Hóa đơn có mã xác thực là gì và những thông tin đính kèm cần biết

1. Tổng quan về hóa đơn có mã xác thực

1.1. Bạn hiểu hóa đơn có mã xác thực là gì?

Hóa đơn có mã xác thực là gì có lẽ là câu hỏi khiến nhiều người băn khoăn và thắc mắc trong thời gian gần đây. Hiểu một cách đơn giản thì hóa đơn có mã xác thực chính là loại hóa đơn được cấp mã xác thực bởi  hệ thống xác nhận của cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tức là khi sử dụng hóa đơn này thì bạn sẽ cần thực hiện việc ký điện tử ở trên hóa đơn và chờ đợi để cơ quan thuế gửi số hóa đơn và mã xác thực tương ứng.

Với việc ứng dụng loại hóa đơn này, doanh nghiệp không cần thực hiện việc lập báo cáo. Thay vào đó thì cơ quan thuế sẽ lưu trữ các dữ liệu và bảo quản dữ liệu đó thay cho doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp và cơ quan thuế đều có thể thực hiện việc tra cứu trên hệ thống trong trường hợp cần thiết.

1.2. Sự ra đời của hóa đơn có mã xác thực

Sự xuất hiện và ra đời của hóa đơn có mã xác thực xuất phát từ chính tình trạng thực tế hiện nay. 

Việc cho phép doanh nghiệp tự chủ động trong việc in ấn và phát hành mẫu hóa đơn của riêng mình từ cơ quan thuế đã giúp cho cả bên quản lý và doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, trong điều kiện các mẫu hóa đơn vô cùng đa dạng như hiện nay và số lượng các doanh nghiệp ngày càng nhiều thì đây chính là sự khó khăn trong công tác quản lý của cơ quan thuế.

Đặc biệt là tình trạng làm hóa đơn khống, hóa đơn giả diễn ra ngày càng phức tạp và tinh vi thì áp lực trong quy trình kiểm soát hóa đơn của cơ quan thuế cũng lớn hơn rất nhiều. Hơn hết, khi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ở đâu thì cơ quan thuế ở đó sẽ chịu trách nhiệm quản lý, kiểm soát. Tuy nhiên, việc kinh doanh, buôn bán lại diễn ra trên phạm vi cả nước, do vậy mà quá trình sát sao cũng ngày càng khó hơn rất nhiều.

Chính vì thế mà cần có một cách khắc phục để hỗ trợ các cơ quan thuế trong việc quản lý cũng như kiểm soát các hóa đơn của doanh nghiệp. Hóa đơn có mã xác thực là loại hóa đơn được áp dụng và triển khai.

1.3. So sánh hóa đơn có mã xác thực với các hóa đơn khác

1.3.1. Hóa đơn có mã xác thực và hóa đơn thường

Về cơ bản thì hóa đơn điện tử hoàn toàn giống với mẫu hóa đơn thông thường và vẫn phải tuân thủ cũng như thực hiện đúng các quy định về hóa đơn. 

Điểm khác biệt nhất giữa hóa đơn có mã xác thực và hóa đơn thường chính là dòng mã xác thực được cấp bởi cơ quan thuế. Khi doanh nghiệp nộp hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ gắn mã này để xác nhận mẫu hóa đơn đó.

Về nội dung thì hóa đơn có mã xác thực sẽ có thêm số hóa đơn xác thực và mã xác thực. Cả hai nội dung này đều sẽ được cấp bởi cơ quan thuế có thẩm quyền. Trường hợp thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn có mã xác thực sang hóa đơn giấy thì nội dung trên hóa đơn xác thực vẫn được giữ nguyên. Kèm theo đó là mã QR và dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn xác thực” để phân biệt với mẫu hóa đơn gốc. và với mã QR được cung cấp thì bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc tra cứu nhanh thông tin về hóa đơn thông qua thao tác quét mã.

1.3.2. Hóa đơn có mã xác thực và hóa đơn điện tử

- Đối tượng sử dụng

+ Hóa đơn điện tử áp dụng với những doanh nghiệp có đầy đủ các điều kiện để thực hiện việc lập cũng như sử dụng hóa đơn.

+ Hóa đơn có mã xác thực áp dụng với những doanh nghiệp có khả năng gặp các rủi ro về thuế hay doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn.

- Điều kiện sử dụng

+ Với hóa đơn điện tử, những doanh nghiệp đang hoạt động bình thường, thường xuyên xảy ra các giao dịch với ngân hàng, cơ quan thuế và có chữ số còn hiệu lực, có quyền sử dụng hóa đơn, khả năng chịu trách nhiệm cho các hoạt động của mình. 

+ Với hóa đơn có mã xác thực thì các doanh nghiệp đang hoạt động, có mã số thuế và có hệ thống internet đều có thể sử dụng.

- Cách thức đăng ký

+ Hóa đơn điện tử sẽ đăng ký tại cơ quan thuế quản lý và sử dụng mẫu mà doanh nghiệp tự lập.

+ Hóa đơn có mã xác thực sẽ dựa trên mẫu của cơ quan thuế và đăng ký với cơ quan thuế quản lý tương ứng.

- Cách sử dụng

+ Hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp sẽ tự lập, tự lưu trữ và phải đảm bảo việc báo cáo với cơ quan thuế theo hạn định cụ thể.

+ Hóa đơn có mã xác thực: Cơ quan thuế sẽ cung cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Đồng thời thực hiện việc lưu trữ thay doanh nghiệp.

- Phần mềm áp dụng

+ Hóa đơn điện tử sẽ sử dụng phần mềm mà doanh nghiệp tự xây dựng hoặc mua của những công ty cung cấp dịch vụ khác.

+ Hóa đơn có mã xác thực sẽ sử dụng chính phần mềm của cơ quan thuế.

2. Lập hóa đơn có mã xác thực như thế nào?

Để lập được hóa đơn có mã xác thực thì chắc chắn bạn sẽ phải sử dụng các phần mềm lập hóa đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp bạn có đăng ký với cơ quan thuế về việc lập hóa đơn có mã xác thực thì bạn có thể sử dụng 1 hoặc cả 3 phần mềm dưới đây:

- Phần mềm ICA: Đây là phần mềm dùng để lập hóa đơn mà cục thuế cung cấp hoàn toàn miễn phí cho doanh nghiệp. Vì thế mà doanh nghiệp có thể thực hiện việc tải phần mềm ICA về máy sau đó thao tác theo hướng dẫn để lập hóa đơn có mã xác thực.

- Phần mềm LHD: Đây là phần mềm riêng của doanh nghiệp với việc lập hóa đơn. Để sử dụng LHD thì doanh nghiệp sẽ cần có thêm chức năng liên kết hóa đơn theo đúng dạng chuẩn mà cục thuế quy định hoặc có khả năng tích hợp được với phần mềm xử lý hóa đơn của cơ quan thuế hay liên kết được với thiết bị xác thực hóa đơn.

- Phần mềm VAN: Được biết đến là phần mềm phục vụ cho việc xử lý hóa đơn của cơ quan thuế. Tuy nhiên, VAN vẫn có thể thực hiện việc lập hóa đơn, do vậy mà doanh nghiệp có thể truy cập vào hệ thống internet để thực hiện thao tác lập hóa đơn có mã xác thực cho mình.

Khi đã lập xong hóa đơn của mình thì doanh nghiệp sẽ cần ký điện tử mẫu hóa đơn đó và gửi về phần mềm VAN của Tổng cục thuế. Bước này, VAN sẽ trao đổi dữ liệu với phần mềm ICC để tiến hành việc xác thực hóa đơn cũng như nhận lại hóa đơn đã xác thực. 

Về cơ bản thì quá trình lập hóa đơn có mã xác thực không khó. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có sự thành thạo và nhanh nhẹn trong việc sử dụng các phần mềm tạo lập hóa đơn hay phần mềm quản lý hóa đơn điện tử của mình. từ đó có thể nhanh chóng và dễ dàng hơn trong các thao tác thực hiện, mang đến sự thuận lợi cho doanh nghiệp và cơ quan thuế.

3. Hóa đơn có mã xác thực có những tiện ích gì?

Việc sử dụng hóa đơn có mã xác thực mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

Đầu tiên, hóa đơn có mã xác thực có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy thông thường khác. Do vậy mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn có mã xác thực trong những trường hợp thiết yếu.

Vào ngày thứ hai, việc sử dụng hóa đơn có mã xác thực giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro làm giả hóa đơn và hóa đơn trùng lặp.

Thứ ba, hóa đơn có mã xác thực sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí in ấn, vận chuyển hay bảo quản, lưu trữ hóa đơn. 

Thứ tư, hóa đơn có mã xác thực cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề quản lý hóa đơn. Từ đó doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn các hóa đơn phát sinh của mình.

Hóa đơn có mã xác thực về bản chất cũng tương tự như hóa đơn điện tử và có tính tiện lợi cực kỳ cao. Do vậy mà sự chuyển dịch về loại hóa đơn áp dụng sẽ là cách giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận hơn với các phần mềm chuyển đổi số đang rất thịnh hành hiện nay.

Bên cạnh đó, để có thể quản lý hiệu quả về hóa đơn của doanh nghiệp thì phần mềm Quản lý hóa đơn 365 cũng là một gợi ý để các doanh nghiệp có thể tham khảo. Đây sẽ là một trong những phần mềm tiên phong trong quá trình chuyển đổi số với việc áp dụng công nghệ trong quy trình quản lý hóa đơn trong doanh nghiệp.

Trên đây chính là những thông tin chi tiết về hóa đơn có mã xác thực. Mong rằng bài viết đã gửi tới bạn những chia sẻ hữu ích trong quá trình tìm hiểu về loại hóa đơn này cũng như giúp bạn định nghĩa được hóa đơn có mã xác thực là gì.