[Bật mí] Quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật

1. Quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật có ý nghĩa gì?

Thực tế thì không phải tự nhiên mà người Nhật lại nổi tiếng với cách làm việc hiệu quả, chất lượng công việc tốt cũng như môi trường làm việc tại những công ty Nhật đều rất chuyên nghiệp. 

Có thể nói, văn hóa Nhật Bản đang ngày càng được lan rộng mạnh mẽ cũng như được cả thế giới “khâm phục”, đặc biệt là trong phong cách làm việc và quản lý. Điều này là do họ cảm thấy thoải mái sử dụng các phương pháp quản lý công việc hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất.

Dựa trên sự hiểu biết và tình hình thực tế hiện nay, ta có thể nhận thấy được ý nghĩa của việc quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật có thể kể đến như:

- Giúp phân chia công việc được đồng đều, đúng mực

Với việc phân chia công việc quá nặng hay quá nhiều sẽ khiến cho áp lực công việc tăng lên. Giảm hứng thú trong công việc và kém đi sự hiệu quả cần có. Việc áp dụng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp cho quá trình phân chia công việc tốt hơn, phù hợp với năng lực của mỗi nhân viên. 

- Giúp nhân viên có thể hoàn thành công việc tốt hơn

Áp dụng cách quản lý công việc hiệu quả bạn sẽ có thể thúc đẩy, tạo động lực, giúp cho nhân viên của mình hứng khởi hơn với công việc, hoàn thành đúng tiến độ với chất lượng tốt nhất.

- Tạo nên các giá trị lợi nhuận

Khi công việc được quản lý và thực hiện một cách hiệu quả thì điều này đồng nghĩa với việc tạo ra các lợi nhuận, sự phát triển cho công ty. Và từ đó, thu nhập cũng sẽ được cải thiện hơn rất nhiều.

- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả

Phong cách quản lý sẽ ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung trong toàn bộ phận và công ty. Với cách quản lý công việc hiệu quả sẽ góp phần tích cực xây dựng môi trường làm việc tốt. Từ đó hình thành nên văn hóa công ty với phong cách làm việc chuyên nghiệp đi kèm với hiệu quả được đảm bảo tốt nhất.

Về cơ bản thì quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật sẽ đem lại cho các bạn khá nhiều giá trị có ích. Nhất là trong các công ty, doanh nghiệp thì việc áp dụng cách quản lý công việc tốt thì sẽ tạo một nền tảng tốt cho sự phát triển mạnh mẽ của công ty sau này. 

Khi bạn sở hữu cho mình một phong cách quản lý công việc hiệu quả thì điều này sẽ ảnh hưởng một cách tích cực tới nhân viên của bạn. Họ trở nên tận tụy hơn với công việc, sẵn sàng cống hiến năng lực của mình và lúc nào cũng cố gắng và mong muốn để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Lúc ấy, họ sẽ mang trong mình một tâm niệm “sống để làm việc chứ không phải làm việc để sống”. Được làm việc, được lao động, được cống hiến cũng chính là một loại hạnh phúc giúp chúng ta tốt hơn mỗi ngày với những trải nghiệm hấp dẫn ở phía trước.

Xem thêm: Tiêu chuẩn 5S là gì? sự hiệu quả khi áp dụng tiêu chuẩn, mô hình 5S

2. Làm sao để quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật

Với ý nghĩa mà quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật đem lại thì không có lý do gì mà chúng ta lại không thể học tập, dựa vào đó để xây dựng cách quản lý công việc hiệu quả phù hợp với bản thân, với công ty, doanh nghiệp mình. 

Vậy, làm thế nào để có thể có được một cách quản lý công việc hiệu quả dựa trên phong cách của người Nhật. Những thông tin được chia sẻ ngay sau đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này.

2.1. Xây dựng một phương pháp quản lý công việc hiệu quả

Điều đầu tiên để có được một cách quản lý công việc hiệu quả thì bạn cần xây dựng cho mình phương pháp quản lý công việc. Với người Nhật, các phương pháp quản lý công việc có thể được kể đến như:

2.1.1. Phương pháp bảng Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý công việc được phát triển tại Nhật Bản vào thời điểm sau khi Chiến tranh Thế giới thứ 2 kết thúc. Phương pháp này đã được áp dụng tại công ty Toyota Motor và cho đến nay vẫn được nhiều công ty, doanh nghiệp trên thế giới áp dụng.

Nguyên tắc áp dụng của phương pháp quản lý này khá đơn giản, số lượng công việc của bạn sẽ được sắp xếp và chia thành 3 cột:

- Kế hoạch (to do): Thực hiện việc lập kế hoạch công việc trong 1 ngày hoặc 1 tuần. Đây sẽ là những công việc bạn cần thực hiện trong khoảng thời gian mà mình đặt ra. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện đầy đủ và bài bản hơn khối lượng công việc đó.

- Đang thực hiện (doing): Những công việc mà bạn lựa chọn thực hiện sẽ được chuyển sang cột này kèm với đó chính là thời gian. Việc này sẽ khiến công việc của bạn không bị chồng chéo lên nhau cũng như biết được công việc nào cần được ưu tiên.

- Đã hoàn thành (done): Khi hoàn thành xong một công việc nào bạn hãy ghi nó ra đây. Sự thật rằng khi ghi ra mà không bỏ đi sẽ giúp bạn nhận thấy được tiến độ công việc của mình ra sao và có thêm động lực hơn nữa để cố gắng phấn đấu hoàn thành những công việc còn lại. 

Xem thêm: Việc làm IT phần mềm, một trong những mảng việc làm của những công ty Nhật phổ biến nhất tại nước ta

2.1.2. Phương pháp Horenso

Phương pháp Horenso được tạo ra chính là việc ghép các chữ đầu của 3 từ là Hokoku (báo cáo), Renraku (trao đổi) và Sodan (hỏi ý kiến). Về cơ bản thì Horenso có nghĩa là sự chủ động trong công việc.

Trong bất kỳ một công ty, doanh nghiệp nào hiện nay, mỗi nhân viên đều có nhiệm vụ của riêng mình. Tuy nhiên, để có thể đảm bảo sự hiệu quả thì mỗi người cần có sự chủ động với công việc của mình. Cần phải báo cáo công việc về tiến độ, kết quả với cấp trên, trao đổi với đồng nghiệp để có được một cách giải quyết thống nhất ý kiến và hỏi ý kiến cấp trên để có thể có được quyết định cuối cùng và thực hiện công việc hiệu quả.

Với sự chủ động và theo một quy tắc chặt chẽ này đã giúp cho những công ty, doanh nghiệp áp dụng Horesen ngăn ngừa được nhiều rủi ro có thể xảy ra nhất. Vì thế, Horesen được biết đến như một phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hiệu quả và có hệ thống nhất.

2.1.3. Phương pháp Kaizen

Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là cải tiến. Đây là một trong những công cụ hiệu quả của quản trị chất lượng. Cốt lõi của Kaizen chính là PDCA hay vòng trong Deminng. Phương pháp này có ý nghĩa với việc cải tiến kỷ luật sẽ tạo nên sự cải tiến trong ý thức của mỗi người và thành công chính là nằm ở điểm này. 

Lợi ích của phương pháp Kaizen có thể được kể đến như:

- Thực hiện việc tích lũy các cải tiến nhỏ để tạo nên những cải tiến lớn trong tương lai.

- Giảm tải các lãng phí có thể phát sinh đồng thời tăng năng suất. 

- Tạo được động lực cho mỗi nhân viên trong công ty, doanh nghiệp để tạo nên các cải tiến. 

- Xây dựng ý thức làm việc tập thể, tạo dựng văn hóa công ty lành mạnh.

- Có ý thức trong việc giảm thiểu các lãng phí có thể xảy ra.

Các bước thực hiện phương pháp Kaizen sẽ tuân thủ theo PDCA, bao gồm:

- P (kế hoạch): Tương ứng từ bước 1 đến bước 4.

- D (thực hiện): Tương ứng với bước 5.

- C (Kiểm tra): Bước 6.

- A (cải tiến): gồm bước 7 và bước 8.

Tiêu chuẩn hóa với các bước trong phương pháp Kaizen được thể hiện như sau:

- Thực hiện việc lựa chọn chủ đề.

- Nghiên cứu tình trạng ở thời điểm hiện tại và xác định được mục tiêu hướng đến.

- Thực hiện việc phân tích các dữ kiện đã có và từ đó tìm ra được nguyên nhân căn bản là gì.

- Xác định phương pháp sau khi đã tìm ra nguyên nhân.

- Thực hiện phương pháp được lựa chọn.

- Xác nhận và đánh giá kết quả.

- Cải tiến.

- Nhìn lại quá trình thực hiện trên và xây dựng dự án tiếp theo.

2.2. Có tinh thần học hỏi và biết tôn trọng

Đối với người Nhật, họ luôn hành động dựa trên tinh thần tự nguyện để có thể đưa ra một quyết định tốt nhất cho cả nhóm. Vì thế, giá trị tập thể được xem là một nét văn hóa đặc trưng trong phong cách quản lý công việc hiệu quả của người Nhật. 

Việc lắng nghe ý kiến của nhau, bớt đi sự bảo thủ trong quan điểm của mình giúp người Nhật tạo nên hiệu quả công việc tốt hơn gấp nhiều lần. Thực tế, họ luôn tôn trọng những ý kiến của nhau, đặc biệt là những người đi trước giàu kinh nghiệm và sự từng trải. Trong trường hợp bạn là sếp nhưng lại nhỏ tuổi hơn thì bạn vẫn cần phải tôn trọng và lắng nghe những vị cấp dưới tiền bối của mình.

Đây được xem là yếu tố cho thấy người Nhật sẵn sàng học hỏi lẫn nhau và họ cũng rất lịch sự và biết tôn trọng nhau cho dù bạn bao nhiêu tuổi và vị trí của bạn như thế nào. 

2.3. Slogan vực dậy tinh thần

Có lẽ qua các bộ phim Nhật Bản thì các bạn sẽ thường thấy người Nhật tự động viên chính mình bằng cách hô các khẩu hiệu. Và thực tế thì đúng như vậy, khẩu hiệu tại Nhật được xem như một “liều doping” giúp họ lấy lại tinh thần để có thể tiếp tục công việc và hoàn thành nó một cách tốt nhất. 

Hô khẩu hiệu cũng được xem là một nét đẹp trong văn hóa công ty của người Nhật. Việc này sẽ giúp họ có một tinh thần phấn chấn hơn trước khi bắt đầu công việc của mình. Thêm vào đó, những câu động viên, lời khen là những điều mà các người Nhật thường dành thời gian cho vào buổi sáng trước khi bắt đầu giờ làm để truyền động lực cho toàn bộ nhân viên. 

Những câu khẩu hiệu thường thấy ở người Nhật như: “Cố lên, thoải mái lên nào!”, “Đừng từ bỏ!”,...

2.4. Luôn đúng giờ

Đúng giờ được xem là một nét văn hóa đặc trưng của người Nhật. Họ thực sự luôn nghiêm khắc với bản thân mình, thà để mình chờ đợi người khác thay vì khiến người khác phải chờ đợi mình. Việc đúng giờ thể hiện sự trách nhiệm với công việc cũng như thái độ nghiêm túc và chuyên nghiệp. Đây là điều cần thiết trong một xã hội văn minh như hiện nay.

Việc làm hành chính - văn phòng

Hơn hết, đúng giờ giúp bạn thực hiện công việc theo đúng kế hoạch, tránh gây trễ nải cho các công việc phía sau. Việc này sẽ đảm bảo công việc của bạn được đảm bảo thực hiện trong thời gian đã quy định và đề ra trước đó.

2.5. Biết nói lời cảm ơn

Nghe có vẻ không liên quan thế nhưng “nói cảm ơn” được xem là yếu tố có tác động đến quản lý công việc hiệu quả. Với người Nhật, họ luôn nói cảm ơn khi nhận được sự giúp đỡ từ ai đó, cho dù đó là việc nhỏ nhặt hay lớn lao, cho dù người giúp đỡ mình là ít tuổi hay lớn tuổi.

Việc nói cảm ơn sẽ giúp người nhận được lời cảm ơn cảm thấy vui vẻ hơn, hạnh phúc hơn và cho thấy việc họ làm có ý nghĩa hơn. Qua đó, ta phần nào đã giúp cho họ có được một động lực vô hình để có thể thực hiện công việc của mình.

Trên đây chính là những thông tin về quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật. Hy vọng rằng, qua đây các bạn đã có thể lựa chọn và xây dựng cho mình một phương pháp quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật.