PIC là gì? Vai trò và ứng dụng thực tế trong công việc

Nhằm đẩy nhanh tiến độ tiếp cận tinh thần PIC hiệu quả nhất, bạn hãy đọc thật kỹ những thông tin chia sẻ trong bài viết này để có thể tận dụng PIC thúc đẩy sự nghiệp của chính mình.

1. PIC là gì?

PIC là một thuật ngữ viết tắt, với cách viết cụm từ đầy đủ là Person In Charge, dịch nghĩa chính là người chịu trách nhiệm. Trong một đơn vị tổ chức, PIC là người được giao phó nhiệm vụ quản lý công việc để bảo đảm tiến độ và chất lượng của dự án đúng với yêu cầu.

Ví dụ trong dự án marketing chẳng hạn, một nhóm hoạt động gồm có nhiều thành viên như nhân viên sáng tạo nội dung, nhân viên phụ trách chạy quảng cáo, nhân viên thiết kế. Họ sẽ là thành viên của nhóm dự án và có một người được giao trách nhiệm quản lý tất cả các vấn đề của thành viên và chất lượng công việc, người này chính là PIC. PIC sẽ đứng ra đại diện cho nhóm báo cáo các vấn đề lên quản lý cấp trên.

2. Vai trò của PIC

Nắm giữ vai trò quản lý đội nhóm và báo cáo công việc lên cấp trên, PIC có những công lao to lớn đến hiệu quả của dự án, quyết định phần lớn đến chất lượng công việc. Gọi tên vai trò của PIC rõ ràng hơn để nếu chúng ta đang gánh vác nhiệm vụ này sẽ luôn biết cách dẫn dắt và quản lý đội nhóm hiệu quả.

2.1. Giúp công việc được cụ thể, minh bạch

Doanh nghiệp là nơi các công việc được giải quyết trong mối quan hệ liên quan, hỗ trợ nhau.  Tất cả các sự kết nối không thể tự phát mà đem lại hiệu quả, điều đó cũng đồng nghĩa rằng cần có một người đầu mối đứng ra vừa sắp xếp công việc, vừa kết nối các vấn đề, bộ phận cần thiết.

Nếu không có PIC, mọi người sẽ chỉ biết giải quyết trong phạm vi của chính mình, khi cần sự phối hợp của bộ phận khác, có thể sẽ lúng túng vì không biết kết nối với ai, bộ phận nào để giải quyết phần tiếp theo của công việc. Thậm chí nhiều người còn có ý đùn đẩy việc cho người khác, không sẵn sàng đứng ra gánh vác trách nhiệm vì tâm lý chung ai cũng muốn chọn việc nhẹ nhàng.

Trong khi đó, PIC sẽ đứng ra để chỉ định rõ phần công việc cụ thể cho từng người, điều phối kịp thời mọi sự liên kết để thúc đẩy công việc trôi chảy trong các đội nhóm, phòng ban. Rõ ràng họ chính là người đem đến sự minh bạch cho công việc và bảo đảm các đầu việc có người gánh vác không bị bỏ sót.

2.2. PIC giúp nâng cao trách nhiệm cho cá nhân

Với vai trò là trung tâm công việc, trung tâm nhân lực của nhóm, PIC cần hiểu rõ bản thân phải nỗ lực rèn luyện tính chủ động và tinh thần trách nhiệm. Kết quả toàn nhóm được tạo ra sẽ do PIC đứng ra kiểm soát, báo cáo lên cấp trên và chịu trách nhiệm.

Tinh thần này sẽ cùng PIC đi trên chặng hành trình dài của sự phát triển. Liên tục trau dồi, tích lũy và nâng cao để trong tương lai, PIC còn có thể đón nhận được nhiều lợi thế và cơ hội thăng tiến.

2.3. Vai trò điều phối, kết nối nhóm làm việc

Mỗi người trong nhóm sẽ có nhiệm vụ riêng, do đó PIC dù là người gánh vác nhưng không phải người làm thay tất cả mọi việc. Thay vào đó, PIC sẽ đứng đầu nắm chắc từng đầu việc, xác định phần trách nhiệm cụ thể của từng thành viên để phân công và điều phối công việc.

Có thể ví PIC giống như người nhạc trưởng, dù không chơi nhạc nhưng sự điều phối và điều chỉnh của họ đóng vai trò then chốt tạo nên những bản giao hưởng tuyệt mĩ, không trật một khớp nào. Rõ ràng như thế, dù là dự án trong một nhóm nhỏ hay dự án liên phòng ban thì vai trò của PIC trong việc sắp xếp, điều phối là bắt buộc như một mắt xích chủ, nếu thiếu toàn bộ hệ thống không thể nào vận hành.

Từ thông tin tìm hiểu được PIC là gì, vai trò của PIC cho thấy vị trí này cần cho nhiều lĩnh vực. Chuyên môn nào cũng cần PIC để điều phối công việc diễn ra trơn tru, thuận lợi. Khám phá về PIC trong một vài lĩnh vực sẽ có vai trò, nhiệm vụ gì, từ đó dễ dàng hình dung PIC trong chính lĩnh vực của bạn như thế nào?

3. PIC là ai trong môi trường doanh nghiệp?

Trong toàn bộ các hoạt động liên quan đến công việc dù là hoạt động nhỏ nhất cũng luôn cần có PIC. Ngay cả khi nhiệm vụ đã được phân chia cho cá nhân từng thành viên, PIC cũng vẫn sẽ nắm bắt tiến độ và chất lượng công việc. Bên cạnh đó, PIC là người đứng ra tổ chức các buổi họp, thảo luận nội bộ đội nhóm khi cần thiết, nắm bắt công việc để báo cáo kết quả.

Tại buổi họp tổng kết công việc hàng tuần. PIC sẽ đại diện cho tất cả thành viên để báo cáo công việc đến cấp trên thay vì từng thành viên nêu vấn đề. Điều này giúp cấp trên nắm được thông tin tổng quan, không rời rạc.

Khi PIC được công ty chỉ định rõ các phần nhiệm vụ cần thực hiện, bao gồm cả những nội dung nhỏ nhất thì điều đó cho thấy sự chuyên nghiệp của tổ chức. Thông qua vai trò của PIC, công ty sẽ làm việc bài bản, PIC luôn bên cạnh, đồng hành với doanh nghiệp trong việc thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của nhân viên, tổ chức tránh được tình trạng thiếu minh bạch trong quy trình làm việc và chất lượng, kết quả công việc.

4. Vai trò quản lý dự án của PIC được thể hiện thế nào?

Bạn sẽ xác định được ngay vai trò của PIC trong một dự án dựa vào ví dụ điển hình sau đây:

Một dự án thi công tòa nhà đang được thực thi trong đó cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận như phòng kỹ thuật lo thiết kế, phòng vật tư phụ trách chuẩn bị nguyên vật liệu, bộ phận thi công sẽ trực tiếp xây dựng.

Mỗi bộ phận đều quan trọng nhưng cũng không thể thiếu đi sự dẫn dắt của PIC. Trong dự án, PIC chính là một đầu mối giúp kết nối tất cả các khâu, trong đó họ sẽ là người đứng ra liên hệ giữa các bộ phận, báo cáo lên cấp trên và giải quyết mọi sự cố phát sinh. PIC sẽ thực hiện quy trình giám sát nhân viên trong vai trò của một người quản lý đội nhóm, mục đích luôn hướng tới bảo đảm cho dự án đi đúng kế hoạch.

Giả sử như không có PIC, các phòng ban mặc dù cần sự liên kết, kết nối với nhau nhưng lại làm theo cách riêng nên dễ bị chồng chéo công việc và không có sự kết hợp đi đến thống nhất. PIC chính là cầu nối trong dự án, hay nói cách khác, là trung tâm của dự án nối các bên tập trung về một chỗ để mọi hoạt động, công việc được vận hành nhịp nhàng.

5. Phân biệt vai trò của PIC với những vị trí khác

Với khái niệm PIC là gì chưa được hiểu chính xác sẽ khiến nhiều người sẽ dễ bị nhầm lẫn với các khái niệm, từ đó hiểu sai vai trò của PIC với các vị trí khác.

Trong đó, PIC thường dễ bị hiểu nhầm với vị trí giám sát, người thực hiện hay Project Manager. Vậy sự khác biệt giữa PIC và các vị trí này được thể hiện như thế nào? Cùng các chuyên gia việc làm hàng đầu tại Timviec365 khám phá ngay.

Sự khác biệt giữa PIC với người thực hiện: Người thực hiện làm một phần công việc trong bộ phận và không có vai trò chịu trách nhiệm toàn bộ. PIC sẽ đứng ra gánh vác trách nhiệm cuối cùng.

Cũng là quản lý dự án nhưng vai trò thực hiện của PIC và Project Manager sẽ khác biệt như thế nào. Project là người chịu toàn bộ trách nhiệm trong cả dự án còn PIC sẽ được quản lý chỉ định gánh vác, chỉ đạo các hạng mục nhỏ, là người hỗ trợ công việc quản lý, giám sát cho Project Manager.

Cũng thực hiện nhiệm vụ của người giám sát thế nhưng PIC khác với nhân viên giám sát ở chỗ họ chịu trách nhiệm trước kết quả công việc còn giám sát chỉ kiểm tra và đánh giá công việc, không chịu trách nhiệm về kết quả của công việc.

Dựa vào chia sẻ rất đầy đủ của bài viết về khái niệm PIC là gì, bạn không chỉ hiểu rõ về bản chất của công việc mà còn nhìn thấy rõ cơ hội thăng tiến của mình từ vị trí PIC. Rất rõ ràng, bạn là một PIC tương đương với năng lực quản trị hoàn toàn có. Nếu đã trải qua công việc này ở nhiều nơi, bạn hãy tự tin tạo cho mình một bản CV xin việc quản lý để apply vào các vị trí cấp cao trong các đơn vị. Tìm nhiều hơn cơ hội việc làm quản lý tại Timviec365.vn để sớm tiếp cận với những cơ hội sự nghiệp hấp dẫn bạn nhé.