Thông tin quy trình quản lý tài sản theo ISO là như thế nào?

Quy trình quản lý tài sản theo ISO bao gồm 5 bước như sau: 

1. Phát sinh tăng tài sản ISO

Doanh nghiệp phát sinh tài sản khi họ bỏ nguồn vốn để mua sắm hay đầu tư những tài sản mới. Doanh nghiệp cũng cần phải ghi nhận những tài sản gia tăng để thực hiện quản lý. 

Với những tài sản cố định, cần lập quyết định tăng tài sản để trình lên bộ phận quản lý có ủy quyền (ban Giám đốc) để được phê duyệt. Các phòng ban sẽ phối hợp với nhau để lập quyết định tăng tài sản cố định được thêm vào từ dự án đầu tư. Người có trách nhiệm sẽ thực hiện quá trình lưu trữ văn bản quyết định phục vụ cho quá trình quản lý tài sản. 

Với những tài sản là thiết bị văn phòng hay công cụ làm việc thì văn phòng tổng hợp sẽ thực hiện ghi nhận tăng tài sản, cập nhật danh mục tài sản và thực hiện quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao. 

2. Cấp mã số, thẻ quản lý tài sản ISO

Mỗi tài sản cần được gắn với một mã số khác nhau để thuận tiện trong quá trình theo dõi, quản lý và tìm kiếm khi cần thiết. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những ký hiệu khác nhau cho tài sản của mình. Một ví dụ cho việc cấp mã số tài sản như sau: AA-BB-CC/DD.

Trong đó: 

AA - đơn vị quản lý tài sản trong công ty (có thể là cá nhân, phòng ban, trụ sở,...). Mỗi phòng ban lại có một ký hiệu khác nhau. Ví dụ BT là phòng biên tập, KD là phòng kinh doanh. 

BB - loại tài sản (có thể là đất, nhà, máy móc, thiết bị, công cụ, đồ dùng). Mỗi loại tài sản sẽ cần đưa ra một ký hiệu khác nhau. Ví dụ DD là đất đai, MM là máy móc, TB là thiết bị, BG là bàn ghế.

CC - năm mua tài sản 

DD - số thứ tự

Do đó, nếu ta có mã số tài sản là BT-BG-21/01. Mã số này dùng để chỉ bàn ghế số 1, được mua năm 2021 và do phòng biên tập sử dụng và quản lý. 

Sau khi phân công cho các bộ phận, cá nhân cấp mã tài sản thì văn phòng tổng hợp sẽ chủ trì thực hiện dán thẻ quản lý tài sản cho các tài sản trong toàn bộ công ty. 

3. Quản lý, sử dụng tài sản ISO

3.1. Lập danh mục, hồ sơ tài sản 

Các cá nhân, đơn vị được giao cho tài sản để sử dụng và quản lý thì cần có trách nhiệm lập danh mục tài sản. Mỗi khi có biến động về tăng hay giảm tài sản thì cần cập nhật trong danh mục để có những thông tin chính xác về sự cập nhật và bổ sung để hoàn thiện tốt nhất hồ sơ tài sản. 

Các phòng ban cần được phân luồng nhiệm vụ rõ ràng để không để thừa hay thiếu bất kỳ tài sản nào trong quản lý tài sản của doanh nghiệp. Có thể giao cho một đơn vị thống kê các thiết bị văn phòng (máy tính, điện thoại, máy photo, máy chiếu, bán ghế,...), phòng khác sẽ là các phương tiện di chuyển,...

Đơn vị sử dụng và quản lý tài sản cần lập hồ sơ quản lý kỹ thuật tài sản các tài sản cố định cần phải có hồ sơ riêng bao gồm biên bản giao nhận, hợp đồng hay hóa đơn, chứng từ trong quá trình mua tài sản đó. 

3.2. Kiểm tra trước khi vận hành 

Phần này sẽ áp dụng cho các tài sản là máy móc sản xuất, thiết bị vận hành, máy tính,... cần có quy trình vận hành phức tạp, dễ gặp lỗi và hỏng hóc bởi các yếu tố khách quan và chủ quan, người được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng cần kiểm tra trước khi vận hành để đảm bảo về khả năng làm việc và an toàn cho người lao động. 

Căn cứ theo hoạt động của từng loại thiết bị, máy móc mà đơn vị đó sẽ cần phải kiểm tra theo phương pháp phù hợp. 

3.3. Lập kế hoạch sửa chữa

Để đảm bảo tối ưu được giá trị sản phẩm cũng như giảm tới mức thấp nhất về hao hụt tài sản trong quá trình sử dụng thì đơn vị sử dụng và quản lý tài sản cần phải thường xuyên lên kế hoạch bảo dưỡng cho các tài sản. Việc bảo dưỡng vừa giúp cho tài sản, nhất là các máy móc thiết bị có thể hoạt động một cách trơn tru, vừa giúp giảm hao hụt tài sản cho doanh nghiệp. 

Đặc biệt, khi tài sản bị hư hỏng cần xem xét và lên kế hoạch sửa chữa sớm nhất để đảm bảo hoạt động kinh doanh sản xuất bình thường của doanh nghiệp. 

3.4.  Kiểm kê, thanh lý tài sản 

Việc kiểm kê tài sản thực hiện nhằm mục đích theo dõi, đánh giá và khảo sát lại tài sản xem số liệu trong danh mục quản lý tài sản có chính xác hay không, có những tài sản nào bị hao hụt, hư hỏng hay mất đi, có những tài sản nào đã được mua mà không được thêm vào danh mục hay không. Hoạt động kiểm kê tài sản này của các doanh nghiệp thường sẽ diễn ra vào cuối năm. 

Căn cứ theo việc kiểm tra và kiểm kê như thế, doanh nghiệp sẽ có những phương án tiếp theo cho tài sản, những tài sản không còn giá trị sử dụng sẽ tiến hành thanh lý hoặc bỏ đi nếu chi phí sửa chữa quá tốn kém mà không mang lại hiệu quả cao (lớn hơn 30% so với giá trị thực), với những tài sản còn thiếu để phục vụ nhu cầu của nhân viên trong công ty cần đề xuất và lên kế hoạch bổ sung. 

3.5. Điều chuyển, trả, hủy tài sản

Để khai thác được tối đa được giá trị của từng loại tài sản, đơn vị sử dụng và quản lý tài sản sẽ thực hiện điều chuyển các tài sản giữa các cá nhân, phòng ban không cần thiết hoặc ít cần thiết đến tới các cá nhân, phòng ban có nhu cầu sử dụng cao hơn. 

Với những tài sản thuê, hay đã không thể khai thác tiềm năng sử dụng thì cần trả, thanh lý hoặc hủy tài sản. 

Việc điều chuyển, trả, hủy tài sản cần được đề xuất từ đơn vị sử dụng và quản lý tài sản lên ý kiến, đề nghị và phải được duyệt bởi các cá nhân có thẩm quyền trong công ty, không được tự ý hủy tài sản khi chưa được sự đồng ý. 

4. Cập nhật dữ liệu

Các đơn vị được phân công sử dụng và quản lý tài sản cần có trách nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ quản lý tài sản khi tài sản trong công ty có biến động tăng, giảm. Doanh nghiệp sẽ thường xuyên thực hiện kiểm tra, trích khấu hao và đào tạo về nghiệp vụ quản lý tài sản cho từng cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp. 

5. Lưu hồ sơ

Doanh nghiệp cần phải lưu hồ sơ gốc về quản lý tài sản. Tại từng phòng ban được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng tài sản cần lưu lại bản sao của hồ sơ tài sản để phục vụ cho quá trình quản lý tài sản tốt nhất. 

Hiện nay có một số phần mềm quản lý tài sản miễn phí giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý tài sản của mình một cách dễ dàng, hạn chế được tình trạng hao hụt tài sản, có những phương án nhắc nhở kịp thời khi tài sản tới thời gian bảo dưỡng định kỳ. Các doanh nghiệp, công ty, cơ quan và các cá nhân có thể tham khảo thêm thông tin về các phần mềm này để giảm tải công việc cho bộ phận quản lý tài sản cũng như duy trì sự ổn định của tài sản trong công ty. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình quản lý tài sản theo ISO. Mong rằng bài viết đã giúp cho bạn có thêm nhiều kiến thức hơn về quy trình quản lý tài sản để phục vụ cho học tập, công việc và nâng cao tầm hiểu biết. Chúc bạn đọc có trải nghiệm vui vẻ nhất.