Chia sẻ cách quản lý số lượng hàng hóa trong kinh doanh

1. Mục đích của quản lý số lượng hàng hóa

Với các doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh, việc tìm cách quản lý số lượng hàng hóa là vô cùng cần thiết: 

- Quản lý số lượng hàng hóa giúp doanh nghiệp có kế hoạch trong sản xuất kinh doanh: Nếu nhận thấy số lượng hàng hóa trong kho dưới số lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ có kế hoạch nhanh chóng sản xuất, nhập thêm hàng hóa để đáp ứng đầy đủ cho hoạt động kinh doanh. 

- Quản lý số lượng hàng hóa giúp làm hài lòng khách hàng: Điều gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp không nắm rõ được số lượng hàng hóa có trong kho? Khi phát sinh đơn hàng từ phía khách hàng, nếu doanh nghiệp nắm rõ được số lượng hàng hóa có trong kho sẽ báo sai số lượng cho khách hàng; tới lúc giao hàng lại không có đầy đủ số lượng theo yêu cầu, thậm chí là hết hàng. Vấn đề này ảnh hưởng lớn tới mức độ hài lòng của khách hàng cũng như uy tín của doanh nghiệp. 

- Quản lý số lượng hàng hóa giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các chiến dịch marketing hay bán hàng: Nếu nhận thấy hàng hóa tồn kho quá nhiều, doanh nghiệp có thể thực hiện các chương trình xúc tiến bán (giảm giá, tặng quà) để đẩy mạnh số lượng hàng hóa ra thị trường, vừa giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm vừa giúp cho doanh nghiệp có được nguồn vốn quay vòng ổn định, không tốn quá nhiều chi phí cho hoạt động tồn kho. Trong trường hợp hàng hóa khan hiếm thì doanh nghiệp lại có thể sử dụng các chương trình truyền thông để nâng cao giá trị sản phẩm. 

Ngoài ra, quản lý số lượng hàng hóa còn nhiều mục đích khác nữa: thống kê hoạt động kinh doanh, phục vụ cho báo cáo tài chính, lên kế hoạch tồn kho hiệu quả, đảm bảo ổn định hoạt động kinh doanh, nâng cao cơ hội bán hàng và doanh thu cho doanh nghiệp. 

Xem thêm: Thông tin về hệ thống giám sát sản xuất

2. Cách quản lý số lượng hàng hóa

2.1. Quản lý hàng hóa nhập, tồn, xuất kho

2.1.1. Quản lý hàng hóa nhập kho

Một trong ba số liệu cần quản lý đó chính là số lượng hàng hóa nhập kho. Khi hàng hóa bắt đầu được đưa vào kho, người quản lý kho cần phải thống kê đúng số lượng thực tế và số lượng trên hóa đơn, đảm bảo số liệu thu thập được là chính xác và không có bất kỳ sai sót nào. 

Mỗi lần nhập kho hàng hóa là một lần phải cập nhật lại số liệu. Trong trường hợp hàng hóa kinh doanh có nhiều chủng loại thì cần phải cập nhật đúng danh mục sản phẩm để không gây sai sót đáng tiếc. Ở nhiều ngành hàng như mỹ phẩm, các sản phẩm có bao bì, tên gọi tương tự nhau, rất dễ gây nhầm lẫn. Chính vì thế, yêu cầu cẩn thận trong quá trình nhập kho và vô cùng cần thiết. 

2.1.2. Quản lý hàng hóa tồn kho

Mỗi khi hàng hóa nhập kho, xuất kho, người quản lý cần cập nhật kịp thời các thông tin về số lượng để bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp có thể nắm được số liệu cụ thể, phục vụ cho hoạt động bán hàng. Số lượng hàng tồn kho đúng, chuẩn giúp cho doanh nghiệp có thể điều phối tốt hoạt động kinh doanh, làm việc có kế hoạch, ổn định và phát triển lâu dài. 

2.1.3. Quản lý hàng hóa xuất kho

Mỗi khi hàng hóa xuất kho cũng cần có hóa đơn, chứng từ cụ thể về từng danh mục, chủng loại và số lượng hàng hóa xuất ra. Có lẽ đây là số liệu được các doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất vì nó phục vụ cho việc báo cáo hoạt động kinh doanh, lỗ lãi trong doanh nghiệp. 

2.2. Sắp xếp hàng hóa phục vụ cho việc quản lý số lượng

Sắp xếp hàng hóa cũng có vai trò quan trọng trong việc quản lý số lượng hàng hóa trong doanh nghiệp. Nếu hàng hóa được sắp xếp khoa học, người quản lý kho sẽ dễ dàng hơn khi kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế, và có khi chỉ cần đếm một hàng là có thể kiểm đếm được số lượng của cả kho. Ngoài ra, sắp xếp hàng hóa khoa học còn giúp cho sản phẩm có thể đảm bảo được chất lượng và tối giản không gian lưu trữ.

2.3. Kiểm đếm số lượng định kỳ

Kiểm đếm số lượng theo định kỳ giúp cho người quản lý kho nắm được số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số lượng hàng hóa trên sổ sách thống kê. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể nhận biết được sớm sự chênh lệch về hàng hóa và tìm hiểu về nguyên nhân sự chênh lệch này. Đồng thời, hạn chế được tình trạng nhân viên gian lận, hàng hóa bị thất thoát, ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

2.4. Quản lý số lượng theo mã hàng hóa

Mỗi một chủng loại hay sản phẩm nên được gắn với một mã nhất định để quản lý hiệu quả, việc xuất nhập kho cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Khi hàng hóa đã được đồng nhất về mã, người quản lý kho chỉ cần quét mã là có thể biết được số lượng hàng hóa là bao nhiêu, không thời gian cho việc kiểm đếm, tình trạng gian lận cũng được giảm thiểu xuống mức thấp nhất. 

2.5. Sử dụng phần mềm quản lý

Các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về phần mềm quản lý sản xuất miễn phí timviec365.vn. Với phần mềm này, mọi thông tin về hàng hóa: số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa, hoạt động xuất, nhập kho,... sẽ được lưu trữ nhanh với dung lượng cực kỳ lớn. Phần mềm có khả năng xuất ra các báo cáo liên quan đến tiến độ sản xuất để người dùng nắm được những thông tin cụ thể về hoạt động sản xuất và có kế hoạch để cải thiện hoạt động này. 

Như vậy, thay vì sử dụng nhiều bảng excel dài ngoằng để quản lý hoạt động xuất nhập, tồn kho thì bây giờ tất cả các số liệu đều được thao tác trên cùng một phần mềm với giao diện vô cùng khoa học. 

Sử dụng phần mềm là một cách để doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm chi phí thuê nhân viên quản lý kho và cải thiện được hoạt động vận hành kho hiệu quả. Trí tuệ nhân tạo luôn không ngừng cải tiến và phát triển như vũ bão, bắt kịp công nghệ chính là cách để doanh nghiệp bắt kịp thành công!

3. Kết luận

Quản lý số lượng hàng hóa là yêu cầu cần thiết ở mọi doanh nghiệp kinh doanh. Các doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt các các cách quản lý số lượng hàng hóa ở phần trên để cải thiện hoạt động kinh doanh. 

Thêm vào đó, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý kho khoa học, phù hợp với đặc điểm sản phẩm, nguồn lực doanh nghiệp để đội ngũ quản lý kho có thể áp dụng dụng xuyên suốt, nâng cao hiệu quả quản lý.  

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ về cách quản lý số lượng hàng hóa. Mong rằng các bạn có thể áp dụng hiệu quả cách quản lý số lượng hàng hóa vào trong hoạt động kinh doanh của bản thân. Chúc các bạn thành công!