tính thượng khẩn của công tác văn thư

Các văn bản khi được gửi đi được đánh giá ở các mức độ như hỏa tốc, thượng khẩn hay khẩn. Người làm công tác văn thư phải dựa theo các tiêu chí đánh giá này để thực hiện công tác của mình gấp gáp hay ít gấp hơn một chút. Nhưng, dù là ở mức độ nào, những người làm việc ở vị trí này cũng cần phát huy năng lực của mình, thực hiện nhanh nhất các công tác liên quan đến gửi, nhận và chuyển giao văn bản. 

1.4. Tính cập nhật

Người làm công tác văn thư phải thường xuyên theo dõi và cập nhật trạng thái của các văn bản đi, đến hay đang trong quá trình xử lý. Việc cập nhật thông tin này để đảm bảo rằng các văn thư có thể đến đúng thời gian, đúng nơi nhận và khi có bất kỳ sự nhầm lẫn gì có thể chỉnh sửa ngay tức khắc, tránh những sai sót nghiêm trọng.

1.5. Tính lưu trữ

Người làm công tác văn thư cần phải thống kê, tập hợp được những văn bản đã được nhận và thực hiện lưu trữ trong hệ thống kho lưu trữ của cơ quan hay các phần mềm quản lý văn bản. Trong trường hợp các bộ phận hay người có thẩm quyền muốn xem lại các thông tin văn bản thì có thể cung cấp dễ dàng nhất, tránh thất lạc thông tin. 

1.6. Tính bí mật

Con dấu cơ quan hay các thiết bị có tính lưu trữ thông tin cần phải được đảm bảo tính bí mật, chỉ được sử dụng theo quy định của pháp luật, bất kỳ cá nhân nào cũng cần phải có trách nhiệm thực hiện yêu cầu này để các thông tin, văn bản bí mật không bị tiết lộ ra bên ngoài, ảnh hưởng tới hoạt động, uy tín của các cơ quan, doanh nghiệp. 

Tính bí mật của công tác văn thư
Tính bí mật của công tác văn thư

2. Lợi ích của việc thực hiện tốt yêu cầu văn thư

Thực hiện tốt các yêu cầu của văn thư sẽ tác động trực tiếp tới kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Việc các văn bản được cung cấp kịp thời càng làm cho các cơ quan sớm tiếp nhận thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình vận hành, quản lý cơ quan.

Lợi ích của việc thực hiện yêu cầu văn thư
Lợi ích của việc thực hiện yêu cầu văn thư

Việc văn thư được trình bày theo đúng hình thức, trình tự thực hiện sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức hạn chế và loại bỏ được tình trạng giả mạo, đánh cắp thông tin văn bản, ảnh hưởng lớn tới chức năng, công tác quản lý và thông tin của chính phủ.

Tham khảo thêm bài viết: Quy trình xử lý văn bản điện tử

3. Trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức, cơ quan đối với công tác văn thư

3.1. Trách nhiệm người đứng đầu

Người đứng đầu trong mỗi cơ quan tổ chức phải có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc mọi người trong cơ quan thực hiện đúng các quy định, yêu cầu của công tác văn thư. 

Nếu ngày xưa, khi muốn lưu trữ thông tin thì các cơ quan thường sẽ có một nhà kho hay tủ chuyên dụng chỉ để lưu giữ các văn bản. Việc lưu trữ như thế này gây ra một vài bất tiện do ảnh hưởng của yếu tố ngoại cảnh như độ ẩm, sau một thời gian dài các thông tin trên giấy cũng sẽ mờ đi. Ngoài ra, việc lưu giữ này cũng gây ra khó khăn trong quá trình chúng ta tìm kiếm thông tin, nhất là khi các thông tin không được phân biệt rành mạch. Đó còn chưa kể tới việc lưu trữ trên giấy lại vô cùng tốn kém không gian trong cơ quan. 

Áp dụng công nghệ trong việc lưu trữ văn bản
Áp dụng công nghệ trong việc lưu trữ văn bản

Trong hoàn cảnh hiện tại, khi công nghệ đã vô cùng phát triển thì các thông tin văn bản có thể thực hiện lưu trữ thông qua các phần mềm quản lý văn thư. Điều này sẽ giúp cho việc lưu trữ, tìm kiếm và truyền tải thông tin một cách dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Chính vì thế mà những người đứng đầu trong cơ quan cần có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc nhân viên nghiên cứu và sử dụng công nghệ vào trong quá trình lưu trữ thông tin.Tuy vậy, vẫn cần cân nhắc, đảm bảo yếu tố liên quan đến việc bảo mật thông tin hay có thêm những phương án dự phòng khác để không bị đánh cắp hay bị mất thông tin khi đang xử lý trên các phần mềm máy tính.

3.2. Trách nhiệm người thực hiện công tác văn thư

Những người được giao nhiệm vụ công tác văn thư cần thực hiện đúng theo những yêu cầu, quy định đã được pháp luật ban hành, không vì bất kì lý do chủ quan hay khách quan nào làm ảnh hưởng tới các văn thư cơ quan. 

3.3. Trách nhiệm văn thư cơ quan

Các nhân viên văn phòng cần thực hiện tốt việc gửi văn bản, từ việc đăng ký và hoàn thiện thủ tục gửi đến việc vận chuyển và theo dõi tới khi người nhận xác nhận đã nhận được văn thư. 

Trách nhiệm của Văn thư cơ quan
Trách nhiệm của Văn thư cơ quan

Giả sử là cơ quan nhận văn thư thì cần phải nhanh chóng tiếp nhận, xử lý và bàn giao văn bản đến bộ phận nhận. 

Đồng thời, thực hiện tốt các công tác liên quan đến việc quản lý, lưu trữ thông tin, bảo mật thông tin (con dấu) cơ quan theo đúng quy định của pháp luật. 

Trên đây là toàn bộ thông tin có liên quan đến yêu cầu của công tác văn thư. Mong rằng bài viết này của chúng tôi đã làm hài lòng được bạn đọc vì những thông tin hữu ích. Chúc các bạn có thêm nhiều trải nghiệm tuyệt vời tại website timviec365.vn của chúng tôi.

Thông tin chi tiết mô tả công việc văn thư đầy đủ nhất cho bạn

Trong các cơ quan tổ chức đều có bộ phận hành chính văn phòng thực hiện lưu giữ các văn bản và thực hiện các nhiệm vụ văn phòng. Bạn có biết nhân viên văn thư trong phòng hành chính sẽ thực hiện công việc như nào không. Tìm hiểu ngay nhé!

Thông tin chi tiết mô tả công việc văn thư đầy đủ nhất cho bạn

Chuyên mục

Bí quyết viết CV Tâm sự Nghề nghiệp Cẩm Nang Tìm Việc Kỹ Năng Tuyển Dụng Cẩm nang khởi nghiệp Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm Kỹ năng ứng xử văn phòng Quyền lợi người lao động Bí quyết đào tạo nhân lực Bí quyết lãnh đạo Bí quyết làm việc hiệu quả Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép Bí quyết viết thư xin thôi việc Cách viết đơn xin việc Bí quyết tăng lương Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên Kỹ năng đàm phán lương Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản trị doanh nghiệp Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng Mẹo viết hồ sơ xin việc Mẹo viết thư xin việc Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng Định hướng nghề nghiệp Top việc làm hấp dẫn Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng Tư vấn việc làm ngành Báo chí Tư vấn tìm việc làm thêm Tư vấn việc làm ngành Bất động sản Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin Tư vấn việc làm ngành Du lịch Tư vấn việc làm ngành Kế toán Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật Tư vấn việc làm ngành Sư phạm Tư vấn việc làm ngành Luật Tư vấn việc làm thẩm định Tư vấn việc làm vị trí Content Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn Tư vấn việc làm quản lý Kỹ năng văn phòng Nghề truyền thống Các vấn đề về lương Tư vấn tìm việc làm thời vụ Cách viết Sơ yếu lý lịch Cách gửi hồ sơ xin việc Biểu mẫu phục vụ công việc Tin tức tổng hợp Ý tưởng kinh doanh Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh Mẹo viết Thư cảm ơn Góc Công Sở Hoạt động đoàn thể Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Cẩm nang kinh doanh Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất Mô tả công việc ngành Kinh doanh Mô tả công việc ngành Bán hàng Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán Mô tả công việc ngành Marketing - PR Mô tả công việc ngành Nhân sự Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin Mô tả công việc ngành Sản xuất Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải Mô tả công việc Kho vận - Vật tư Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn Mô tả công việc ngành Hàng không Mô tả công việc ngành Xây dựng Mô tả công việc ngành Y tế - Dược Mô tả công việc Lao động phổ thông Mô tả công việc ngành Kỹ thuật Mô tả công việc Nhà nghiên cứu Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính Mô tả công việc Biên - Phiên dịch Mô tả công việc ngành Thiết kế Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern Mô tả công việc ngành Freelancer Mô tả công việc Công chức - Viên chức Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận Hồ sơ doanh nhân Việc làm theo phường Danh sách các hoàng đế nổi tiếng Vĩ Nhân Thời Xưa Chấm Công Tài Sản Doanh Nghiệp Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Quản Lý Công Việc Nhân Viên Đánh giá nhân viên Quản Lý Trường Học Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Kinh nghiệm Quản lý kho hàng Quản Lý Gara Ô Tô Xem thêm gợi ý