Quy trình giám sát nhân viên hiệu quả nhà quản lý không nên bỏ lỡ

1. Tại sao cần giám sát nhân viên - quy trình giám sát nhân viên

1.1. Giám sát nhân viên được hiểu như thế nào?

Giám sát chính là hoạt động của cấp trên làm để theo dõi, đảm bảo nhân viên cấp dưới của mình làm đúng quy trình, mục tiêu và chương trình mà công ty đã đặt ra nhằm đánh giá quá trình làm việc của họ liệu có đang thực hiện đúng quy trình để đạt được đúng chỉ tiêu mà cấp trên đề ra hay không.

Một số tiêu chí có thể được sử dụng để đánh giá có thể là tiêu chí về bán hàng, giao tiếp, chăm sóc khách hàng, có nó mình mới có thể dựa vào và đánh giá nhân viên của mình đang làm tốt hay không.

1.2. Có nên giám sát nhân viên hay không?

Giám sát nhân viên là một chuyện hết sức phổ biến trong các Doanh nghiệp, tùy thuộc vào mức độ, phương pháp và cách thức thì mỗi Doanh nghiệp lại cách thức giám sát khác nhau, có người dùng KPI để giám sát công việc, có người dùng tiêu chí phạt thưởng để giám sát nhân viên,..

Mỗi Doanh nghiệp sẽ dựa vào văn hóa của công ty mà đưa ra cho mình cách giám sát nhân viên phù hợp, làm thế nào để có thể khuyến khích nhân viên, để nhân viên làm việc mà không cần quá gò bó cũng là một câu hỏi lớn cho các Doanh nghiệp.

Đôi khi, quy trình giám sát nhân viên quá khắt khe sẽ dẫn đến nhân viên chán nản, mất động lực vì bị kiểm soát, hay quá dễ dãi với nhân viên lại khiến cho nhân viên của mình thờ ơ, làm việc thiếu trách nhiệm. 

Bài toán mà Doanh nghiệp cần phải giải quyết lúc này không phải là các chủ Doanh nghiệp cần cư xử như thế nào, mà cấp trên cần phải đưa ra quy trình làm việc, luật chơi riêng cho công ty.

Khi đã có một quy trình rõ ràng, nhân viên chỉ cần thực hiện theo đúng quy trình công ty đã đề ra. Việc thiết lập lương thưởng và KPI phù hợp cho từng công việc sẽ giúp các nhà lãnh đạo không phải dành quá nhiều thời gian cho việc đào tạo nhân viên mới.

2. Thực trạng giám sát nhân viên hiện nay

Thực tế hiện nay, có rất nhiều những công cụ kỹ thuật số để theo dõi nhân viên, có thể nhân viên bị thu thập dữ liệu cá nhân nhưng lại không hay biết về vấn đề này.

Ngày càng nhiều các dịch vụ theo dõi ẩn và nguồn cấp video trực tiếp, theo dõi bàn phím và ghi lại các thao tác bàn phím hoặc thậm chí là theo dõi các vị trí người dùng một cách nhanh chóng.

Nhắc đến công cụ hỗ trợ giám sát, công ty Hubstaff đã chụp màn hình ngẫu nhiên một vài nhân viên của mình và đặt báo cáo một hoặc hai lần mỗi phút để có thể giám sát các hành động mà họ thực hiện.

Hay công ty Teramind đã nắm bắt tất cả những hoạt động của bàn phím và tiến hành ghi lại tất cả những thông tin vào trong nhật ký để phân tích về hành vi của nhân viên trong quá trình làm việc.

Hoạt động giám sát nhân viên như vậy có nguy cơ làm xói mòn lòng tin giữa người lao động và nhà tuyển dụng. Việc này nếu được thực hiện một cách bí mật có thể làm cho nhân viên không hài lòng và mất lòng tin về công ty thay tạo ra năng suất hiệu quả hơn cho công ty.

Nhận thấy vấn đề này, nhiều công ty và tổ chức đã thực hiện việc cam kết không kiểm soát gắt gao và tạo điều kiện để nhân viên phát triển hơn. Thế nhưng, vẫn còn nhiều Doanh nghiệp không khỏi lo lắng về giám sát nhân viên.

Nếu bạn vẫn chưa hoàn toàn yên tâm về chất lượng và năng suất làm việc của nhân viên, bạn có thể thực hiện quy trình giám sát nhân viên bên dưới của chúng tôi để có thể yên tâm hơn trong quá trình làm việc nhé!

3. Quy trình giám sát nhân viên và một số phương pháp phù hợp

3.1. Quy trình giám sát nhân viên như thế nào?

3.1.1. Xây dựng mục tiêu chiến lược cho nhân viên 

Việc đầu tiên cần phải làm đó chính là xây dựng mục tiêu của cá nhân và đội nhóm đó, trong trường hợp là một đội ngũ bán hàng thì Quản lý bán hàng cần xây dựng mục tiêu đội nhóm, mục tiêu cá nhân, đảm bảo kho hàng, số lượng hàng hóa cung cấp cho đại lý, các điểm bán và độ phủ trong các khu vực và thành phố lớn,..

3.1.2. Lập kế hoạch đo lường ngắn hạn và dài hạn cho dự án

Để đạt được mục tiêu ban đầu được đề ra thì các giám sát cần xây dựng một kế hoạch cụ thể hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay hành năm. Việc này nhằm đảm bảo nhân viên của mình làm việc và theo kịp với tiến độ của dự án.

3.1.3. Giám sát tiến độ công việc 

Công việc quan trọng nhất đó chính là việc hoàn thành công việc đúng tiến độ. Bạn có thể theo dõi nhân viên bằng cách phần mềm quản lý công việc nếu như số lượng nhân viên trong công ty bạn lớn. Hay đối với việc phân phối hàng hóa, bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kênh phân phối.

Có rất nhiều phần mềm hiện nay giúp cho bạn giám sát nhân viên dễ dàng đồng thời thực hiện một số công việc khác dễ dàng, hiệu quả hơn.

3.1.4. Đánh giá kết quả công việc, dự án 

Bước cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng đó chính là đánh giá và giám sát kết quả theo từng quý, tháng. Các đánh giá này sẽ làm căn cứ cho việc xây dựng và quảng bá sản phẩm, quảng cáo truyền thông thương hiệu của công ty trong các kỳ tiếp theo.

3.2. Một số phương pháp giám sát nhân viên phù hợp 

3.2.1. Đặt KPI cho nhân viên 

Áp dụng KPI, các con số vào giám sát chính là một trong những cách hữu hiệu nhất để giám sát nhân viên, bạn sẽ không cần can thiệp quá sâu vào quá trình làm việc của nhân viên mà vẫn đảm bảo rằng tiến độ công việc của nhân viên vẫn được thực hiện một cách đúng hạn.

Bên cạnh đó, bạn cần phải hiểu, khi thuê nhân viên về, bản chất là để học giúp mình trong công việc, không phải để mình hướng dẫn công việc. 

Hãy để nhân viên tự làm những điều theo cách họ muốn, miễn sao họ mang về doanh thu và lợi nhuận cho công ty, đừng ép họ phải làm theo cách của mình. 

Vì rằng nếu như họ đã có sáng kiến, họ sẽ nỗ lực làm hết sức mình để chứng minh rằng họ có năng lực, họ sẽ tự phấn đấu để được công nhận năng lực của bản thân.

3.2.2. Minh bạch và rõ ràng với nhân viên

Việc theo dõi và giám sát nhân viên một cách lén lút rất có thể sẽ làm ảnh hưởng lòng tin của người lao động đối với cá nhân và tổ chức đó. Thay vì đó, người lãnh đạo cần dành thời gian để giao tiếp thẳng thắn với người nhân viên của mình.

Bạn đang quan sát điều gì và tại sao bạn cần phải làm điều đó? Nếu trong quá trình giám sát, nhân viên có những sai sót thì cần trao đổi thẳng thắn, góp ý để nhân viên của mình rút kinh nghiệm.

Tính minh bạch của công ty sẽ góp phần giúp cho nhân viên của mình có thể tin tưởng hơn vào công ty nơi mình làm việc. Theo một thống kê của Gartner đã phát hiện ra rằng chỉ có 30% nhân viên cảm thấy thoải mái khi họ bị giám sát trên email, và con số này hiện tại đã tăng lên 50% khi họ biết lý do vì sao mình bị giám sát. 

3.2.3. Thưởng phạt phân minh

Trong quy trình giám sát nhân viên, việc theo dõi nhân viên chỉ là một công cụ để theo dõi quá trình làm việc, tiến độ hoàn thành dự án của nhân viên. Từ đó có thể đánh giá được nhân viên chăm chỉ làm việc, đạt được hiệu suất cao và những nhân viên không hoàn thành tiến độ của công việc.

Chính vì vậy, đối với những nhân viên làm việc hiệu quả, kết quả công việc tiến hành theo đúng tiến độ thì cần thưởng để khuyến khích nhân viên làm việc. Đối với nhân viên làm việc thiếu trách nhiệm có thể khiển trách hoặc phạt để nhân viên đó có trách nhiệm hơn trong công việc.

3.2.4. Biết cảm thông cho nhân viên 

Đừng nên chỉ dựa vào một khía cạnh đã có thể đánh giá một cách chủ quan và phiến diện, có thể một người nhân viên luôn luôn chấm công đúng giờ nhưng lại chỉ đến để “giữ chỗ” và sau đó đi ăn sáng.

Lại cũng có nhân viên vì đường xá xa xôi, con nhỏ, họ đến muộn nhưng khi họ làm việc lại rất nghiêm túc và hiệu quả, vả lại còn thường xuyên về muộn.

Là người lãnh đạo, bạn cần nắm rõ những vấn đề mà nhân viên mình đang gặp phải, từ đó có quyết định đúng đắn và phù hợp, chứ đừng chỉ thông qua phần mềm quản lý và cái nhìn chủ quan để đánh giá nhân viên của mình

3.2.5. Biết buông lỏng đúng lúc 

Giám sát và thúc đẩy công việc là điều vô cùng dễ hiểu, thế nhưng có nhiều thời điểm, việc giám sát nhân viên là không hề phù hợp. Ví dụ như liên hoan chúc mừng nhân viên xuất sắc hay khen thưởng một số nhân viên trong công ty.

Trong lúc này, người quản lý nên biết buông lỏng giám sát để giúp cho bầu không khí trở nên dễ thở hơn và nhân viên cũng thoải mái để tận hưởng buổi liên hoan hơn.

Tóm lại, quản lý, giám sát nhân viên là việc nên làm, nhưng việc quản lý, giám sát có khéo léo hay không lại phụ thuộc rất nhiều vào quản lý ấy. Hy vọng bài viết về quy trình giám sát nhân viên của chúng tôi hôm nay sẽ giúp bạn có cái nhìn mới mẻ và tích cực để giúp Doanh nghiệp của bạn phát triển và vững mạnh hơn nữa.