Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp

1. Mẫu sơ đồ quy trình quản lý nhân sự

Mỗi doanh nghiệp lại có một lĩnh vực sản xuất, kinh doanh khác nhau nên họ cũng phải xây dựng các quy trình quản lý nhân sự khác nhau. Đôi khi, các doanh nghiệp cùng lĩnh vực cũng không có cùng chung quy trình quản lý nhân sự bởi còn nhiều các yếu ảnh hưởng khác như quy mô doanh nghiệp, cách nhìn quả nhà quản lý, mục tiêu, định hướng về chính sách nhân sự. 

Sau đây là một ví dụ về sơ đồ quy trình quản lý nhân sự: 

Đây là một sơ đồ khá đơn giản, nhưng cũng khái quát được toàn bộ quy trình quản lý của doanh nghiệp từ khi bắt đầu tới kết thúc hợp đồng bao gồm 7 bước. Không có một quy chuẩn khắt khe nào cho việc xây dựng sơ đồ quy trình quản lý nhân sự, tuy nhiên, các doanh nghiệp hầu như sẽ xây dựng quy trình theo khung xương như trên. Cùng đến với phần 2 để hiểu hơn về sơ đồ quy trình quản lý nhân sự này nhé. 

2. Phân tích sơ đồ quy trình quản lý nhân sự

2.1. Trước khi sử dụng lao động

(1) Nhu cầu: Trong quá trình làm việc, khối lượng công việc quá lớn khiến cho những người làm việc trong một phòng ban trong công ty không thể đảm đương hết các nhiệm vụ. Do đó, họ có nhu cầu tuyển dụng nhân sự thêm cho phòng ban. Việc này sẽ được đề xuất lên cấp trên và được xem xét và cho ý kiến. Dưới sự chỉ đạo của cấp trên, bộ phận nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng. 

(2) Tuyển dụng: Họ sẽ dựa theo nhu cầu mà đưa ra quyết định tuyển dụng nội bộ hay tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp. Việc tuyển dụng bên trong doanh nghiệp sẽ giúp cho bộ phận nhân sự không tốn kém thời gian tuyển mộ, tuyển chọn mà lại còn là một cách để khích lệ tinh thần làm việc và năng suất lao động của các cá nhân trong công ty. Họ cần phải cố gắng làm việc để được cất nhắc lên các vị trí cao hơn. 

Trong trường hợp nguồn nhân lực bên trong doanh nghiệp không đủ để đáp ứng, doanh nghiệp cần phải tuyển dụng bên ngoài thì người tuyển dụng phải lên kế hoạch cụ thể để tìm kiếm ứng viên: Tìm kiếm ứng viên qua những nguồn nào? Yêu cầu công việc cho các ứng viên dựa theo mong muốn của các phòng ban? Liên hệ với các ứng viên để trao đổi và thực hiện phỏng vấn.Với những ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn sẽ được bắt đầu thực hiện công việc. 

(3) Đào tạo: Không chỉ những ứng viên chưa có kinh nghiệm mà cả những ứng viên đã có kinh nghiệm cũng cần phải trải qua quá trình đào tạo. 

Các ứng viên này ngoài việc làm quen với công việc mà còn phải tiếp cận với môi trường làm việc, văn hóa, nội quy công ty để thực hiện đồng nhất, hạn chế những sai phạm trong quá trình bắt đầu. 

2.2. Trong khi sử dụng lao động

(4) Quá trình công tác: Sau quá trình đào tạo và thử việc, với những ứng viên phù hợp sẽ được ký hợp đồng làm việc để đảm bảo được quyền lợi của doanh nghiệp cũng như cá nhân của mỗi ứng viên (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các chế độ lương thưởng, môi trường làm việc, quy định công ty,...). 

(5) Hồ sơ nhân viên: Với những nhân viên nghỉ việc sau quá trình thử việc thì bộ phận nhân sự cần hoàn lại hồ sơ nhân viên cho các ứng viên này (nếu cần thiết). Còn đối với những cá nhân đã được nhận vào làm việc và ký hợp đồng, bộ phận nhân sự sẽ lưu trữ hồ sơ nhân viên để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Ngoài ra, đây cũng là nguồn thông tin quan trọng để làm căn cứ khi trong doanh nghiệp xảy ra các vấn đề không mong muốn. 

(6) Bảng chấm công: Nhân viên đi làm sẽ thực hiện chấm công thông qua bảng chấm công hoặc qua các phần mềm chấm công, máy chấm công (do từng doanh nghiệp quy định). Các số liệu sẽ được tổng hợp vào cuối tháng để quyết định về mức lương của mỗi cá nhân trong công ty. Bảng chấm công bao gồm: ngày đi làm, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ phép có lương, ngày nghỉ phép không lương, làm tăng ca, các chế độ phụ cấp nhân viên,...

(7) Tham số lương: Tùy từng doanh nghiệp họ sẽ quy định tham số lương khác nhau. Ví dụ như với các nhân viên làm việc từ 5 năm thì tổng lương sẽ bằng lương cứng nhân 1.5; với nhân viên làm việc ca đêm thì tổng lương sẽ bằng lương cứng nhân 2;...

(8) Tính lương, BHXH, BHYT: Sau khi đã thống kê được thời gian đi làm của các nhân viên trong công ty, nhân viên nhân sự sẽ thực hiện bàn giao cho bộ phận kế toán thực hiện tính lương cho các nhân viên trong công ty. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay đóng thuế thu nhập cá nhân theo đúng như cam kết tại hợp đồng lao động. 

(9) Báo cáo nhân sự: Sau khi đã tổng hợp được các số liệu về tiền lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Bộ phận kế toán sẽ bàn giao lại cho bộ phận nhân sự bảng thống kê. Bộ phận nhân sự có nghĩa vụ gửi bảng lương cho từng nhân viên để rà soát lại kết quả làm việc, đối chiếu và chỉnh sửa nếu có sai sót trong quá trình thực hiện. 

(10) Quy trình kế toán: Nếu bên nhân sự và nhân viên xác nhận không có bất kỳ sai sót nào, bộ phận kế toán sẽ thực hiện giải ngân, trả lương cho các nhân viên công ty. 

2.3. Sau khi sử dụng lao động

Với các nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ việc tạm thời (vấn đề sức khỏe, thai sản hoặc lý do cá nhân khác), sau khi bàn giao công việc, bộ phận nhân sự cần thực hiện thanh lý hợp đồng, giải quyết các nghĩa vụ về lương thưởng, chế độ đãi ngộ đầy đủ cho cá nhân nhân viên nghỉ việc. 

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quản lý nhân sự dễ dàng hơn. Các phần mềm này thường được thiết kế tối giản, trực quan, người sử dụng không cần bỏ quá nhiều thời gian cho việc tìm hiểu cách sử dụng. Khi sử dụng các phần mềm, người dung có thể quản lý mọi thông tin nhân viên, từ phúc lợi, chấm công, tính lương, xin nghỉ phép đến các vấn đề liên quan như thăng tiến, đồng phục,... 

Các bạn có thể tham khảo thêm thông tin các phần mềm quản lý nhân sự để giảm áp lực cho bộ phận nhân sự, giảm các chi phí cho việc tuyển dụng nhân viên làm việc ở vị trí nhân sự, tăng tính hiệu quả trong quá trình quản trị. 

Mong rằng qua bài viết này, các bạn có thể xây dựng được cho doanh nghiệp của mình một sơ đồ quy trình quản lý nhân sự phù hợp với quy mô, lĩnh vực và định hướng doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!