Cách quản lý hồ sơ hiệu quả nhất hiện nay dành cho bạn

1. Nguyên tắc để quản lý hồ sơ hiệu quả

Người làm công tác quản lý hồ sơ sẽ thực hiện các nhiệm vụ sắp xếp các văn bản hồ sơ trong tổ chức. Các nhiệm vụ này yêu cầu cả về quản lý, bảo quản và tiêu hủy những hồ sơ đã không còn cần thiết.

Quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ kịp thời đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp, công việc được xử lý một cách nhanh gọn. Các công tác liên quan đến điều động nhân sự cần sử dụng đến hồ sơ hay những hồ sơ liên quan đến khách hàng, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi khi cần chuyển giao thông tin.

Và để quản lý hồ sơ hiệu quả đương nhiên người quản lý hồ sơ sẽ phải tuân thủ những quy tắc quản lý chung.

Khi sắp xếp các hồ sơ người quản lý cần tìm ra cách sắp xếp hợp lý nhất sao cho khi cần dùng đến các thông tin trong hồ sơ thì có thể tìm được chúng một cách nhanh nhất.

Các doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn hệ thống quản lý hồ sơ nên sử dụng những hệ thống dễ hiểu để nhân viên có thể vận hành. Không gian lưu trữ của hệ thống nên rộng rãi để có thể lưu trữ được nhiều loại hồ sơ và linh động trong quá trình tìm kiếm. Nếu như không gian lưu trữ quá hẹp có thể sẽ gây nên những nhầm lẫn trong quá trình tìm hồ sơ và làm chậm trễ khi giải quyết công việc.

Hệ thống bảo quản hồ sơ nên đảm bảo về công tác chống hỏa hoạn, chống bụi bẩn hay tính bảo mật. Khi hệ thống đi vào hoạt động cần phù hợp với những điều kiện hoạt động chung của cả doanh nghiệp.

Những tài liệu nên được đánh dấu riêng biệt khi chúng thuộc các lĩnh vực khác nhau. Hệ thống phải liên tục cập nhật các danh mục tài liệu để khi cần tìm chỉ cần tham chiếu với danh sách là có thể ngay lập tức tìm được.

Với những tài liệu quan trọng phải đảm bảo về công tác bảo mật. Doanh nghiệp có thể xây dựng những cẩm nang hướng dẫn cách tìm tài liệu và cách tra thông tin trong hồ sơ tài liệu. Mỗi loại tài liệu doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc sử dụng các biểu mẫu khác nhau để đánh dấu riêng.

Với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ hãy đánh dấu các trang bằng những màu sắc khác nhau, sắp xếp thứ tự các tài liệu theo đề mục. Những tài liệu có dung lượng lớn người quản lý có thể phân chia thành các mục nhỏ và đánh dấu theo bảng chữ cái hoặc theo số thứ tự.

Tham khảo ngay: Phần mềm Quản lý văn thư lưu trữ miễn phí tốt nhất

2. Những phương pháp cho nhân viên quản lý hồ sơ

2.1. Phân loại hồ sơ theo các nhóm

Hồ sơ thường bao gồm rất nhiều tài liệu nên nếu như các loại hồ sơ không được phân loại hợp lý sẽ gây ảnh hưởng đến việc sử dụng các hồ sơ khi cần thiết.

Nếu các hồ sơ bị sắp xếp một cách không khoa học, lẫn lộn, chồng chất giữa các loại hồ sơ với nhau sẽ gây khó khăn cho công tác tìm kiếm. Việc này có thể dẫn đến tình trạng thất lạc hay mất mát các hồ sơ, tài liệu quan trọng.

Tùy theo nội dung của các hồ sơ mà doanh nghiệp có thể thực hiện phân loại theo những tiêu chí khác nhau.

Nếu các hồ sơ thuộc cùng một loại bạn có thể phân chia chúng theo các chủ đề bên trong hồ sơ như kế hoạch, báo cáo, quảng cáo. Trong cùng một chủ đề người quản lý hồ sơ nên phân chia hồ sơ thành các cụm như cụm theo các quý, các tháng. Đi theo mỗi cụm đó sẽ là những nhóm được phân chia nhỏ hơn thành các nhóm số một, nhóm số hai,...

2.2. Sắp xếp hồ sơ theo tiêu chí

Để tiết kiệm thời gian cho cả người quản lý hồ sơ và người cấn sử dụng các thông tin thì việc sắp xếp hồ sơ nên được thực hiện một cách cẩn thận.

Hồ sơ cần được sắp xếp sao cho dễ dàng tìm kiếm mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật của doanh nghiệp. 

Người quản lý hồ sơ có thể sắp xếp các hồ sơ theo trình tự thời gian. Các hồ sơ nên được sắp xếp theo thứ tự xảy ra của các sự kiện từ trước đến sau và được đánh dấu bằng giấy ghi chú.

Ngoài ra nhân viên quản lý hồ sơ có thể sắp xếp hồ sơ theo các mẫu có đặt thứ tự bên ngoài hoặc sắp xếp theo tính chất của các công việc như hồ sơ đã giải quyết, hồ sơ chờ phản hồi hay hồ sơ chưa được giải quyết.

2.3. Người quản lý tạo các danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là điều cần thiết mà bất kỳ hệ thống quản lý hồ sơ nào cũng cần phải có. Những danh mục này cần được liệt kê một cách thống nhất trong hệ thống đơn vị hồ sơ.

Những danh mục này sẽ khiến cho quá trình tra cứu hồ sơ diễn ra nhanh chóng, hạn chế việc mất mát tài liệu trong hồ sơ và bảo mật những thông tin quan trọng.

Người quản lý khi thực hiện việc tạo danh mục cần lưu ý tạo chính xác các thông tin trong danh mục. Những thông tin trong danh mục cần phải khớp với vị trí các hồ sơ được sắp xếp.

Bên cạnh đó nhân viên quản lý hồ sơ nên lập một sơ đồ về các danh mục sau đó đưa vào hệ thống quản lý trên máy tính. Mỗi khi cần tìm các tài liệu bạn chỉ cần tra nhanh thông tin trên máy là có thể biết vị trí của tài liệu rồi.

Nhân viên quản lý hồ sơ cũng nên thường xuyên cập nhật các danh mục này. Hồ sơ thường xuyên có sự thay đổi, bổ sung nên việc giám sát để cập nhật kịp thời sẽ hỗ trợ tối đa cho công việc.

2.4. Tìm kiếm phương pháp lưu trữ hợp lý

Vị trí lưu trữ của các hồ sơ nên được đặt khớp với danh mục hồ sơ đã lập. Như vậy khi thực hiện tra cứu sẽ có thể tìm được một cách nhanh nhất.

Phương pháp đầu tiên các nhân viên quản lý có thể dùng đó là lưu hồ sơ theo mẫu. Các hồ sơ có thể đặt tên theo cá nhân hoặc theo chủ đề. Khi đặt tên cần ghi rõ ràng tránh trường hợp ghi chung chung.

Phân loại theo chủ đề sẽ giúp cho việc mở rộng hồ sơ tiện lợi hơn. Khi người dùng đã quen với việc truy cập hồ sơ này thì việc tìm kiếm sẽ diễn ra khá thuận lợi.

Bên trong hồ sơ sử dụng các thẻ đánh dấu, thẻ hướng dẫn theo chủ đề và sắp xếp các tư liệu theo thứ tự thời gian từ gần đến xa. Với các hồ sơ có tên giống nhau có thể đặt thêm các mã phụ phía sau tên.

Phân chia các hệ thống theo nhóm nhỏ sẽ dễ dàng trong việc thống kê các danh mục. Với những nhóm nhỏ mà nhân viên dùng thẻ đánh dấu thì không cần phải tra cứu ở danh mục mà có thể tra cứu trực tiếp trên hồ sơ.

Một phương pháp mà các nhân viên quản lý hồ sơ kỳ cựu thường dùng đó là sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian. Các hồ sơ được sắp xếp theo phương pháp này thông thường sẽ được đặt theo một trình tự thời gian nhất định nào đó. Có thể sắp xếp theo thời gian phát sinh của tài liệu, theo trình tự của tuần, của tháng, của quý.

Phương pháp sắp xếp này được đánh giá là tiện lợi và tiết kiệm được nhiều không gian cho hệ thống lưu trữ. Các hồ sơ sẽ được sắp xếp ngẫu nhiên về nội dung, chỉ cần tuân thủ về trình tự thời gian là được.

Để phương pháp này phát huy được tối đa hiệu quả thì người quản lý hồ sơ chỉ cần nhập chính xác tên file, trình tự thời gian thì việc tra cứu có thể diễn ra nhanh chóng.

Ngoài những phương pháp lưu trữ truyền thống thì hiện nay còn có những phương pháp lưu trữ hiện đại giúp các doanh nghiệp tiết kiệm không gian quản lý như là sử dụng vi phim hay lưu trữ bằng ổ cứng trên máy tính.

Hai phương pháp này giúp thời gian lưu trữ hồ sơ được lâu dài bên cạnh việc giảm thiểu các kích thước của hồ sơ. Việc lưu trữ bằng máy tính ngày càng trở nên được ưa chuộng hơn bởi các thiết kế của máy tính ngày càng nhỏ gọn mà tính năng ngày càng nhiều.

Với những cách quản lý hồ sơ hiệu quả mà bạn vừa nhận được qua bài viết, chắc hẳn bạn đã có thêm những kiến thức cho riêng mình. Hy vọng rằng những phương pháp trên sẽ có ích cho bạn để bạn quản lý được hồ sơ của mình một cách tốt hơn.

Xem thêm: Thông tin thêm về Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp