Hướng dẫn chi tiết cách định khoản tạm ứng lương cụ thể

1. Tìm hiểu về định khoản tạm ứng lương

Tìm hiểu thông tin về định khoản tạm ứng lương để hiểu rõ hơn về vấn đề kế toán trong định khoản tạm ứng lương.

Các khoản tạm ứng là các khoản vật tư, tiền bạc cụ thể mà các doanh nghiệp giao cho nhân viên thể theo nguyện vọng và nhu cầu của nhân viên khi được doanh nghiệp đồng ý. Tạm ứng lương nhân viên là hình thức mà nhân viên có nhu cầu sử dụng tiền trong khoản tiền lương cứng của tháng và công ty sẽ chi trước khoản tiền lương cho nhân viên cho tới kỳ thanh toán tiếp theo sẽ trả nốt lương nhân viên đúng với số tiền lượng còn lại chưa thanh toán của nhân viên đó.

Số tiền ứng trước lương của nhân viên không được lớn hơn số tiền lương tháng đó của nhân viên.

Định khoản tạm ứng lương tại tất cả các doanh nghiệp đều sẽ lựa chọn các cách định khoản phù hợp dựa vào các loại tài khoản dùng để định khoản, hạch toán tạm ứng tiền lương. Do đó các bạn cần phải chú ý hết sức đối với việc định khoản tạm ứng lương trong những trường hợp cụ thể nhất định.

Xem thêm: Vi trí việc làm kế toán tiền lương xử lý các vấn đề liên quan đến lương của người lao động theo hướng dẫn của cấp trên

2. Hướng dẫn định khoản tạm ứng lương

Để có thể định khoản tạm ứng lương cho nhân viên thì các bạn cần nắm bắt được một số thông tin quan trọng để có thể tạm ứng lương chính xác.

2.1. Nắm bắt được những nguyên tắc để hạch toán tài khoản

Trong khi thực hiện việc hạch toán lương, kế toán viên trong các doanh nghiệp cần chọn một tài khoản thích hợp để thực hiện việc định khoản/hạch toán lương. Đề xuất cho các kế toán viên nên sử dụng tài khoản 141 và tài khoản 334 để tiến hành định khoản lương.

Đối với tài khoản 141 thì được sử dụng để có thể phản ánh được những tìa khoản tạm ứng của các doanh nghiệp cùng với những người lao động, kèm theo đó chính là thể hiện được tình hình thành toán đối với những tài khoản tạm ứng mà các nhân viên đã tạm ứng.

Khi tạm ứng thì nhân viên đó cần phải sử dụng số tiền được tạm ứng vào đúng mục đích các nhiệm vụ mà doanh nghiệp giao cho. Trường hợp số tiền tạm ứng được sử dụng mà không hết thì người tạm ứng cân phải nộp lại quỹ của doanh nghiệp, nếu không nộp thì số tiền đó sẽ bị trừ vào lương, còn trường hợp trong quá trình sử dụng số tiền tạm ứng phục vụ công việc mà thiếu thì người nhân viên đó cần phải báo cáo rõ lên công ty để được doanh nghiệp bù vào.

Các kế toán viên cần phải tiến hành ghi chép đầy đủ vào sổ theo dõi kế toán của từng người, ghi rõ những trường hợp tạm ứng lương cùng với đó là tình hình thanh toán lương. Đối với những người tạm ứng cần phải thanh toán dứt khoát của kỳ trước thì cần phải thanh toán dứt khoát số tiền tạm ứng thì mới có thể tiếp tục tạm ứng vào kỳ sau.

Có thể thấy rằng: Việc làm kế toán luôn nằm trong nhóm những việc làm có nhu cầu tìm việc cũng như là tuyển dụng hàng đầu, cơ hội việc làm kế toán là rất lớn

2.2. Nắm rõ kết cấu, nội dung của tài khoản 141

Đối với loại tài khoản 141 tạm ứng tiền lương sẽ có nội dung phản ánh được những khoản tiền được tạm ứng cho nhân viên trong doanh nghiệp cùng với tình hình thanh toán của nhân viên đó. Bên nợ được ghi trong tài khoản 141 chính là nhân viên đã tạm ứng tiền của doanh nghiệp (Khoản tiền lương mà người lao động đã tạm ứng trước của doanh nghiệp).

Trong tài khoản 141 sẽ chứa số tiền lương được tạm ứng/thanh toán cho người lao động dựa trên số tiền được công ty phê duyệt.

Số dư bên nợ: chính là số tiền còn lại của người lao động chưa được thanh toán.

Đối với tài khoản 141 thì sẽ được tiến hành mở cũng như là được các kế toán viên theo dõi một cách chi tiết của từng người lao động đã tạm ứng tiền lương.

Tuy nhiên, có một số vấn đề liên quan tới tài khoản được sử dụng để định khoản tạm ứng tiền lương, có rất nhiều ý kiến trái chiều xoay quanh vấn đề nên sử dụng tài khoản nào để định khoản tạm ứng lương. Nhiều người cho rằng tài khoản 141 chính là loại tài khoản mà các kế toán viên sử dụng để có thể tạm ứng cho các vấn đề mua hàng phục vụ công việc và đi công tác, tuy nhiên nếu đối với các doanh nghiệp mà có nhiều người thì sử dụng tài khoản 141 thì mới có thể đáp ứng được hết.

Khi đó các kế toán viên cần phải tiến hành ghi riêng phần tạm ứng của từng người để phục vụ cho việc theo dõi. Còn tài khoản 334 được dùng tính lương chung, nếu sử dụng loại tài khoản này vào tính lương cho nhân viên trong công ty thì sẽ khó có thể theo dõi từng nhân viên một cách chi tiết.

Tham khảo thêm: chủ đề thanh toán tạm ứng và mẫu giấy thanh toán tạm ứng những thông tin cần lắm vững với kế toán, nhân sự chuyên mảng tiền lương

3. Hướng dẫn định khoản tạm ứng lương

Để định khoản tạm ứng lương thì kế toán lương cần phải dựa vào các yếu tố về nghiệp vụ để có thể định khoản, theo đó các kế toán cần phải thực hiện như sau:

- Trường hợp 1: Căn cứ vào các loại giấy đề nghị để tạm ứng lương mà các thủ trưởng của đơn vị cũng như là kế toán trưởng đã phê duyệt. Lúc này các kế toán nghiệp vụ sẽ ghi cụ thể như sau:

Nợ TK 141: cách khi này sẽ ghi chi tiết cho từng người tạm ứng lương.

Có TK 111, TK 112...

CV kế toán

- Trường hợp các cá nhân hoàn thành được công việc, kế toán sẽ tiến hành lập giấy xác nhận thanh toán cùng với các khoản tạm ứng tiền lương kèm theo các chứng từ. Sau đó các kế toán viên cần phải kiểm tra các loại chứng từ này và đề nghị thanh toán.

Lúc này các kế toán cần phải ghi rõ:

Nợ TK ....:

Nợ TK ...:

Nợ TK ...:

Có TK141: Ghi chi tiết từng người Tạm ứng.

Nợ TK ... nếu có sử dụng tiền vào các việc của công ty.

Đối với quá trình định khoản tạm ứng thì các kế toán cần phải định khoản kỹ từng người, ghi rõ ràng và chi tiết đối với từng người. Như vậy thì việc sử dụng tài khoản nào để định khoản tạm ứng lương là điều mà các bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng và cẩn thận.

Mỗi loại tài khoản được sử dụng để định khoản tạm ứng lương sẽ phù hợp với từng trường hợp, từng quy mô của công ty. Sử dụng loại tài khoản nào thì các kế toán cũng cần phải xem xét và cẩn thận trong từng chi tiết.

Như thế, trên đây timviec365.vn đã chia sẻ với các bạn những thông tin hữu ích về định khoản tạm ứng lương. Bài viết mong được quý độc giải góp ý để hoàn thiện hơn nữa. Chúc cho mọi người luôn thành công trong công việc và mọi khía cạnh của cuộc sống..