Trả lời câu hỏi hóa đơn dịch vụ là gì và những nguyên tắc liên quan

1. Thông tin về hóa đơn dịch vụ là gì?

1.1. Khái niệm hóa đơn dịch vụ

Trong quá trình mua sắm, bán hàng và trải nghiệm những dịch vụ thương mại, hóa đơn là một yếu tố không thể thiếu. Vậy hóa đơn dịch vụ là gì?

Hóa đơn dịch vụ được hiểu đơn giản là những giấy tờ, chứng từ được sử dụng trong hoạt động thanh toán giá tiền cho các loại sản phẩm, mặt hàng với đầy đủ đơn giá cũng như số lượng được thể hiện đầy đủ trong nội dung của hóa đơn dịch vụ.

Hóa đơn dịch vụ thường được bên cung cấp sản phẩm là bên bán phát hành, xác nhận đóng dấu đầy đủ để xác thực đã nhận đủ tiền từ bên mua. Chức năng cơ bản của hóa đơn dịch vụ sẽ được hiểu đơn giản giống như là những giấy tờ biên lai để xác nhận, chứng thực và đối chiếu quá trình mua sắm và trao đổi các dịch vụ thương mại.

1.2. Hình thức và nội dung của hóa đơn dịch vụ là gì?

1.2.1. Các loại hình của hóa đơn dịch vụ

Hóa đơn dịch vụ là yếu tố cần thiết của quá trình bán hàng và nó cũng xuất hiện dưới nhiều hình thức và loại hình khác nhau. Điều này phụ thuộc vào mô hình và cách thức mà doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để thanh toán các hoạt động thương mại cho khách hàng. Các loại hóa đơn phổ biến mà bạn thường gặp bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn đỏ và hóa đơn điện tử. Các loại hóa đơn này thường được chia thành ba dạng chính là hóa đơn dịch vụ tự in, hóa đơn dịch vụ đặt in và hóa đơn dịch vụ điện tử.

Trong đó:

Hóa đơn dịch vụ tự in là hóa đơn do các đơn vị tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in bằng các thiết bị có chức năng in ấn, máy tính tiền, máy pos để phục vụ cho quá trình bán hàng. Tiếp theo, hóa đơn đặt in là hóa đơn được các đơn vị, doanh nghiệp kinh doanh đặt in với số lượng  nhiều và theo một mẫu nhất định. Họ thường sử dụng những hóa đơn đặt in này vào mục đích cung cấp hoặc bán cho các bên kinh doanh doanh nghiệp khác. Cuối cùng là hóa đơn dịch vụ điện tử được tạo lập, xuất và lưu trữ trên các thiết bị điện tử một cách hoàn toàn. Những hóa đơn này sẽ được thực hiện và chịu sự quản lý của luật giao dịch điện tử đúng như theo quy định đã đặt ra.

1.2.2. Nội dung của hóa đơn dịch vụ là gì?

Trên mỗi một hóa đơn dịch vụ được cung cấp sẽ có đầy đủ những nội dung  cần thiết liên quan đến giao dịch thương mại đã thực hiện. Sự đầy đủ này là điều cần thiết để đảm bảo chức năng kiểm chứng hàng hóa, kiểm chứng những thông tin thương mại, thuế má theo quy định đã đặt ra. Vậy những nội dung trên hóa đơn dịch vụ là gì?

Hóa đơn dịch vụ sẽ bao gồm các thành phần đó là thông tin về loại và số hóa đơn, thời gian lập hóa đơn bao gồm giờ và ngày lập, chữ ký của người mua và người bán để xác nhận giao dịch đã hoàn thành. Trên hóa đơn dịch vụ cũng sẽ có thông tin về người bán bao gồm họ tên, mã số thuế, địa chỉ, gmail, website hoặc số điện thoại liên hệ. 

Bên cạnh đó, một thành phần không thể thiếu trong hóa đơn dịch vụ đó chính là thông tin về sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ được cung cấp trong giao dịch. Những thông tin này sẽ bao gồm tên mặt hàng, số lượng, đơn giá cho một sản phẩm, giá trị hàng hóa dựa trên số lượng và đơn giá, tổng số tiền của hóa đơn khi chưa có thuế GTGT cũng như thuế suất thuế GTGT, số tiền của thuế GTGT và cuối cùng là tổng giá trị hóa đơn mà khách hàng cần phải thanh toán. Ngoài ra, trên hóa đơn dịch vụ cũng sẽ có những thông tin của  khách hàng là người mua bao gồm tên, số điện thoại, hình thức thanh toán và tài khoản. Đây đều là những thông tin quan trọng và có ý nghĩa đặc biệt đối với bất cứ hóa đơn nào. Việc tuân thủ theo đầy đủ những thông tin trên trong hóa đơn dịch vụ cũng được coi là một nguyên tắc cần thiết khi tạo lập và sử dụng hóa đơn. Vậy những nguyên tắc khi sử dụng hóa đơn dịch vụ là gì?

 

2. Nguyên tắc và cách xử lý hóa đơn dịch vụ khi gặp sai sót

Việc gặp những sai sót trong quá trình tạo lập, xuất và lưu trữ hóa đơn là điều không ai mong muốn nhưng cũng không thể tránh khỏi. Khi đối diện với những trường hợp sai sót này thì người thực hiện cần đảm bảo làm theo đúng như những nguyên tắc theo quy định đã đặt ra. Vậy những nguyên tắc xử lý đó cụ thể là gì?

Trường hợp đầu tiên, khi hóa đơn dịch vụ đã được xuất gửi cho khách hàng nhưng trên thực tế thì hàng hóa chưa giao hoặc đã giao thành công những khách hàng chưa kê khai thuế. Lúc này, bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ sẽ lập hóa đơn dịch vụ mới theo như đúng quy định và hóa đơn mới được lập đó cần có ghi chú đầy đủ về việc thay thế hóa đơn ( thời gian, đơn số ,ký hiệu,...). Tiếp theo, trong trường hợp cần phải hủy bỏ hóa đơn bị sai sót thì lúc này cần có sự đồng ý cũng như sự xác nhận của hai bên cũng như có sự lưu trữ lại hóa đơn bị hủy để phục vụ cho quá trình tra cứu thông tin khi có vấn đề phát sinh xảy ra.

Đối với hóa đơn dịch vụ điện tử, khi phát hiện ra sai sót thì cả hai bên cần tạo lập cho mình những văn bản thỏa thuận có chứa đầy đủ chữ ký điện tử cũng như thông tin rõ ràng về vấn đề sai sót gặp phải. Ngoài ra, cả bên bán và bên mua đều phải kê khai những điều chỉnh có trên hóa đơn theo đúng quy định của Nhà nước cũng như Pháp luật về quản lý Thuế và hóa đơn đang hiện hành.

Trong quá trình thực hiện, việc gặp phải những khó khăn đôi khi sẽ khiến bạn không tránh được những rắc rối nhất định. Giải pháp thông minh để giải quyết các vấn đề này đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn mà trong đó Phần mềm Quản lý hóa đơn 365 là một cái tên tiêu biểu. Cung cấp tính năng hữu ích cùng một giao diện thân thiện dễ sử dụng, chắc chắn cái tên và những gì sản phẩm này đem lại sẽ không khiến bạn đọc thất vọng.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về câu hỏi hóa đơn dịch vụ là gì? Mong rằng qua bài viết, bạn đọc sẽ nắm được những thông tin bổ ích và đừng quên thường xuyên ghé thăm chúng tôi để tham khảo những bài viết hấp dẫn khác nhé!