Bảo mật tuyệt đối bằng cách đặt password cho file PDF

1. Định dạng file PDF có gì đặc biệt đến vậy?

1.1. File PDF đã được ra đời như thế nào?

Từ insight rút ra qua thực trạng về khả năng lưu trữ thông tin và tài liệu cứng có hạn của những cơ quan có thẩm quyền tại Mỹ, mà PDF từ một giải pháp mang tính tạm thời của công ty Adobe nay đã trở thành một công cụ tin học không thể thiếu khi sử dụng world wide web (mạng toàn cầu) để lưu trữ và chia sẻ thông tin.

Không ngoa khi nói rằng những đầu óc lớn thường có tư tưởng giống nhau - great minds think alike, như Tim Berners-Lee với tư tưởng đồng nhất định dạng trang web để sinh ra quy chuẩn thiết kế web W3C mà nay vẫn được sử dụng cực kỳ rộng rãi trong ngành phát triển website và SEO Marketing; người đồng sáng lập nên Adobe, ông John E. Warnock cũng luôn trăn trở về việc chia sẻ và lưu trữ thông tin trên mạng toàn cầu bằng những định dạng nhất định. Bởi lẽ, cái hồn của world wide web chính là để hỗ trợ người dùng xây dựng, bảo tồn và chia sẻ cho nhau những nguồn kiến thức hữu ích về thế giới. Nếu không có sự đồng nhất về mặt định dạng thì những tình trạng như giật lag, an ninh mạng hay về chất lượng của kiến thức…. đều có thể bị ảnh hưởng dù ít dù nhiều. Dù đã sáng lập nên ngôn ngữ PostScript (tiền thân của PDF thời bấy giờ, năm 1990), John vẫn cho rằng nó “quá tải” để được vận hành trên nhiều máy tính trong cùng một thời điểm.

Bên cạnh đó, những quan sát của ông về khủng hoảng giữa sở Thuế vụ trụ sở Mỹ và công ty Bưu chính Hoa Kỳ về vấn đề phân phát biểu mẫu thuế cho các hộ dân chính là ngọn lửa thổi lên trong John quyết tâm xây dựng một loại định dạng văn bản mới. Trong thập niên 90, bên Thuế vụ luôn phải canh cánh nỗi lo về việc phát hành hàng triệu (đỉnh điểm có đợt lên tới 10 triệu) biểu mẫu thuế cho các hộ gia đình trên khắp nước Mỹ. Công ty Bưu chính thường xuyên gặp phải các vấn đề giao nhầm hoặc giao chậm, hoặc không giao hết số biểu mẫu được chăm chút kỹ lưỡng bên Sở. Điều này chứng minh được rằng, thế giới cần phải có một định dạng văn bản mới để có thể chỉnh sửa, lưu giữ và chia sẻ kiến thức mới, vì để làm ra hàng triệu biểu mẫu bằng giấy như vậy chắc chắn là một sự lãng phí tài nguyên cực lớn - điều mà các doanh nghiệp thế giới luôn tối kỵ.

Khám phá ngay: Cách chuyển Excel sang PDF đơn giản, nhanh chóng nhất

1.2. File PDF được vận hành ra sao?

Sau sự ra mắt của dự án PDF vô cùng thành công ở những hội chợ khoa học, đứa con tinh thần của Warnock đã chuẩn bị những bước đầu tiên để đưa PDF ra thị trường lớn. Từ những năm 1994, bên Sở thuế Mỹ đã có những công tác gửi biểu mẫu thuế dưới định dạng PDF cho các doanh nghiệp và cá nhân xuyên suốt các bang ở Hoa Kỳ. Ông không chỉ đơn thuần đóng gọn mục đích của sự ra đời PDF là để phục vụ những doanh nghiệp trên thế giới, ông còn mong muốn tất cả các người dân đều được sử dụng trong các công tác ghi chép, nghiên cứu, đào sâu về kiến thức đồng thời là có thể chia sẻ trong cộng đồng. Trong sản phẩm của Adobe, người dùng thích thú khi có chức năng sửa bài, sửa file trước khi chuyển thành file PDF ngoài đời thực để chia sẻ.

Tham khảo: CV định dạng PDF có tác dụng gì? Ưu điểm và khuyết điểm là gì?

2. Sử dụng file PDF có những lợi ích gì đáng kể?

2.1. Những thuận lợi khi sử dụng định dạng PDF

Giống như sự ra đời của W3C là một cuộc cách mạng của nền công nghiệp thiết kế và xây dựng world wide web cho đến thời điểm hiện nay do các bước quy định để kiểm tra sự đạt chuẩn qua proposal đề xuất của trang web đó gửi, thì PDF cũng là sản phẩm mang tính thay đổi “số phận” của Adobe trước khi một lần nữa làm chao đảo thế giới với các sản phẩm như Photoshop, Illustrator,... Giá trị cốt lõi của định dạng PDF chính là sự đơn giản, dễ dàng khi trải nghiệm, sự tiện lợi khi sử dụng trên mọi nền tảng Internet, sự tiện lợi trên các thiết bị (từ PC tới mobile), sự bảo mật. Tóm lại, PDF đã thực sự thay đổi quan điểm của cộng đồng mạng về vấn đề lưu trữ và bảo vệ thông tin.

Ứng tuyển ngay: Việc làm Hành chính - Văn phòng

2.2. Sự đồng nhất về giao diện của PDF

PDF có sự đồng nhất về mặt thẩm mỹ đồng đều hơn cả so với các định dạng khác được sử dụng trên Internet. Đối với các định dạng khác, font chữ, kích cỡ chữ có thể gây nên sự khác nhau trong giao diện gây khó khăn khi tiếp nhận, thì PDF “trăm nơi như một”, luôn chỉ có duy nhất một giao diện được xuất hiện trên bất kỳ các nền tảng từ PC (máy tính, máy tích xách tay) cho tới mobile ở bất kỳ các nền tảng di động (Android, Apple). Chính sự đồng nhất này đã giảm đáng kể sự giật lag bất thường khi truy cập ở những thiết bị xuất bản văn bản, và tiết kiệm thời gian đáng kể trong công cuộc in ấn bản cứng, không còn tình trạng lỗi font hay đôi khi hỏng cả file như ở các ứng dụng văn bản khác trên thị trường.

2.3. Sự tiện lợi khi chia sẻ thông tin với PDF

Như các độc giả đã biết, rất nhiều công ty, doanh nghiệp đều sử dụng PDF khi phát hành những quy định của mình hay muốn chia sẻ các biên bản, biểu mẫu, thông báo được lưu hành trong công ty, hay các tác giả sách truyện đôi khi có tham gia xuất bản những tệp tác phẩm của mình bằng PDF (nay rất phổ biến ở các trang web đọc sách trực tuyến). Nhờ PDF của Adobe, các bạn không chỉ làm nên file PDF của riêng mình, mà còn tiếp xúc được với nhiều tác phẩm sách truyện có giá trị bằng file PDF chất lượng cao, giữ nguyên vẹn về giá trị của tác phẩm.

Tin tuyển dụng hot: Việc làm Nhân viên hành chính tổng hợp

3. Cách đặt mật khẩu cho file PDF một cách nhanh chóng

3.1. Đặt pass cho file PDF có mục đích gì?

Đối với nhiều bạn nghĩ, file PDF một khi đã xuất bản thì không thể chỉnh sửa được. Tuy nhiên với tình hình thực tế hiện nay bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa được file PDF bằng cách dùng các tools (công cụ) trực tuyến - đổi file thành file Microsoft Word để có thể thẳng tay chỉnh sửa. Điều này vô hình trung gây ảnh hưởng tới sự nhất quán thông tin, tính bảo mật của văn bản và sự tường minh trong những công tác kiểm duyệt. Trong môi trường học đường, nơi mà sự sao chép và đạo văn (plagiarism) diễn ra với mức độ đáng báo động, thì việc set mật khẩu (password/pass) cho các sản phẩm dưới định dạng PDF của bản thân là một động tác quan trọng để bảo vệ những sản phẩm của mình khỏi bất kỳ hành vi vi phạm bản quyền hoặc quyền cá nhân.

Xem ngay: Cách chuyển CV từ PDF sang Word hiệu quả

3.2. Cách đặt mật mã cho tệp định dạng PDF hiệu quả

Công việc đặt mật khẩu cho tệp định dạng PDF tưởng như rất khó khăn, nhiều công đoạn; tuy nhiên thực tế lại khá nhanh chóng và dễ dàng.

Đầu tiên, sau khi hoàn thành sản phẩm của mình, bạn chọn Save As, sau đó nhớ lựa chọn file lưu lại của mình là .pdf thay vì .doc (đây là định dạng cho phép chỉnh sửa trực tiếp). Một khi đã lưu lại dưới định dạng PDF, bạn nhìn sang bên phải và chọn Options… , tìm tới từ khóa “encrypt” (có nghĩa là “cài mật khẩu”) hoặc “password” (mật khẩu), từ đó bạn sẽ nhập được một dãy mật khẩu cho riêng mình khi hoàn thành xong tệp tác phẩm PDF mình vừa lưu. Chỉ cần những bước đó, bạn đã hoàn thành xong việc cài pass cho tệp định dạng PDF rất đơn giản và hiệu quả.