Bật mí những thông tin liên quan đến biên bản họp nội bộ công ty

1. Khái quát về biên bản họp nội bộ trong công ty

1.1. Khái niệm biên bản họp nội bộ công ty 

Biên bản cuộc họp trong công ty là những  biên bản chỉ áp dụng trong các cuộc họp do nội bộ do công ty tổ chức. Đây là những văn bản quan trọng lưu trữ, ghi lại những gì đã diễn ra trong suốt buổi họp, bao gồm nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia đóng góp.  Đây được xem như một loại tài liệu lưu trữ, không có hiệu lực và giá trị pháp lý nhưng lại là những văn bản có yếu tố căn cứ để minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra trong suốt quá trình họp.

Bản thân chúng ta nếu đã đi làm trong một công ty, doanh nghiệp thì có lẽ đã đều được tham gia vào các buổi họp nội bộ theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý,hàng năm,... Những biên bản họp đã trở nên rất quen thuộc và được sử dụng một cách phổ biến. Trong quá trình họp, thư kí của cuộc họp sẽ chịu trách nhiệm thông báo lý do cuộc họp, điểm danh số lượng người tham gia họp và ghi chép lại toàn bộ những thông tin liên quan đến diễn biến của cuộc họp nội bộ công ty.

1.2. Chức năng của biên bản họp nội bộ

1.2.1. Chức năng lưu trữ thông tin

Như đã nói qua ở phần khái niệm nêu trên thì những biên bản họp nội bộ công ty có một chức năng quan trọng đó là lưu trữ lại những thông tin cần thiết và quan trọng của bất cứ buổi họp nào. Những văn bản này ghi lại rất nhiều thông tin và sẽ là căn cứ để các cấp lãnh đạo xem xét khi cần chứng thực điều gì đó đã diễn ra trong cuộc họp.

Mặt khác biên bản họp nội bộ được lập ra qua quá trình ghi chép lại những ý kiến đóng góp, những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo, ý kiến xây dựng của cá nhân, đơn vị có liên quan có mặt trong cuộc họp,… Vì thế nó cũng thực hiện chức năng để là hồ sơ căn cứ, giúp mọi người có thể tham khảo và đưa ra những điều chỉnh, sắp xếp, giải quyết công việc hiệu quả hơn. 

1.2.2. Chức năng cam kết

Bên cạnh chức năng lưu trữ thông tin diễn biến cuộc họp thì biên bản họp nội bộ công ty còn có chức cam kết như một lời xác nhận trên giấy tờ và chuyển tất cả các cam kết của người tham dự vào danh sách công việc sắp phải thực hiện. Trong biên bản sẽ nêu rõ thành phần những ai tham dự, nội dung cuộc họp, những biểu quyết, kết luận của cuộc họp và chữ ký xác nhận thông qua của tất cả các thành viên có mặt.

Xem thêm: Tìm hiểu những giá trị cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp

2. Những yêu cầu của biên bản họp nội bộ công ty

Một cuộc họp nội bộ công ty diễn ra thành công thì việc ghi chép biên bản và chuyển tới các thành phần tham dự đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng. Khi thực hiện những biên bản này thì người thư ký sẽ phải đảm bảo một số yêu cầu cụ thể.

2.1. Yêu cầu về mặt hình thức của biên bản cuộc họp

Đầu tiên đó là hình thức và ấn tượng ban đầu khi quan sát một biên bản họp nội bộ công ty. Một biên bản họp cần có một hình thức bao gồm 3 phần đó là là phần mở đầu, phần ghi chép nội dung chính diễn biến cuộc họp và cuối cùng là phần cuối của một biên bản

2.1.1. Phần mở đầu của biên bản họp nội bộ

Giống như bất cứ một văn bản hành chính nào thì mở đầu của biên bản họp sẽ yêu cầu cần có đầy đủ các phần như Quốc hiệu, tiêu ngữ ở giữa trên đầu. Góc trái bên trên của biên bản là tên công ty, cơ quan, đơn vị và cuối cùng là tên biên bản ghi ở giữa được viết in hoa nổi bật.

2.1.2. Phần nội dung chính của biên bản họp nội bộ

Đây được coi là phần quan trọng nhất của biên bản họp nội bộ công ty. Những yêu cầu về hình thức ở phần này bao gồm thời gian và địa điểm của cuộc họp; thành phần tham gia; thông tin, tên của người lãnh đạo chủ trì; thông tin về thư ký của buổi họp. Tiếp đó là nội dung chính trong suốt quá trình họp, biểu quyết và ý kiến của thành phần tham gia và cuối cùng ở phần này là kết luận của cuộc họp.

2.1.3. Phần kết thúc biên bản họp nội bộ

Hình thức ở phần cuối này cần đảm bảo yêu cầu đó là ghi chép lại thông tin về thời gian kết thúc, hoàn thành việc lập biên bản. Chữ ký có ghi rõ họ tên của người viết (thư ký) và người chủ trì. Dấu của chủ tọa và chữ ký cam kết của tất cả thành phần tham gia.

2.2. Yêu cầu về mặt nội dung bên trong của biên bản họp

Biên bản họp nội bộ là những biên bản chứa nhiều thông tin. Vì vậy yêu cầu về nội dung của những biên bản này đó là phải thực sự đầy đủ và đảm bảo thông tin chính xác. Người thư ký chịu trách nhiệm ghi chép thông tin biên bản phải là người có tốc độ nhanh và tóm tắt đầy đủ các thông tin quan trọng có trong buổi họp. Những thông tin đó cũng phải đảm bảo về độ chính xác và tin cậy để có thể thực hiện đúng chức năng khi sử dụng của một biên bản sau này.

Bên cạnh đó thì đây là những văn bản mô tả, ghi lại các sự việc, thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp. Vì thế cho nên để đảm bảo khách quan, tin cậy thì yêu cầu người ghi chép (thư ký cuộc họp) sẽ không bình luận, đánh giá hay thêm bớt vào các ý kiến trong buổi họp nội bộ công ty.

3. Một số lưu ý khi thực hiện viết biên bản họp nội bộ 

Khi viết những biên bản họp này, chúng tôi có một số lưu ý muốn nhắc nhở bạn, hy vọng sẽ khiến công việc ghi chép hoặc thực hiện biên bản của bạn diễn ra dễ dàng hơn. Đầu tiên đó là trước khi tham dự buổi họp, người thư ký cần chuẩn bị sẵn những mẫu biên bản theo quy định để lúc ghi chép chỉ việc bổ sung thông tin chính về diễn biến cuộc họp. Nếu thành phần tham dự không nhiều thì Việc nắm bắt thông tin nhanh nhạy đang nằm trong tầm tay bạn nhưng cứ thử nghĩ với số lượng tham dự đông mà xem.

Việc chuẩn bị trước sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Ngoài ra bạn có thể thay đổi hình thức ghi chép bằng sổ tay, laptop hoặc là sử dụng máy ghi âm để lưu trữ lại thông tin quan trọng. Một lưu ý tiếp theo khi thực hiện những văn bản này đó là người thư ký cần tập trung ghi chép những nội dung trọng tâm của cuộc họp, tránh việc ghi chép lan man, dài dòng không cần thiết. Điều đó sẽ giúp cho những người tham dự và chủ trì có cái nhìn bao quát và chính xác nhất về cuộc họp sau khi xem những biên bản họp này.

Cuối cùng là lưu ý về đảm bảo độ tin cậy của những biên bản họp nội bộ. Người thực hiện biên bản phải công khai toàn bộ nội dung bằng hình thức đọc cho toàn bộ thành phần tham dự cùng nghe, đưa ra ý kiến xây dựng sửa chữa nếu còn điều gì chưa hợp lý và cam kết ký tên vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm trong công việc cũng như các quyết định của cuộc họp.

Hiện nay thì những cuộc họp bằng hình thức online diễn ra phổ biến nên việc triển khai những thông tin này đến tất cả những bên liên quan của buổi họp cũng sẽ gặp một số trở ngại. Giải pháp được đưa ra đó là sử dụng phần mềm truyền thông nội bộ trong quá trình họp online. Ứng dụng này sẽ giúp việc truyền đạt thông điệp trong các cuộc họp trực tuyến được diễn ra liên tục, đầy đủ, chính xác và vô cùng nhanh chóng.

Đọc đến đây, chắc bạn đã phần nào hiểu thêm về biên bản họp nội bộ công ty rồi phải không ? Hy vong bài viết chia sẻ của chúng tôi đã đem đến được những thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi và truy cập vào timviec365.vn để đón đọc những bài viết chất lượng hơn nữa nữa nhé!