Hóa đơn chiếu lệ là gì và những thông tin liên quan?

1. Tìm hiểu thông tin về đơn chiếu lệ là gì?

1.1. Khái niệm

Hóa đơn chiếu lệ có tên tiếng Anh là Proforma Invoice viết tắt là PI. Mọi người có thể hiểu về bản chất đây là một bản nháp đầu tiên đối với hóa đơn thương mại chính thức đối với lô hàng. Mọi người sẽ nắm được thông tin cơ bản của hàng hóa khi nhìn vào hóa đơn chiếu lệ chẳng hạn như mẫu mã, số lượng, tổng số tiền, đớn giá tiền đối với mỗi sản phẩm.

Dù có hình thức tương tự khá giống hóa đơn nhưng đây là bản nháp nên nó không được sử dụng để đổi tiền hay thanh toán. Bên người bán - xuất khẩu thường sử dụng PI để thể hiện về sự cam kết đối với bên người mua - nhập khẩu đối với các thông tin liên quan tới giá cả, lô hàng. Sau khi hóa đơn chiếu lệ được nhận bởi bên người mua thì tiếp tục 2 bên có sự trao đổi và đưa ra những điều khoản thỏa thuận đã thống nhất. Do đó có thể sửa đổi và xem xét nhiều lần về hóa đơn chiếu lệ để giữa các bên có thể thỏa mãn điều kiện của nhau.

Trong thanh toán, khai hải quan, đóng thuế thì hóa đơn chiếu lệ có vai trò quan trọng và không thể bỏ qua. Nếu không có hóa đơn chiếu lệ, hoạt động xuất nhập khẩu sẽ không thể bắt đầu vì hai bên đã thỏa thuận trao đổi thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả và thời điểm giao dịch. Do đó, để đảm bảo tính minh bạch trong việc mua bán hàng hóa, tất cả thông tin sẽ được ghi chép trên hóa đơn chiếu lệ.

Hóa đơn chiếu lệ không cần phải tuân thủ theo những mục của cơ quan nhà nước trong ngành xuất nhập khẩu. Sẽ bán được nếu hóa đơn chiếu lệ khớp với thông tin mặt hàng vì thế nó được phát hành bởi người mua và người bán. Hóa đơn chiếu lệ không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa trừ khi để minh chứng việc thanh toán sản phẩm hàng hóa của người mua với những chứng từ đính kèm.

1.2. Thời điểm phát hành

Hóa đơn chiếu lệ PI không nhất thiết phải phát hành hóa đơn của bên bán khi mua bán một lô hàng do đó thời điểm để phát hành loại hóa đơn này cũng chưa có một quy định nào ràng. Tuy nhiên các bên có thể tham khảo bằng cách soạn trước một bản hóa đơn chiếu lệ để giao dịch cụ thể về những điều khoản và đi đến thống nhất một cách nhanh chóng. Từ đó 2 bên có thể đưa ra những phương án thuận lợi và hợp lý cho cả 2 bên. Như vậy trong một số trường hợp hóa đơn chiếu lệ có thể soạn thảo như:

- Cần đưa ra một chứng từ từ bên xuất khẩu có thông tin đầy đủ về lô hàng dành cho bên nhập khẩu. Hiển nhiên hàng chưa được giao trong thời điểm đó.

- Cần thêm hóa đơn chiếu lệ để thủ tục thông quan hàng hóa được hoàn tất. Ở một số vùng lãnh thổ, một số quốc gia thì đây là điều kiện bắt buộc.

Khi chưa thể phát hành được Commercial Invoice hay chưa hoàn thiện được các thông tin cần thiết có thể phát hành được hóa đơn chiếu lệ. Khi đã có thông tin đầy đủ lô hàng cho 2 bên, các điều khoản được người mua cảm thấy ổn thỏa, hàng được gửi hay đóng vào container thì bên xuất khẩu có thể tiến hành phát hành hóa đơn thương mại nào đó cho bên lô hàng.

2. Nội dung của hóa đơn chiếu lệ

Có những nội dung cơ bản sau trong hóa đơn chiếu lệ

- Chi tiết thông tin về bên nhập khẩu và bên xuất khẩu.

- Số và ngày chiếu lệ.

- Bên bán mong muốn về điều kiện thanh toán được đề bạt. Chẳng hạn như khi có đủ chứng từ mua bán đặt cọc bao nhiêu và thanh toán bao nhiêu phần còn lại. Ngoài ra để - quá trình thanh toán được diễn ra nhanh gọn hơn cần có thông tin tài khoản ngân hàng đầy đủ.

- Những thông tin cơ bản có liên quan tới lô hàng ví dụ như số lượng, tổng giá, đơn giá, mẫu mã, chủng loại, cách thức đóng gói,...

- Tên cảng bốc hàng ví dụ như Port of Loading

- Tên cảng đến dự kiến - Port of Destination.

Có thể sửa đổi hóa đơn chiếu lệ khi:

- Nhà nhập khẩu muốn yêu cầu giảm giá khi nhận thấy giá quá cao.

- Đối tác nhập khẩu yêu cầu giao hàng sớm hơn so với ngày ghi trên hóa đơn, do nhận thấy thời gian giao hàng quá xa.

- Nhà nhập khẩu muốn thay đổi về mặt số lượng có thể giảm hay tăng 1 model hay bớt đi số lượng ban đầu.

 Có thể thay đổi từ đường biển qua đường Air nếu muốn thay đổi phương thức vận chuyển.

- Để khai báo hải quan không thể sử dụng hóa đơn chiếu lệ.

- Phải để dưới dạng Commercial Invoice hay Invoice nếu là tiêu đề của hóa đơn.

- Trong LC bên cạnh đó thường có quy định không đồng ý chấp nhận sự thay thế của Proforma Invoice với Commercial Invoice.

- ETA: Hàng được giao đến nơi dự kiến vào ngày nào?

3. Phân biệt hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại

Thực chất chúng ta có thể thấy dễ dàng dựa vào định nghĩa để có thể thấy được sự khác nhau đối với 2 loại hóa đơn này, cụ thể ví dụ như sau:

Về thời điểm phát hành: Khi hàng chưa sẵn sàng để gửi hoặc trước khi gửi được bên bán phát hành hóa đơn chiếu lệ. Trong khi ấy thì sau khi hàng được hoàn tất đóng vào container hay được gửi, sẵn sàng giao cho bên mua thì được phát hành hóa đơn thương mại.

Trên hóa đơn được ghi nội dung gì: Đều có các nội dung tương tự cơ bản xuất hiện trên cả hai loại hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại. Tuy vậy hóa đơn thương mại sẽ có thông tin chính xác và chi tiết hơn vì nó là bản hóa đơn chính thức so với hóa đơn chiếu lệ. Sẽ không được thay đổi các thông tin trên hóa đơn thương mại nữa. Tuy nhiên thông tin vẫn sẽ được sửa đổi xem xét trên hóa đơn chiếu lệ cho tới khi được sự nhất trí của cả 2 bên thì thôi.

Giữa các bên về tính cam kết: Để hai bên hiểu được các thỏa thuận chung với nhau thì hóa đơn chiếu lệ chỉ thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người mua và người bán. Còn bên mua bên bán đều có trách nhiệm ràng buộc với nhau vì hóa đơn thương mại là xác nhận giao dịch mua bán và là chứng từ chính thức.

Về hạch toán: Hóa đơn thương mại được dùng để sử dụng hạch toán cả bên nhập khẩu và bên xuất khẩu. Còn đối với hóa đơn chiếu lệ thì không sử dụng.

Hóa đơn thương mại có tên tiếng Anh là Commercial Invoice là một loại chứng từ thương mại quốc tế được thể hiện. Hóa đơn thương mại xuất khẩu này được ghi rõ ràng về đơn giá, đặc điểm hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, tổng giá trị hàng hóa, chuyên chở hay phương thức thanh toán ra sao? Bên cạnh đó còn có một khái niệm song song bên cạnh lĩnh vực xuất nhập khẩu đó là hóa đơn phi thương mại có tên tiếng Anh là non commercial invoice.

Khi hai bên đã hoàn thành đàm phán, giao dịch thì mới phát hành hóa đơn thương mại. Ngay cả khi nó không được phép điều chỉnh sửa chữa tùy tiện thì nhà xuất khẩu đã xếp hàng, sản xuất lên phương tiện vận tải mà không được phép điều chỉnh sửa chữa tùy tiện. Phải cần bên phát hành có sự xác nhận nếu sửa chữa. Còn đối với hóa đơn chiếu lệ được phép điều chỉnh.

Trên đây thông tin chia sẻ về khái niệm hóa đơn chiếu lệ là gì và những đặc điểm liên quan. Cảm ơn đã theo dõi và hẹn gặp lại quý bạn đọc trong những bài viết kế tiếp với nhiều thông tin đầy thú vị và bổ ích khác đến từ timviec365.vn nhé.