[Mách bạn] Cách chuyển Excel sang PDF đơn giản, nhanh chóng nhất

1. Tại sao cần phải chuyển file từ Excel sang PDF?

Đối với những ai thường xuyên sử dụng công cụ excel trong làm việc và học tập thì chắc chắn đã không còn còn quá xa lạ đối với các tính năng cũng như cách sử dụng của công cụ này. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu và nắm rõ được hoàn toàn về các tính năng của Excel khi không có nhu cầu hay chưa từng sử dụng đến, một trong số đó chính là việc chuyển các file từ bảng tính Excel sang PDF.

File PDF được biết đến là một định dạng của các tập tin được sử dụng khá phổ biến hiện nay với ưu điểm nổi bật đó là các file khi được lưu ở dạng .PDF này thường có thể giữ nguyên được định dạng khi bạn mở ra ở bất kỳ thiết bị máy tính, điện thoại nào và cũng có thể tăng tính bảo mật nhờ tính năng cách cài đặt pass cho file PDF. Cũng chính bởi điều đó mà các file Excel khi được gửi đi hiện nay đều được thực hiện thêm một thao tác đó là chuyển sang dạng PDF cũng như việc chuyển file powerpoint sang pdf để hỗ trợ tối đa cho nhu cầu của người dùng khi cần thiết.

Vậy câu hỏi đặt ra là làm cách nào để có thể thực hiện chuyển từ dạng file Excel sang PDF một cách nhanh chóng nhất? Thực tế thì có rất nhiều cách khác nhau qua cách trực tiếp hoặc hệ thống online. Vậy hãy cùng theo dõi các cách thực hiện chuyển Excel sang PDF trong phần dưới đây nhé!

2. Cách chuyển Excel sang PDF trực tiếp

Việc chuyển từ file Excel sang PDF hiện nay có thể thực hiện một cách đơn giản, nhanh chóng ngay trực tiếp trên máy tính thông qua thao tác nhấn “Save As” trên công cụ Excel của người dùng.

Đặc biệt, đối với các phiên bản của Microsoft Excel từ 2010 trở đi thì thì trên công cụ “Save As” đã được tích hợp thêm tùy chọn để người dùng có thể lưu file từ dạng Excel thành PDF. Theo đó, nếu có nhu cầu, bạn chỉ cần nhấn vào mục lưu tệp “Save As type” là có thể lựa chọn được định dạng cho file của mình.

Còn đối với những ai đang sử dụng phiên bản Excel từ 2007 trở về trước thì sẽ chưa có tính năng chuyển đổi trên “Save As”. Do đó, bạn có thể thực hiện cài đặt thêm “Microsoft Save As PDF or XPS” rồi cũng tiến hành chuyển đổi như cách trên.

3. Cách chuyển Excel sang PDF qua hệ thống online

Bên cạnh việc chuyển file từ Excel sang PDF trực tiếp thì các bạn cũng có thể thực hiện trên hệ thống các website online một cách nhanh chóng như sau:

3.1. Chuyển qua trang web Smallpdf

Smallpdf được biết đến là một trong những trang web khá nổi tiếng, được nhiều người sử dụng hiện nay để thực hiện chuyển đổi các file từ dạng Excel sang PDF hay rất nhiều các dạng file khác. Và để chuyển file, các bạn chỉ cần làm theo các bước đơn giản dưới đây:

- Bước 1: các bạn sẽ search địa chỉ của trang web Smallpdf trên công cụ Google rồi click vào trang chủ, lựa chọn vào mục “Choose file” để tải tệp tin cần phải chuyển đổi.

- Bước 2: tiếp đó, file Excel sẽ được tải lên và tiến hành chuyển đổi trên hệ thống để sang dạng PDF. Tốc độ chuyển đổi ở đây sẽ phụ thuộc vào mạng cũng như dung lượng của file mà bạn tải lên.

- Bước 3: sau khi file đã được chuyển đổi xong thì bạn sẽ có thể lựa chọn các cách lưu file về máy thông qua việc gửi đến email, tải lên Google Drive hay cũng có thể tải lên Dropbox tùy vào sự lựa chọn của mỗi người.

3.2. Chuyển qua PDF Candy

Bạn cũng có thể thực hiện chuyển file từ Excel sang PDF thông qua trang web PDF Candy thông qua các thao tác sau đây:

- Bước 1: thực hiện truy cập vào website của PDF Candy trên công cụ Google và cũng click vào mục “Choose file/chọn tệp” để tải file bạn cần chuyển đổi lên hệ thống. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải file Excel từ mục Drive hay Dropbox nếu như đang lưu dữ liệu ở các công cụ này.

- Bước 2: tiếp đó, bạn sẽ chỉ cần đợi cho file được load và chuyển đổi thành công và tải về máy tính.

Một điều cần lưu ý là sau khi đã chuyển đổi thành công, trên màn hình sẽ hiển thị các thông tin liên quan như là kích thước của file, số trang của file, mật khẩu,... và bạn sẽ cần kiểm tra lại xem đã chính xác chưa rồi mới tải file về máy tính theo hướng dẫn trên giao diện trang web.

3.3. Chuyển qua PDF Converter

PDF Convert có lẽ là một trang web không còn quá xa lạ đối với chúng ta với tính năng chuyển định dạng file từ Excel sang PDF một cách nhanh chóng, tiện lợi. Theo đó, để có thể thực hiện việc chuyển đổi này, bạn sẽ làm theo các bước sau đây:

- Bước 1: sau khi đã truy cập vào trang chủ của website PDF Convert, các bạn sẽ lựa chọn vào mục “Choose file” hiển thị trên màn hình và tải file Excel mình cần chuyển lên đó.

Bạn cũng có thể kéo file từ thanh công cụ bên dưới và thả vào mục “Choose file” cũng được. Bên cạnh đó thì website này cũng cho phép người dùng có thể chọn tải file lên từ các công cụ khác như là Drive, Dropbox hay cũng có thể dán trực tiếp url của file Excel đó vào giao diện của website PDF Converter.

- Bước 2: bạn sẽ cần đợi để file được chuyển đổi sang dạng PDF và tốc độ chuyển đổi cũng sẽ phụ thuộc vào dung lượng file, đồng thời yếu tố về đường truyền mạng cũng rất quan trọng trong quá trình chuyển đổi này.

- Bước 3: sau khi file đã được chuyển đổi thành công thì các bạn sẽ tiến hành tải về qua mục “download” hiện trên màn hình cùng với các tùy chọn tương ứng ở bên dưới để có thể lưu lại file về máy tính hay trên các dịch vụ lưu trữ đám mây là Drive, Dropbox,...

3.4. Chuyển qua Convertio

Convertio là một website cho phép người dùng có thể dễ dàng lựa chọn và chuyển đổi các file từ dạng Excel sang PDF nhanh chóng, tiện lợi ở cả những phiên bản Excel cũ từ 2003 – 2007. Theo đó, để thực hiện chuyển đổi, các bạn cần thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: đầu tiên, bạn sẽ truy cập vào trang web trên Google rồi lựa chọn vào phần định dạng file từ Excel sang PDF.

- Bước 2: bạn sẽ tải file từ máy tính lên công cụ chuyển đổi của trang web Convertio hoặc là tải từ các công cụ lưu trữ đám mây.

- Bước 3: sau khi file được tải lên thì một giao diện mới sẽ xuất hiện, bạn click vào phần “Add more files” để có thể tải thêm các file chuyển đổi khác nếu có nhu cầu chuyển nhiều file cùng một lúc.

- Bước 4: bạn tiếp tục click vào phần “Convert” để bắt đầu chuyển đổi file.

- Bước 5: sau khi file đã được chuyển đổi thành công thì bạn sẽ chọn tải xuống bằng cách click vào “download” và phí bên cạnh sẽ là hiển thị dung lượng của file sau khi đã chuyển sang định dạng PDF.

3.5. Chuyển qua ilovepdf

Rất nhiều người hiện nay thực hiện việc chuyển đổi file từ Excel sang PDF qua website ilovepdf. Đây cũng là một trong những trang web nổi tiếng được đánh giá khá cao hiện nay. Để thực hiện chuyển đổi file, các bạn làm theo hướng dẫn sau:

- Bước 1: truy cập vào trang web ilovepdf và sau đó lựa chọn phần “Select Excel files” hiển thị trên màn hình hoặc cũng có thể click vào các mục dịch vụ lưu trữ đám mây để tải file cần chuyển lên.

- Bước 2: tiếp đó, bạn sẽ nhấn vào mục “convert PDF” để thực hiện chuyển đổi file.

- Bước 3: sau khi việc chuyển đổi được hoàn thành, các bạn sẽ lựa chọn tải về ở mục “download PDF” rồi lưu về bộ nhớ máy tính hoặc là các dịch vụ lưu trữ theo nhu cầu của mình.

3.6. Chuyển qua Google Drive

Google Drive là một công cụ được sử dụng rất phổ biến hiện nay, tuy nhiên, rất nhiều người không biết đến tính năng chuyển đổi file từ dạng Excel sang PDF thông qua công cụ này.

Thực tế, việc chuyển đổi các file từ Excel sang PDF bằng Google Drive được thực hiện khá đơn giản qua 4 bước dưới đây:

- Bước 1: đầu tiên, các bạn cần phải truy cập vào công cụ Google Drive bằng tài khoản gmail của mình, sau đó tải file Excel đó lên thành một file trên “Google Sheet”.

- Bước 2: tiếp đó, các bạn sẽ lựa chọn vào mục “new” – chọn “file upload” hiển thị trên màn hình.

- Bước 3: bạn sẽ tìm file Excel đó và tải nó lên trên Google Drive rồi mở file mà mình vừa tải lên trong mục “Open with Google Sheets’.

- Bước 4: tiếp tục click vào mục “file” – chọn “download as PDF” – chọn “Export” là đã hoàn thành việc chuyển đổi và tải file về máy tính của mình một cách đơn giản.

4. Cách chuyển đổi file từ Excel sang PDF qua công cụ Cutepdf Writer

Ngoài 2 cách chuyển đổi khá phố biển là lưu trực tiếp hay qua hệ thống các trang web online thì hiện nay, các bạn cũng có thể chuyển đổi file từ Excel sang PDF thông qua một công cụ đó là Cutepdf Writer. Đây là một phần mềm không có sẵn trên máy tính, do đó, các bạn sẽ phải tải về trước khi thực hiện việc chuyển đổi.

Để có thể chuyển từ file Excel sang PDF bằng Cutepdf Writer, các bạn thực hiện theo các bước cụ thể sau:

- Bước 1: Download công cụ Cutepdf Writer về máy tính và cài đặt theo hướng dẫn.

- Bước 2: các bạn sẽ mở file Excel mà mình đang có nhu cầu chuyển đổi lên và lựa chọn vào biểu tượng nút màu xanh hiện trên góc trái màn hình sau đó click vào “print” hoặc bạn cũng có thể chọn tổ hợp phím là Ctrl + P.

- Bước 3: sau khi hộp thoại của mục “print” mở ra thì bạn tiếp tục chọn vào “Cutepdf Writer” ở phần “name” và click vào OK.

- Bước 4: tiếp đó, quá trình chuyển đổi sẽ được thực hiện nhanh chóng và bạn chỉ cần chọn mục lưu trữ file sau khi chuyển đổi là đã hoàn thành các bước chuyển từ file Excel sang PDF một cách đơn giản.

Việc làm

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp đến cho các bạn những thông tin hữu ích và thú vị nhất giúp các bạn biết cách chuyển Excel sang PDF một cách nhanh chóng. Và đừng quên thường xuyên theo dõi timviec365.vn để cập nhật thêm những thông tin mới nhất về các chủ đề bạn quan tâm nhé!