Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Thủ tục kiểm soát là gì? lí do doanh nghiệp cần kiểm soát nội bộ

Tác giả: Hạ Linh

Ngày cập nhật: 28/09/2022

Các doanh nghiệp dù là quy mô vừa hay nhỏ đều cần những quy định, chính sách hay nói chính xác hơn là thủ tục kiểm soát để đảm bảo tất cả các quy trình  hoạt động có hiệu quả. Vậy thủ tục kiểm soát là gì? Có những nguyên tắc nào trong thủ tục kiểm soát và liệu rằng đâu mới chính là yếu tố cốt lõi của thủ tục này. Hãy cùng timviec365.vn tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây.

1. Thủ tục kiểm soát là gì?

1.1. Khái niệm thủ tục kiểm soát

Để hiểu rõ được khái niệm thủ tục kiểm soát cũng như hiểu rõ thủ tục kiểm soát là gì chúng ta cần tách rõ ra làm 2 ý là thủ tục và kiểm soát. Từ đó có thể hiểu rằng tất cả những thủ tục, phục vụ cho mục đích kiểm soát, duy trì trật tự trong doanh nghiệp đều được coi là thủ tục kiểm soát.

Thủ tục kiểm soát và khái niệm
Thủ tục kiểm soát và khái niệm

Thủ tục kiểm soát là tất cả những quy chế, quy định, nội quy do ban lãnh đạo của các doanh nghiệp đề ra và chỉ đạo thực hiện trực tiếp trong doanh nghiệp của mình để tất cả các bộ máy hoạt động có quy củ hơn. Việc đề ra các thủ tục kiểm soát là yếu tố phổ biến đối với các doanh nghiệp dù là ở mức hộ gia đình hay là những doanh nghiệp lâu năm. Vì đây sẽ là tiền đề quyết định đến mức độ hiệu quả và trơn tru của từng bộ phận trong công ty.

1.2. Có bao nhiêu loại thủ tục kiểm soát

Cho tới hiện nay có 2 loại thủ tục kiểm soát được các doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất là:

1.2.1. Thủ tục kiểm soát trực tiếp

Thủ tục kiểm soát trực tiếp
Thủ tục kiểm soát trực tiếp

Là các quy trình, thủ tục đáp ứng việc quản lý các thông tin ở mức độ chi tiết nhất, thủ tục kiểm soát trực tiếp thường được các ban lãnh đạo áp dụng rộng rãi và phổ biến nhằm mục tiêu:

- Kiểm soát bảo vệ

- kiểm soát quản lý

- kiểm soát xử lý

Mỗi một mục tiêu đều ứng với một đối tượng riêng biệt, với kiểm soát bảo vệ đối tượng được hướng tới là những thông tin quý giá, tài sản quan trọng. Với kiểm soát quản lý thì mục tiêu là nhân sự. Cuối cùng đối với kiểm soát xử lý chính là những sự việc xảy ra được lưu lại qua những phương tiện thông tin.

1.2.2. thủ tục kiểm soát gián tiếp

Thủ tục kiểm soát gián tiếp
Thủ tục kiểm soát gián tiếp

Thủ tục kiểm soát gián tiếp hay còn được gọi là thủ tục kiểm soát tổng quát, là quá trình tận dụng các phương tiện để kiểm soát nhiều hệ thống khác nhau.

1.3. Ưu điểm của thủ tục kiểm soát

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu thống kê kế toán cũng như báo cáo tài chính của công ty.

- Giảm thiểu nguy cơ gian lận gây rủi ro mất tài sản của công ty do nhân viên hoặc bên thứ 3 gây ra.

-Giảm thiểu những rủi ro mà nhân viên vô tình gây ra có thể ảnh hưởng tới công ty.

- Tăng tính chuyên nghiệp qua đánh giá của các đối tác.

2. Các nguyên tắc để thiết lập thủ tục kiểm soát phù hợp

2.1. Nguyên tắc ủy quyền , phê duyệt

Nguyên tắc ủy quyền, phê duyệt của thủ tục kiểm soát
Nguyên tắc ủy quyền, phê duyệt của thủ tục kiểm soát

Mỗi một cấp quản lý khác nhau sẽ có những quyền phê duyệt hạn mức tài chính, thông tin hoặc thậm chí là nhân sự của doanh nghiệp. Giả sử nếu xét theo hạn mức chi phí công ty chu cấp phục vụ vào mục đích công việc thì quản lý trung cấp sẽ có thẩm quyền với hạn mức nhỏ hơn hoặc bằng 5 triệu, quản lý cao cấp sẽ lớn hơn 5tr và nhỏ hơn hoặc bằng 10tr cứ vậy tăng tiến lên. Đồng thời khi xét duyệt đơn hoặc duyệt chi sẽ cần ít nhất 2 người xét duyệt trong đó 1 người chịu trách nhiệm theo dõi khoản chi hoặc biểu đơn đã được đề lên.

2.2. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm của thủ tục kiểm soát
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm của thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát nhằm kiểm tra mức độ tuân thủ của nhân viên đối với các quy trình. Chính vì vậy, quy trình càng cụ thể với sự phân công rạch ròi, chi tiết giữa các bộ phận và các nhân viên trong cùng một bộ phận sẽ là nền tảng chính để tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm soát. Điều này cũng tránh việc “cha chung không ai khóc” đổ trách nhiệm khi xử lý các nghiệp vụ công ty hoặc khi có sự cố xảy ra.

Đồng thời, việc phân nhiệm các vị trí có sự liên kết với nhau sẽ dần dần thiết lập tiến trình kiểm soát tự động. Kết quả do một nhân viên tạo ra sẽ được kiểm tra và sử dụng bởi nhân viên khác qua đó hạn chế tối đa sự sai sót và rủi ro khi có một nhân viên nào cố tình gian lận để trục lợi cho bản thân.

2.3. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Kiêm nhiệm ở đây là chỉ sự phụ trách nhiều vấn đề quan trọng bởi cùng 1 cá nhân. Chính vì vậy việc bất kiêm nhiệm sẽ giảm thiểu được tối đa nguy cơ cá nhân đó tận dụng khả năng để trục lợi. Đồng thời việc quá nhiều công việc được giao phó cho 1 người sẽ gia tăng tỉ lệ bị gãy mắt xích, gián đoạn quá trình làm việc khi cá nhân đó xảy ra những vấn đề bất khả kháng và không thể đi làm trong một khoảng thời gian. Chính vì vậy khi công ty thực sự thiếu nhân lực và cần đến tình trạng kiêm nhiệm thì ban lãnh đạo nên cân nhắc thật kĩ, tránh xảy ra tình trạng ngoài ý muốn.

2.4. Nguyên tắc báo cáo bất thường

Nguyên tắc báo cáo bất thường của thủ tục kiểm soát
Nguyên tắc báo cáo bất thường của thủ tục kiểm soát

Đây là nguyên tắc mà phía doanh nghiệp đặt ra vừa để bảo vệ cho công ty nhưng cũng đồng thời giúp người lao động không bị thiệt thòi. Khi có chuyện bất thường xảy ra, các nhân viên phải ngay lập tức có báo cáo đối với cấp trên hoặc những người có đủ thẩm quyền để giải quyết. Tránh tình trạng sự việc đã xảy ra được một khoảng thời gian mới có thắc mắc. Lúc này phía bên lãnh đạo cũng không thể xác thực về tính đúng đắn của báo cáo cũng như giải quyết được cho phía nhân viên.

2.5. Nguyên tắc đối chiếu, kiểm tra và theo dõi

Mỗi một bộ máy sẽ có những cá nhân chịu trách nhiệm đối chiếu, kiểm tra cũng như theo dõi sát sao những sự kiện xảy ra, công việc được giao và công việc đã hoàn thành. Điều này cũng giúp làm giảm thiểu tối đa những thiệt hại mà phía người lao động vô tình gây ra.

Đồng thời việc có bộ phận đánh giá sẽ cho biết được mức độ hoạt động của từng bộ phận qua đó có những phương pháp khen thưởng hoặc nhắc nhở, xử lý.

3. Các yếu tố quan trọng để tiến hành thủ tục kiểm soát hiệu quả

Các yếu tố để tiến hành thủ tục kiểm soát hiệu quả
Các yếu tố để tiến hành thủ tục kiểm soát hiệu quả

- Môi trường văn minh, trung thực và có sự rõ ràng trong quá trình phân công công việc.

- Những quy trình hoạt động, quy trình kiểm soát nội bộ được thông báo qua 2 hình thức văn bản và truyền thông nội bộ để tất cả các thành viên trong công ty có thể nắm rõ được và thực hiện.

- Tất cả những hoạt động liên quan tới tài chính phải được ủy quyền cho cá nhân thích hợp.

- Đảm bảo sự tuân thủ các quy trình kiểm soát của tất cả các thành viên trong công ty.

- Nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và đánh giá phải được tiến hành cẩn thận và thông báo kết quả kiểm tra một cách công khai.

- Tất cả mọi giao dịch dù là nội bộ hay với đối tác đều phải được lưu trữ lại tránh việc có thắc mắc sau này.

- Liên tục tiến hành các cuộc kiểm định năng lực định kỳ để kiểm tra, rà soát năng lực của nhân viên.

Với việc các doanh nghiệp không ngừng phát triển và mở rộng thì quả thực thủ tục kiểm soát là không thể thiếu được. timviec365.vn mong rằng qua bài viết này các bạn đã có thể hiểu được thủ tục kiểm soát là gì? Vai trò của thủ tục kiểm soát cũng như làm thế nào để ứng dụng thủ tục kiểm soát hiệu quả trong một doanh nghiệp.

Kiểm soát viên tiếng anh

Bạn băn khoăn không biết kiểm soát viên tiếng anh là gì, công việc của họ trong một ngày bao gồm những đầu việc nào? Truy cập ngay để hiểu rõ hơn.

Kiểm soát viên tiếng anh là gì?

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý