Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp những điều cần biết về hóa đơn điện tử

1. Tổng hợp điều bạn nên biết về hóa đơn điện tử

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử là một hệ thống tổng hợp các dữ liệu về việc cung cấp các dịch vụ đang được khởi tạo, bán hàng hóa, gửi, lập, nhận, lưu trữ cùng với quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nhận được những lợi ích vô cùng to lớn và phù hợp với cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử hỗ trợ các doanh nghiệp thay thế hóa đơn giấy và cung cấp khả năng thực hiện phân phối, phát hàng và xử lý các nghiệp vụ khác.

Các nguyên tắc đảm bảo hóa đơn điện tử là: Số hóa đơn được xác định liên tục và theo đúng trình tự thời gian, mỗi hóa đơn chỉ có một số và chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất.

1.2. Hóa đơn điện tử có điều kiện nào để được công nhận?

Cần đảm bảo các thông tin trên hóa đơn điện tử có đủ tin cậy và vẹn toàn, các thông tin được tạo ra trong dạng cuối là hóa đơn điện tử. Các tiêu chí đánh giá về tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử là thông tin chưa bị thay đổi, đầy đủ, trừ trường hợp có những thay đổi về các hình thức phát sinh trong quá trình lưu trữ, trao đổi hay hiển thị. Các thông tin bên trong hóa đơn điện tử đều có thể sử dụng và truy cập ở dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

1.3. Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hiện nay chia làm 4 loại là: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu và một số loại hóa đơn khác.

- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Đây là loại hóa đơn mà những người mua bán hàng hóa được áp dụng để kê khai thuế gia tăng theo hình thức trừ đi khấu hao.

- Hóa đơn bán hàng: Đây là hóa đơn được áp dụng cho những người thực hiện mua bán hàng hóa sử dụng theo hình thức trực tiếp để kê khai thuế gia tăng.

- Hóa đơn xuất khẩu: Hóa đơn xuất khẩu dùng cho các hoạt động về kinh doanh và xuất khẩu hàng hóa hay dịch vụ ở ngoài nước. Khi xuất và thu chi các thuế quan cần theo đúng nội dung và hình thức và luật đề ra, đảm bảo đúng quy định của luật thương mại điện tử và luật thương mại.

- Một số loại hóa đơn khác: Một số loại hóa đơn điện tử khác gồm có các chứng từ điện tử có cùng nội dung tuy nhiên khác về cách gọi và một số hóa đơn như vé điện tử, tem điện tử, thẻ điện tử hay phiếu xuất kho.

1.4. Ưu điểm vượt trội khi sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có nhiều điểm nổi trội hơn hẳn.

1.4.1. Tiết kiệm chi phí

Hóa đơn giấy cần chi phí bảo quản và vận chuyển nhưng hóa đơn điện tử không cần điều đó, do đó hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm được chi phí hơn so với hóa đơn giấy. Do đó hiện nay doanh nghiệp thường dùng hóa đơn điện tử để thay cho hóa đơn giấy vì tiết kiệm được thời gian cùng các chi phí khác.

1.4.2. Tính bảo mật cao

Đối với những người làm các hóa đơn và chứng từ, tính bảo mật là rất cần thiết, đặc biệt là các tập đoàn hay công ty lớn thì bảo mật thông tin càng quan trọng hơn và hóa đơn điện tử làm được điều đó. Bạn có thể sử dụng hóa đơn điện tử để quản lý, niêm soạn và lưu trữ các thông tin trực tiếp qua các hệ thống phần mềm, giúp bạn trích xuất được các thông tin ngay trên đó. Đồng thời, các vấn đề như hỏng hóc, cháy nổ không thể xảy ra.

1.4.3. Những ưu điểm khác

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn có một số ưu điểm khác ngoài 2 ưu điểm trên. Với phương thức gửi hóa đơn vô cùng đa dạng, khi bạn dùng các hóa đơn điện tử có thể dễ dàng gửi cho khách hàng, cá nhân, tổ chức thông qua Email, SMS, Zalo… Các chứng từ và hóa đơn sẽ giảm thiểu được việc làm giả và doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian hơn khi sử dụng. Bạn có thể thao tác các hóa đơn điện tử thông qua internet của điện thoại hoặc máy tính hay các thiết bị khác và tiết kiệm được công sức đi lại.

2. Hướng dẫn cách thực hiện hóa đơn điện tử đơn giản

Để có thể thực hiện hóa đơn điện tử nhanh chóng, bạn cần thực hiện đúng quy trình và nắm được yêu cầu về hóa đơn điện tử.

2.1. Các bước thực hiện hóa đơn điện tử ra sao?

Dưới đây là quy trình thực hiện hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng.

2.1.1. Lập hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp hay cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử tại phần mềm hóa đơn điện tử của người đó. Cách thứ hai, bạn có thể truy cập vào các hệ thống lập hóa đơn điện tử do các tổ chức phía trung gian cấp hóa đơn điện tử để có thể khởi tạo và lập được hóa đơn điện tử.

2.1.2. Gửi hóa đơn điện tử

Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu từ người bán các hàng hóa, dịch vụ đến với người mua hàng hóa, dịch vụ. Dưới đây là 2 cách gửi hóa đơn điện tử:

- Gửi hóa đơn trực tiếp: Ngoái bán thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm, sau đó ký xác nhận và gửi dữ liệu trực tiếp đến hệ thống của người mua hàng theo hình thức nhận, truyền giữa hai bên.

- Gửi hóa đơn thông qua tổ chức trung gian cung cấp các loại hóa đơn điện tử: Người bán thực hiện truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử do phía trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, sau đó thực hiện khởi tạo và lập hóa đơn bằng chương trình vào hệ thống, cuối cùng người bán gửi cho người mua hóa đơn đã có chữ ký điện tử.

2.1.3. Một số cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập

Trong trường hợp, doanh nghiệp đã tạo xong hóa đơn điện tử sau đó gửi cho người mua, tuy nhiên chưa cung ứng các dịch vụ, giao hàng hóa hoặc hóa đơn điện tử đã lập và người mua đã nhận được, tuy vậy cả hai bên chưa kê khai thuế, nếu hóa đơn điện tử bị sai, hai bên cần phải đồng ý và xác nhận thì mới có thể hủy được hóa đơn này. Các hóa đơn điện tử khi đã hủy cần phải lưu trữ lại để các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện tra cứu.

Nếu hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, các dịch vụ đã cung ứng, hàng hóa đã giao, cả hai bên đã kê khai thuế, tuy nhiên sau đó mới phát hiện ra sai sót trên hóa đơn thì các người bán và người mua cần lập một văn bản để thỏa thuận và có xác nhận bằng chữ ký của hai bên, ghi rõ lý do sai sót, sau đó hóa đơn điện tử cần được người bán lập lại để điều chỉnh sai sót.

Các hóa đơn điện tử khi lập sau đó cần ghi cụ thể số lượng điều chỉnh của hàng hóa, thuế suất giá trị gia tăng, giá bán… Dựa theo hóa đơn điện tử đã điều chỉnh, người mua và người bán thực hiện điều chỉnh các hóa đơn kê khai về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành theo đúng quy định của pháp luật. Lưu ý rằng hóa đơn điện tử không được ghi số liệu âm (-).

Để tránh việc sai sót trong việc thực hiện hóa đơn điện tử và tạo lập được hóa đơn điện tử nhanh chóng, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn 365. Phần mềm giúp doanh nghiệp có thể tạo được nhiều hóa đơn cùng lúc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí, là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

2.2. Nội dung của hóa đơn điện tử có yêu cầu gì?

Khi thực hiện hóa đơn điện tử, bạn cần đảm bảo đáp ứng được các nội dung như sau:

- Các thông tin như ký hiệu hóa đơn, tên hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, ký hiệu mẫu cần đầy đủ và thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 thuộc vào thông tư 153/2024/TT-BTC do Bộ Tài chính tạo lập.

- Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán hàng hóa, dịch vụ và cả người mua.

- Các hàng hóa và dịch vụ cần đầy đủ tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền cần được ghi bằng số và bằng chữ. Khi bạn tạo những hóa đơn giá trị gia tăng, bên cạnh dòng đơn giá là giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, cần có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng và tiền thuế giá trị gia tăng, tương tự số tiền thanh toán cần ghi cả số và chữ.

- Chữ ký số điện tử của người bán đúng quy định của pháp luật và thời gian lập, gửi hóa đơn. Nếu người mua thuộc đơn vị kế toán cần có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật đưa ra.

- Nội dung của hóa đơn cần hoàn toàn bằng tiếng Việt, nếu hóa đơn điện tử cần ghi thêm chữ nước ngoài thì cần để bên trong dấu ngoặc đơn ( ) hay có thể để ở bên dưới dòng chữ là tiếng Việt nhưng cỡ chữ cần nhỏ hơn. Các chữ số được ghi trên hóa đơn điện tử cần là các số tự nhiên từ 0 đến 9: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 và sau những chữ số lớn hơn hàng nghìn cần đặt dấu chấm (.) như nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ. Trong trường hợp nếu bạn cần ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì cần đặt dấu phẩy (,) sau hàng đơn vị.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã trả lời được câu hỏi “Hóa đơn điện tử là gì?”, các thông tin về hóa đơn điện tử và cách để tạo lập hóa đơn điện tử. Khi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu về nội dung cần có và kiểm tra thật kỹ trước khi gửi đi để hạn chế sai sót nhất có thể. Hóa đơn điện tử có những ưu điểm nổi bật hơn hóa đơn giấy rất nhiều và mang tính bảo mật cao, do đó đây là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như lưu trữ dữ liệu dễ dàng.