Mách bạn cách lập bảng theo dõi đơn đặt hàng đầy đủ và chi tiết nhất

1. Tại sao nên sử dụng bảng theo dõi đơn đặt hàng trên Excel?

Excel đang là công cụ phổ biến hiện nay và bạn có thể lập bảng theo dõi dễ dàng ngay trên phần mềm này. Quản lý đơn đặt hàng qua Excel vừa đơn giản, vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức thay vì các phương pháp ghi chép đơn hàng thủ công truyền thống. Ngoài ra, lập bảng theo dõi các đơn đặt hàng trên file Excel còn có một số ưu điểm như sau:

1.1. Thống kê dữ liệu dễ dàng

Khi lập bảng theo dõi trên file Excel, bạn dễ dàng thống kê được các dữ liệu và thông tin về khách hàng dễ dàng. Các bảng tính đều được chia theo hàng và cột khác nhau, bạn có thể thêm hoặc bỏ bớt các trường thông tin mà bạn mong muốn, miễn sao phù hợp với cửa hàng của bạn. Các quá trình thêm bớt các cột, hàng cũng dễ dàng và nhanh chóng, bạn có thể liệt kê các số liệu mà mình mong muốn.

1.2. Dễ dàng tìm kiếm thông tin đơn hàng nhanh chóng

Khi thực hiện các thông tin đặt hàng của khách hàng, bạn có thể tìm kiếm các đơn hàng dễ dàng hoặc theo dõi được tình trạng đơn hàng của mình, và không cần mất thời gian để tra xét các sổ sách thủ công như trước đây. Các tình trạng về đơn hàng như: Đang giao, đã hủy, đã lên đơn, đã giao thành công,... đều được cập nhật đầy đủ và bạn có thể cập nhật trạng thái đơn đặt hàng ngay trên file Excel.

1.3. Có thể thiết lập các hàm tính dễ dàng trên file Excel

Một ưu điểm khác của việc lập bảng theo dõi là việc quản lý đơn hàng bằng hàm tính. Bạn chỉ cần sử dụng hàm tính để tính toán các số liệu cần thiết và không cần sử dụng đến máy tính để tính toán. Những hàm tính cơ bản cũng không quá khó khăn trong việc thiết lập và nếu bạn đã quen sử dụng, ghi nhớ các hàm tính thì càng thuận lợi hơn.

1.4. Không mất chi phí trong quá trình lập bảng theo dõi

Thay vì sử dụng các phần mềm lập bảng theo dõi và cần trả phí định kỳ, bạn có thể lập bảng theo dõi các đơn đặt hàng bằng Excel. Phần mềm Excel hoàn toàn miễn phí sử dụng, vì vậy bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tiền, đặc biệt là những người mới tập tành kinh doanh. Bạn chỉ cần sử dụng Excel có sẵn trên máy hoặc tải về máy tính là có thể sử dụng dễ dàng.

2. Hướng dẫn cách lập bảng theo dõi đơn đặt hàng chi tiết

Sau khi đã tìm hiểu các lợi ích và ưu điểm của việc lập bảng theo dõi đơn đặt hàng bằng phần mềm Excel, bạn có thể tiến hành lập bảng theo các mục dưới đây. Bên cạnh đó, bạn có thể kết hợp việc lập bảng theo dõi với sử dụng phần mềm CRM để quản lý đơn hàng, khách hàng hiệu quả.

2.1. Cách lập bảng theo dõi đơn đặt hàng theo từng mục

Để lập bảng theo dõi các đơn đặt hàng của mình hiệu quả, bạn cần thiết lập đầy đủ các danh mục và các thông tin cần thiết.

2.1.1. Thiết lập danh mục

Đầu tiên, bạn cần thiết lập ba cột quan trọng là hàng hóa, trạng thái đơn hàng và nhân viên. Bạn cần ghi chi tiết những thông tin cần có trong từng danh mục và có thể sử dụng trong suốt quá trình kinh doanh của cửa hàng.

Tùy thuộc vào sản phẩm, hàng hóa mà bạn kinh doanh, bạn có thể thêm bớt một số thông tin để phù hợp với cửa hàng của mình và theo dõi đơn hàng một cách hiệu quả. Các dữ liệu trong các danh mục này sẽ liên kết với các báo cáo của bạn và các data phát sinh đơn hàng.

Bạn có thể chia các danh mục thành các cột gồm có các thông tin như dưới đây và có thể thêm bớt các cột nếu thấy cần thiết.

- Danh mục hàng hóa: Ngày tháng nhận đơn, tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ người nhận, số thứ tự, mã hàng, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, phí vận chuyển, tổng tiền cần thanh toán, số tiền ghi nợ, số tiền đã nhận,...

- Bạn cần bổ sung các cột mới vào danh sách nhân viên như: Số thứ tự, tên nhân viên phụ trách đơn hàng, ngày giờ nhận đơn, ghi chú khác trong danh sách nhân viên.

- Danh mục trạng thái đơn hàng: Ở danh mục này, bạn có thể thêm các thông tin như: Số thứ tự, tên người nhận, mã vận đơn, tình trạng đơn hàng (đã hủy, chưa gửi hàng, đã gửi hàng, đã lên đơn,...).

2.1.2. Nhập các đơn hàng phát sinh

Sau khi bạn đã khai báo được các danh mục quan trọng, bạn cần phải nhập các đơn hàng phát sinh vào trong bảng theo dõi. Mỗi khi có đơn hàng phát sinh trong ngày, bạn cần nhập đầy đủ vào danh mục Đơn hàng để có thể theo dõi được các đơn hàng khi cần thiết.

Bạn có thể thêm các thông tin khi có đơn hàng phát sinh như: Ngày tháng nhận đơn, thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email hoặc facebook), thông tin hàng hóa khách đặt, số lượng, số tiền, trạng thái đơn hàng, nhân viên, ghi chú,... Các thông tin bạn nhập càng đẩy đủ, bạn càng dễ dàng theo dõi tình trạng của đơn đặt hàng.

2.1.3. Báo cáo tình trạng đơn hàng

Sau khi lập các đơn hàng phát sinh trong ngày, bạn lập báo cáo tình trạng doanh thu của cửa hàng và lập bảng báo cáo tình trạng đơn hàng của mình như: Ngày tháng năm, doanh số bán ra, trạng thái đơn hàng, số lượng đơn hàng, nhân viên bán hàng, doanh số đã bán được….

Trong đó, trong doanh mục doanh thu, bạn có thể chia thành các cột và hạng cụ thể như:

- Bạn đã tạo một báo cáo tổng hợp về doanh thu của cửa hàng trong vòng 1 tháng hoặc 30 ngày gần đây bằng cách sử dụng Excel để tính toán, đúng không?

- Tính toán số lượng đơn hàng theo từng trạng thái đơn hàng: Bạn đưa các trạng thái đơn hàng vào từng danh mục hàng hóa để dễ dàng quản lý được các số lượng hàng hóa.

- Báo cáo đầy đủ theo doanh số của toàn nhân viên: Ghi chi tiết doanh số của từng nhân viên trong bảng theo dõi cũng giúp bạn quản lý tình trạng đơn hàng hiệu quả.

2.2. Lưu ý khi lập bảng theo dõi tình trạng đơn đặt hàng

Nếu bạn là chủ cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ thì mới có thể áp dụng bảng theo dõi đơn hàng bằng Excel và chỉ nhập được các trường thông tin đơn giản. Khi sử dụng các hàm tính trong file Excel, bạn cần sử dụng chính xác và thiết lập đúng các hàm, không thì kết quả tính toán của bạn sẽ bị sai hoàn toàn.

Bên cạnh đó, việc bảo mật thông tin trên Excel không cao, nên khi sử dụng các bảng theo dõi, bạn cần đề phòng bị ăn cắp data khách hàng hoặc nhiễm virus từ máy tính khác. Ngoài ra, nếu bạn chẳng may bị mất dữ liệu thì khó có thể khôi phục lại được. Tuy vậy, việc lập bảng theo dõi các đơn đặt hàng trên phần mềm này cũng có những lợi ích tuyệt vời.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được cách thức lập bảng theo dõi đơn đặt hàng qua file Excel. Để có thể thiết lập các đơn hàng hiệu quả, bạn cần ghi đầy đủ các hạng mục cần thiết và ghi chính xác các hàm để quá trình tính toán chính xác nhất. Ngoài ra, khi lập bảng theo dõi trên phần mềm này, bạn cũng cần lưu ý một số điều để tránh việc bị mất dữ liệu hoặc nhiễm virus máy tính.