Thẻ từ chấm công - Công cụ đắc lực trong công việc

1. Các loại thẻ từ chấm công hiện nay

Với sự phát triển và bùng nổ của công nghiệp, các loại công cụ hỗ trợ trong công việc ngày càng được hoàn thiện và làm mới. Trong đó, các doanh nghiệp hay công ty đã đổi từ hình thức báo cáo, kiểm tra số lượng nhân viên hàng ngày một cách thủ công sang hình thức dùng thẻ từ chấm công.

Hiểu một cách khái quát thì thẻ từ chấm công là thẻ nhựa hình chữ nhật được gắn một dải băng từ mặt sau của thẻ. Dải băng này có tác dụng sẽ đọc và ghi hình các thiết bị, nhận dạng thông tin của chủ sở hữu. Đây là cách chấm công phổ biến hiện nay được nhiều người sử dụng.

Hiện nay trên thị trường đang bày bán 3 loại thẻ từ đó là thẻ cảm ứng, thẻ mifare, thẻ keyfob.

1.1. Thông tin về thẻ cảm ứng

Thẻ cảm ứng hay còn gọi là thẻ RFID, đây là loại thẻ phổ thông nhất trong 3 loại thẻ từ chấm công kể trên. Loại thẻ này có sử dụng ăng - ten để tích hợp và dùng sóng radio để giao tiếp với đầu đọc thẻ, loại thẻ này không có khả năng ghi lại hoặc xóa thông tin trên thẻ và thường được dùng làm thẻ chấm công, thẻ nhân viên, thẻ ID và thẻ chìa khóa.

Điểm mạnh của loại thẻ này là rất tiện lợi cho việc ra vào và đặc biệt tiết kiệm thời gian nên được nhiều người, nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng làm thẻ từ chấm công.

1.2. Thông tin về thẻ Mifare

Đây là loại thẻ cao cấp hơn so với thẻ cảm ứng trên, là loại thông minh không tiếp xúc và có khả năng ghi nhớ lưu trữ dữ liệu lên đến 10 năm. Thẻ mifare cho phép ghi tới 100 000 lần. Độ bảo mật thông tin của loại thẻ này cũng rất cao, mỗi chip của mifare đều được ghi mã số và không thể nào thay đổi hay đánh tráo được. 

1.3. Thông tin về thẻ Keyfob

Thẻ keyfob được làm từ chất liệu ABS cực bền, có hình dạng móc khóa cực kỳ tiện lợi, không bị cong hay dễ bẻ gãy như những loại thẻ từ chấm công thông thường. Người dùng có thể kết hợp làm móc chìa khóa xe. 

2. Ưu nhược điểm của các loại thẻ từ chấm công

Thẻ từ chấm công được sử dụng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp tin dùng vì nó đem lại rất nhiều lợi ích từ những ưu điểm của mình:

Thứ nhất, thẻ từ chấm công có thể tích hợp được nhiều chức năng khác nhau: Ngoài chức năng chấm công, thẻ từ chấm công còn có thể làm thẻ nhân viên, thẻ kiểm soát ra vào trong công ty,...

Thứ hai, thẻ từ chấm công không thể nào làm giả và điều này không chỉ vừa đảm bảo thông tin bảo mật cho người dùng là duy nhất mà còn đảm bảo việc chấm công của người làm luôn được thực hiện chính xác nhất.

Thứ ba là thẻ từ chấm công có độ bền cao, rất ít khi bị hư hỏng do các sự cố bất khả kháng như rơi xuống nước.

Thứ từ là thẻ từ chấm công có tốc độ quét nhận diện nhanh, công việc chấm công điểm danh trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian.

Tuy vậy thẻ từ chấm công vẫn còn nhược điểm đó là việc chấm công hộ. Nhân viên có thể qua mặt cấp trên bằng cách nhờ đồng nghiệp quét thẻ chấm công hộ cho dẫn đến việc kiểm soát thực tế nhân viên làm việc sẽ khó khăn hơn. 

3. Lợi ích của thẻ từ chấm công với doanh nghiệp

Nói rằng, thẻ từ chấm công là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, vậy thì lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng thẻ từ chấm công là gì?

- Chi phí thấp: Chi phí để doanh nghiệp bỏ ra mua một số lượng lớn thẻ từ chấm công cho nhân viên sẽ cực thấp nếu so với các thiết bị chấm công khác, và việc sử dụng thẻ từ chấm công chi phí thấp nhưng lại mang đến cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài, sử dụng nhiều lần.

- Chính xác: Thông tin lưu trữ trong thẻ từ chấm công là duy nhất, vì thế không thể nào làm giả thông tin được, vì vậy việc chấm công và tính lương hàng tháng cho nhân viên sẽ được thực hiện chính xác nhất.

- Tiết kiệm: Sử dụng thẻ từ chấm công tiết kiệm rất nhiều cho doanh nghiệp về chi phí, thời gian và sức lao động. Mọi thứ đã có các con chip và máy cảm biến nhận diện thẻ từ chấm công. Nhân viên phòng nhân sự không cần tất bật kiểm tra giám sát số lượng nhân viên các phòng ban khác, không lãng phí nhiều thời gian để quản lý nhân sự mà thay vào đó làm được nhiều công việc hữu ích hơn.

- Nâng cao ý thức nhân viên: Nhân viên sẽ phải tự có ý thức làm việc đúng giờ, làm việc chuyên nghiệp hơn. Thay vì quản lý suốt ngày nhắc nhở nhân viên phải thực hiện đi làm đúng giờ, đầy đủ gây ra sự khó chịu cho nhân viên thì với thẻ từ chấm công, mọi hành vi sẽ xuất phát từ ý thức tự giác.

Có thể thấy, doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn thẻ từ chấm công là hoàn toàn đúng đắn và là điều nên làm.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phần mềm chấm công miễn phí để kết hợp với thẻ từ chấm công sẽ hiệu quả hơn.

4. Giá của thẻ từ chấm công

Giá của thẻ từ chấm công không hề đắt. Doanh nghiệp hay tổ chức chỉ cần đầu tư một máy chấm công và mua số lượng lớn thẻ từ chấm công sẽ được giảm rất nhiều. Chi phí một thẻ từ chấm công là từ 8.000 đồng/thẻ tùy từng loại. 

Giá thành này có thể lên xuống khác nhau tùy từng địa chỉ mua. Khi mua số lượng lớn sẽ được giảm chiết khấu rất nhiều. Với chi phí thấp như vậy thì việc doanh nghiệp “đổ xô” dùng thẻ từ chấm công là điều dễ hiểu.

Để giảm chi phí và tăng tính hiệu quả thì còn có thể dùng thêm các phần mềm chấm công miễn phí.

5. Nên mua thẻ từ chấm công ở đâu?

Hiện nay có rất nhiều nơi bày bán thẻ từ chấm công, việc bán số lượng lớn và quá nhiều địa chỉ mua hàng sẽ làm người mua cảm thấy hoang mang và khó lựa chọn.

Bạn có thể mua thẻ từ chấm công tại các trang thương mại điện tử như shopee, lazada, tiki, sendo,... Khi mua thẻ từ chấm công tại các trang này thì lưu ý nên chọn gian hàng uy tín, nhiều lượt mua, có chế độ bảo hành và hỗ trợ đổi trả cần thiết. Bởi lẽ mua gián tiếp thông quá các trang thương mại điện tử thường gặp nhiều rủi ro chất lượng và uy tín.

Ngoài ra bạn có thể mua thẻ từ chấm công với các đại lý cửa hàng bán lẻ chuyên bán thẻ từ, máy chấm công. Khi đến đây, bạn sẽ được tư vấn và lựa chọn loại thẻ từ chấm công phù hợp với tổ chức của mình. Tất nhiên khi mua thẻ từ chấm công tại các đại lý này thì bạn cũng sẽ được nhận được chế độ bảo hành và các dịch vụ hậu đãi kèm theo.

Bên cạnh đó cũng có những công ty và đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng như máy chấm công, thẻ từ chấm công. Nếu bạn mua hàng với số lượng lớn thì nên liên hệ và đặt mua với các đơn vị này. Ngoài được giảm chi phí khá nhiều mà các đơn vị này còn có thể sẽ hỗ trợ thiết kế thẻ từ chấm công chuyên nghiệp dành riêng cho tổ chức của bạn.

Thực tế có rất nhiều loại thẻ từ khác nhau và việc lựa chọn loại thẻ từ sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của từng người. Hy vọng với bài viết thẻ từ chấm công, timviec365.vn sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho bạn.