Chữ ký điện tử và chữ ký số, xu hướng hội nhập thời đại

1. Thông tin chung về chữ ký điện tử và chữ ký số

1.1. Định nghĩa chính xác về chữ ký điện tử và chữ ký số

Trước khi tìm hiểu sâu về các thông tin liên quan tới chữ ký điện tử và chữ ký số thì bạn sẽ cần hiểu được chữ ký điện tử và chữ ký số là gì.

Chữ ký điện tử hay còn được gọi là Electronic Signature. Đây được biết đến là một dạng chữ ký có thể được tạo lập từ ký hiệu, âm thanh, chữ, số,...hay các hình thức khác thông qua phương tiện điện tử. Những yếu tố này có khả năng kết hợp hoặc gắn liền với một thông điệp dữ liệu bất kỳ để có thể xác nhận được người đã ký thông điệp đó.

Một cách ngắn gọn hơn thì chữ ký điện tử chính là một thông tin được đi kèm với dữ liệu để có thể xác định được chủ nhân của dữ liệu (văn bản, hình ảnh,...) đó. trong quá trình phát sinh các giao dịch điện tử, chữ ký điện tử sẽ được sử dụng để có thể đảm bảo và xác minh được dữ liệu kèm theo có bị thay đổi hay không.

Chữ ký số có tên tiếng Anh là “Digital Signature”. Đây là một loại chữ ký điện tử nhưng đã được biến đổi với việc sử dụng hệ thống dữ liệu mật mã. Điều này nhằm đảm bảo người khác khó có thể thay đổi được nội dung dữ liệu thông tin kèm theo đó.

Hiện nay, chữ ký số đã có được sự thừa nhận trên pháp luật, do đó nó có tính pháp lý cần thiết trong các văn bản được sử dụng liên quan. Vì thế mà chữ ký số có giá trị như chữ ký trực tiếp hay dấu vân tay của cá nhân và tương đương với con dấu của tổ chức.

1.2. Sự ứng dụng của chữ ký điện tử và chữ ký số ra sao?

Có thể nhận thấy rằng chữ ký điện tử và chữ ký số đang nhận được sự chú ý và quan tâm nhiều hơn từ phía công chúng. Nhất là trong thời đại bùng nổ của công nghệ thì xu hướng chuyển đổi số có dấu hiệu mạnh mẽ hơn bao giờ hết.

Cùng với đó, sự ảnh hưởng của dịch bệnh covid-19 khiến cho xu hướng làm việc, giao dịch online trở nên phổ biến hơn. Do vậy mà việc sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số được xem là một sự lựa chọn cần thiết với các tổ chức, doanh nghiệp.

Mọi giao dịch đã trở nên đơn giản hơn khi có thể ký trên văn bản là file Word, file PDF,...hay bất kỳ loại dữ liệu nào khác và gửi qua email cho đối tác. Vừa đảm bảo sự nhanh chóng, vừa mang tính chính xác và thuận tiện cao. Chữ ký điện tử và chữ ký số đang ngày càng cho thấy được ưu điểm nổi bật của mình.

Đặc biệt là với những giao dịch hay vấn đề liên quan tới tài chính thì chữ ký số chính là giải pháp mang lại sự an toàn cao cho các giao dịch phát sinh trên internet. Nhất là khi bạn sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào và cài đặt chữ ký số thì mọi giao dịch sẽ được thống kê và được thực hiện vô cùng chi tiết, rõ ràng và cụ thể.

1.3. Ưu điểm khi sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số

Khi nhắc tới việc sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số thì ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng việc tối ưu hóa quá trình giao dịch cũng như các thủ tục sẽ được tiến hành một cách nhanh chóng hơn. Cụ thể những lợi ích khi dùng chữ ký điện tử và chữ ký số như sau:

1.3.1. Tạo nên sự linh hoạt trong quá trình ký kết các văn bản hợp tác, giao dịch

Nếu như trước đây việc ký các văn bản phải được ký trực tiếp thì giờ đây, sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số có thể là một biện pháp thay thế. Tạo nên sự linh hoạt, đa dạng hơn trong cách thức ký kết.

1.3.2. Rút ngắn và đơn giản hóa được các quy trình

Sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số, các quy trình, thủ tục để gửi cho các bên liên quan sẽ trở nên đơn giản hơn. Bởi lúc này, mọi thứ sẽ được thực hiện trực tuyến và bạn không cần phải in ra rồi gửi vào phong thư qua đường bưu điện hay chuyển phát nhanh nữa,...

1.3.3. Tiết kiệm được về thời gian, chi phí

Đây chắc chắn là lợi ích không thể thiếu của chữ ký điện tử và chữ ký số. Thời gian để ký kết và thực hiện giao dịch trực tuyến sẽ được rút ngắn hơn. Chi phí cũng giảm đi rất nhiều với các hoạt động giao dịch bằng điện tử.

1.3.4. Có độ bảo mật cao

Tất nhiên, với việc thay thế cho chữ ký thông thường thì chữ ký điện tử và chữ ký số cần có được sự bảo mật tối đa để đảm bảo an toàn.

1.3.5. Thuận tiện trong việc thực hiện nhiều thủ tục

Bên cạnh việc ký kết với đối tác thì việc khai báo hải quan hay kê khai thuế cũng sẽ trở nên đơn giản hơn với doanh nghiệp khi có chữ ký điện tử và chữ ký số. Việc áp dụng giao dịch điện tử trong các quy trình này đều được phép, do vậy mà bạn có thể thực hiện bất cứ lúc nào. 

2. So sánh chi tiết về chữ ký điện tử và chữ ký số

Mặc dù vẫn thường đi liền với nhau thế nhưng, chữ ký điện tử và chữ ký số vẫn có những điểm khác biệt mà bạn cần phân biệt rõ.

2.1. Sự giống nhau 

Điểm giống nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số chính là đều được sử dụng cho các giao dịch trực tuyến và thay thế cho chữ ký cá nhân, vân tay hay con dấu.

Đây chính là điểm giống nhau nổi bật nhất giữa hai loại chữ ký này. 

2.2. Sự khác nhau

Để thấy được sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số thì ta sẽ xét trên các phương diện cụ thể:

2.2.1. Về tính chất

- Chữ ký điện tử được hình dung như là một hình ảnh, một biểu tượng hay một quy trình bất kỳ nào đó và được đính kèm cùng với tài liệu hay tin nhắn nhằm biểu thị về danh tính của người ký với việc cho thấy sự đồng ý của người đó.

- Chữ ký số dường như được mang tính cá nhân hóa cao hơn khi có thể được xem như dấu vân tay điện tử. Và dấu này đã được mã hóa với độ bảo mật cao và cho thấy được danh tính của người thực sự ký là ai.

2.2.2. Về tiêu chuẩn

- Chữ ký điện tử được tạo ra với việc không dựa trên hay phụ thuộc vào bất cứ tiêu chuẩn nào. Nó cũng không sử dụng các mã hóa cho quá trình hình thành.

- Chữ ký số sẽ cần được mã hóa mật mã trong quá trình hình thành.

2.2.3. Về cơ chế xác thực

- Chữ ký điện tử sẽ xác thực thông qua mã PIn, qua email hay qua tin nhắn đính kèm,...

- Chữ ký số sẽ được xác minh thông qua ID kỹ thuật số.

2.2.4. Về tính năng

- Chữ ký điện tử có tính năng xác minh một loại tài liệu bất kỳ nào đó.

- Chữ ký số lại có tính năng bảo mật về một loại tài liệu bất kỳ được sử dụng.

2.2.5. Về quá trình xác nhận

- Chữ ký điện tử sẽ không có một quá trình mang tính xác nhận cụ thể nào được diễn ra. 

- Chữ ký số sẽ có quá trình xác nhận bởi những cơ quan có thẩm quyền như nhà cung cấp dịch vụ hoặc cơ quan chứng nhận, có uy tín và độ tin cậy cao.

2.2.6. Về độ bảo mật

- Chữ ký điện tử bởi không được mã hóa nên độ bảo mật thấp, khả năng bị giả mạo thành công là khá cao.

- Chữ ký số với việc được mã hóa đã giúp cho tính bảo mật được cải thiện hơn rất nhiều. Độ an toàn khi sử dụng chữ ký số hiện nay được đánh giá khá cao.

Mặc dù có những điểm khác biệt, tuy nhiên, chữ ký điện tử và chữ ký số đôi khi vẫn được sử dụng để thay thế cho nhay. Và mỗi một loại chữ ký sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng. Việc sử dụng chữ ký điện tử hay chữ ký số sẽ tùy thuộc vào tính chất và mức độ quan trọng của tài liệu đó. 

Và hiện nay, với việc sử dụng phần mềm Quản lý hóa đơn 365, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc sử dụng chữ ký số và chữ ký điện tử cũng như kiểm soát các hóa đơn giao dịch điện tử cho mình.

Trên đây chính là các thông tin liên quan tới chữ ký điện tử và chữ ký số. Mong rằng, bài viết đã mang tới những chia sẻ có giá trị, giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký điện tử và chữ ký số, một yếu tố cho thấy xu hướng phát triển của thời đại hiện nay.