Phải làm gì khi bị mất sổ bảo hiểm xã hội?

1. Sổ Bảo Hiểm Xã Hội là gì? Khi mất sổ bảo hiểm, người lao động có thể bị ảnh hưởng gì?

Như đã nhấn mạnh, sổ bảo hiểm xã hội là tài liệu rất quan trọng đối với người lao động. Mặc dù thời điểm hiện tại đã có ứng dụng tra cứu bảo hiểm xã hội số VssID, tuy nhiên sổ bảo hiểm vẫn đóng vai trò chính với hầu hết những người lao động, đặc biệt là bộ phận lao động phổ thông, những người không rành công nghệ trong việc hỗ trợ theo dõi lịch sử đóng bảo hiểm của mình qua các thời kỳ, cũng như xác minh các quyền lợi của mình liên quan đến bảo hiểm trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Vậy nên, khi mất số bảo hiểm xã hội cũng đồng nghĩa với việc người lao động mất đi “cuốn nhật ký” ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm và các quyền lợi liên quan. Điều này có thể mang đến người lao động vô vàn những phiền toái khi thực hiện các thủ tục liên quan đến quyền lợi của mình về bảo hiểm, điển hình như:
- Gặp khó khăn khi cần đến đến chế độ bảo hiểm: Trong cuộc sống, không ai có thể lường trước được các vấn để nhất là ốm đau, tai nạn lao động,...Khi mất sổ bảo hiểm, người lao động sẽ không có tài liệu để nộp cho cơ quan y tế để chứng minh quá trình tham gia bảo hiểm của mình, nhất là với các sự việc xảy ra bất thình lình. Việc hướng các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bảo hiểm y tế và cả chế độ hưu trí khi không có sổ bảo hiểm trong tay trở nên khó khăn hơn bao giờ hết vì không có căn cứ để làm hồ sơ, hoặc bị trì hoãn, chậm trễ và đối mặt với các vấn đề phức tạp khác trong thủ tục hành chính. Những thủ tục này có thể làm mất thời gian, tiền bạc của người lao động.  

-  Mất thời gian, công sức để khôi phục các quyền lợi: Ngoài gặp khó khăn trong quá trình yêu cầu các quyền lợi khi cần đến bảo hiểm, người lao động khi bị mất sổ bảo hiểm còn có thể đối mặt với nguy cơ khó khôi phục các quyền lợi nhờ vào quá trình đóng bảo hiểm trước đó của mình. Ví dụ, để được hưởng bảo hiểm thai sản, người lao động nữ bắt buộc phải chứng minh được mình đã đóng bảo hiểm liên tục trong 06 tháng trước ngày sinh. Trên thực tế, bạn đã đóng đầy đủ theo quy định của pháp luật, tuy nhiên gần đến ngày sinh lại bị mất số bảo hiểm. Điều này sẽ khiến bạn đối mặt với vấn đề không được nhận bảo hiểm thai sản vì không có tài liệu chứng minh quá trình đóng, hoặc mất thời gian để thu thập tài liệu có tác dụng tương tự như sổ bảo hiểm nhằm ghi nhận quyền lợi mà lẽ ra bạn có thể nhận ngay khi trình sổ bảo hiểm. 

- Phải làm lại sổ bảo hiểm: Một bất cập khác cũng là hệ quả tất yếu mà người lao động phải “gánh” khi bị mất sổ bảo hiểm đó chính là đi làm lại sổ. Dù nhà nước đã ban hành các quy định cấp lại sổ bảo hiểm, song quá trình cấp làm lại sổ bảo hiểm xã hội không phải khi nào cũng nhanh chóng. Bạn sẽ mất thời gian công sức, cực kỳ mệt mỏi với các thủ tục hành chính, cung cấp các thông tin liên quan để xác minh lại. 

Việc lưu trữ các sổ bảo hiểm vật lý đòi hỏi bạn cần cẩn thận để đảm bảo tính nguyên vẹn của sổ, tránh tác động của ngoại cảnh để tránh việc mất mát. Trong trường hợp chẳng may bị mất sổ bảo hiểm, bạn cần cập nhất nhanh chóng các bước xử lý sau đây để không bị ảnh hưởng đến các quyền lợi liên quan nhé. 

2. Bạn cần làm gì khi mất sổ bảo hiểm xã hội?

Nếu bạn vô tình làm mất sổ BHXH, đừng lo lắng quá, bởi vì vẫn có cách để bạn có thể làm lại sổ và không bị ảnh hưởng đến quyền lợi của mình. Dưới đây là các bước mà bạn cần thực hiện khi gặp phải tình huống này: 

Bước 1: Thông báo việc bị mất sổ bảo hiểm 

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 97, Luật BHXH 2014 quy định về hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH trong trường hợp sổ bị mất, hỏng như sau:

- Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp hỏng hoặc mất bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động;

b) Sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị hỏng.”

khi  bạn bị mất sổ, bạn hoàn toàn có thể làm hồ sơ để nhận sổ mới thay thế. Tuy nhiên, trước đó, người lao động cần thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội, chi nhanh bạn tham gia để việc mất sổ, lý do mất sổ của mình. Việc thông báo này cần thực hiện ngay khi phát hiện sổ bảo hiểm của mình bị mất. Việc thông báo này có tác dụng, cung cấp thông tin mới nhất về tình trạng sổ bảo hiểm đến cơ quan bảo hiểm, để ngừng việc sử dụng số trên sổ bảo hiểm cũ, tránh việc bị các đối tượng xấu thực hiện các hành vi gian lận để chiếm đoạt các quyền lợi của bạn trên sổ cũ. 

Phương thức để người lao động thông báo đến cơ quan bảo hiểm là đến trực tiếp chi nhánh bảo hiểm xã hội tại địa phương, ví dụ Cơ quản bảo hiểm Quận Hoàng Mai, Bảo hiểm Thành phố Ninh Bình,...để thông báo trực tiếp. Người lao động cũng có thể thông báo qua hotline của cơ quan bảo hiểm mà bạn đang tham gia, qua email hoặc chuyển phát đơn đề nghị cấp lại thẻ bảo hiểm đến cơ quan bảo hiểm qua đường bưu điện càng sớm càng tốt. 

Bước 2: Tải về và điền form xin cấp lại sổ bảo hiểm

Ngay khi nhận được thông báo của bạn về vấn đề mất sổ bảo hiểm, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu bạn điền vào đơn cấp lại sổ bảo hiểm để trình bày cụ thể về tình trạng của mình. Một số thông tin được yêu cầu cung cấp như Họ tên và người lao động, mã số bảo hiểm xã hội cũ, lý do mất sổ, số căn cước công dân, thông tin liên hệ, địa chỉ,.. và một số thông tin khác liên quan.

Bước 3: Nộp Hồ Sơ Đề Nghị Cấp Lại Sổ BHXH

Sau khi hoàn thành xong bước chuẩn bị (Mẫu đơn xin đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, bản sao giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân hoặc hộ chiếu và một số giấy tờ theo yêu cầu của đơn vị bảo hiểm) người lao động sẽ nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội  theo hướng dẫn sau. 

Nộp trực tiếp:
Với người lao động đang làm việc tại các cơ quan tổ chức: Bạn sẽ nộp hồ sơ đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội của mình cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và làm thủ tục về bảo hiểm cho bạn tại doanh nghiệp bạn đang công tác, để doanh nghiệp chủ động gửi yêu cầu lên cơ quan bảo hiểm. 

Với người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện sẽ chủ động nộp cho đại lý thu hoặc cơ quan bảo hiểm mình tham gia tại văn phòng giao dịch hoặc gửi qua đường bưu điện. 

- Gửi hồ sơ online

Ngoài cách nộp trực tiếp, người lao động khi bị mất sổ bảo hiểm có thể nộp hồ sơ đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm online qua ứng dụng VssID hoặc cổng dịch vụ công. 

Với các kê khai thông tin qua VssID, bạn sẽ làm theo các bước:
+Tải và đăng nhập ứng dụng Vss về máy => Tiến hành đăng nhập bằng tài khoản VNEid.

+Tại phần dịch vụ công, chọn Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội không thay đổi thông tin. 

Sau đó làm theo hướng dẫn chi tiết theo điều hướng của ứng dụng để gửi hồ sơ, nhập địa chỉ và tick chọn nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính và nhấn hoàn tất để kết thúc thao tác.

Ngoài VssID, bạn cũng có thể gửi hồ sơ đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất qua cổng thông tin dịch vụ công.

+Đầu tiên, bạn đăng nhập tài khoản trên cổng thông tin dịch vụ công bằng chính tài khoản VNEid của mình

+ Chọn mục kê khai hồ sơ. Tại đây, chọn mã thủ tục kê khai hồ sơ sổ bảo hiểm bị mất tương ứng với mã  607a. Bạn có thể kéo xuống để tìm kiếm dịch vụ cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin và sau đó xác minh mã captcha. Sau đó hoàn thành các thông tin trong phần mô tả cũng như tải file hồ sơ đầy đủ lên. Bằng cách ấn vào biểu tượng file đính kèm. 

Bên cạnh đó, lưu ý chọn địa chỉ và phương thức nhận kết quả phản hồi của cơ quan bảo hiểm bằng cách tick chọn vào phương thức tương ứng ví dụ như nhận qua đường bưu chính.

Chi phí chuyển phát sẽ do người lao động thanh toán. Ngoài ra, các thủ tục hoặc thông tin về này sẽ được trả đồng thời quan địa chỉ email mà bạn đăng ký trên tài khoản dịch vụ công, nên bạn chú ý để theo dõi và nhận. 

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và xác nhận lại quá trình tham gia bảo hiểm của bạn. Thời gian xem xét và phản hồi hồ sơ của bạn từ 10 đến tối đa 45 ngày theo quy định. 

Bước 4: Nhận sổ bảo hiểm xã hội

Sau khi hồ sơ của bạn được xét duyệt, cơ quan BHXH sẽ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội mới. Thời gian để bạn nhận lại sổ thường sẽ dao động từ vài tuần đến vài tháng, tùy thuộc vào tình hình thực tế và quy trình làm việc của cơ quan BHXH.

Khi nhận lại sổ BHXH, bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin trong sổ để đảm bảo mọi dữ liệu đều chính xác, đặc biệt là thời gian tham gia bảo hiểm và mức đóng. Nếu có thắc mắc và sai lệch gì thì liên hệ đến đơn vị bảo hiểm ngay để rà soát và điều chỉnh nhé.

Bị mất sổ bảo hiểm xã hội không phải là tình huống hiếm gặp, và dù có thể gây ra một số phiền toái, nhưng nếu bạn hiểu rõ quy trình xử lý, mọi việc sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Điều quan trọng là bạn phải thông báo ngay khi mất sổ, điền đơn xin cấp lại sổ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết để được cấp lại sổ mới. Hãy bảo quản sổ BHXH của mình một cách cẩn thận, và thường xuyên kiểm tra thông tin để đảm bảo quyền lợi bảo hiểm của bạn luôn được bảo vệ. Hy vọng rằng những thông tin trên đây của Timviec365 sẽ thực sự hữu ích giúp bạn gỡ rối khi bị mất sổ bảo hiểm hiểm xã hội để đảm bảo các quyền lợi của mình.