Quay lại

Cách quản lý hồ sơ hiệu quả nhất hiện nay dành cho bạn

Tác giả: Nguyễn Tú Anh - 21/10/2021

Trong quy trình hoạt động của các doanh nghiệp luôn có những hồ sơ giấy tờ cần quản lý. Một quy trình quản lý hồ sơ hiệu quả, hợp lý sẽ giúp cho công tác tìm kiếm các hồ sơ phục vụ công việc diễn ra dễ dàng hơn. Vậy những cách quản lý hồ sơ hiệu quả nào nên được áp dụng trong quy trình quản lý hồ sơ, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ngay bây giờ.

1. Nguyên tắc để quản lý hồ sơ hiệu quả

Người làm công tác quản lý hồ sơ sẽ thực hiện các nhiệm vụ sắp xếp các văn bản hồ sơ trong tổ chức. Các nhiệm vụ này yêu cầu cả về quản lý, bảo quản và tiêu hủy những hồ sơ đã không còn cần thiết.

Nguyên tắc để quản lý hồ sơ hiệu quả
Nguyên tắc để quản lý hồ sơ hiệu quả

Quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ kịp thời đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp, công việc được xử lý một cách nhanh gọn. Các công tác liên quan đến điều động nhân sự cần sử dụng đến hồ sơ hay những hồ sơ liên quan đến khách hàng, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi khi cần chuyển giao thông tin.

Và để quản lý hồ sơ hiệu quả đương nhiên người quản lý hồ sơ sẽ phải tuân thủ những quy tắc quản lý chung.

Khi sắp xếp các hồ sơ người quản lý cần tìm ra cách sắp xếp hợp lý nhất sao cho khi cần dùng đến các thông tin trong hồ sơ thì có thể tìm được chúng một cách nhanh nhất.

Các doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn hệ thống quản lý hồ sơ nên sử dụng những hệ thống dễ hiểu để nhân viên có thể vận hành. Không gian lưu trữ của hệ thống nên rộng rãi để có thể lưu trữ được nhiều loại hồ sơ và linh động trong quá trình tìm kiếm. Nếu như không gian lưu trữ quá hẹp có thể sẽ gây nên những nhầm lẫn trong quá trình tìm hồ sơ và làm chậm trễ khi giải quyết công việc.

Hệ thống bảo quản hồ sơ nên đảm bảo về công tác chống hỏa hoạn, chống bụi bẩn hay tính bảo mật. Khi hệ thống đi vào hoạt động cần phù hợp với những điều kiện hoạt động chung của cả doanh nghiệp.

Những tài liệu nên được đánh dấu riêng biệt khi chúng thuộc các lĩnh vực khác nhau. Hệ thống phải liên tục cập nhật các danh mục tài liệu để khi cần tìm chỉ cần tham chiếu với danh sách là có thể ngay lập tức tìm được.

Sử dụng các phương pháp đánh dấu tài liệu
Sử dụng các phương pháp đánh dấu tài liệu

Với những tài liệu quan trọng phải đảm bảo về công tác bảo mật. Doanh nghiệp có thể xây dựng những cẩm nang hướng dẫn cách tìm tài liệu và cách tra thông tin trong hồ sơ tài liệu. Mỗi loại tài liệu doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc sử dụng các biểu mẫu khác nhau để đánh dấu riêng.

Với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ hãy đánh dấu các trang bằng những màu sắc khác nhau, sắp xếp thứ tự các tài liệu theo đề mục. Những tài liệu có dung lượng lớn người quản lý có thể phân chia thành các mục nhỏ và đánh dấu theo bảng chữ cái hoặc theo số thứ tự.

2. Những phương pháp cho nhân viên quản lý hồ sơ

2.1. Phân loại hồ sơ theo các nhóm

Hồ sơ thường bao gồm rất nhiều tài liệu nên nếu như các loại hồ sơ không được phân loại hợp lý sẽ gây ảnh hưởng đến việc sử dụng các hồ sơ khi cần thiết.

Phân loại hồ sơ theo các nhóm
Phân loại hồ sơ theo các nhóm

Nếu các hồ sơ bị sắp xếp một cách không khoa học, lẫn lộn, chồng chất giữa các loại hồ sơ với nhau sẽ gây khó khăn cho công tác tìm kiếm. Việc này có thể dẫn đến tình trạng thất lạc hay mất mát các hồ sơ, tài liệu quan trọng.

Tùy theo nội dung của các hồ sơ mà doanh nghiệp có thể thực hiện phân loại theo những tiêu chí khác nhau.

Nếu các hồ sơ thuộc cùng một loại bạn có thể phân chia chúng theo các chủ đề bên trong hồ sơ như kế hoạch, báo cáo, quảng cáo. Trong cùng một chủ đề người quản lý hồ sơ nên phân chia hồ sơ thành các cụm như cụm theo các quý, các tháng. Đi theo mỗi cụm đó sẽ là những nhóm được phân chia nhỏ hơn thành các nhóm số một, nhóm số hai,...

2.2. Sắp xếp hồ sơ theo tiêu chí

Để tiết kiệm thời gian cho cả người quản lý hồ sơ và người cấn sử dụng các thông tin thì việc sắp xếp hồ sơ nên được thực hiện một cách cẩn thận.

Sắp xếp hồ sơ theo tiêu chí
Sắp xếp hồ sơ theo tiêu chí

Hồ sơ cần được sắp xếp sao cho dễ dàng tìm kiếm mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật của doanh nghiệp. 

Người quản lý hồ sơ có thể sắp xếp các hồ sơ theo trình tự thời gian. Các hồ sơ nên được sắp xếp theo thứ tự xảy ra của các sự kiện từ trước đến sau và được đánh dấu bằng giấy ghi chú.

Ngoài ra nhân viên quản lý hồ sơ có thể sắp xếp hồ sơ theo các mẫu có đặt thứ tự bên ngoài hoặc sắp xếp theo tính chất của các công việc như hồ sơ đã giải quyết, hồ sơ chờ phản hồi hay hồ sơ chưa được giải quyết.

2.3. Người quản lý tạo các danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là điều cần thiết mà bất kỳ hệ thống quản lý hồ sơ nào cũng cần phải có. Những danh mục này cần được liệt kê một cách thống nhất trong hệ thống đơn vị hồ sơ.

Người quản lý tạo các danh mục hồ sơ
Người quản lý tạo các danh mục hồ sơ

Những danh mục này sẽ khiến cho quá trình tra cứu hồ sơ diễn ra nhanh chóng, hạn chế việc mất mát tài liệu trong hồ sơ và bảo mật những thông tin quan trọng.

Người quản lý khi thực hiện việc tạo danh mục cần lưu ý tạo chính xác các thông tin trong danh mục. Những thông tin trong danh mục cần phải khớp với vị trí các hồ sơ được sắp xếp.

Bên cạnh đó nhân viên quản lý hồ sơ nên lập một sơ đồ về các danh mục sau đó đưa vào hệ thống quản lý trên máy tính. Mỗi khi cần tìm các tài liệu bạn chỉ cần tra nhanh thông tin trên máy là có thể biết vị trí của tài liệu rồi.

Nhân viên quản lý hồ sơ cũng nên thường xuyên cập nhật các danh mục này. Hồ sơ thường xuyên có sự thay đổi, bổ sung nên việc giám sát để cập nhật kịp thời sẽ hỗ trợ tối đa cho công việc.

2.4. Tìm kiếm phương pháp lưu trữ hợp lý

Vị trí lưu trữ của các hồ sơ nên được đặt khớp với danh mục hồ sơ đã lập. Như vậy khi thực hiện tra cứu sẽ có thể tìm được một cách nhanh nhất.

Tìm kiếm phương pháp lưu trữ hợp lý
Tìm kiếm phương pháp lưu trữ hợp lý

Phương pháp đầu tiên các nhân viên quản lý có thể dùng đó là lưu hồ sơ theo mẫu. Các hồ sơ có thể đặt tên theo cá nhân hoặc theo chủ đề. Khi đặt tên cần ghi rõ ràng tránh trường hợp ghi chung chung.

Phân loại theo chủ đề sẽ giúp cho việc mở rộng hồ sơ tiện lợi hơn. Khi người dùng đã quen với việc truy cập hồ sơ này thì việc tìm kiếm sẽ diễn ra khá thuận lợi.

Bên trong hồ sơ sử dụng các thẻ đánh dấu, thẻ hướng dẫn theo chủ đề và sắp xếp các tư liệu theo thứ tự thời gian từ gần đến xa. Với các hồ sơ có tên giống nhau có thể đặt thêm các mã phụ phía sau tên.

Phân chia các hệ thống theo nhóm nhỏ sẽ dễ dàng trong việc thống kê các danh mục. Với những nhóm nhỏ mà nhân viên dùng thẻ đánh dấu thì không cần phải tra cứu ở danh mục mà có thể tra cứu trực tiếp trên hồ sơ.

Một phương pháp mà các nhân viên quản lý hồ sơ kỳ cựu thường dùng đó là sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian. Các hồ sơ được sắp xếp theo phương pháp này thông thường sẽ được đặt theo một trình tự thời gian nhất định nào đó. Có thể sắp xếp theo thời gian phát sinh của tài liệu, theo trình tự của tuần, của tháng, của quý.

Phương pháp sắp xếp này được đánh giá là tiện lợi và tiết kiệm được nhiều không gian cho hệ thống lưu trữ. Các hồ sơ sẽ được sắp xếp ngẫu nhiên về nội dung, chỉ cần tuân thủ về trình tự thời gian là được.

Để phương pháp này phát huy được tối đa hiệu quả thì người quản lý hồ sơ chỉ cần nhập chính xác tên file, trình tự thời gian thì việc tra cứu có thể diễn ra nhanh chóng.

Ngoài những phương pháp lưu trữ truyền thống thì hiện nay còn có những phương pháp lưu trữ hiện đại giúp các doanh nghiệp tiết kiệm không gian quản lý như là sử dụng vi phim hay lưu trữ bằng ổ cứng trên máy tính.

Hai phương pháp này giúp thời gian lưu trữ hồ sơ được lâu dài bên cạnh việc giảm thiểu các kích thước của hồ sơ. Việc lưu trữ bằng máy tính ngày càng trở nên được ưa chuộng hơn bởi các thiết kế của máy tính ngày càng nhỏ gọn mà tính năng ngày càng nhiều.

Với những cách quản lý hồ sơ hiệu quả mà bạn vừa nhận được qua bài viết, chắc hẳn bạn đã có thêm những kiến thức cho riêng mình. Hy vọng rằng những phương pháp trên sẽ có ích cho bạn để bạn quản lý được hồ sơ của mình một cách tốt hơn.

Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Ngoài những cách quản lý hồ sơ hiệu quả bạn hãy thử cùng timviec365.vn tìm hiểu thêm những thông tin về quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự bạn nhé.

Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype