Quay lại

Mách bạn cách lập bảng theo dõi đơn đặt hàng đầy đủ và chi tiết nhất

Tác giả: Hoàng Thúy Nga - 23/11/2021

Những chủ shop quần áo hay các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ thường tìm kiếm các giải pháp theo dõi đơn hàng hiệu quả. Một giải pháp cho các chủ shop là sử dụng bảng theo dõi đơn đặt hàng trên Excel để quản lý trạng thái các đơn hàng của mình dễ dàng. Vậy những lợi ích của bảng theo dõi này là gì? Làm thế nào để lập bảng theo dõi đơn đặt hàng hiệu quả nhất? Cùng timviec365.vn tìm hiểu thông tin về lập bảng theo dõi này qua bài viết dưới đây nhé!

1. Tại sao nên sử dụng bảng theo dõi đơn đặt hàng trên Excel?

Excel đang là công cụ phổ biến hiện nay và bạn có thể lập bảng theo dõi dễ dàng ngay trên phần mềm này. Quản lý đơn đặt hàng qua Excel vừa đơn giản, vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức thay vì các phương pháp ghi chép đơn hàng thủ công truyền thống. Ngoài ra, lập bảng theo dõi các đơn đặt hàng trên file Excel còn có một số ưu điểm như sau:

Những lý do nên sử dụng bảng theo dõi đơn đặt hàng Excel
Những lý do nên sử dụng bảng theo dõi đơn đặt hàng Excel

1.1. Thống kê dữ liệu dễ dàng

Khi lập bảng theo dõi trên file Excel, bạn dễ dàng thống kê được các dữ liệu và thông tin về khách hàng dễ dàng. Các bảng tính đều được chia theo hàng và cột khác nhau, bạn có thể thêm hoặc bỏ bớt các trường thông tin mà bạn mong muốn, miễn sao phù hợp với cửa hàng của bạn. Các quá trình thêm bớt các cột, hàng cũng dễ dàng và nhanh chóng, bạn có thể liệt kê các số liệu mà mình mong muốn.

1.2. Dễ dàng tìm kiếm thông tin đơn hàng nhanh chóng

Khi thực hiện các thông tin đặt hàng của khách hàng, bạn có thể tìm kiếm các đơn hàng dễ dàng hoặc theo dõi được tình trạng đơn hàng của mình, và không cần mất thời gian để tra xét các sổ sách thủ công như trước đây. Các tình trạng về đơn hàng như: Đang giao, đã hủy, đã lên đơn, đã giao thành công,... đều được cập nhật đầy đủ và bạn có thể cập nhật trạng thái đơn đặt hàng ngay trên file Excel.

Tìm kiếm thông tin về đơn hàng dễ dàng và nhanh chóng
Tìm kiếm thông tin về đơn hàng dễ dàng và nhanh chóng

1.3. Có thể thiết lập các hàm tính dễ dàng trên file Excel

Một ưu điểm khác của việc lập bảng theo dõi là việc quản lý đơn hàng bằng hàm tính. Bạn chỉ cần sử dụng hàm tính để tính toán các số liệu cần thiết và không cần sử dụng đến máy tính để tính toán. Những hàm tính cơ bản cũng không quá khó khăn trong việc thiết lập và nếu bạn đã quen sử dụng, ghi nhớ các hàm tính thì càng thuận lợi hơn.

1.4. Không mất chi phí trong quá trình lập bảng theo dõi

Thay vì sử dụng các phần mềm lập bảng theo dõi và cần trả phí định kỳ, bạn có thể lập bảng theo dõi các đơn đặt hàng bằng Excel. Phần mềm Excel hoàn toàn miễn phí sử dụng, vì vậy bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tiền, đặc biệt là những người mới tập tành kinh doanh. Bạn chỉ cần sử dụng Excel có sẵn trên máy hoặc tải về máy tính là có thể sử dụng dễ dàng.

Không mất chi phí khi lập bảng theo dõi
Không mất chi phí khi lập bảng theo dõi

2. Hướng dẫn cách lập bảng theo dõi đơn đặt hàng chi tiết

Sau khi đã tìm hiểu các lợi ích và ưu điểm của việc lập bảng theo dõi đơn đặt hàng bằng phần mềm Excel, bạn có thể tiến hành lập bảng theo các mục dưới đây. Bên cạnh đó, bạn có thể kết hợp việc lập bảng theo dõi với sử dụng phần mềm CRM để quản lý đơn hàng, khách hàng hiệu quả.

2.1. Cách lập bảng theo dõi đơn đặt hàng theo từng mục

Để lập bảng theo dõi các đơn đặt hàng của mình hiệu quả, bạn cần thiết lập đầy đủ các danh mục và các thông tin cần thiết.

2.1.1. Thiết lập danh mục

Đầu tiên, bạn cần thiết lập ba cột quan trọng là hàng hóa, trạng thái đơn hàng và nhân viên. Bạn cần ghi chi tiết những thông tin cần có trong từng danh mục và có thể sử dụng trong suốt quá trình kinh doanh của cửa hàng.

Thiết lập các danh mục cần thiết
Thiết lập các danh mục cần thiết

Tùy thuộc vào sản phẩm, hàng hóa mà bạn kinh doanh, bạn có thể thêm bớt một số thông tin để phù hợp với cửa hàng của mình và theo dõi đơn hàng một cách hiệu quả. Các dữ liệu trong các danh mục này sẽ liên kết với các báo cáo của bạn và các data phát sinh đơn hàng.

Bạn có thể chia các danh mục thành các cột gồm có các thông tin như dưới đây và có thể thêm bớt các cột nếu thấy cần thiết.

- Danh mục hàng hóa: Ngày tháng nhận đơn, tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ người nhận, số thứ tự, mã hàng, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, phí vận chuyển, tổng tiền cần thanh toán, số tiền ghi nợ, số tiền đã nhận,...

Đưa vào các thông tin cần thiết với cửa hàng của bạn
Đưa vào các thông tin cần thiết với cửa hàng của bạn

- Danh mục nhân viên: Danh mục nhân viên bạn cần thêm các cột như: Số thứ tự, tên nhân viên phụ trách đơn hàng, ngày giờ nhận đơn, ghi chú khác.

- Danh mục trạng thái đơn hàng: Ở danh mục này, bạn có thể thêm các thông tin như: Số thứ tự, tên người nhận, mã vận đơn, tình trạng đơn hàng (đã hủy, chưa gửi hàng, đã gửi hàng, đã lên đơn,...).

2.1.2. Nhập các đơn hàng phát sinh

Sau khi bạn đã khai báo được các danh mục quan trọng, bạn cần phải nhập các đơn hàng phát sinh vào trong bảng theo dõi. Mỗi khi có đơn hàng phát sinh trong ngày, bạn cần nhập đầy đủ vào danh mục Đơn hàng để có thể theo dõi được các đơn hàng khi cần thiết.

Nhập thông tin đơn hàng phát sinh
Nhập thông tin đơn hàng phát sinh

Bạn có thể thêm các thông tin khi có đơn hàng phát sinh như: Ngày tháng nhận đơn, thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email hoặc facebook), thông tin hàng hóa khách đặt, số lượng, số tiền, trạng thái đơn hàng, nhân viên, ghi chú,... Các thông tin bạn nhập càng đẩy đủ, bạn càng dễ dàng theo dõi tình trạng của đơn đặt hàng.

2.1.3. Báo cáo tình trạng đơn hàng

Sau khi lập các đơn hàng phát sinh trong ngày, bạn lập báo cáo tình trạng doanh thu của cửa hàng và lập bảng báo cáo tình trạng đơn hàng của mình như: Ngày tháng năm, doanh số bán ra, trạng thái đơn hàng, số lượng đơn hàng, nhân viên bán hàng, doanh số đã bán được….

Trong đó, trong doanh mục doanh thu, bạn có thể chia thành các cột và hạng cụ thể như:

- Báo cáo doanh thu tổng hợp của 1 tháng hoặc 30 ngày gần đây: Bạn sử dụng Excel để tính toán doanh thu của cửa hàng trong khoảng thời gian 30 ngày.

- Tính toán số lượng đơn hàng theo từng trạng thái đơn hàng: Bạn đưa các trạng thái đơn hàng vào từng danh mục hàng hóa để dễ dàng quản lý được các số lượng hàng hóa.

Báo cáo về tình trạng của đơn hàng
Báo cáo về tình trạng của đơn hàng

- Báo cáo đầy đủ theo doanh số của toàn nhân viên: Ghi chi tiết doanh số của từng nhân viên trong bảng theo dõi cũng giúp bạn quản lý tình trạng đơn hàng hiệu quả.

2.2. Lưu ý khi lập bảng theo dõi tình trạng đơn đặt hàng

Nếu bạn là chủ cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ thì mới có thể áp dụng bảng theo dõi đơn hàng bằng Excel và chỉ nhập được các trường thông tin đơn giản. Khi sử dụng các hàm tính trong file Excel, bạn cần sử dụng chính xác và thiết lập đúng các hàm, không thì kết quả tính toán của bạn sẽ bị sai hoàn toàn.

Bên cạnh đó, việc bảo mật thông tin trên Excel không cao, nên khi sử dụng các bảng theo dõi, bạn cần đề phòng bị ăn cắp data khách hàng hoặc nhiễm virus từ máy tính khác. Ngoài ra, nếu bạn chẳng may bị mất dữ liệu thì khó có thể khôi phục lại được. Tuy vậy, việc lập bảng theo dõi các đơn đặt hàng trên phần mềm này cũng có những lợi ích tuyệt vời.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được cách thức lập bảng theo dõi đơn đặt hàng qua file Excel. Để có thể thiết lập các đơn hàng hiệu quả, bạn cần ghi đầy đủ các hạng mục cần thiết và ghi chính xác các hàm để quá trình tính toán chính xác nhất. Ngoài ra, khi lập bảng theo dõi trên phần mềm này, bạn cũng cần lưu ý một số điều để tránh việc bị mất dữ liệu hoặc nhiễm virus máy tính.

Đồng bộ dữ liệu là gì

Bạn đã biết đồng bộ dữ liệu là gì và tại sao cần đồng bộ hóa dữ liệu hay chưa? Click bài viết dưới đây để biết các thông tin về đồng bộ dữ liệu và các công cụ hỗ trợ bạn đồng bộ hóa dữ liệu.

Đồng bộ dữ liệu là gì

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype