Bí quyết trở thành người chủ trì cuộc họp thành công

Để trở thành một người chủ trì cuộc họp hiệu quả, bạn nên cân nhắc kỹ những thông tin được chia sẻ trong bài viết này nhé.

1. Xác định rõ vai trò quan trọng của người chủ trì cuộc họp

Người chủ trì cuộc họp chính là người đứng ra chịu mọi trách nhiệm về mặt nội dung cho đến kết quả cuộc họp. Không nhất thiết bạn phải là lãnh đạo cấp cao mới có thể chủ trì cuộc họp, chỉ cần bạn đứng trong vai trò của một người quản lý, bất kể là trưởng phòng hay tổ trưởng, nhóm trưởng thì tổ chức họp hành cho phòng ban hoặc đội nhóm của mình cũng là điều quan trọng để có thể cùng nhau bàn luận, trao đổi nội dung công việc, các kế hoạch, chiến lược cần triển khai.

Vậy thì nếu như bạn phải đứng ra điều hành cuộc họp, nhất định phải xác định được một số vấn đề để có thể dẫn dắt thành công tiến trình họp, đi đến kết quả tốt đẹp, giải quyết tốt mọi vấn đề thuộc về công việc. Một trong số những điều đầu tiên cần phải lưu ý đó chính là hiểu rõ vai trò của bản thân mình trong tư cách của người chủ trì là như thế nào.

Khi cuộc họp được tiến hành, người chủ trì họp có những vai trò quan trọng sau đây:

- Là người đem đến những thuận lợi cho các ý kiến được đề xuất của tất cả thành viên tham gia cuộc họp.

- Người phân tích, đánh giá, đưa ra ý kiến đánh giá và lời đề nghị ở trong cuộc họp.

- Điều khiển tiến trình cuộc họp diễn ra theo đúng hướng của những mục tiêu đã được đề ra.

- Thực hiện các giải pháp cuộc họp nhằm điều hòa thành viên tham gia họp từ tâm lý cho đến các mối liên hệ, sự kết nối.

Xem thêm: Việc làm trưởng phòng kinh doanh vị trí đáng mơ ước và cũng đầy áp lực, thường xuyên chủ trì cuộc họp

2. Kỹ năng cần có của người chủ trì cuộc họp

Chủ trì cuộc họp đâu phải dễ

Lãnh đạo anh tài phải tốn công

Kỹ càng kế hoạch khâu chuẩn bị

Dốc tài thao lược mới thành công

***

Kỹ năng cần có người chủ trì

Chấp hành nghiêm chỉnh luật thời gian

Khuấy động tưng bừng lòng nhân lực

Kết nối tinh thần cả phòng ban

Đứng ra chủ trì cuộc họp chính là trách nhiệm của bất cứ người quản lý nào. Không chỉ là người khởi xướng và thể hiển nhiều vai trò chủ động trong cuộc họp mà còn phải gánh vác và chịu mọi trách nhiệm đôi với kết quả của cuộc họp. Chính vì thế mà phải thật khéo léo và vận dụng được mọi kỹ năng quan trọng mới có thể đáp ứng được mọi mục tiêu cuộc họp đề ra. Ngay sau đây, Bích PhượngTôi sẽ hướng dẫn bạn một số kỹ năng quan trọng mà bất kỳ người dẫn dắt cuộc họp nào cũng cần phải có để tổ chức thành công mỗi buổi họp.

2.1. Luôn tuân thủ quy tắc thời gian

Một cuộc họp có thể diễn ra lâu hoặc chóng, tùy vào các vấn đề phát sinh cũng như tình hình thực tế của việc trao đổi, bàn luận mà có thể cuộc họp sẽ lâu hơn dự kiến hoặc nhanh hơn dự kiến. Mọi yếu tố đi chệch khỏi những dự trù thời gian cũng sẽ có một phần nào đó tác động đến chất lượng cuộc họp. Vì thế có hai quy tắc cần phải đảm bảo tuân thủ một cách khắt khe hơn để có được một cuộc họp thành công như mong đợi.

Thứ nhất là luôn luôn đúng giờ, thứ hai là luôn trong tầm kiểm soát. Nguyên tắc đầu tiên là lẽ tất yếu phải tuân thủ. Một cuộc họp cần được diễn ra đúng giờ như kế hoạch họp đã đặt ra để đảm bảo tính chuyên nghiệp, vị thế của người chủ trì khi đảm bảo được sự đúng giờ diễn ra họp cũng trở nên uy tín hơn.

Nguyên tắc thứ hai khó thực hiện hơn vì đó là thời gian dự kiến, độ dài tiến trình cuộc họp chỉ được xác định chính xác qua thực tế thực hiện nhưng năng lực của người chủ trì là cần phải làm sao để có thể lên kế hoạch dự kiến khung thời gian, khoảng thời gian họp sát với thực tế nhất có thể, đừng kết thúc quá sớm so với dự kiến, tương tự cũng đừng để thời gian họp tràn ra ngoài thời gian dự kiến quá nhiều, điều này sẽ có tác động rất rõ rệt đến tâm lý, sự tiếp nhận của các thành viên tham gia họp.

Bạn hãy hình dung một cuộc họp kết thúc quá sớm, sẽ không đủ để chúng ta khai thác được các vấn đề tồn tại trong quá trình làm việc hay không thể đi sâu sát được từng thành viên với những khó khăn, vướng mắc. Còn nếu như cố kéo dài thời gian họp so với dự kiến sẽ tạo ra một tâm lý "ngóng trông, sót ruột", người tham gia họp chẳng thể cùng bắt nhập toàn tâm với các vấn đề đang bàn luận mà thay vào đó họ chỉ nóng lòng với sự trôi chảy của thời gian mà thôi. Vì thế là một người đứng ra chủ trì họp bạn cần phải có kỹ năng điều khiển được thời gian cho mọi tiến trình để kế hoạch họp được áp dụng vào thực tiễn trùng khớp với nhau.

Việc làm trưởng phòng Marketing

2.2. Kỹ năng "khuấy động"

"Khuấy động" để miêu tả lại một kỹ năng cũng đặc biệt quan trọng của người chủ trì họp. Thực chất chúng ta đang được nhắc tới kỹ năng thúc đẩy tất cả thành viên thực sự tham gia vào cuộc họp, bắt sóng được nội dung của cuộc họp. Một cuộc họp diễn ra nhưng không có bất cứ ý kiến nào được nêu lên, không có đề xuất nào được đưa ra quả thực sẽ khiến cho cuộc họp đi đến thất bại.

Nếu đã nhận thấy một không khí trầm lắng đang bủa vây cuộc họp thì người chủ trì cần có nhiệm vụ khuấy động không khí đó trở nên sôi nổi hơn. Việc này rất khó nhưng chắc chắn là nhiệm vụ người chủ trì phải xử lý tốt.

Theo kinh nghiệm của nhiều nhà quản lý chia sẻ, họ thường đối diện với các cuộc họp có phần im ắng, thiếu sôi nổi như thế bằng cách hỏi đến từng thành viên đang có mặt, ngoài ra có thể áp dụng phương pháp họp cởi mở để mọi người có thể phát biểu tại cuộc họp, nêu lên ý kiến, quan điểm hay đề xuất của mình.

Có rất nhiều kỹ năng quan trọng mà người chủ trì cần vận dụng linh hoạt trong cuộc họp, tuy nhiên, trên đây là 2 trong số đó được đánh giá không thể thiếu dù ở bất cứ hoàn cảnh nào.

Bạn đọc có thể quan tâm xem thêm: Hơn 365+ mẫu CV xin việc đẹp, chuyên nghiệp, đủ hình thức cho mọi ứng viên trên timviec365.vn

3. Một vài lời khuyên cần thiết dành cho người chủ trì cuộc họp

Chủ trì cuộc họp là nhiệm vụ quan trọng và rất khó khăn, không phải ai cũng có thể làm tốt vai trò đó. Tuy nhiên trong tư cách của một người quản lý, nếu không thể chủ trì hiệu quả cuộc họp thì chắc chắn bạn sẽ khó lòng làm tốt vị trí của mình. Do đó, hãy ghi nhớ ngay một vài kinh nghiệm, bí quyết chủ trì cuộc họp sau đây:

- Làm rõ các ý kiến mà nhân viên đưa ra

- Ghi lại ý kiến đóng góp của mọi người.

- Có thể trình chiếu trực tiếp trong cuộc họp để kích thích hình dung của người họp, đem đến khả năng liên tưởng tự nhiên. Ngoài ra có thể sử dụng biểu đồ, các hình ảnh minh họa.

- Thường xuyên đưa ra các câu hỏi gợi mở để khai thác tốt ý kiến, tiềm lực, óc sáng tạo của mọi người.

Như vậy, người chủ trì cuộc họp có vai trò hết sức quan trọng để tạo nên những buổi họp chất lượng. Ở vị trí này hoàn toàn không dễ dàng gì cho bạn thế nhưng nếu nắm bắt được bí quyết, bạn sẽ trở thành một người quản lý tài ba, luôn làm chủ được đội ngũ của mình.