Nắm bắt quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhanh và chính xác nhất

1. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiện nay bao gồm những bước nào?

Trong quá trình kinh doanh, bán hàng với quy mô và số lượng lớn thì việc xảy ra nhầm lẫn, mất mát hàng hóa bởi các lý do khác nhau như là bán nhầm, trộm cắp, hỏng,... là điều khó tránh khỏi. Do đó, các chủ cửa hàng, cơ sở, tổ chức kinh doanh cần phải thường xuyên thực hiện công tác kiểm kê hàng hóa theo từng thời điểm nhất định theo tuần, tháng,... để quản lý và nắm bắt được tình hình hàng hóa trong kho như thế nào?

Và để thực hiện việc kiểm kê hàng hóa tồn kho hiệu quả, chính xác nhất, hãy cùng theo dõi quy trình 8 bước thực hiện dưới đây!

1.1. Đề nghị kiểm kê hàng tồn kho

Bước đầu tiên trước khi bắt đầu kiểm kê hàng hóa đó là những người phụ trách sẽ phải đưa ra các yêu cầu, đề nghị về vấn đề này. Mục đích chính của việc kiểm kê hàng tồn kho là đối soát về số lượng hàng hóa hiện tại đang được chứa trong kho là bao nhiêu, có đúng với thống kê trên phần mềm và báo cáo từ các cơ sở, cửa hàng hay không?

Do đó, những người làm ở bộ phận kiểm kê sẽ cần phải đưa ra đề nghị thông qua lời nói trực tiếp hoặc cũng có thể gửi email, văn bản về cho các trưởng bộ phận, quản lý cửa hàng và trình bày rõ ràng về lý do kiểm kê, thời gian thực hiện là khi nào, kéo dài trong bao lâu, những dụng cụ cần thiết để thực hiện là gì, ai sẽ là người chuẩn bị, cần những ai có mặt để cùng phối hợp kiểm kê hàng hóa?,...

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

1.2. Xét duyệt đề nghị kiểm kê hàng tồn kho

Yêu cầu, đề nghị về vấn đề kiểm kê hàng hóa tồn kho sẽ được chuyển đến cho quản lý, trưởng các bộ phận phụ trách công việc để xét duyệt. Khi đó, các quản lý, trưởng bộ phận sẽ xem xét lại nội dung của văn bản đề nghị xem đã phù hợp và nằm trong phạm vi đã quy định về vấn đề kiểm kê hàng hóa kho hay chưa rồi mới quyết định phê duyệt.

Cụ thể, họ sẽ cần phải xem xét một cách kỹ lưỡng về sự cần thiết trong vấn đề kê hàng hóa tồn kho, điều này có ảnh hưởng gì đến hoạt động kinh doanh đang diễn ra tại cửa hàng, cơ sở buôn bán tại thời điểm yêu cầu đó hay không rồi mới đưa ra quyết định cuối cùng. Trong trường hợp họ cảm thấy cần thiết thì sẽ đồng ý xét duyệt, còn nếu không quá quan trọng và có thể rời đến ngày khác thì sẽ không phê duyệt.

Một vấn đề cần lưu ý đó là thời hạn để xem xét và quyết định về vấn đề có xét duyệt đề nghị kiểm kê hàng hóa tồn kho hay không sẽ chỉ giới hạn trong 1/2 ngày tính từ thời điểm văn bản, thông báo đề nghị kiểm kê được gửi đến.

1.3. Bắt đầu tiến hành kiểm kê hàng hóa

Bước tiếp theo đó là bắt tay vào kiểm kê hàng hóa theo các kế hoạch đã đưa ra và được xét duyệt ban đầu để có thể đối chiếu được số lượng hàng hóa thực tế với số lượng được cập nhật trên báo cáo, phần mềm quản lý. Các bước kiểm kê được thực hiện như sau:

- Một thủ kho và một kế toán sẽ cùng thực hiện kiểm kê, đếm số lượng hàng hóa ở từng khu vực tại kho.

- Tiếp đó, sẽ có một người thực hiện công việc đếm hàng, một người nhập các số liệu trên phiếu kiểm kho có được từ phần mềm quản lý (áp dụng đối với các kho lỗi, kho buôn) hoặc một người sẽ chịu trách nhiệm dỡ hàng hóa từ trên kệ xuống để một người ở dưới quét mã vạch (áp dụng đối với các kho hàng online).

- Đối với mỗi kệ hàng hóa thì người thực hiện kiểm kho sẽ cần phải tạo một phiếu kiểm kho riêng và yêu cầu cần ghi tên chính xác của từng kệ, đặt ở khu vực nào và tên kho đang tiến hành kiểm kê.

- Sau khi đã hoàn tất kiểm kê hàng ở các kệ thì người thực hiện sẽ phải lưu lại các phiếu đã kiểm và tiếp tục tạo phiếu mới, di chuyển đến các khu vực, kệ mới để tiến hành kiểm kê hàng hóa.

Lưu ý việc kiểm kê hàng hóa sẽ phải được thực hiện tối đa trong vòng 1 ngày kể từ khi được phê duyệt.

1.4. Tổng hợp các phiếu kiểm kê hàng hóa tồn kho

Những người kế toán và thủ kho sau khi đã thực hiện xong quy trình kiểm kê hàng hóa tồn kho thì sẽ cần tổng hợp lại các phiếu kiểm kê theo từng khu vực, kệ hàng.

Cụ thể đó là họ sẽ tổng hợp toàn bộ các phiếu đã kiểm trê trên phần mềm quản lý hàng hóa thành một file excel, phân chia thành từng sheet nhỏ để dễ dàng tìm kiếm cũng như quản lý. Quá trình thực hiện tổng hợp phiếu kiểm kê này sẽ phải hoàn tất trong tối đa 1/2 ngày kể từ khi kiểm kho hàng xong.

File tổng hợp này sẽ cần phải gửi lên bộ phận kế toán hoặc ban quản lý hệ thống kho hàng của tổ chức, doanh nghiệp.

Việc làm giám sát kho

1.5. Thực hiện kiểm kê lại các mã hàng chênh lệch

Việc thực hiện kiểm kê lại các mã hàng chênh lệch là công đoạn rất cần thiết và quan trọng trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho tại các cơ sở, tổ chức kinh doanh hiện nay. Mục đích thực hiện bước này đó là giúp giảm tối đa những sai sót xảy ra trong quá trình kiểm kê cũng như lọc được các mã bị sai, bị lệch để có phương án quy đổi, xử lý kịp thời, tránh gây ra những rủi ro, mất mát đối với hàng hóa tại các cơ sở.

Cụ thể, người phụ trách công tác này sẽ phải lọc và lưu ý về các vấn đề sau:

- Cần xác định được chính xác các mã hàng hóa bị lệch, bị sai sót sau khi kiểm kê hàng tồn kho.

- Tìm kiếm vị trí cụ thể của từng mã hàng bị chênh lệch đó tại phần mềm quản lý hàng hóa của cơ sở kinh doanh.

- Thực hiện đếm lại số lượng hàng hóa trên các kệ để tìm kiếm mã hàng bị lệch đó ở khu vực nào và thuộc nhóm hàng nào?

- Tiến hành điều chỉnh lại phiếu kiểm kê hàng hóa sao cho khớp với thực tế đã kiểm tra.

Quá trình kiểm kê lại các mã hàng hóa bị lệch này cũng cần được thực hiện nhanh chóng, tối đa là 1/2 ngày sau khi đã tổng hợp phiếu kiểm kê hàng hóa và từ thời điểm phát hiện ra các vấn đề sai lệch mã hàng.

1.6. Xác nhận lại các mã hàng chênh lệch

Tiếp đến, phía bộ phận kế toán, thủ kho sẽ cùng với phía nhân sự của các cơ sở, tổ chức kinh doanh xem xét và thống nhất, xác nhận lại các mã hàng đã bị lệch và tìm ra nguyên nhân vấn đề như thế nào, làm sao để đảm bảo rằng có sự chênh lệch mã hàng nhưng số lượng vẫn đúng so với thực tế và trên phần mềm quản lý hàng hóa.

Các bên sẽ phải chốt lại số lượng sau khi kiểm kê và thống nhất lại để gửi lên cho kế toán trưởng để họ lưu lại và cập nhật tình hình kiểm kê, chênh lệch hàng hóa của các cơ sở vào file quản lý chung của tổ chức, doanh nghiệp. Một điều cần lưu ý khi xác nhận các vấn đề hàng hóa tồn kho đó là phải đảm bảo được sự thống nhất giữa các bên trước khi báo cáo lên cấp trên.

Việc làm quản lý kho

1.7. Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Quá trình kiểm kê số lượng hàng tồn kho, số lượng các mã hàng bị lệch và giải quyết các vấn đề sau khi đã được hoàn tất thì sẽ cần tổng hợp lại để lập thành biên bản kiểm kê hàng tồn kho và gửi về ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Kế toán trưởng sẽ tiếp nhận các file dữ liệu, báo cáo từ bộ phận kiểm kê đã được thống nhất kỹ lưỡng rồi tiến hành tính toán giá trị hàng hóa tồn kho dựa trên kết quả thực tế. Sau đó họ sẽ lập thành biên bản chi tiết, in thành 2 bản và có chữ ký đầy đủ của cả trưởng kế toán và bộ phận quản lý kho, mỗi bộ phận sẽ giữ 1 bản và đối chiếu khi có vấn đề về sau.

1.8.  Báo cáo kết quả kiểm kê hàng hóa lên cấp trên

Bước cuối cùng trong quy trình kiểm kê hàng hóa tồn kho đó chính là báo cáo kết quả kiểm tra số lượng thực tế lên ban lãnh đạo cấp trên để họ nắm bắt tình hình và có phương án điều chỉnh, xử lý trong những trường hợp cần thiết.

Theo đó, bộ phận kế toán sẽ cần phải báo cáo về số lượng hàng hóa cùng với giá trị của hàng tồn kho trên thực tế kèm theo biên bản kiểm kho đã được xác nhận của cả phía kế toán và phía quản lý kho. Biên bản này có thể được in ra gửi trực tiếp hoặc là gửi qua email theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.

Khi đó, Ban lãnh đạo sẽ nhìn vào bản báo cáo để đưa ra các kế hoạch luân chuyển hay bổ sung hàng hóa khi cần thiết, đáp ứng nhu cầu kinh doanh, buôn bán tại các cơ sở, cửa hàng hay xử lý các trường hợp sai sót, làm chênh lệch hay thiếu sót hàng hóa.

2. Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Khi thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho tại các cơ sở, cửa hàng kinh doanh, buôn bán, người phụ trách kiểm kê hay quản lý kho sẽ cần phải lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây để quá trình kiểm kê này được diễn ra thuận lợi, hiệu quả nhất:

- Cần phải biết lựa chọn thời điểm kiểm kê hàng hóa tổng thể vào khoảng thời gian ít khách, tránh các ngày giảm giá, xả hàng,... để không bị loạn cũng như kết quả kiểm kê thiếu chính xác.

- Tránh việc đếm nhầm, đếm gian lận hàng hóa tồn kho, gây sự sai lệch, mất mát hay ảnh hưởng đến những người có liên quan.

- Cần thực hiện việc kiểm kê hàng hóa một cách cẩn thận, kiểm tra từng sản phẩm, chủng loại và ghi lại các số liệu chi tiết, rõ ràng.

- Trước khi tiến hành kiểm kê, bộ phận phụ trách sẽ phải đảm bảo được toàn bộ các dữ liệu trong số sách hay trong phần mềm quản lý đều đã được cập nhật đầy đủ.

- Trường hợp xảy ra những mất mát, thất thoát hàng hóa một cách bất thường thì cần phải cố gắng tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý.

- Người phụ trách, quản lý kho hay hệ thống hàng hóa của tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải luôn nắm bắt được chi tiết về số lượng hàng tồn kho trong từng thời điểm để quy trình kiểm kê diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc sẽ hiểu và nắm rõ được quy trình kiểm kê hàng tồn kho như thế nào cùng các lưu ý khi thực hiện quy trình này. Đừng quên thường xuyên truy cập vào website timviec365.vn để cập nhật nhanh nhất các thông tin cần thiết trong lĩnh vực mà bạn quan tâm nhé!

Việc làm