Quay lại

Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị để điều hành công việc tốt

Tác giả: Nguyễn Nhung Saturday , 26/09/20

Ứng viên có việc làm với kỹ năng hành chính mạnh mẽ đang có nhu cầu tìm việc làm cao trong hầu hết mọi ngành công nghiệp. Nhà quản trị phải có khả năng xử lý nhiều bộ phận chuyển động và các tình huống thử thách cùng một lúc. Họ giúp duy trì một văn phòng hoạt động trơn tru trong khi hỗ trợ những nỗ lực của các giám sát viên và các bên liên quan của họ. Vậy bạn đã biết một nhà quản trị giỏi sẽ cần những kỹ năng gì chưa?

Việc làm Quản lý điều hành

1. Kỹ năng quản trị là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng quản trị 

Kỹ năng quản trị là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng quản trị
Kỹ năng quản trị là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng quản trị 

Kỹ năng quản trị là những kỹ năng liên quan đến điều hành doanh nghiệp hoặc tổ chức văn phòng. Kỹ năng quản trị là cần thiết cho nhiều công việc khác nhau, từ trợ lý văn phòng đến thư ký cho đến quản lý văn phòng. Nhân viên trong gần như mọi ngành công nghiệp và công ty cần kỹ năng quản trị mạnh mẽ. Kỹ năng quản trị đôi khi bao gồm cả kỹ năng chuyên môn để có thể sắp xếp nhân viên thực hiện một cách hợp lý. Một nhà quản trị giỏi không thể thiếu những kỹ năng chung và cả những sự thu hút riêng của mình. Điều này thực chất để khiến nhân viên quy phục hoàn toàn. Ở mỗi công ty thì quản trị viên sẽ có một vài nhiệm vụ riêng khác nhau nhưng đều tập trung vào việc quản lý. 

Trong một bộ máy vận hành của một công ty không thể thiếu một quản trị viên và càng tốt hơn nữa nếu đó là một quản trị giỏi. Quản trị viên giúp sự hoạt động của công ty liền mạch và quy củ. Kỹ năng quản trị có vai trò quan trọng trong việc quyết định sự phát triển của công ty đó. Hãy thử tưởng tượng, nếu nhà quản trị là một đầu bếp thì những kỹ năng chính là các nguyên liệu để chế biến một món ăn ngon. Trong quản trị kinh doanh cũng vậy, nếu bạn không có kỹ năng có thể đó sẽ là lý do kéo thụt lùi một công ty đi xuống.

Việc làm quản lý văn phòng

2. Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

Dưới đây là danh sách các kỹ năng quản trị quan trọng nhất mà hầu hết các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên. Nó cũng bao gồm danh sách các kỹ năng hành chính liên quan. Phát triển các kỹ năng này và nhấn mạnh chúng trong các ứng dụng công việc, sơ yếu lý lịch, thư xin việc và các cuộc phỏng vấn. Cho thấy rằng bạn có các kỹ năng mà công ty đang tìm kiếm sẽ giúp bạn được tuyển dụng và thăng tiến.

2.1. Giao tiếp

Giao tiếp là một kỹ năng mềm hành chính quan trọng. Nhân viên hành chính thường phải tương tác với nhà tuyển dụng, nhân viên và khách hàng, trực tiếp hoặc qua điện thoại. Điều quan trọng là họ nói rõ ràng và lớn tiếng, duy trì giọng điệu tích cực. Trở thành một người giao tiếp tốt cũng có nghĩa là một người lắng nghe tốt. Bạn cần lắng nghe cẩn thận các câu hỏi và thắc mắc của khách hàng.

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cũng cực kỳ quan trọng. Hầu hết các vị trí hành chính liên quan đến rất nhiều văn bản. Nhân viên hành chính có thể viết các bản ghi nhớ cho chủ nhân của họ, viết tài liệu cho trang web của công ty hoặc liên lạc với mọi người qua email. Họ phải có khả năng viết rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp.

  • Trả lời điện thoại
  • Phóng viên kinh doanh
  • Khách hàng gọi điện
  • Quan hệ khách hàng
  • Giao tiếp
  • Thư tín
  • Dịch vụ khách hàng
  • Chỉ đạo khách hàng
  • Chỉnh sửa
  • E-mail
  • Nộp hồ sơ
  • Chào mừng khách hàng
  • Chào hỏi nhân viên
  • Chào khách
  • Liên cá nhân
  • Lắng nghe
  • Giao tiếp bằng miệng
  • Trình bày
  • Quan hệ công chúng
  • Nói trước công chúng
  • Lễ tân
  • Viết tốc ký
  • Làm việc theo nhóm
  • Viết
  • Giao tiếp bằng văn bản

2.2. Công nghệ

Nhân viên hành chính phải vận hành nhiều công cụ công nghệ khác nhau, từ Microsoft Office Suite đến WordPress đến các chương trình lập lịch trực tuyến. Họ cũng phải sử dụng và thường bảo trì các thiết bị văn phòng như fax, máy quét và máy in.

  • Máy vi tính
  • Xuất bản máy tính để bàn
  • Quản lý tài liệu
  • Fax
  • Internet
  • Duy trì hồ sơ văn phòng
  • Microsoft Office
  • Thiết bị văn phòng
  • Đặt hàng vật tư văn phòng
  • Xử lý đơn hàng
  • Quan điểm
  • Sách nhanh
  • Lưu trữ hồ sơ
  • Nghiên cứu
  • Chạy máy văn phòng
  • Phần mềm
  • Bảng tính
  • Thời gian và hóa đơn
  • Phiên mã
  • Đánh máy
  • Gõ từ chính tả
  • Chuẩn bị hội nghị truyền hình
  • Thư điện tử
  • Xử lý văn bản

2.3. Tổ chức

Công việc hành chính các loại đòi hỏi kỹ năng tổ chức mạnh mẽ. Được tổ chức cho phép một nhân viên hành chính tung hứng nhiều nhiệm vụ của họ. Họ phải quản lý các lịch khác nhau, sắp xếp các cuộc hẹn và giữ cho văn phòng có trật tự.

  • Sự chính xác
  • Thiết lập cuộc hẹn
  • Sự chú ý đến chi tiết
  • Thanh toán
  • Sổ sách kế toán
  • Lịch & Docketing
  • Thư ký
  • Hiệu quả
  • Nộp hồ sơ
  • Hàng tồn kho
  • Pháp lý
  • Đa tác vụ
  • Văn phòng hành chính
  • Quản lý văn phòng
  • Sắp xếp và gửi thư
  • Quản lý thời gian
  • Sắp xếp chuyến đi
Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị
Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

2.4. Lập kế hoạch

Một kỹ năng quản trị quan trọng khác là có thể lập kế hoạch và lên lịch trước. Điều này có thể có nghĩa là quản lý các cuộc hẹn của ai đó, tạo ra một kế hoạch khi nhân viên bị ốm hoặc phát triển các kế hoạch thủ tục văn phòng. Một quản trị viên cần có khả năng lập kế hoạch trước và chuẩn bị cho bất kỳ vấn đề văn phòng tiềm năng nào.

  • Phân tích
  • Giao tiếp
  • Đánh giá
  • Điều phối sự kiện
  • Thiết lập mục tiêu
  • Hành động thực hiện
  • Đăng ký cuộc hẹn
  • Kế hoạch họp
  • Giám sát hành động
  • Có tổ chức
  • Dự đoán
  • Ưu tiên

Việc làm quản lý nhân sự

2.5. Giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề, hoặc kỹ năng tư duy phê phán, rất quan trọng đối với bất kỳ vị trí hành chính nào. Quản trị viên thường là những người mà nhân viên và khách hàng gặp phải với câu hỏi hoặc vấn đề. Họ phải có khả năng nghe nhiều vấn đề khác nhau và giải quyết chúng bằng cách sử dụng tư duy phê phán.

  • Quả quyết
  • Quan hệ khách hàng
  • Hợp tác
  • Tư duy phản biện
  • Quyết định
  • Quan hệ nhân viên
  • Mục tiêu định hướng
  • Thực thi
  • Giải quyết vấn đề
  • Hòa giải
  • Phối hợp văn phòng
  • Nghiên cứu
  • Giám sát
  • Làm việc nhóm
  • Đào tạo
  • Xử lý sự cố

2.6. Các kỹ năng quản trị khác

Dưới đây là các kỹ năng quản trị bổ sung cho sơ yếu lý lịch, thư xin việc, đơn xin việc và phỏng vấn. Các kỹ năng cần thiết sẽ thay đổi dựa trên công việc mà bạn đang ứng tuyển, do đó, cũng xem xét danh sách các kỹ năng được liệt kê theo công việc và loại kỹ năng của chúng tôi.

  • Xử lý thiết bị
  • Nộp hồ sơ
  • Uyển chuyển
  • Duy trì sự tập trung
  • Tổ chức
  • Kiên nhẫn
  • Hài lòng
  • Chuyên nghiệp
  • Tháo vát
  • Tự tạo động lực
  • Lập kế hoạch chiến lược
  • Chủ động
  • Giao tiếp bằng văn bản

3. Bí quyết để trở thành một nhà quản trị giỏi 

3.1. Tập trung vào nhân viên

Quản trị viên được đặt phụ trách một nhóm nhân viên. Làm thế nào quản trị viên liên quan đến những nhân viên này sẽ xác định mức độ thành công của họ trong vai trò của họ. Một quản trị viên giỏi có thể thân thiện với nhân viên, có được lòng tin của họ, đồng thời duy trì vai trò có thẩm quyền. Quản trị viên phải có khả năng hiểu nhu cầu và mối quan tâm của nhân viên cũng như nhận ra tiềm năng của họ và bồi dưỡng tài năng của họ. Một quản trị viên giỏi nên đối xử với nhân viên của họ với lòng tốt và sự tôn trọng mà họ mong muốn nhận được từ cấp trên. Có thể vẫn có thẩm quyền mà không bắt gặp nhân viên là trung bình hoặc hung hăng.

Một quản trị viên hiệu quả có thể thúc đẩy nhân viên của mình thực hiện vượt quá tiêu chuẩn của công ty. Để đạt được mục tiêu này, một quản trị viên giỏi phải biết điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên của mình. Anh ta phải khen ngợi một nhân viên và công nhận khi một nhiệm vụ hoặc dự án được thực hiện tốt và tìm ra những cách khéo léo để củng cố các khu vực cần cải thiện. Một quản trị viên giỏi cũng phải tìm ra những cách sáng tạo để giữ tinh thần cao, cho dù đó là sắp xếp các cuộc tụ tập sau giờ làm việc hay cung cấp các ưu đãi và tiền thưởng cho việc vượt quá mục tiêu.

3.2. Linh hoạt

Một điều mà tất cả các quản trị viên giỏi đều có điểm chung là họ duy trì sự linh hoạt và khiếu hài hước. Mọi thứ liên tục thay đổi tại nơi làm việc và mục tiêu của quản lý cấp trên cũng thường xuyên thay đổi. Một quản trị viên giỏi biết cách lăn lộn với những cú đấm và ưu tiên các vấn đề cần được giải quyết trong khi vẫn còn mục tiêu. Duy trì sự hài hước là không thể thiếu để duy trì sự linh hoạt tại nơi làm việc, và nó là tấm gương tốt cho những người khác. Khi tình huống không lường trước xảy ra, giữ một sự hài hước sẽ giúp ev

Các công ty và tổ chức dựa vào các quản trị viên giỏi để giám sát nhân viên, phân công nhiệm vụ và đảm bảo rằng năng suất đạt tiêu chuẩn. Một quản trị viên hiệu quả đội nhiều mũ, bao gồm cả cố vấn và người động viên, và phải biết cách đối phó với nhiều tính cách khác nhau. Quản trị viên giỏi sở hữu các kỹ năng và phẩm chất cho phép họ cung cấp khả năng lãnh đạo hiệu quả.

Người tìm việc

Bí quyết để trở thành một nhà quản trị giỏi
Bí quyết để trở thành một nhà quản trị giỏi 

3.3. Bồi dưỡng nghiệp vụ quản trị viên

Quản trị viên điều hành phải có bằng tốt nghiệp trung học, mặc dù bằng cấp liên kết hoặc bằng cử nhân có thể được một số công ty ưa thích. Bạn có thể cần làm thư ký hoặc trợ lý hành chính trong một vài năm trước khi bạn được xem xét cho vị trí quản trị viên điều hành. Một số kỹ năng nhất định có thể khiến bạn trở thành một ứng viên hấp dẫn hơn, chẳng hạn như chứng nhận trong các gói phần mềm, khả năng nói ngôn ngữ khác hoặc lập kế hoạch sự kiện hoặc kinh nghiệm giám sát.

Quản trị viên điều hành được tuyển dụng trong vô số ngành công nghiệp, từ ngân hàng đến chăm sóc sức khỏe đến bất động sản. Trợ lý đã từng rất dồi dào trong các công ty Hoa Kỳ, nhưng ngày nay, chỉ những người quản lý cấp cao mới có thể được chỉ định trợ lý. Tìm kiếm một công việc có thể là một thách thức nhỏ, vì mỗi công ty chỉ có một số lượng hạn chế các vị trí quản trị điều hành có sẵn.

Vậy là qua bài viết trên. các bạn đã bỏ túi cho mình những kỹ năng để trở thành một nhà quản trị giỏi. Đây có thể sẽ là hành trang đi suốt cuộc đời bạn, hoặc sẽ là bước ngoạt lớn trong sự nghiệp, tiền để để trở thành những quản trị viên chuyên nghiệp. Chúc các bạn thành công trong sự nghiệp của mình. 

Việc làm

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype